Cet article décrit une fonctionnalité proposée dans les forfaits DocSend Standard, Advanced et Advanced Data Rooms. |
Présentation
Les espaces sont ce que nous appelons nos salles de données virtuelles (VDR). Vous pouvez créer un espace (salle de données) à partir de la page Espaces ou de dossiers existants sur la page Contenu. Vous pouvez avoir des espaces pour chacun de vos comptes ou créer plusieurs liens pour le même espace, ce qui vous permet de bénéficier d’une certaine souplesse et de contrôler la manière dont le contenu est partagé avec chaque compte individuel. En vous rendant sur la page Espaces, vous accéderez à la section Mes espaces. Vous y trouverez une vue d’ensemble de tous les espaces (salles de données) que vous avez créés. Pour obtenir une vue d’ensemble de tous les espaces (salles de données) créés au sein de votre équipe, sélectionnez Espaces d’équipe dans le menu déroulant situé sous Espaces.
Accès rapide
- Création d’un nouvel espace (salle de données)
- Création d’un espace (salle de données) à l’aide de l’option Partager du contenu
- Création d’espaces (salles de données) à partir de dossiers
- Dossiers d’espace (salle de données) créés automatiquement
- Liens et paramètres de l’espace (salle de données)
- Visites de l’espace (salle de données)
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Articles associés
Création d’un nouvel espace (salle de données)
Sur la page Espaces, sélectionnez Créer un espace pour créer un nouvel espace (salle de données). C’est aussi simple que cela!
Par défaut, l’espace (salle de données) ne dispose d’aucun titre. Vous pouvez ajouter un titre à tout moment en cliquant sur le champ correspondant. Vous pouvez également ajouter un sous-titre.
Remarques :
- L’intitulé de l’espace sera identique pour tous les liens créés pour l’espace.
- Si un espace (salle de données) est créé au sein de votre équipe, l’espace (salle de données) et son contenu seront visibles par tous les membres de l’équipe.
Maintenant que votre espace (salle de données) est créé, vous pouvez ajouter du contenu, personnaliser l’arrière-plan et le logo, et plus encore. Pour en savoir plus, consultez les sections suivantes : Gérer le contenu d’un espace et Personnaliser un espace.
Création d’un espace (salle de données) à l’aide de l’option Partager du contenu
Gagnez du temps en créant des espaces (salles de données) directement depuis votre bibliothèque de contenus. Il vous suffit de cliquer sur Partager des fichiers et de sélectionner le contenu à ajouter. Votre lien d’espace est alors prêt à être partagé avec d’autres utilisateurs.
Important : si vous avez souscrit un forfait Standard, vous ne pouvez sélectionner que du contenu, et non les dossiers.
Partager du contenu dans un espace (salle de données) :
- Connectez-vous à docsend.com.
- Cliquez sur Espaces dans le menu de gauche de la barre latérale.
- Cliquez sur Ajouter du contenu.
- Sélectionnez le contenu que vous souhaitez partager depuis l’outil d’importation de fichiers.
- Cliquez sur Ajouter à l’espace.
- Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de la page.
- Cliquez sur Partager avec un lien.
- Sous Partager avec un lien, cliquez sur Créer un lien.
- Configurez les paramètres du lien.
- Cliquez sur Créer le lien.
Vous pouvez maintenant copier et coller votre lien pour commencer le partage.
Remarque : n’oubliez pas de personnaliser votre espace (salle de données) pour lui donner un aspect professionnel.
Création d’espaces (salles de données) à partir de dossiers
Vous pouvez également créer un espace (salle de données) à partir de dossiers importés sur la page Contenu, ce qui facilite sa création et la gestion du contenu existant.
Depuis la page Contenu, deux choix s’offrent à vous pour créer un espace à partir d’un dossier:
1. Sélectionnez le dossier, cliquez sur les points de suspension pour développer le menu des options, puis sélectionnez Partager.
2. Si le dossier se trouve dans un autre dossier, cliquez sur le bouton Partager pour créer un espace.
Important : pour les utilisateurs ayant souscrit un forfait Standard, il est possible de créer des espaces (salles de données) à partir de dossiers qui ont des sous-dossiers. Cependant, ces sous-dossiers ne seront pas transférés, car les dossiers d’espace ne sont disponibles que pour les forfaits Advanced à l’heure actuelle. Nous vous recommandons d’effectuer une mise à niveau pour bénéficier de cette fonctionnalité.
Dossiers d’espace (salle de données) créés automatiquement
Lors de la création d’un espace (salle de données), un dossier portant le même nom que l’espace est créé sous le dossier « Espaces créés automatiquement » sur la page Contenu. Le dossier « Espaces créés automatiquement » se trouvera dans la section du dossier d’équipe et ne contiendra que des documents importés directement dans l’espace (salle de données). Il n’est pas possible de renommer, de masquer ou de supprimer le dossier « Espaces créés automatiquement ».
Liens et paramètres de l’espace (salle de données)
Une fois votre espace configuré et prêt à être partagé, la création d’un lien est tout aussi simple.
Vous pouvez créer un lien vers un espace de l’une des manières suivantes :
- Dans l’espace lui-même, sélectionnez Partager pour accéder à la page de liens, puis cliquez sur Créer un nouveau lien.
- Remarque : si vous créez un lien pour l’espace pour la première fois, vous devez sélectionner Créer un lien de partage.
- Vous pouvez également créer un lien à partir de la page Espaces. Repérez l’espace que vous souhaitez partager, cliquez sur Partager pour accéder à la page de liens, puis sur Créer un nouveau lien.
Paramètres des liens
De même que pour les liens de contenu, vous pouvez modifier les paramètres d’un lien d’espace à tout moment en cliquant sur Partager pour accéder à la page du lien, puis sur les points de suspension pour développer le menu des options, et enfin en sélectionnant Modifier les paramètres du lien. Vous pouvez également définir différentes autorisations au niveau du contenu et de l’espace. En savoir plus sur les autorisations d’espace granulaires.
Visites de l’espace (salle de données)
Les visites d’un espace sont suivies uniquement au niveau du document. Lorsqu’un visiteur ouvre un espace et consulte un document, la visite est enregistrée dans le document et attribuée à l’espace. Les visites de l’espace sont également détenues par le propriétaire de l’espace.
Pour afficher toutes les visites de documents dans un espace, vous pouvez procéder de l’une des manières suivantes :
- Exportez les données des visiteurs de votre espace. Pour en savoir plus, consultez la section Exporter les données des visiteurs.
- Pour afficher toutes les visites de l’espace associées à un compte spécifique, accédez à la page Comptes, sélectionnez un compte, puis cliquez sur l’onglet Liens.
Articles associés
- Autorisations d’espace granulaires
- Gérer le contenu d’un espace (salle de données)
- Personnaliser un espace (salle de données)
- Collaborer au sein d’un espace (salle de données)
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