Collaboration au sein d’un espace (salle de données)

Ajouter des collaborateurs d’Espace (salle de données) en leur donnant la possibilité de gérer le contenu et de le maintenir à jour.

Sommaire

• Ajouter ou supprimer un collaborateur d’un espace
• Partage de liens vers des espaces
• Ajouter du contenu à un espace
• Autorisations et notifications

Ajouter ou supprimer un collaborateur d’un espace

En créant un Espace, vous devenez propriétaire de la salle de données par défaut. Vous pouvez ajouter des membres à votre équipe afin qu’ils deviennent des collaborateurs ou les supprimer. 

Pour ajouter un collaborateur à un espace :

1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
2. Cliquez sur Espaces dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur la salle de données à laquelle vous souhaitez ajouter un collaborateur.
4. Cliquez sur « + » (ajouter) sous le titre de l’Espace.
5. Recherchez le membre de l’équipe que vous souhaitez ajouter en tant que collaborateur.
6. Cliquez sur « + » (ajouter) à côté de son nom.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Vos collaborateurs verront désormais les options de gestion et de partage de l’Espace (voir les captures d’écran ci-dessous).https://help.docsend.com/hc/en-us/articles/218810578-User-ManagementDécouvrez comment ajouter des membres d’équipe à DocSend.

Pour supprimer un collaborateur d’un espace :

1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
2. Cliquez sur Espaces dans la barre latérale gauche.
3. cliquez sur l’espace à partir duquel vous souhaitez supprimer un collaborateur ;
4. Cliquez sur « + » (ajouter) sous le nom de l’Espace.
5. Cliquez sur « x » (supprimer) à côté du collaborateur que vous voulez supprimer.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : la propriété d’un Espace ne peut pas être transférée à d’autres collaborateurs de l’Espace. 

Partage de liens vers des espaces

Pour partager votre salle de données via un lien :

1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
2. Cliquez sur Espaces dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur l’espace pour lequel vous créez un lien.
4. Cliquez sur Partager en haut à droite.
5. Cliquez sur Créer un lien. 
6. Saisissez un nom d’entreprise ou de client sous Nommer un lien.
7. Personnalisez le lien selon vos souhaits.
8. Cliquez sur Créer le lien. 

Vous pouvez désormais copier et coller le lien afin de partager votre Espace avec les visiteurs.

Ajouter du contenu à un espace

Pour ajouter du contenu à un dossier d’équipe :

1. Connectez-vous à votre compte DocSend.
2. Cliquez sur Espaces dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur l’espace auquel vous souhaitez ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Ajouter du contenu.
5. Sélectionnez Importer un nouveau contenu.
6. Choisissez l’emplacement à partir duquel vous souhaitez importer du contenu.
7. Sélectionnez vos fichiers.
8. Cliquez sur Importer ou Sélectionner, selon la source du contenu.

Autorisations et notifications

Les propriétaires d’espace et les collaborateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :

• Ajouter, supprimer, modifier, réorganiser du contenu ou des dossiers d’Espace.
• Modifier les paramètres du lien de l’espace.
• Modifier le titre de l’espace, le sous-titre et l’image d’en-tête.
• Ajouter et supprimer des collaborateurs.
• Supprimer l’Espace.
• Envoyer des notifications relatives à l’espace.
• recevoir des notifications par e-mail lorsqu’une personne consulte un espace.

Seuls les propriétaires d’espace peuvent effectuer les opérations suivantes :

• Recevoir des notifications sur leur ordinateur.
• Recevoir des notifications par e-mail lorsqu’une personne consulte un espace désactivé.
• Synchroniser les données des visiteurs Salesforce, IFTTT et Zapier.

Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès que les collaborateurs de l’Espace, mais doivent être ajoutés manuellement en tant que collaborateurs d’un Espace pour recevoir les notifications de visite. Une fois qu’ils sont ajoutés à un Espace, ce dernier apparaîtra sous Espaces > Mes Espaces.Remarque : les visites d’un Espace ne sont actuellement suivies qu’au niveau du document. Lorsqu’un visiteur ouvre un Espace et consulte un document, la visite est enregistrée dans le document et attribuée à l’espace. Les visites de l’espace sont également détenues par le propriétaire de l’espace.

Les collaborateurs ne seront pas en mesure de voir les visites de l’Espace sur leur Tableau de bord ou sur la page de détails du document.

Remarque : si vous avez souscrit un forfait DocSend Advanced Data Rooms, les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe pourront afficher les données de visite des fichiers via le nouveau journal d’analyse et d’audit de l’espace, même s’ils ne peuvent pas accéder au fichier lui-même.Pour afficher toutes les visites de l’espace associées à un compte en particulier, accédez à la page Comptes.

Détails supplémentaires :

• Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent afficher un aperçu du contenu ajouté à un espace, même si celui-ci se trouve dans un dossier personnel.
• Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe disposent automatiquement des mêmes autorisations d’accès que les collaborateurs sur tous les espaces créés par les membres de leur équipe, mais ne recevront pas de notifications de visite à moins qu’ils ne soient ajoutés en tant que collaborateur. Les utilisateurs ont accès à la liste des administrateurs dans le modèle collaborateur.
• Les propriétaires de compte et les administrateurs d’équipe peuvent s’ajouter en tant que collaborateur à un espace le cas échéant, mais les membres de l’équipe doivent y être invités.
• Les mêmes paramètres s’appliquent aux administrateurs, aux collaborateurs de l’espace et aux membres de l’équipe lorsqu’ils accèdent au contenu de dossiers personnels. 
• Si un membre ou un administrateur est ajouté en tant que collaborateur à un espace, il aura un accès en lecture seule au contenu des dossiers d’équipe.

Articles associés

• Que sont les espaces (salles de données)?
• Personnaliser un espace (salle de données)
• Explication des paramètres de lien
• Gérer le contenu d’un espace (salle de données)
• Autorisations granulaires d’accès aux espaces

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