Présentation des journaux d’audit de salles de données

Les salles de données DocSend donnent accès à des journaux d’audit (ou pistes d’audit) qui vous permettent de consulter un enregistrement des actions réalisées par les utilisateurs dans ces salles de données. Vous pouvez afficher, filtrer et exporter des journaux de l’ensemble de l’activité des visiteurs pour contrôler vos données de sécurité. Les propriétaires et collaborateurs peuvent accéder au journal d’audit en cliquant sur l’icône de journal d’audit. Les journaux d’audit permettent de répondre plus facilement aux exigences en matière de conformité et de gérer les responsabilités.  

Qu’est-ce qu’un journal d’audit ?

Les journaux d’audit permettent d’afficher, de filtrer et d’exporter l’ensemble de l’activité des utilisateurs pour contrôler les données de sécurité. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs journaux d’audit en cliquant sur Journal d’audit à gauche de la barre latérale de menu. Depuis cette page, ils peuvent télécharger des journaux d’audit ou les filtrer par Utilisateurs, Activité, et Date.

Fonctionnalités de filtre

La page d’un journal d’audit regroupe toutes les actions sur lesquelles un contrôle est envisageable. Vous pouvez filtrer le journal d’audit par :

• Utilisateurs : filtrez par utilisateur pour voir toutes les actions réalisées par des personnes en particulier.
• Activité : filtrez selon des actions spécifiques, comme l’ajout ou le téléchargement de fichiers.
• Date : filtrez par date pour voir les actions qui ont eu lieu dans une plage de dates spécifique.

 Actions enregistrées dans les journaux d’audit de salle de données virtuelle

• Consultation d’un fichier
• Téléchargement d’un fichier
• Fichier imprimé
• Transfert/importation d’un fichier depuis la bibliothèque de contenus
• Déplacement d’un fichier/dossier d’un endroit à un autre
• Mise à jour d’un fichier vers une version plus récente
• Dossier créé
• Suppression d’un fichier/dossier
• Téléchargement groupé de salle de données (dossier ou Espace)
• Ajout/suppression d’un collaborateur
• Création/suppression d’une demande de fichiers
• Demande de fichiers → transfert
• Signature d’un document dans la salle de données virtuelle

Les clients peuvent filtrer le journal d’audit par

• Action (voir la liste ci-dessus)
• Acteur (utilisateur ou visiteur)
• Cible (fichier, dossier)
• Associer

Exportation des journaux d’audit au format CSV

Pour exporter des journaux d’audit :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Journal d’audit dans le menu de la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur Télécharger en haut de la page. 

Le journal d’audit sera automatiquement téléchargé sur votre appareil.

Suppression des informations personnelles dans les journaux d’audit

Vous pouvez supprimer de vos journaux d’audit les informations qui pourraient être utilisées pour identifier des individus, tout comme vous pouvez supprimer des enregistrements si nécessaire. La suppression d’une entrée d’un journal d’audit permet de supprimer des informations personnelles potentiellement sensibles tout en conservant les informations liées aux actions entreprises et le moment où elles ont eu lieu. 

Lorsque vous supprimez une activité dans le journal d’audit, les données de l’utilisateur concerné sont définitivement supprimées et ne peuvent pas être restaurées. 

Pour supprimer des informations utilisateur dans les journaux d’audit :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Journal d’audit dans le menu de la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur (plus d’options) à côté du journal que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer.

Un exemple de journal d’audit avant et après la suppression d’informations personnelles. 

Avant :

Après :