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本文介紹的功能開放 DocSend Standard、Advanced 和 Advanced Data Rooms 方案用戶使 |
概要
建立 Space 協作區（資料室）之後，便能夠新增內容了。根據您使用的方案，您最多可以為一個 Space 協作區新增 4,000 項資產。若您使用的是 Advanced 方案、Advanced Data Rooms 或 Enterprise 方案，您可以使用 Space 協作區資料夾進一步整理內容。深入瞭解檔案上傳限制。
每當您更新內容時，可以通知訪客，讓對方知道您要對共享空間作出的變更。深入瞭解 Space 協作區通知。
重要須知：
- 除非將團隊成員新增為協作者，否則他們無法在 Space 協作區中預覽內容。
- 在所有 Space 協作區中，帳戶擁有者和團隊管理員擁有與協作者相同的存取權限，但必須被新增為協作者才能收到造訪通知。
- 帳戶擁有者和團隊管理員可以視需求將自己新增為 Space 協作區的協作者。
- Space 協作區擁有者將內容直接上傳到 Space 協作區時，上傳的檔案會自動儲存在擁有者的個人資料夾中。
- 只有 Space 協作區擁有者才能查看檔案、維護隱私權和管控文件。
目錄
- 將內容新增到 Space 協作區
- 在 Space 協作區中請求檔案
- 在 Space 協作區中更新內容
- 從 Space 協作區移除內容
- 使用 Space 協作區資料夾整理內容
- 如何下載 Space 協作區索引
將內容新增到 Space 協作區
在與外部訪客共享 Space 協作區之前和之後，都可以將新內容新增至 Space 協作區。
重要須知：您的 [首頁] 資料庫也是一個資料夾，最多只能容納 200 個檔案。
將內容從裝置上傳到 Space 協作區
如要預設將所有檔案新增至 [共享資料夾] > [Space 協作區上傳]，請按照以下步驟操作：
- 前往 [Space 協作區] 頁面。
- 建立或選擇現有的 Space 協作區。
- 按一下 [新增內容]
- 按一下 [上傳新內容]。
- 在下拉式選單中選擇 [我的裝置]。
- 按一下 [新增檔案] 或 [新增資料夾]，從裝置新增內容。
- 您還可以從連結的雲端儲存帳戶新增內容，例如：Google 雲端硬碟、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte 和 SharePoint。
- 按一下 [新增至 Space 協作區]。
新上傳的檔案現在應已新增至 Space 協作區中。
請注意：您可以為訪客設定自動通知，當有新文件版本或內容新增至 Space 協作區時，系統便會自動通知訪客。深入瞭解 Space 協作區通知。
從您的資料庫上傳內容到 Space 協作區
- 前往 [Space 協作區] 頁面。
- 建立或選擇現有的 Space 協作區。
- 按一下 [新增內容]，然後選取 [從內容庫新增]。
- 選取您要上傳到 Space 協作區的內容。
- 按一下 [新增至 Space 協作區]。
重要須知：根據預設，您的團隊成員能看到您建立的所有 Space 協作區，包括 Space 協作區名稱和資料夾結構。即使內容位於個人資料夾，或者是他們原本無法存取的內容庫內容，帳戶擁有者、團隊管理員與協作者都能看到新增至 Space 協作區的全部內容。深入瞭解如何在 Space 協作區中協作。
在 Space 協作區中請求檔案
您可以在 Space 協作區中設定檔案請求，以便訪客直接上傳檔案到您的 Space 協作區。只要有權存取您的 Space 協作區，就能立即看到上傳的檔案。深入瞭解檔案請求。
請注意：Space 協作區的檔案請求本身沒有連結，因為它與 Space 協作區有直接的關係。Space 協作區的檔案請求可以從 Space 協作區中移除，並移至 Space 協作區垃圾桶資料夾中。
建立檔案請求的方法如下：
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區] 索引標籤。
- 前往您的 [Space 協作區] 頁面。
- 選擇您要的 Space 協作區。
- 按一下右側面板上的 [請求檔案]。
- 完成檔案請求欄位。
- 按一下 [繼續]。
- 選擇一個可用的資料夾來存放上傳的檔案。
- 按一下 [建立檔案請求]。
- 請分享 Space 協作區連結，以便您開始收取上傳的檔案。
完成後，您可以直接透過 Space 協作區或檔案請求頁面管理您的 Space 協作區檔案請求。若要從您的 Space 協作區中移除 Space 協作區檔案請求，您可以按照 [從 Space 協作區移除內容] 中列出的步驟操作。如果您想刪除請求，可以前往檔案請求頁面。
請注意：檔案請求刪除後便無法復原。
在 Space 協作區中更新內容
即使在分享 Space 協作區連結後，也可以停用或更新 Space 協作區中的內容。運作方式：
