這篇文章說明了 DocSend Standard、Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 方案中提供的功能。 |
概要
在您建立了一個 Space 協作區(資料室)後,就可以開始新增內容了。根據您使用的方案,您可以在單一 Space 協作區內新增多達 4,000 個資產。若您使用 Advanced、Advanced Data Rooms 或 Enterprise 方案,您可以使用 Space 協作區資料夾來進一步地整理您的內容。進一步瞭解檔案上傳限制。
您可以隨時在更新內容後通知您的訪客,讓他們瞭解您想和他們分享 Space 協作區的任何變更。進一步瞭解 Space 協作區通知。
重要注意事項:
- 團隊成員除非被新增為協作者,否則無法預覽 Space 協作區中的內容。
- 帳戶的擁有者和團隊管理員在所有 Space 協作區內會自動擁有與協作者相同的存取權限,但必須被新增為協作者才能收到造訪通知。
- 帳戶擁有者和團隊管理員可以視需要將自己新增為 Space 協作區的協作者。
- 當 Space 協作區的擁有者直接將內容上傳到 Space 協作區時,上傳的檔案會自動儲存在擁有者的個人資料夾中。
- 這些檔案只有 Space 協作區的擁有者可檢視,以此保障文件的隱私和控制權。
目錄
- 新增內容至 Space 協作區
- 在 Space 協作區請求檔案
- 在 Space 協作區中請求檔案
- 從 Space 協作區移除內容
- 用 Space 協作區資料夾整理內容
- 如何下載 Space 協作區的索引
將內容新增到 Space 協作區
無論 Space 協作區是否已與外部訪客共享,您都可以在其中新增新內容。
重要事項:您的 [首頁] 資料庫也屬於資料夾,最多僅能容納 200 個檔案。
從您的裝置上傳內容到 Space 協作區
為確保所有檔案都預設新增到 [共享資料夾] > [共享的 Space 協作區上傳項目]:
- 登入 docsend.com。
- 按一下 [Space 協作區]。
- 建立或選擇現有的 Space 協作區。
- 按一下上傳圖示(新增內容)。
- 在下拉式選單中選擇 [我的裝置]。
- 按一下 [新增檔案] 或 [新增資料夾] ,以從您的裝置新增內容。
- 您還可以從已連結的雲端儲存帳戶新增內容,例如 Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte 和 SharePoint。
- 按一下 [新增至 Space 協作區]。
現在,您新上傳的檔案應該已新增至您的 Space 協作區了。
請注意:您可以為訪客設定自動通知,讓系統在 Space 協作區有更新文件或內容時提醒他們。進一步瞭解 Space 協作區通知。
從您的資料庫中上傳內容至 Space 協作區
- 登入 docsend.com。
- 按一下 [Space 協作區]。
- 建立或選擇現有的 Space 協作區。
- 按一下 [新增內容]
- 從下拉式選單中選取 [從內容庫新增]。
- 選取您要上傳到 Space 協作區的內容。
- 按一下 [新增至 Space 協作區]。
您也可以將內容拖放至空的 Space 協作區來移動內容。
重要事項:預設設定中,您的團隊成員能看到您建立的所有 Space 協作區,包括 Space 協作區名稱和資料夾結構。帳戶擁有者、團隊管理員和協作者可以檢視新增到 Space 協作區的所有內容,即使這些內容位於個人資料夾中,或者他們沒有權限存取儲存在內容庫中的內容時也一樣。進一步瞭解在 Space 協作區協作。
復原上傳內容
若您上傳了錯誤的內容,並希望復原動作,請於上傳內容後隨即出現的視窗中按一下 [復原]。
請注意:此動作不適用於行動版。
在 Space 協作區中請求檔案
您可以在您的 Space 協作區中設定檔案請求,以便您的訪客就能直接將檔案上傳到您的 Space 協作區中。任何擁有 Space 協作區存取權限的人能馬上看到所有上傳的檔案。進一步瞭解檔案請求。
請注意:Space 協作區的檔案請求本身沒有連結,因為它與 Space 協作區有直接的關係。您可以將 Space 協作區的檔案請求從 Space 協作區中移除,並移至 Space 協作區的垃圾桶資料夾中。
若要建立檔案請求:
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄的 [Space 協作區] 索引標籤。
- 按一下 [新增內容]。
- 按一下 [建立檔案請求] 。
- 完成檔案請求欄位。
- 按一下 [變更資料夾] 來更新上傳檔案的位置。
- 按一下 [建立檔案請求]。
- 共享 Space 協作區連結,以開始收集上傳的檔案。
完成後,您可以直接從 Space 協作區或透過 [檔案請求頁面] 管理您的 Space 協作區檔案請求。若要從 Space 協作區移除 Space 協作區的檔案請求,您可以按照 [從 Space 協作區移除內容] 中列出的步驟操作。您可以透過 [檔案請求頁面] 來刪除這項請求。
請注意:檔案請求刪除後將無法復原。
在 Space 協作區中更新內容
即使在分享 Space 協作區連結後,也可以停用或更新 Space 協作區中的內容。運作方式: 若要更新內容的可存取性,請將 [其他人可見] 切換為 [是] 或 [否]。
同樣地,個別內容也可以切換為開啟或關閉。
您也可以按一下 Space 協作區名稱右側的 […](更多選項)來預覽內容、編輯說明、更新縮圖或封存內容。
