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管理 Space 協作區（資料室）中的內容

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Lennon
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這篇文章說明了 DocSend Standard、Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 方案中提供的功能。

 

概要

在您建立了一個 Space 協作區（資料室）後，就可以開始新增內容了。根據您使用的方案，您可以在單一 Space 協作區內新增多達 4,000 個資產。若您使用 Advanced、Advanced Data Rooms 或 Enterprise 方案，您可以使用 Space 協作區資料夾來進一步地整理您的內容。進一步瞭解檔案上傳限制。

 

您可以隨時在更新內容後通知您的訪客，讓他們瞭解您想和他們分享 Space 協作區的任何變更。進一步瞭解 Space 協作區通知。

 

重要注意事項：

  • 團隊成員除非被新增為協作者，否則無法預覽 Space 協作區中的內容。
  • 帳戶的擁有者和團隊管理員在所有 Space 協作區內會自動擁有與協作者相同的存取權限，但必須被新增為協作者才能收到造訪通知。
    • 帳戶擁有者和團隊管理員可以視需要將自己新增為 Space 協作區的協作者。
  • 當 Space 協作區的擁有者直接將內容上傳到 Space 協作區時，上傳的檔案會自動儲存在擁有者的個人資料夾中。
    • 這些檔案只有 Space 協作區的擁有者可檢視，以此保障文件的隱私和控制權。

目錄

 

將內容新增到 Space 協作區

無論 Space 協作區是否已與外部訪客共享，您都可以在其中新增新內容。

重要事項：您的 [首頁] 資料庫也屬於資料夾，最多僅能容納 200 個檔案。

 

從您的裝置上傳內容到 Space 協作區

為確保所有檔案都預設新增到 [共享資料夾] > [共享的 Space 協作區上傳項目]：

  1.  登入 docsend.com。
  2. 按一下 [Space 協作區]。
  3. 建立或選擇現有的 Space 協作區。
  4. 按一下上傳圖示（新增內容）。
  5. 在下拉式選單中選擇 [我的裝置]。
  6. 按一下 [新增檔案] 或 [新增資料夾] ，以從您的裝置新增內容。
    • 您還可以從已連結的雲端儲存帳戶新增內容，例如 Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte 和 SharePoint。
  7. 按一下 [新增至 Space 協作區]。

現在，您新上傳的檔案應該已新增至您的 Space 協作區了。

請注意：您可以為訪客設定自動通知，讓系統在 Space 協作區有更新文件或內容時提醒他們。進一步瞭解 Space 協作區通知。

 

從您的資料庫中上傳內容至 Space 協作區

  1. 登入 docsend.com。
  2. 按一下 [Space 協作區]。
  3. 建立或選擇現有的 Space 協作區。
  4. 按一下 [新增內容]
  5. 從下拉式選單中選取 [從內容庫新增]。
  6. 選取您要上傳到 Space 協作區的內容。
  7. 按一下 [新增至 Space 協作區]。

您也可以將內容拖放至空的 Space 協作區來移動內容。

重要事項：預設設定中，您的團隊成員能看到您建立的所有 Space 協作區，包括 Space 協作區名稱和資料夾結構。帳戶擁有者、團隊管理員和協作者可以檢視新增到 Space 協作區的所有內容，即使這些內容位於個人資料夾中，或者他們沒有權限存取儲存在內容庫中的內容時也一樣。進一步瞭解在 Space 協作區協作。

復原上傳內容
若您上傳了錯誤的內容，並希望復原動作，請於上傳內容後隨即出現的視窗中按一下 [復原]。
請注意：此動作不適用於行動版。

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在 Space 協作區中請求檔案

您可以在您的 Space 協作區中設定檔案請求，以便您的訪客就能直接將檔案上傳到您的 Space 協作區中。任何擁有 Space 協作區存取權限的人能馬上看到所有上傳的檔案。進一步瞭解檔案請求。

請注意：Space 協作區的檔案請求本身沒有連結，因為它與 Space 協作區有直接的關係。您可以將 Space 協作區的檔案請求從 Space 協作區中移除，並移至 Space 協作區的垃圾桶資料夾中。

 

若要建立檔案請求：

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄的 [Space 協作區] 索引標籤。
  3. 按一下 [新增內容]。
  4. 按一下 [建立檔案請求] 。
  5. 完成檔案請求欄位。
  6. 按一下 [變更資料夾] 來更新上傳檔案的位置。
  7. 按一下 [建立檔案請求]。
  8. 共享 Space 協作區連結，以開始收集上傳的檔案。

完成後，您可以直接從 Space 協作區或透過 [檔案請求頁面] 管理您的 Space 協作區檔案請求。若要從 Space 協作區移除 Space 協作區的檔案請求，您可以按照 [從 Space 協作區移除內容] 中列出的步驟操作。您可以透過 [檔案請求頁面] 來刪除這項請求。

請注意：檔案請求刪除後將無法復原。

 

在 Space 協作區中更新內容

即使在分享 Space 協作區連結後，也可以停用或更新 Space 協作區中的內容。運作方式： 若要更新內容的可存取性，請將 [其他人可見] 切換為 [是] 或 [否]。

Manage content in a Space (data room)_1.png

同樣地，個別內容也可以切換為開啟或關閉。

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您也可以按一下 Space 協作區名稱右側的 […]（更多選項）來預覽內容、編輯說明、更新縮圖或封存內容。

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您可以將 Space 協作區中 [內容] 頁面的現有內容更新為新的版本。更新內容時，所有相關的連結都會因應最新版本自動更新。進一步瞭解更新現有文件。