如要開啟或關閉 Space 協作空間輔助功能，您可以將 [其他人可見] 選項切換為 [是] 或 [否]。
同樣地，個別內容也可以開啟或關閉。
您也可以展開 Space 協作區名稱右邊的 […]（刪節號），以預覽內容、編輯說明、更新縮圖或封存內容。
您可以在 [內容] 頁面上，將 Space 協作區中的現有內容更新為最新版本。當您更新內容時，所有相關連結都會自動更新以反映最新版本。深入瞭解如何更新現有文件。
從 Space 協作區移除內容
若要移除 Space 協作區中的內容和資料夾，只要將其移動到 [封存] 即可。垃圾桶資料夾可協助您輕鬆管理和簡化 Space 協作區中的內容。
重要須知：移至 [封存] 的內容會被封存，不會被刪除，並可隨時還原至 Space 協作區中的原始狀態。訪客無法看到或存取封存內容。
將內容從 Space 移至封存的方法有兩種：
- 將檔案拖放到左側邊欄中的 [封存]。
- 按一下檔案名稱右側的 [...]（刪節號），然後選擇 [封存]。
正在還原內容
從左側邊攔的 [封存] 中拖放檔案到 [首頁]，即可將封存的內容移回 Space 協作區。或者，您也可以按一下檔案右側的 [...]（刪節號），然後再選 [恢復至首頁]。
重要須知：
- 在 Space 協作區作出變更（如新增或移除內容）時，系統不會主動通知訪客。
- 使用搜尋列時，將無法搜尋到已封存的內容。不過，還原封存的檔案後就可再次搜尋到該內容。
- 複製 Space 協作區時，封存的內容不會一併移轉。
- Space 協作區擁有者和協作者可以管理和編輯封存的內容，例如重新排序和編輯文字欄位。
- 新內容不能直接新增至 [封存]。
- [封存] 中的內容和資料夾不計入 Space 協作區資產數量限制。深入瞭解檔案上傳限制。
- 從 Space 協作區移除內容不會影響過往的造訪資料。不過，從 [內容] 頁面刪除內容是永久且不可逆的。深入瞭解如何刪除內容。
使用 Space 協作區資料夾整理內容
與 Space 協作區類似，Space 協作區資料夾可讓您將內容整理到子資料夾中。這也可用於突顯不同階段或主題的文件，以便訪客更輕鬆地檢視文件。
每個 Space 協作區最多共可容納 4,000 個資產。每個 Space 協作區資料夾最多可容納 200 個資產，且全都會計入該 Space 協作區的總資產數量限制。
運作方式：
- 按一下既有的 Space 協作區，或建立新的 Space 協作區。
- 按一下 [整理]。
- 在下拉式選單中選擇 [建立資料夾]。
- 為資料夾命名，然後按一下 [建立]。
您現在可以按一下新資料夾並新增內容。
Space 協作區資料夾的名稱可隨時編輯，方法如下：按一下檔案名稱右側的 [...]（刪節號），然後選擇 [編輯資料夾名稱]。
請注意：[首頁] 這個資料夾的名稱無法編輯。
重要須知：
- 目前無法直接連結 Space 協作區資料夾；只能分享一般的 Space 協作區連結。
- 複製 Space 協作區會一併夾帶現有的內容和資料夾。
- 您可以將文件和資料夾移動到 Space 協作區的不同資料夾。不過，這不適用於 Space 協作區部分。
- 無法在 Space 協作區中搜尋資料夾。不過，將資料夾分成不同部分，有助改善訪客的瀏覽體驗。
- Space 協作區的協作者可以管理 Space 協作區的設定、文件和資料夾。
- Space 協作區資料夾中的子資料夾視為 Space 協作區的資產；建議您在新增內容之前先建立 Space 協作區資料夾。
若將方案從 Advanced 降級至 Standard，就無法使用有 Space 協作區資料夾的任何 Space 協作區。重新啟用 Space 協作區的方法有以下幾種：
- 將 Space 協作區資料夾移動到 [封存] 中
- 先將 Space 協作區的內容移動到 [首頁] 資料夾，然後再將 Space 協作區資料夾移動到 [封存]。
重要須知：如果 Space 協作區資料夾包含超過 200 個資產，就會因為超過 Space 協作區資產限制而無法移動。
如何下載 Space 協作區索引
您可以透過 DocSend 下載 Space 協作區內容的索引，其中包含 Space 協作區各項目的內容樹和相關中繼資料。管理員、協作者和訪客可以下載這些索引的 CSV 檔。
下載索引（管理員或協作者）
下載索引的方法如下：
- 前往您的 [Space 協作區] 頁面。
- 選擇您要的 Space 協作區。
- 按一下右上角的 [⁝]（直立的刪節號）。
- 按一下 [下載索引]。
下載的索引包括內容編號、檔案名稱、網址、類型、說明、啟用狀態和最新更新日期。
下載索引（訪客）
下載索引的方法如下：
- 點選連結前往相關的 Space 協作區頁面。
- 按一下右上角的 [匯出索引]。
下載的索引包括內容編號、檔案名稱、網址、類型和說明。
請注意：下載訪客索引的人只會看到已為自己啟用的內容。
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