Gestion du contenu d’un espace (salle de données)

Cet article présente une fonctionnalité disponible dans les forfaits DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms et Enterprise.

 

Présentation

Après avoir créé un espace (salle de données), vous pouvez y ajouter des contenus. Selon votre forfait, vous pouvez ajouter jusqu’à 4 000 éléments dans un seul espace. Les forfaits Advanced, Advanced Data Rooms, ou Enterprise vous permettent également d’utiliser des dossiers pour mieux organiser vos fichiers au sein de l’espace. En savoir plus sur les limites de transfert de fichiers.

Vous pouvez informer vos visiteurs en leur envoyant des notifications après chaque mise à jour ou modification des contenus que vous choisissez de partager. En savoir plus sur les notifications de l’espace.

 

Remarques importantes :

• Les membres de l’équipe peuvent prévisualiser le contenu stocké dans un espace uniquement s’ils y sont ajoutés en tant que collaborateurs.
• Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe bénéficient par défaut d’une visibilité complète sur l’ensemble des espaces (des autorisations d’accès équivalentes à celles d’un collaborateur). Pour recevoir les notifications de visites, ils doivent toutefois être ajoutés comme collaborateurs.
• Au besoin, les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe peuvent s’ajouter eux-mêmes comme collaborateurs dans les espaces.
• Les fichiers importés directement dans l’espace par son propriétaire sont automatiquement stockés dans les dossiers personnels de ce dernier.
• Les fichiers ne sont alors visibles que par le propriétaire de l’espace, ce qui lui permet de préserver la confidentialité des documents et de conserver un contrôle total sur eux.

 

Sommaire

• Ajouter des contenus à un espace
• Demander l’ajout de fichiers à un espace
• Mettre à jour le contenu dans un espace
• Supprimer du contenu d’un espace
• Organiser le contenu grâce aux dossiers d’espace
• Comment télécharger l’index d’un espace
  

 

Ajouter des contenus à un espace

Vous pouvez ajouter de nouveaux contenus à un espace avant et après le partage de l’espace avec des visiteurs externes.

Important : la bibliothèque, qui est aussi un dossier, est limitée à 200 fichiers.

 

Importer du contenu dans un espace depuis votre appareil

Pour garantir que tous les fichiers sont ajoutés par défaut aux Dossiers partagés > Importations de l’espace partagé :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
4. Cliquez sur l’icône d’importation (Ajouter du contenu).
5. Sélectionnez Mon appareil dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur Ajouter des fichiers ou sur Ajouter un dossier pour ajouter des contenus depuis votre appareil.
   
   • Vous pouvez également ajouter des contenus à partir de comptes de stockage cloud connectés tels que Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte et SharePoint.
7. Cliquez sur Ajouter à l’espace.

Les fichiers importés sont maintenant ajoutés à votre espace.

Remarque : vous pouvez activer des alertes automatiques pour informer les visiteurs de chaque ajout de contenu ou d’une nouvelle version de document dans un espace. En savoir plus sur les notifications de l’espace.

 

Importer du contenu dans un espace depuis votre bibliothèque

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Créez un espace ou sélectionnez-en un existant.
4. Cliquez sur Ajouter du contenu.
5. Sélectionnez Ajouter à partir de la bibliothèque de contenus dans le menu déroulant.
6. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez importer dans l’espace.
7. Cliquez sur Ajouter à l’espace.

Vous pouvez également déplacer du contenu par glisser-déposer dans un Espace vide.

Important : par défaut, les membres de votre équipe peuvent voir tous les espaces créés, y compris leur nom et la structure de dossiers. Les propriétaires de compte, administrateurs d’équipe et collaborateurs peuvent consulter tout contenu ajouté dans un espace, qu’il soit stocké dans un dossier personnel ou dans un emplacement de la bibliothèque de contenus normalement inaccessibles à eux. En savoir plus sur la collaboration dans un espace.

Annuler l’importation d’un contenu
Si vous avez importé le mauvais contenu et souhaitez annuler cette action, cliquez sur Annulerdans la fenêtre qui s’affiche juste après l’importation.

Remarque : cette fonction n’est pas disponible sur les appareils mobiles.

