Cet article décrit une fonctionnalité proposée aux clients avec les forfaits DocSend Standard, Advanced et Advanced Data Rooms. |
Les collaborateurs de l’espace ont la possibilité de gérer un espace (salle de données) pour le compte du propriétaire de l’espace. Avoir des collaborateurs supplémentaires permet à d’autres personnes de gérer votre contenu et de le maintenir à jour.
Sommaire
- Ajouter ou supprimer un collaborateur d’un espace
- Partage de liens vers des espaces
- Ajouter du contenu à un espace
- Confidentialité et visibilité du contenu
- Autorisations et notifications
Ajouter ou supprimer un collaborateur d’un espace
En créant un espace, vous devenez propriétaire de la salle de données par défaut. Cela signifie que vous pouvez ajouter des membres à votre équipe afin qu’ils deviennent des collaborateurs. Les collaborateurs peuvent également être supprimés de l’espace à tout moment.
Les membres de l’équipe qui ne sont pas des collaborateurs peuvent accéder à l’espace par le biais de DocSend, mais ils ne seront pas en mesure d’effectuer les actions suivantes :
- gérer l’espace.
- Afficher ou ajouter du contenu
- Partager ou personnaliser l’espace
- Afficher le journal d’audit
- Afficher les analyses de l’espace pour cette salle de données
Remarques :
- Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent afficher un aperçu du contenu ajouté à un espace, même si celui-ci se trouve dans un dossier personnel.
- Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès que les collaborateurs sur tous les espaces créés par les membres de leur équipe, mais ne recevront pas de notifications de visite à moins qu’ils ne soient ajoutés en tant que collaborateur. Les utilisateurs ont accès à la liste des administrateurs dans le modèle collaborateur.
- Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe peuvent s’ajouter en tant que collaborateur à un espace le cas échéant, mais les membres de l’équipe doivent y être invités.
- Les mêmes paramètres s’appliquent aux administrateurs, aux collaborateurs de l’espace et aux membres de l’équipe lorsqu’ils accèdent au contenu de dossiers personnels.
- Si un membre ou un administrateur est ajouté en tant que collaborateur à un espace, il aura un accès en lecture seule au contenu des dossiers d’équipe.
Pour ajouter un collaborateur à un espace :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur la salle de données à laquelle vous souhaitez ajouter un collaborateur.
- cliquez sur + (icône plus) sous le titre de l’espace, puis sélectionnez un collaborateur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vos collaborateurs verront désormais les options de gestion et de partage de l’espace (voir les captures d’écran ci-dessous). Découvrez comment ajouter des membres d’équipe à DocSend.
Pour supprimer un collaborateur d’un espace :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- accédez à l’onglet dans la barre latérale de gauche ;
- cliquez sur l’espace à partir duquel vous souhaitez supprimer un collaborateur ;
- cliquez sur + (icône plus) ;
- cliquez sur x (icône x) à côté du collaborateur que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : la propriété d’un espace ne peut pas être transférée à d’autres collaborateurs de l’espace.
Partage de liens vers des espaces
Pour partager votre salle de données via un lien :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur l’espace pour lequel vous créez un lien.
- Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de la page.
- Cliquez sur Créer un lien.
- Facultatif : saisissez un nom pour le lien sous Compte.
- Personnalisez les contrôles d’accès selon vos souhaits.
- Cliquez sur Créer le lien.
Vous pouvez désormais copier et coller le lien afin de partager votre espace avec les visiteurs.
Ajouter du contenu à un espace
Les propriétaires d’espace peuvent ajouter n’importe quel contenu à un espace, même si le contenu est inaccessible aux autres collaborateurs. En revanche, les collaborateurs de l’espace ne peuvent ajouter que du contenu accessible par le propriétaire. Le contenu des dossiers personnels et éventuellement des dossiers de la sous-équipe peut ne pas être disponible dans l’espace.
