|
Cet article décrit une fonctionnalité proposée dans les forfaits DocSend Standard, Advanced et Advanced Data Rooms. |
Présentation
Une fois que vous avez créé un espace (salle de données), il est temps d’ajouter du contenu. Selon le forfait que vous avez souscrit, vous pouvez ajouter jusqu’à 4 000 éléments à un seul espace. Si vous avez opté pour le forfait Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, vous pouvez utiliser des dossiers d’espace pour organiser davantage votre contenu. En savoir plus sur les limitations d’importation de fichiers.
Vous pouvez informer vos visiteurs chaque fois que vous mettez à jour le contenu, afin de les tenir au courant des modifications apportées à l’espace. En savoir plus sur les notifications de l’espace.
Remarques importantes :
- Les membres de l’équipe ne peuvent pas afficher un aperçu du contenu d’un espace s’ils ne sont pas ajoutés en tant que collaborateurs.
- Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès qu’un collaborateur sur tous les espaces, mais doivent être ajoutés en tant que collaborateur pour recevoir les notifications de visite.
- Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe peuvent s’ajouter en tant que collaborateur aux espaces si nécessaire.
- Lorsqu’un propriétaire d’espace importe du contenu directement dans un espace, les fichiers importés sont automatiquement stockés dans les dossiers personnels du propriétaire.
- Les fichiers ne sont visibles que par le propriétaire de l’espace, ce qui permet de préserver la confidentialité et le contrôle du document.
Sommaire
- Ajouter du contenu à un espace
- Demander des fichiers dans un espace
- Mettre à jour le contenu dans un espace
- Supprimer du contenu d’un espace
- Organiser le contenu au sein des dossiers de l’espace
- Comment télécharger l’index d’un espace
Ajouter du contenu à un espace
Vous pouvez ajouter du contenu à un espace avant et après le partage de l’espace avec des visiteurs externes.
Important : votre bibliothèque d’accueil est également un dossier ne pouvant contenir que 200 fichiers maximum.
Importer du contenu dans un espace depuis votre appareil
Pour garantir que tous les fichiers sont ajoutés par défaut à Dossiers partagés > Importations de l’espace partagé :
- Accédez à la page Espaces.
- Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
- Cliquez sur Ajouter du contenu.
- Cliquez sur Importer un nouveau contenu.
- Sélectionnez Mon appareil dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Ajouter des fichiers ou sur Ajouter un dossier pour ajouter du contenu depuis votre appareil.
- Vous pouvez également ajouter du contenu à partir de comptes de stockage cloud connectés tels que Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte et SharePoint.
- Cliquez sur Ajouter à l’espace.
Vos fichiers nouvellement importés sont désormais ajoutés à votre espace.
Remarque : vous pouvez configurer des notifications automatiques pour les visiteurs qui les alerteront chaque fois qu’une nouvelle version de document ou un nouveau contenu est ajouté à un espace. En savoir plus sur les notifications d’espace.
Importer du contenu dans un espace depuis votre bibliothèque
- Accédez à la page Espaces.
- Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
- Cliquez sur Ajouter du contenu et sélectionnez Ajouter à partir de la bibliothèque de contenu.
- Sélectionnez le contenu que vous souhaitez importer dans l’espace.
- Cliquez sur Ajouter à l’espace.
Important : par défaut, tous les espaces que vous créez sont visibles par vos collègues, y compris le nom de l’espace et la structure du dossier. Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent consulter tout le contenu ajouté à un espace, même si celui-ci se trouve dans un dossier personnel ou s’ils n’ont pas accès à l’emplacement où ce contenu est stocké dans la bibliothèque de contenu. En savoir plus sur la collaboration au sein d’un espace.
Demander des fichiers dans un espace
Vous pouvez configurer une demande de fichier dans votre espace afin que vos visiteurs puissent importer des fichiers directement dans votre espace. Tous les fichiers importés seront immédiatement visibles par toute personne ayant accès à votre espace. En savoir plus sur les demandes de fichiers.