Demander l’ajout de fichiers à un espace

Vous pouvez créer une demande de fichier dans votre espace pour permettre à vos visiteurs de transférer directement des fichiers. Tous les fichiers importés seront immédiatement visibles par l’ensemble des personnes ayant accès à votre espace. En savoir plus sur les demandes de fichiers.

Remarque : une demande de fichier est rattachée à un espace et ne possède pas de lien indépendant. Les demandes de fichiers peuvent être supprimées de l’espace et placées dans la corbeille.

Pour créer une demande de fichiers :

1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
2. Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Créer une demande de fichiers.
5. Renseignez les champs de demande de fichiers.
6. Cliquez sur Modifier le dossier pour mettre à jour l’emplacement de stockage des fichiers importés.
7. Cliquez sur Créer une demande de fichiers.
8. Partagez le lien de l’espace pour commencer à recueillir les fichiers importés.

Une fois terminée, vous pouvez commencer à gérer les demandes de fichiers de votre espace ou via la page de demande de fichiers. Pour supprimer une demande de fichier de votre espace, suivez les procédures présentées dans la section Supprimer du contenu des espaces. Si vous souhaitez supprimer la demande, accédez à la page de demande de fichiers.

Remarque : la suppression d’une demande de fichiers est irréversible.

 

Mettre à jour le contenu dans un espace

Même après le partage du lien, les contenus dans les espaces peuvent être mis à jour ou désactivés. Voici le fonctionnement :

Pour modifier l’accessibilité d’un contenu, définissez le paramètre Visible sur Oui ou Non.

Le contenu individuel peut également être activé ou désactivé.

Vous pouvez également cliquer sur « … » (plus d’options) à droite du nom de l’espace pour afficher un aperçu du contenu, modifier la description, mettre à jour la vignette ou archiver le contenu.

Vous pouvez mettre à jour les contenus existants et ajouter de nouvelles versions dans l’espace depuis la page Contenus. Lors de la mise à jour d’un contenu, tous les liens associés sont automatiquement actualisés pour correspondre à la version la plus récente. En savoir plus sur la mise à jour d’un document existant.

 

Supprimer du contenu d’un espace

Vous pouvez supprimer des contenus et des dossiers d’un espace en les déplaçant simplement vers l’archive. Le dossier poubelle, quant à lui, vous permet de gérer facilement et efficacement les contenus stockés dans un espace.

Important : Tout contenu déplacé vers les archives est conservé. Il n’est pas supprimé et peut être restauré dans sa forme initiale dans l’espace à tout moment. Les visiteurs ne peuvent ni voir ni accéder aux archives.

Vous pouvez déplacer vos contenus d’un espace vers l’archive de deux manières :

1. Glissez-déposez le fichier vers Archiver dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur « … » (plus d’options) à droite du nom du fichier.
3. Sélectionnez Archiver.

Restauration du contenu en cours

Pour déplacer un fichier de l’archive vers l’espace, vous pouvez soit le glisser-déposer vers Accueil dans la barre latérale gauche, soit cliquer sur « … » (plus d’options) à droite du fichier puis sélectionner Restaurer dans Accueil.

Remarques importantes :

• Les visiteurs ne reçoivent pas de notification automatique lorsque le contenu d’un espace est modifié, ajouté ou supprimé, sauf si les notifications automatiques sont activées.
• Le contenu archivé n’apparaît pas dans les résultats de la barre de recherche. Une fois récupéré de l’archive, le contenu apparaît à nouveau dans les résultats de la barre de recherche.
• Lors de la duplication d’un espace, le contenu archivé n’est pas copié.
• Les collaborateurs et les propriétaires d’espace peuvent gérer et modifier les contenus archivés, y compris réorganiser et modifier les champs de texte.
• Il n’est pas possible d’ajouter de nouveaux contenus directement dans l’archive.
• Les contenus et les dossiers archivés ne sont pas comptabilisés dans la capacité totale autorisée de votre espace. En savoir plus sur les limites d’importation de fichiers.
• L’historique des visites est conservé même après suppression des contenus d’un espace. Attention cependant : toute suppression depuis la page Contenus est définitive et irréversible. En savoir plus sur la suppression de contenu.