您可以將 Space 協作區中 [內容] 頁面的現有內容更新為新的版本。更新內容時,所有相關的連結都會因應最新版本自動更新。進一步瞭解更新現有文件。
從 Space 協作區移除內容
您可以透過將內容和資料夾移至 [封存] 的方式,將其從 Space 協作區中移除。垃圾桶資料夾的用意在於幫助您輕鬆管理和簡化 Space 協作區的內容。
重要事項:移至封存的內容狀態為封存,而非刪除,可以隨時在 Space 協作區將內容回復為原始狀態。訪客無法檢視和存取封存內容。
您可以透過以下兩種方式,將內容從 Space 協作區移至封存:
- 將檔案拖放到左側邊欄中的 [封存]。
- 按一下檔案名稱右側的 [...] (更多選項)。
- 選取 [封存] 。
正在還原內容
封存中的內容可以透過以下方式移回 Space 協作區:將內容從封存拖放到左側邊欄的 [首頁],或者按一下檔案右側的 […](更多選項),然後選取 [還原至首頁]。
重要注意事項 :
-
有人在 Space 協作區內進行新增或移除內容等變更時,系統不會主動通知訪客,除非啟
用自動通知。 - 封存中的內容將無法透過搜尋列進行搜尋。不過,內容從封存狀態還原後,便能再次受到系統搜尋。
- 複製 Space 協作區時,系統不會連帶著複製封存的內容。
- Space 協作區的擁有者和協作者可以管理和編輯封存中的內容,如重新排序和編輯文字欄位。
- 無法將新內容直接新增至封存。
- 封存中的內容和資料夾不會計入 Space 協作區資產上限。進一步瞭解檔案上傳限制。
- 從 Space 協作區中移除內容不會影響歷史造訪資料。然而,從 [內容] 頁面刪除內容是永久且不可逆的。進一步瞭解刪除內容。
用 Space 協作區資料夾整理內容
請注意:此功能僅限於 Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 方案的客戶。
與 Space 協作區區段類似,Space 協作區的資料夾允許您將內容整理至子資料夾當中。這也可以用於醒目提示不同階段或主題的文件,以提供訪客更容易瀏覽的檢視體驗。
每個 Space 協作區最多可容納總計 2,000 個資產(Advanced Data Rooms 客戶可容納高達 4,000 個資產)。每個 Space 協作區資料夾都會計入該 Space 協作區的總資產上限,最多可容納 200 個資產。
建立單一資料夾的方法如下:
- 按一下既有的 Space 協作區,或建立新的 Space 協作區。
- 按一下新增資料夾圖示。
- 為資料夾命名,然後按一下 [建立]。
現在您可以按一下新資料夾並新增內容。
Space 協作區資料夾名稱可以隨時編輯。您可以按一下檔案名稱右側的 […](更多選項),然後選取 [編輯資料夾名稱] 來編輯名稱。
請注意:無法編輯 [首頁] 資料夾名稱。
匯入多個資料夾的方法如下:
- 按一下既有的 Space 協作區,或建立新的 Space 協作區。
- 按一下建立新資料夾的圖示。
- 按一下 [從 CSV 匯入]。
請注意:您匯入 .csv 檔案時,格式應為在 A 欄顯示編列索引資訊,B 欄顯示資料夾名稱。
重要注意事項 :
- 目前無法直接連結 Space 協作區資料夾,僅一般 Space 協作區的連結可與人共享。
- 複製 Space 協作區會連帶複製現有的內容和資料夾。
- 您可以將文件和資料夾移動到 Space 協作區內的另一個資料夾。但是,這項操作不適用於 Space 協作區區段。
- Space 協作區中的資料夾無法被搜尋。然而,將資料夾分組到區段中,可以幫助改善訪客的瀏覽體驗。
- Space 協作區的協作者可以管理其內部設定、文件和資料夾。
- Space 協作區資料夾內的子資料夾也是一種 Space 協作區的資產。我們建議您在新增內容之前,先建立 Space 協作區資料夾。
從 Advanced 降級到 Standard 後,系統將停用任何使用 Space 協作區資料夾的 Space 協作區。要重新啟用 Space 協作區,您可以:
- 將 Space 協作區資料夾移至封存
- 先將內容從 Space 協作區資料夾移至 [首頁] 資料夾,然後將 Space 協作區資料夾移至封存。
重要事項:若 Space 協作區資料夾內含超過 200 個資產,會因為超出了 Space 協作區的資產上限,導致您無法移動它。
如何下載 Space 協作區索引
請注意:此功能僅限於 Advanced Data Room 的客戶。
DocSend 讓您能下載 Space 協作區內容的索引,其中包含內容樹狀結構,以及該 Space 協作區中每個項目的相關後設資料。管理員、協作者和訪客都可以將這些索引以 CSV 檔案形式下載。
請注意:Space 協作區的索引就是資料室的目錄。
下載索引(管理員或協作者)
若要下載索引:
- 前往您的 Space 協作區頁面。
- 選取您要的 Space 協作區。
- 按一下右上方的 [⁝](更多選項)。
- 按一下 [下載索引]。
下載的索引包含內容編號、檔案名稱、URL、類型、說明、啟用狀態和最新更新日期。
下載索引(訪客)
若要下載索引:
- 開啟 Space 協作區頁面的相關連結。
- 按一下右上方的 [匯出索引]。
下載的索引包含內容編號、檔案名稱、URL、類型和說明。
請注意:訪客索引只會顯示出下載者啟用的內容。
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