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Gestion du contenu d’un espace (salle de données)

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Lennon
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Les informations de cet article s’appliquent aux clients avec les forfaits DocSend Advanced, DocSend Advanced Data Rooms et Enterprise.

Une fois que vous avez créé un espace, il est temps d’ajouter du contenu. Selon le forfait que vous avez souscrit, vous pouvez ajouter jusqu’à 4 000 éléments à un seul espace. Si vous avez opté pour le forfait Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, vous pouvez utiliser des dossiers d’espace pour organiser davantage votre contenu. En savoir plus sur les limitations d’importation de fichiers.

Vous pouvez informer vos visiteurs de chaque mise à jour du contenu, afin de les tenir au courant des modifications apportées à l’espace. En savoir plus sur les notifications de l’espace.
 

Important :

  • Les membres de l’équipe ne peuvent pas afficher un aperçu du contenu d’un espace s’ils ne sont pas ajoutés en tant que collaborateurs.
  • Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès qu’un collaborateur sur tous les espaces, mais doivent être ajoutés en tant que collaborateur pour recevoir les notifications de visite.
    • Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe peuvent s’ajouter en tant que collaborateur aux espaces si nécessaire.
  • Lorsqu’un propriétaire d’espace importe du contenu directement dans un espace, les fichiers importés sont automatiquement stockés dans les dossiers personnels du propriétaire.
    • Les fichiers ne sont visibles que par le propriétaire de l’espace, ce qui permet de préserver la confidentialité et le contrôle du document.

 

Ajouter du contenu à un espace

Vous pouvez ajouter du contenu à un espace avant et après son partage avec des visiteurs externes.
 

Important : votre bibliothèque d’accueil est un dossier pouvant contenir 200 fichiers maximum.

Importer du contenu dans un espace depuis votre appareil

Pour garantir que tous les fichiers sont ajoutés par défaut  à Dossiers partagés > Importations de l’espace partagé :

  1. Connectez-vous à docsend.com.
  2. Cliquez sur Espaces.
  3. Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
  4. Cliquez sur Ajouter du contenu.
  5. Cliquez sur Fichiers ou sur Dossier pour ajouter du contenu depuis votre appareil.
    • Vous pouvez également ajouter du contenu à partir de comptes de stockage cloud connectés tels que Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte et SharePoint.
  6. Cliquez sur Ouvrir ou Importer.
  7. Cliquez sur Importer une nouvelle fois pour confirmer.

Vos fichiers nouvellement importés sont désormais ajoutés à votre espace.
 

Remarque : vous pouvez activer des notifications automatiques pour informer les visiteurs de chaque ajout de contenu ou d’une nouvelle version de document dans un espace. En savoir plus sur les notifications de l’espace.

Importer du contenu dans un espace depuis votre bibliothèque

  1. Connectez-vous à docsend.com.
  2. Cliquez sur Espaces.
  3. Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
  4. Cliquez sur Ajouter du contenu.
  5. Sélectionnez Ajouter à partir de la bibliothèque de contenus dans le menu déroulant.
  6. Cliquez sur Ajouter à l’espace ou Importer. 

Vous pouvez aussi déplacer du contenu par glisser-déposer dans des espaces vides.

Important : par défaut, tous les espaces que vous créez sont visibles par vos collègues, y compris le nom de l’espace et la structure du dossier. Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent consulter tout le contenu ajouté à un espace, même si celui-ci se trouve dans un dossier personnel ou s’ils n’ont pas accès à l’emplacement où ce contenu est stocké dans la bibliothèque de contenus. En savoir plus sur la collaboration au sein d’un espace.


Annuler une importation de contenu
Si vous n’avez pas importé le bon contenu et que vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur X (supprimer) à côté du contenu à supprimer, ou bien, cliquez sur Annuler.

Demander des fichiers dans un espace

Vous pouvez configurer une demande de fichier dans votre espace afin que vos visiteurs puissent importer des fichiers directement dans votre espace. Tous les fichiers importés seront immédiatement visibles par toute personne ayant accès à votre espace. En savoir plus sur les demandes de fichiers.

Remarque : une demande de fichiers au sein d’un espace ne dispose pas de son propre lien, car celle-ci est directement liée à l’espace. Les demandes de fichiers au sein d’un espace peuvent être supprimées de l’espace et placées dans la corbeille.

Pour créer une demande de fichiers :

  1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
  2. Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
  3. Cliquez sur l’Espace pour lequel vous souhaitez demander des fichiers.
  4. Cliquez sur Demander des fichiers.
  5. Renseignez les champs de demande de fichiers.
  6. Cliquez sur Modifier le dossier pour mettre à jour l’emplacement de stockage des fichiers importés.
  7. Cliquez sur Créer une demande de fichiers.
  8. Cliquez sur Sélectionner un lien d’espace pour partager le lien de l’espace et commencer à recueillir les fichiers importés.