Remarque : une demande de fichiers au sein d’un espace ne dispose pas de son propre lien, car celle-ci est directement liée à l’espace. Les demandes de fichiers au sein d’un espace peuvent être supprimées de l’espace et placées dans la corbeille.
Pour créer une demande de fichiers :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
- Accédez à votre page Espaces.
- Sélectionnez l’espace souhaité.
- Cliquez sur Demander des fichiers dans le panneau de droite.
- Renseignez les champs de demande de fichiers.
- Cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez un dossier disponible dans lequel les fichiers importés seront stockés.
- Cliquez sur Créer une demande de fichiers.
- Partagez le lien de l’espace pour commencer à recueillir les fichiers importés.
Une fois terminé, vous pouvez gérer vos demandes de fichiers d’espace directement depuis votre espace ou via la page des demandes de fichiers. Pour supprimer une demande de fichier de votre espace, suivez les étapes énumérées dans la section Supprimer du contenu des espaces. Si vous souhaitez supprimer la demande, accédez à la page de demandes de fichiers.
Remarque : la suppression d’une demande de fichier est irréversible.
Mettre à jour le contenu dans un espace
Le contenu dans les espaces peut être désactivé ou mis à jour même après le partage du lien d’espace. Voici comment cela fonctionne :
Pour activer ou désactiver l’accessibilité à l’espace, vous pouvez basculer l’option Visible aux autres sur Oui ou Non.
De même, le contenu individuel peut être activé ou désactivé.
Vous pouvez également cliquer sur … (points de suspension) à droite du nom de l’espace pour afficher un aperçu du contenu, modifier la description, mettre à jour la vignette ou archiver le contenu.
Vous pouvez mettre à jour la version du contenu existant dans l’espace depuis la page Contenu. Lors de cette opération, tous les liens associés seront automatiquement mis à jour pour refléter la version la plus récente. En savoir plus sur la mise à jour d’un document existant.
Supprimer du contenu d’un espace
Vous pouvez supprimer du contenu et des dossiers d’un espace en les déplaçant dans l’archive. Le dossier corbeille est conçu pour vous aider à gérer et à optimiser facilement le contenu d’un espace.
Important : le contenu déplacé dans l’archive est archivé, et non supprimé. Il peut être restauré dans son état d’origine dans l’espace à tout moment. L’archive n’est pas visible ou accessible aux visiteurs.
Vous pouvez déplacer du contenu d’un espace vers l’archive de deux manières :
- faites glisser et déposez le fichier dans l’archive dans la barre latérale de gauche ;
- cliquez sur … (points de suspension) à droite du nom du fichier, puis sélectionnez Archiver.
Restauration du contenu en cours
Le contenu de l’archive peut être déplacé vers l’espace en le faisant glisser et en le déposant de l’archive vers la page d’accueil dans la barre latérale gauche, ou en cliquant sur … (points de suspension) à droite du fichier, puis en sélectionnant Restaurer vers la page d’accueil.
Remarques importantes :
- Les visiteurs ne sont pas informés lorsque des modifications, telles que l’ajout ou la suppression de contenu, sont apportées dans un espace.
- Le contenu de l’archive n’est pas consultable depuis la barre de recherche. Cependant, le contenu récupéré depuis l’archive sera à nouveau consultable.
- Le contenu de l’archive n’est pas transféré lors de la duplication d’un espace.
- Les propriétaires d’espace et les collaborateurs peuvent gérer et modifier le contenu de l’archive, par exemple en le réorganisant ou en modifiant les champs de texte.
- Il est impossible d’ajouter du nouveau contenu directement dans l’archive.
- Le contenu et les dossiers inclus dans l’archive ne sont pas pris en compte dans la limite des éléments de l’espace. En savoir plus sur les limites d’importation de fichiers.
- La suppression de contenu d’un espace n’aura aucune incidence sur les données d’historique des visites. Cependant, la suppression de contenu de la page Contenu est permanente et irréversible. En savoir plus sur la suppression du contenu.
