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Cet article décrit une fonctionnalité proposée dans les forfaits DocSend Advanced Data Rooms. |
Présentation
Les espaces sont ce que nous appelons des salles de données virtuelles. Ces salles de données permettent de regrouper, d’organiser et de partager avec d’autres personnes des volumes importants de contenus à l’aide d’un seul et même lien. Désormais, vous pouvez partager des salles de données en envoyant une invitation à un groupe. Les groupes simplifient les paramètres de sécurité. Ils offrent la garantie que seules les personnes approuvées peuvent accéder aux documents ou y apporter leur contribution dans une salle de données.
Création de groupes dans les salles de données
Les espaces, ou salles de données, vous permettent de partager des volumes importants de contenus avec d’autres personnes de deux façons différentes. Vous pouvez créer un groupe avec une liste de membres approuvés ou vous pouvez créer des liens d’accès à votre salle de données.
Les groupes simplifient les mesures de sécurité en faisant en sorte que seules les personnes autorisées puissent accéder aux contenus d’une salle de données. Ces personnes doivent faire partie de la liste des membres d’une salle de données et s’authentifier à l’aide de leur adresse e‑mail pour pouvoir accéder à la salle de données. Les liens peuvent être configurés de la même manière avec une liste d’autorisation et des options d’authentification par e‑mail.
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Remarque : à la différence des liens, qui peuvent être partagés par copier-coller, les invitations à rejoindre un groupe sont envoyées directement depuis DocSend à l’adresse e‑mail du destinataire. En savoir plus sur la différence entre les groupes et les liens. |
Pour créer un groupe :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur la salle de données pour laquelle vous créez un groupe.
- Cliquez sur Partager.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Saisissez un nom de groupe.
- Activez les autorisations que vous souhaitez accorder dans Paramètres de sécurité.
- Autoriser les téléchargements : permet aux visiteurs de la salle de données de télécharger les ressources qui s’y trouvent.
- Ajouter un filigrane : superpose un filigrane sur les documents de la salle de données.
- Exiger la signature d’un accord pour la consultation : impose aux visiteurs de signer un accord de confidentialité avant de consulter un document.
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Remarque : les paramètres de sécurité s’appliquent à l’ensemble de la salle de données. |
- Cliquez sur Créer un groupe.
Après avoir créé un groupe, vous pouvez appliquer des autorisations à des fichiers et des dossiers spécifiques en cliquant sur l’icône représentant un cadenas à côté de votre salle de données.
Pour inviter les membres d’un groupe à rejoindre votre salle de données :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur Autorisations dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur l’onglet Groupes sous Autorisations.
- Cliquez sur Inviter.
- Ajoutez des adresses e‑mail dans le champ Ajouter des adresses e‑mail.
- Facultatif : ajoutez un message.
- Cliquez sur Inviter.
Vos destinataires recevront un e‑mail contenant une invitation à rejoindre la salle de données.
Membres des groupes et authentification des visiteurs
Un visiteur dont l’adresse e‑mail ne figure pas sur la liste des membres d’un groupe ne sera pas autorisé à consulter les contenus de la salle de données de ce groupe, même s’il dispose du lien. Cela limite les risques d’accès non autorisé ou d’exposition accidentelle des informations sensibles.
Lorsque les membres d’un groupe accèdent à une salle de données, ils doivent saisir et authentifier leur adresse e‑mail.
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Remarques :
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Modification des paramètres et des autorisations d’un groupe
Plusieurs options vous permettent de personnaliser votre groupe :
- Nom du groupe : vous pouvez définir et enregistrer un nom unique pour identifier votre groupe.
- Autoriser les téléchargements : cette option peut être activée pour autoriser les visiteurs à télécharger et imprimer tous les documents contenus dans votre espace.
- Ajouter un filigrane : cette option peut être activée pour incruster un filigrane à vos documents.
- Exiger la signature d’un accord pour la consultation : l’activation de cette option impose aux membres de signer un accord avant de pouvoir consulter un document dans votre espace.
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Remarque : seuls les propriétaires et les collaborateurs peuvent créer et modifier des groupes. |