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透過 Space 協作區（資料室）協作

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Lennon
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本文介紹的功能開放 DocSend Standard、Advanced 和 Advanced Data Rooms 方案的客戶使用。


在您的 Space 協作區 (資料室) 中新增 Space 協作區協作者，讓其他人能夠管理內容，使內容保持在最新狀態。

 

目錄

新增或移除 Space 協作區的協作者

根據預設，建立 Space 協作區代表您是資料室的擁有者。您可以新增或移除團隊成員作為協作者。 

新增 Space 協作區協作者的方法如下：

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下您要新增協作者的資料室。
  4. 按一下 Space 協作區標題下方的 [+] (新增)。
  5. 搜尋您想新增為協作者的團隊成員。
  6. 按一下他們名字旁的 [+]。
  7. 按一下 [儲存]。

協作者現在將能看到 Space 協作區中管理和共享的選項，請見以下螢幕截圖。https://help.docsend.com/hc/en-us/articles/218810578-User-Management瞭解如何將團隊成員新增到 DocSend。



Collaborate in a Space_data room_4.png
Collaborate in a Space_data room_3.png

 

移除 Space 協作區協作者的方法如下：

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下您要移除協作者的 Space 協作區。
  4. 按一下 Space 協作區名稱下方的 [+] (新增)。
  5. 在您要移除的協作者旁邊按一下 [x] (新增)。
  6. 按一下 [儲存]。
Collaborate in a Space_data room_4.png
Remove a collaborator.png

請注意：Space 協作區的擁有權無法轉讓給其他協作者。

分享 Space 協作區的連結

分享資料室連結的方法如下：

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下要建立連結的 Space 協作區。
  4. 按一下右上角的 [共享]。
  5. 按一下 [建立連結]。
  6. 在 [名稱連結] 下輸入公司或客戶的名稱。
  7. 根據需要自訂連結。
  8. 按一下 [建立連結]。

您可以將連結複製並貼給收件者，與訪客分享 Space 協作區的存取權限。

將內容新增到 Space 協作區

新增內容至團隊資料夾的方法如下：

  1. 登入您的 DocSend 帳戶。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下要新增內容的 Space 協作區。
  4. 按一下 [新增內容]
  5. 選取 [上傳新內容]。
  6. 選擇要從何處上傳內容。
  7. 選取檔案。
  8. 按一下 [上傳] 或 [選擇]，取決於內容來源。

 

 

 

使用權限與通知

Space 協作區擁有者和協作者可以執行以下操作：

  • 新增、移除、編輯、重新排列內容或 Space 協作區資料夾。
  • 編輯 Space 協作區連結設定。
  • 編輯 Space 協作區標題、副標題和主圖。
  • 新增和移除協作者。
  • 刪除 Space 協作區。
  • 傳送 Space 協作區通知。
  • 當有人造訪 Space 協作區時，您會收到電子郵件通知。

只有 Space 協作區的擁有者可以執行以下操作：

  • 接收桌面通知。
  • 當有人造訪停用的 Space 協作區時，您會收到電子郵件通知。
  • 同步 Salesforce、IFTTT 和 Zapier 訪客資料。

帳戶擁有者和團隊管理員擁有與 Space 協作區協作者相同的存取權限，但必須手動新增為 Space 協作區的協作者才能收到造訪通知。新增至 Space 協作區後，Space 協作區會顯示在索引頁面的 [Space 協作區] > [我的 Space 協作區] 下方。

請注意：我們現在只會追蹤文件層級的 Space 協作區造訪次數。當訪客開啟 Space 協作區並查看文件時，系統會在文件上登記此次造訪，並納入該 Space 協作區的紀錄中。Space 協作區的擁有者也能擁有造訪紀錄。

協作者將無法在其 [資訊主頁] 或文件詳情頁面上查看 Space 協作區造訪紀錄。

請注意：若您使用的是 DocSend Advanced Data Rooms 方案，即使帳戶擁有者和團隊管理員無法存取檔案本身，他們透過新的 Space 協作區分析資料和稽核紀錄檔，即可查看檔案造訪資料。

若要查看與特定帳戶相連的所有 Space 協作區造訪紀錄，您可以前往 [帳戶] 頁面。

Collaborate in a Space_data room_8.png

 

其他詳情：

  • 即使內容位於個人資料夾，帳戶擁有者、團隊管理員和協作者也可以預覽新增至 Space 協作區的內容。
  • 在團隊成員建立的所有 Space 協作區中，帳戶擁有者和團隊管理員擁有與協作者相同的存取權限，但除非被新增為協作者，否則不會收到造訪通知。使用者可以在協作者模式中查看誰是管理員。
  • 帳戶擁有者和團隊管理員可以視需求將自己新增為 Space 協作區的協作者，但團隊成員必須獲得邀請才行。
  • 管理員、Space 協作區協作者和團隊成員在存取個人資料夾中的內容時，也會使用相同的設定。 
  • 如果成員或管理員被新增為 Space 協作區的協作者，對方將擁有團隊資料夾內容的僅限檢視權限。

 

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