本文介紹的功能開放 DocSend Standard、Advanced 和 Advanced Data Rooms 方案的客戶使用。 |
Space 協作區的協作者可以替擁有者管理 Space 協作區(資料室)。額外的協作者能協助管理您的內容,並隨時更新。
目錄
新增或移除 Space 協作區的協作者
根據預設,建立 Space 協作區代表您是資料室的擁有者。您現在可以新增團隊成員作為協作者。Space 協作區的協作者也可以隨時從 Space 協作區移除。
並非協作者的團隊成員仍可以透過 Space 協作區進入資料室,但無法:
- 管理 Space 協作區
- 檢視或新增內容
- 共享或自訂空間
- 檢視稽核紀錄檔
- 檢視該資料室的 Space 協作區分析資料
備註:
- 即使內容位於個人資料夾,帳戶擁有者、團隊管理員和協作者也可以預覽新增至 Space 協作區的內容。
- 在團隊成員建立的所有 Space 協作區中,帳戶擁有者和團隊管理員擁有與協作者相同的存取權限,但除非被新增為協作者,否則不會收到造訪通知。使用者可以在協作者模式中查看誰是管理員。
- 帳戶擁有者和團隊管理員可以視需求將自己新增為 Space 協作區的協作者,但團隊成員必須獲得邀請才行。
- 管理員、Space 協作區協作者和團隊成員在存取個人資料夾中的內容時,也會使用相同的設定。
- 如果成員或管理員被新增為 Space 協作區的協作者,對方將擁有團隊資料夾內容的僅限檢視權限。
新增 Space 協作區協作者的方法如下:
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄的 [Space 協作區] 分頁。
- 按一下您要新增協作者的資料室。
- 在 Space 協作區標題下方按一下 [+](加號圖示),並選擇協作者。
- 按一下 [儲存]。
協作者現在將能看到 Space 協作區(請見以下螢幕截圖)中管理和共享的選項。瞭解如何將團隊成員新增到 DocSend。
移除 Space 協作區協作者的方法如下:
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 前往左側邊欄中的索引標籤。
- 按一下您要移除協作者的 Space 協作區。
- 按一下 [+](加號圖示)。
- 在您要移除的協作者旁邊按一下 [x](打叉圖示)。
- 按一下 [儲存]。
請注意:Space 協作區的擁有權無法轉讓給其他協作者。
分享 Space 協作區的連結
分享資料室連結的方法如下:
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區] 索引標籤。
- 按一下要建立連結的 Space 協作區。
- 按一下右上角的 [分享] 按鈕。
- 按一下 [建立連結]。
- 非必要:在 [帳戶] 下方輸入連結名稱。
- 根據需要自訂存取權限控制。
- 按一下 [建立連結]。
您可以將連結複製並貼給收件者,與訪客分享 Space 協作區的存取權限。
將內容新增到 Space 協作區
即使是其他協作者無法存取的內容,Space 協作區擁有者仍可以新增到 Space 協作區。至於 Space 協作區的協作者則只能新增擁有者有權存取的內容。個人資料夾與子團隊資料夾(如有)可能都無法在 Space 協作區中使用。
不確定可以新增哪些內容嗎?如果 Space 協作區擁有者有權存取內容或資料夾,系統會顯示警告訊息和上鎖的符號。
為確保每個人都可以存取內容,Space 協作區擁有者和協作者可以從共用團隊資料夾將內容新增到 Space 協作區(資料室)。 您可以從現有團隊資料夾中選取內容,或新增內容並對應至團隊資料夾,然後再上傳。
將新內容對應至團隊資料夾的方法如下:
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區] 索引標籤。
- 按一下要新增內容的 Space 協作區。
- 按一下 [新增內容],然後選取 [上傳新內容]。
- 在內容上傳程式中,按一下 [變更] 以更改資料夾目的地。
- 選擇團隊資料夾,然後按一下 [上傳到此資料夾] 以確認變更。
內容隱私權及能見度
Space 協作區擁有者仍然可以將個人內容新增到 Space 協作區,但並非所有人都有權存取。這類內容也會以上鎖符號標示。
即使帳戶擁有者、團隊管理員和協作者無法存取儲存內容的內容庫地點,但仍可以檢視 Space 協作區中的內容。儘管可以查看內容,但團隊管理員和協作者無法更新內容的名稱或版本。除非將團隊成員新增為協作者,否則將無法預覽任何內容。
若要解決此問題,內容擁有者可以前往 [內容] 頁面,並將內容從個人資料夾移動到 [團隊資料夾]。如需瞭解更多詳細資訊,請參閱我們有關 [內容資料夾] 的文章。
使用權限與通知
Space 協作區擁有者和協作者可以執行以下操作:
- 新增、移除、編輯和重新排序內容。
- 新增、移除、編輯和重新排序 Space 協作區資料夾。
- 編輯 Space 協作區連結設定。
- 編輯 Space 協作區標題、副標題和主圖。
- 新增和移除協作者。
- 刪除 Space 協作區。
- 傳送 Space 協作區通知。
- 當有人造訪 Space 協作區時,您會收到電子郵件通知。
只有 Space 協作區的擁有者可以執行以下操作:
- 接收桌面通知。
- 當有人造訪停用的 Space 協作區時,您會收到電子郵件通知。
- 同步 Salesforce、IFTTT 和 Zapier 訪客資料。
帳戶擁有者和團隊管理員擁有與 Space 協作區協作者相同的存取權限,但必須手動新增為 Space 協作區的協作者才能收到造訪通知。新增至 Space 協作區後,Space 協作區會顯示在索引頁面的 [我的 Space 協作區] 下方。
請注意:我們現在只會追蹤文件層級的 Space 協作區造訪次數。當訪客開啟 Space 協作區並查看文件時,系統會在文件上登記此次造訪,並納入該 Space 協作區的紀錄中。Space 協作區的擁有者也能擁有造訪紀錄。
協作者將無法在其資訊主頁或文件詳情頁面上查看 Space 協作區造訪紀錄。
請注意:若您使用的是 DocSend Advanced Data Rooms 方案,即使帳戶擁有者和團隊管理員無法存取檔案本身,他們透過新的 Space 協作區分析資料和稽核紀錄檔,即可查看檔案造訪資料。
若要查看與特定帳戶相關的所有 Space 協作區造訪紀錄,您可以前往 [帳戶] 頁面。
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