Vous ne savez pas quel contenu peut être ajouté ? Un message d’avertissement et un cadenas indiqueront si le propriétaire de l’espace a accès au contenu ou au dossier.
Pour que le contenu soit accessible à tous, les propriétaires d’espace et les collaborateurs peuvent ajouter du contenu à un espace (salle de données) depuis un dossier d’équipe partagé. Vous pouvez sélectionner du contenu dans un dossier d’équipe existant ou ajouter du nouveau contenu et l’affecter à un dossier d’équipe avant de l’importer.
Pour affecter un nouveau contenu à un dossier d’équipe :
- Connectez-vous à votre compte DocSend.
- Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur l’espace auquel vous souhaitez ajouter du contenu.
- Cliquez sur Ajouter du contenu et sélectionnez Importer un nouveau contenu.
- Dans l’outil d’importation de contenu, cliquez sur Modifier pour modifier la destination du dossier.
- Sélectionnez un dossier d’équipe, puis cliquez sur Importer vers ce dossier pour confirmer la modification.
Confidentialité et visibilité du contenu
Les propriétaires d’espace peuvent toujours ajouter du contenu personnel dans un espace, mais celui-ci peut ne pas être accessible à tous. Il sera alors accompagné d’un cadenas.
Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent consulter le contenu d’un espace, même s’ils n’ont pas accès à l’emplacement où ce contenu est stocké dans la bibliothèque. Bien qu’ils puissent consulter le contenu, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs ne peuvent pas mettre à jour l’intitulé ou la version du contenu. Les membres de l’équipe ne peuvent afficher aucun aperçu de contenu s’ils ne sont pas ajoutés en tant que collaborateurs.
Pour résoudre ce problème, le propriétaire du contenu peut accéder à la page Contenu et déplacer le contenu d’un dossier personnel vers un dossier d’équipe. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les dossiers de contenu.
Autorisations et notifications
Les propriétaires d’espace et les collaborateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :
- Ajouter, supprimer, modifier et réorganiser du contenu.
- Ajouter, supprimer, modifier, réorganiser des dossiers d'espace.
- Modifier les paramètres du lien de l’espace.
- Modifier le titre de l’espace, le sous-titre et l’image d’en-tête.
- Ajouter et supprimer des collaborateurs.
- Supprimer l’espace.
- Envoyer des notifications relatives à l’espace.
- recevoir des notifications par e-mail lorsqu’une personne consulte un espace.
Seuls les propriétaires d’espace peuvent effectuer les opérations suivantes :
- Recevoir des notifications sur leur ordinateur.
- Recevoir des notifications par e-mail lorsqu’une personne consulte un espace désactivé.
- Synchroniser les données des visiteurs Salesforce, IFTTT et Zapier.
Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès que les collaborateurs d’espace, mais doivent être ajoutés manuellement en tant que collaborateurs d’un espace pour recevoir les notifications de visite. Une fois qu’ils sont ajoutés à un espace, ce dernier apparaîtra sous Mes espaces sur la page d’index.
Remarque : les visites d’un espace ne sont actuellement suivies qu’au niveau du document. Lorsqu’un visiteur ouvre un espace et consulte un document, la visite est enregistrée dans le document et attribuée à l’espace. Les visites de l’espace sont également détenues par le propriétaire de l’espace.
Les collaborateurs ne seront pas en mesure de voir les visites de l’espace sur leur tableau de bord ou sur la page de détails du document.
Remarque : si vous avez souscrit un forfait DocSend Advanced Data Rooms, les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe pourront afficher les données de visite des fichiers via le nouveau journal d’analyse et d’audit de l’espace, même s’ils ne peuvent pas accéder au fichier lui-même.
Pour afficher toutes les visites de l’espace associées à un compte en particulier, accédez à la page Comptes.
Articles associés
- Que sont les espaces (salles de données)?
- Personnaliser un espace (salle de données)
- Explication des paramètres de lien
- Gérer le contenu d’un espace (salle de données)
- Autorisations granulaires d’accès aux espaces
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