 

Organiser le contenu grâce aux dossiers d’espace

Remarque : cette fonctionnalité est exclusivement réservée aux clients des forfaits Advanced, Advanced Data Rooms et Enterprise.

À l’instar des sections, les dossiers d’espace vous permettent d’organiser vos contenus dans des sous-dossiers. Cela permet également de mettre en valeur les documents selon leur progression ou thématique, simplifiant la navigation pour vos visiteurs.

Chaque espace peut contenir jusqu’à 2 000 éléments (4 000 pour les clients Advanced Data Rooms). Chaque dossier d’espace est comptabilisé dans la capacité totale autorisée de votre espace et peut contenir jusqu’à 200 éléments.

 

Voici le fonctionnement :

1. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
2. Cliquez sur l’icône d’ajout de dossier.
3. Intitulez votre dossier et cliquez sur Créer.

Vous pouvez à présent cliquer sur le nouveau dossier et y ajouter des contenus.

Vous pouvez renommer les dossiers d’espace à tout moment. Pour cela, cliquez sur « … » (plus d’options) à droite du nom du fichier, puis sélectionnez Renommer le dossier.

Remarque : le nom du dossier de la Page d’accueil ne peut pas être modifié.
Pour importer plusieurs dossiers :

1. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
2. Cliquez sur l’icône de création de dossier.
3. Cliquez sur Importer depuis un fichier CSV.

Remarque : lors de l’importation d’un fichier .csv, la colonne A doit contenir les informations d’indexation et la colonne B les noms de dossier.

Remarques importantes :

• Actuellement, seul l’espace dans son ensemble peut être partagé via un lien. Le partage direct des dossiers d’espace via un lien n’est pas encore disponible.
• Lorsque vous dupliquez un espace, tout son contenu et ses dossiers sont automatiquement transférés.
• Vous pouvez déplacer des documents et des dossiers entre différents dossiers d’un même espace. Toutefois, cette fonctionnalité ne s’applique pas aux sections d’un espace.
• Les dossiers ne peuvent pas être recherchés au sein d’un espace. Toutefois, vous pouvez les regrouper en sections, ce qui améliore l’expérience de navigation des visiteurs.
• Au sein d’un espace, les collaborateurs peuvent gérer les paramètres, les documents et les dossiers.
• Chaque sous-dossier d’un dossier d’espace est comptabilisé comme un élément distinct. Créez donc de préférence toute votre structure de dossiers avant d’y ajouter du contenu.

 

Passer du forfait Advanced au forfait Standard désactive automatiquement tous les espaces qui utilisent des dossiers d’espace. Pour réactiver l’espace, vous pouvez :

• Archiver le dossier d’espace
• Déplacer les contenus du dossier d’espace vers le dossier d’accueil, puis archiver le dossier d’espace.

Important : vous ne pouvez pas déplacer un dossier d’espace contenant plus de 200 éléments, car la capacité totale autorisée est dépassée.

 

Comment télécharger l’index d’un espace

Remarque : cette fonctionnalité est exclusivement réservée aux clients Advanced Data Rooms.

DocSend vous permet de télécharger un index des contenus d’un espace. Il comprend l’arborescence des contenus et les métadonnées associées à chaque élément de cet espace. Ces index peuvent être téléchargés au format CSV par les administrateurs, les collaborateurs et les visiteurs.

Remarque : dans une salle de données, on désigne également l’index d’un espace sous le terme Sommaire

Téléchargement d’un index (administrateurs ou collaborateurs)

Pour télécharger un index :

1. Accédez à votre page Espaces.
2. Sélectionnez l’espace souhaité
3. Cliquez sur « ⁝ » (plus d’options) en haut à droite.
4. Cliquez sur Télécharger l’index.

L’index téléchargé comprend numéros de contenus, noms de fichiers, URL, types, descriptions, états d’activation et dates des dernières modifications.

 

Téléchargement d’un index (visiteurs)

Pour télécharger un index :

1. Cliquez sur le lien pour accéder à la page Espaces concernée.
2. Cliquez sur Exporter l’index en haut à droite.

L’index téléchargé comprend numéros de contenus, noms de fichiers, URL, types et descriptions.

Remarque : un index destiné aux visiteurs n’affiche que le contenu activé pour la personne qui le télécharge.

 

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