Une fois ces étapes terminées, vous pouvez commencer à gérer les demandes de fichiers directement depuis votre espace ou via la page de demande de fichiers. Pour supprimer une demande de fichier de votre espace, suivez les indications de la section Supprimer du contenu des espaces. Si vous souhaitez supprimer la demande, accédez à la page de demande de fichiers.
 

Remarque : la suppression d’une demande de fichier est irréversible.

 

 

Mettre à jour le contenu dans un espace

Le contenu dans les espaces peut être désactivé ou mis à jour même après le partage du lien d’espace. Voici comment cela fonctionne :

Pour mettre à jour les paramètres d’accessibilité d’un espace, réglez l’option Actif sur Oui ou Non.

 

De même, le contenu individuel peut être activé ou désactivé.

 

Vous pouvez également cliquer sur more (plus d’options) à droite du nom de l’espace pour afficher un aperçu du contenu, modifier la description, mettre à jour la vignette ou archiver le contenu.

Vous pouvez mettre à jour les contenus existants et ajouter de nouvelles versions dans l’espace depuis la page Contenus. Lors de la mise à jour d’un contenu, tous les liens associés sont automatiquement actualisés pour correspondre à la version la plus récente. En savoir plus sur la mise à jour d’un document existant.
 

Supprimer du contenu d’un espace

Vous pouvez supprimer du contenu et des dossiers d’un espace en les déplaçant dans l’archive. Le dossier corbeille est conçu pour vous aider à gérer et à optimiser facilement le contenu d’un espace.

Important : le contenu déplacé dans l’archive est archivé, et non supprimé. Il peut être restauré dans son état d’origine dans l’espace à tout moment. L’archive n’est pas visible ou accessible aux visiteurs.

Vous pouvez déplacer du contenu d’un espace vers l’archive de deux manières :

  1. Glissez-déposez le fichier vers la Corbeille dans la barre latérale gauche.
  2. Cliquez sur more (plus d’options) à droite du nom du fichier.
  3. Sélectionnez Placer dans la corbeille.

 

Restauration du contenu en cours

Pour déplacer un fichier de l’archive vers l’espace, vous pouvez soit le glisser-déposer depuis la Corbeille vers Accueil dans la barre latérale gauche, soit cliquer sur more (plus d’options) à droite du fichier, puis sélectionner Restaurer dans Accueil.

 

 

Remarques importantes :

  • Les visiteurs ne reçoivent pas de notification automatique lorsque le contenu d’un espace est modifié, ajouté ou supprimé, sauf si les notifications automatiques sont activées. 
  • Le contenu de l’archive n’est pas consultable depuis la barre de recherche. Cependant, le contenu récupéré depuis l’archive sera à nouveau consultable.
  • Le contenu de l’archive n’est pas transféré lors de la duplication d’un espace.
  • Les propriétaires d’espace et les collaborateurs peuvent gérer et modifier le contenu de l’archive, par exemple en le réorganisant ou en modifiant les champs de texte.
  • Il est impossible d’ajouter du nouveau contenu directement dans l’archive.
  • Le contenu et les dossiers inclus dans l’archive ne sont pas pris en compte dans la limite des éléments de l’espace. En savoir plus sur les limites d’importation de fichiers.
  • La suppression de contenu d’un espace n’aura aucune incidence sur les données d’historique des visites. Cependant, la suppression de contenu de la page Contenu est permanente et irréversible. En savoir plus sur la suppression du contenu.

 

Organiser le contenu au sein des dossiers de l’espace

Cette fonctionnalité est réservée aux clients des forfaits Advanced, Advanced Data Rooms et Enterprise.

Tout comme les sections de l’espace, les dossiers d’espace vous permettent d’organiser le contenu en sous-dossiers. Cette fonction peut également être utilisée pour mettre en évidence les documents à différentes étapes ou sur différents sujets, offrant aux visiteurs une expérience de navigation optimisée. 

 

Chaque espace peut contenir jusqu’à 2 000 éléments (4 000 pour les clients Advanced Data Rooms). Chaque dossier de l’espace est pris en compte dans la limite du nombre total d’éléments pour cet espace et peut contenir jusqu’à 200 éléments.

 

Pour créer un seul dossier :

  1. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
  2. Cliquez sur Créer un dossier.
  3. Intitulez votre dossier et cliquez sur Créer.

Vous pouvez désormais cliquer sur le nouveau dossier et ajouter du contenu.

 

Vous pouvez renommer les dossiers d’espace à tout moment. Pour cela, cliquez sur more (plus d’options) à droite du nom du fichier, puis sélectionnez Renommer le dossier.

 

 

 Remarque : le nom du dossier “Accueil” ne peut pas être modifié.