 

從 Space 協作區移除內容

您可以透過將內容和資料夾移至 [封存] 的方式，將其從 Space 協作區中移除。垃圾桶資料夾的用意在於幫助您輕鬆管理和簡化 Space 協作區的內容。

重要事項：移至封存的內容狀態為封存，而非刪除，可以隨時在 Space 協作區將內容回復為原始狀態。訪客無法檢視和存取封存內容。

您可以透過以下兩種方式，將內容從 Space 協作區移至封存：

  1. 將檔案拖放到左側邊欄中的 [封存]。
  2.  按一下檔案名稱右側的 [...] （更多選項）。
  3.  選取 [封存] 。

 

正在還原內容

封存中的內容可以透過以下方式移回 Space 協作區：將內容從封存拖放到左側邊欄的 [首頁]，或者按一下檔案右側的 […]（更多選項），然後選取 [還原至首頁]。

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重要注意事項 ：

  • 有人在 Space 協作區內進行新增或移除內容等變更時，系統不會主動通知訪客，除非啟
    用自動通知。
  • 封存中的內容將無法透過搜尋列進行搜尋。不過，內容從封存狀態還原後，便能再次受到系統搜尋。
  • 複製 Space 協作區時，系統不會連帶著複製封存的內容。
  • Space 協作區的擁有者和協作者可以管理和編輯封存中的內容，如重新排序和編輯文字欄位。
  • 無法將新內容直接新增至封存。
  • 封存中的內容和資料夾不會計入 Space 協作區資產上限。進一步瞭解檔案上傳限制。
  • 從 Space 協作區中移除內容不會影響歷史造訪資料。然而，從 [內容] 頁面刪除內容是永久且不可逆的。進一步瞭解刪除內容。

 

用 Space 協作區資料夾整理內容

請注意：此功能僅限於 Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 方案的客戶。

與 Space 協作區區段類似，Space 協作區的資料夾允許您將內容整理至子資料夾當中。這也可以用於醒目提示不同階段或主題的文件，以提供訪客更容易瀏覽的檢視體驗。

每個 Space 協作區最多可容納總計 2,000 個資產（Advanced Data Rooms 客戶可容納高達 4,000 個資產）。每個 Space 協作區資料夾都會計入該 Space 協作區的總資產上限，最多可容納 200 個資產。

建立單一資料夾的方法如下：

  1. 按一下既有的 Space 協作區，或建立新的 Space 協作區。
  2. 按一下新增資料夾圖示。
  3. 為資料夾命名，然後按一下 [建立]。

現在您可以按一下新資料夾並新增內容。

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Space 協作區資料夾名稱可以隨時編輯。您可以按一下檔案名稱右側的 […]（更多選項），然後選取 [編輯資料夾名稱] 來編輯名稱。

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請注意：無法編輯 [首頁] 資料夾名稱。

匯入多個資料夾的方法如下：

  1. 按一下既有的 Space 協作區，或建立新的 Space 協作區。
  2. 按一下建立新資料夾的圖示。
  3. 按一下 [從 CSV 匯入]。

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請注意：您匯入 .csv 檔案時，格式應為在 A 欄顯示編列索引資訊，B 欄顯示資料夾名稱。

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重要注意事項 ：

  • 目前無法直接連結 Space 協作區資料夾，僅一般 Space 協作區的連結可與人共享。
  • 複製 Space 協作區會連帶複製現有的內容和資料夾。
  • 您可以將文件和資料夾移動到 Space 協作區內的另一個資料夾。但是，這項操作不適用於 Space 協作區區段。
  • Space 協作區中的資料夾無法被搜尋。然而，將資料夾分組到區段中，可以幫助改善訪客的瀏覽體驗。
  • Space 協作區的協作者可以管理其內部設定、文件和資料夾。
  • Space 協作區資料夾內的子資料夾也是一種 Space 協作區的資產。我們建議您在新增內容之前，先建立 Space 協作區資料夾。

從 Advanced 降級到 Standard 後，系統將停用任何使用 Space 協作區資料夾的 Space 協作區。要重新啟用 Space 協作區，您可以：

  • 將 Space 協作區資料夾移至封存
  • 先將內容從 Space 協作區資料夾移至 [首頁] 資料夾，然後將 Space 協作區資料夾移至封存。

重要事項：若 Space 協作區資料夾內含超過 200 個資產，會因為超出了 Space 協作區的資產上限，導致您無法移動它。

 

如何下載 Space 協作區索引

請注意：此功能僅限於 Advanced Data Room 的客戶。

DocSend 讓您能下載 Space 協作區內容的索引，其中包含內容樹狀結構，以及該 Space 協作區中每個項目的相關後設資料。管理員、協作者和訪客都可以將這些索引以 CSV 檔案形式下載。

請注意：Space 協作區的索引就是資料室的目錄。

下載索引（管理員或協作者）

若要下載索引：

  1. 前往您的 Space 協作區頁面。
  2. 選取您要的 Space 協作區。
  3. 按一下右上方的 [⁝]（更多選項）。
  4. 按一下 [下載索引]。
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下載的索引包含內容編號、檔案名稱、URL、類型、說明、啟用狀態和最新更新日期。

 

下載索引（訪客）

若要下載索引：

  1. 開啟 Space 協作區頁面的相關連結。
  2. 按一下右上方的 [匯出索引]。
Spaces_Export_Index.png

下載的索引包含內容編號、檔案名稱、URL、類型和說明。

請注意：訪客索引只會顯示出下載者啟用的內容。

 

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