Organiser le contenu au sein des dossiers de l’espace
Tout comme les sections de l’espace, les dossiers d’espace vous permettent d’organiser le contenu en sous-dossiers. Cette fonction peut également être utilisée pour mettre en évidence les documents à différentes étapes ou sur différents sujets, offrant aux visiteurs une expérience de navigation optimisée.
Chaque espace peut contenir jusqu’à 4 000 éléments au total. Chaque dossier de l’espace est pris en compte dans la limite du nombre total d’éléments pour cet espace et peut contenir jusqu’à 200 éléments.
Voici comment cela fonctionne :
- Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
- Cliquez sur Organiser.
- Sélectionnez Créer un dossier dans la liste déroulante.
- Intitulez votre dossier et cliquez sur Créer.
Vous pouvez désormais cliquer sur le nouveau dossier et ajouter du contenu.
Les noms de dossiers de l’espace peuvent être modifiés à tout moment. Vous pouvez modifier le nom en cliquant sur… (points de suspension) à droite du nom du fichier, puis en sélectionnant Modifier le nom du dossier.
Remarque : le nom du dossier de la Page d’accueil ne peut pas être modifié.
Remarques importantes :
- Les dossiers de l’espace ne sont pour le moment pas accessibles directement par lien. Seuls les liens généraux de l’espace peuvent être partagés.
- Lors de la duplication d’un espace, le contenu et les dossiers existants sont transférés.
- Vous pouvez déplacer des documents et des dossiers vers différents dossiers au sein d’un espace. Cependant, cela ne s’applique pas aux sections de l’espace.
- Les dossiers ne peuvent pas être recherchés au sein d’un espace. Cependant, le regroupement des dossiers en sections peut permettre d’optimiser la navigation des visiteurs.
- Les collaborateurs de l’espace peuvent gérer les paramètres, les documents et les dossiers au sein d’un espace.
- Un sous-dossier présent dans un dossier de l’espace est considéré comme un élément de l’espace ; il est recommandé de créer des dossiers avant d’ajouter du contenu.
Passer du forfait Advanced au forfait Standard désactivera tous les espaces utilisant des dossiers d’espaces. Pour réactiver l’espace, vous pouvez :
- déplacer le dossier d’espace dans l’archive ;
- déplacer d’abord le contenu du dossier d’espace dans le dossier de la page d’accueil, puis déplacez le dossier d’espace dans l’archive.
Important : vous ne pouvez pas déplacer un dossier d’espace s’il contient plus de 200 éléments, car le plafond autorisé est dépassé.
Comment télécharger l’index d’un espace
DocSend vous permet de télécharger un index des contenus d’un espace, qui comprend une arborescence de contenu et les métadonnées associées pour chaque élément de cet espace. Ces index peuvent être téléchargés par les administrateurs, les collaborateurs et les visiteurs au format CSV.
Téléchargement d’un index (administrateurs ou collaborateurs)
Pour télécharger un index :
- Accédez à votre page Espaces.
- Sélectionnez l’espace souhaité.
- Cliquez sur ⁝ (points de suspension verticaux) en haut à droite ;
- Cliquez sur Télécharger l’index.
L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types, les descriptions, l’état en cours et la date de la dernière mise à jour.
Téléchargement d’un index (visiteurs)
Pour télécharger un index :
- Ouvrez le lien vers la page Espaces en question ;
- Cliquez sur Exporter l’index en haut à droite.
L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types et les descriptions.
Remarque : un index destiné aux visiteurs affichera uniquement le contenu activé pour la personne qui le télécharge.
Articles associés
- Que sont les espaces (salles de données)?
- Autorisations d’espace granulaires
- Personnaliser un espace(salle de données)
- Dupliquer un espace (salle de données)
- Collaborer au sein d’un espace (salle de données)
---
Vous avez encore besoin d’aide ? Lisez d’autres articles dans le centre d’assistance DocSend.