Pour importer plusieurs dossiers :

  1. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
  2. Cliquez sur l’icône de création de dossier.
  3. Cliquez sur Importer depuis un fichier CSV.
Remarque : lors de l’importation d’un fichier .csv, la colonne A doit contenir les informations d’indexation et la colonne B les noms de dossier.

 

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Important :

  • Les dossiers de l’espace ne sont pour le moment pas accessibles directement par lien. Seuls les liens généraux de l’espace peuvent être partagés.
  • Lors de la duplication d’un espace, le contenu et les dossiers existants sont transférés.
  • Vous pouvez déplacer des documents et des dossiers vers différents dossiers au sein d’un espace. Cependant, cela ne s’applique pas aux sections de l’espace.
  • Les dossiers ne peuvent pas être recherchés au sein d’un espace. Cependant, le regroupement des dossiers en sections peut permettre d’optimiser la navigation des visiteurs.
  • Les collaborateurs de l’espace peuvent gérer les paramètres, les documents et les dossiers au sein d’un espace.
  • Un sous-dossier présent dans un dossier de l’espace est considéré comme un élément de l’espace ; il est recommandé de créer des dossiers avant d’ajouter du contenu.

Passer du forfait Advanced au forfait Standard désactivera tous les espaces utilisant des dossiers d’espaces. Pour réactiver l’espace, vous pouvez :

  • déplacer le dossier d’espace dans l’archive.
  • déplacer d’abord le contenu du dossier d’espace dans le dossier de la page d’accueil, puis déplacez le dossier d’espace dans l’archive.
Remarque : vous ne pouvez pas déplacer un dossier d’espace s’il contient plus de 200 éléments.

 

Comment télécharger l’index d’un espace

Cette fonctionnalité est réservée aux clients Advanced Data Rooms.

L’indexation vous permet de localiser et de référencer efficacement des fichiers sans avoir à retenir leur nom. Les propriétaires et collaborateurs peuvent activer l’indexation pour un espace (salle de données) à tout moment.  Les valeurs d’index doivent être identiques pour tous les utilisateurs qui consultent l’espace (salle de données), même s’ils n’ont pas accès à certains des fichiers de l’espace. 

Pour activer l’indexation pour un espace (salle de données) :

  1. Connectez-vous à docsend.com.
  2. Cliquez sur la page Espaces (salles de données).
  3. Créez un nouvel espace (salle de données) ou cliquez sur un espace existant (salle de données).
  4. Cliquez sur Organiser.
  5. Cliquez sur Activer l’indexation. 

 

Les utilisateurs devraient alors voir une colonne Index à côté de chaque élément dans leur salle de données. Les documents seront automatiquement indexés à mesure de leur importation.

 

Téléchargement d’un index (administrateurs ou collaborateurs)

Pour télécharger un index :

  1. Accédez à votre page Espaces.
  2. Sélectionnez l’espace souhaité.
  3. Cliquez sur more-vertical(plus d’options) en haut à droite.
  4. cliquez sur Télécharger l’index.

 

L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types, les descriptions, l’état en cours et la date de la dernière mise à jour.

Téléchargement d’un index (visiteurs)

Pour télécharger un index :

  1. ouvrez le lien vers la page Espaces en question ;
  2. cliquez sur Exporter l’index en haut à droite.
Spaces_Export_Index.png

L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types et les descriptions.

Remarque : un index destiné aux visiteurs affichera uniquement le contenu activé pour la personne qui le télécharge.

 

Télécharger des dossiers dans un espace

Cette fonctionnalité est réservée aux clients Advanced Data Rooms. 

Vous pouvez télécharger un espace entier, un dossier ou des fichiers spécifiques dans un espace. 

Pour télécharger un espace entier :

  1. Accédez à l’espace souhaité.
  2. Cliquez sur more-vertical (plus d’options) en haut à droite.
  3. Sélectionnez Télécharger l’espace depuis le menu déroulant.

Vos dossiers seront téléchargés sous forme de fichier ZIP. Un message au bas de votre écran vous indiquera la fin du téléchargement.

 

Pour télécharger des dossiers depuis un espace :

  1. Accédez à l’espace souhaité.
  2. Cliquez sur more (plus d’options) à droite du dossier que vous voulez télécharger.
  3. Cliquez sur Télécharger le dossier.

Vous trouverez un fichier ZIP de votre dossier dans le dossier “Téléchargements”.

 
 

Pour télécharger un fichier spécifique depuis un espace :

  1. Accédez à l’espace souhaité.
  2. Cliquez sur le fichier souhaité.
  3. Cliquez sur more (plus d’options) en haut à droite.
  4. Cliquez sur Télécharger. 

Votre contenu se trouvera dans le dossier “Téléchargements”.

 
 

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