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本文介紹的功能開放 DocSend Advanced Data Rooms 方案用戶使用。 |
概要
Space 協作區就是所謂的虛擬資料室 (VDR)。資料室可用來分類、管理大量資料，並透過單一連結與他人共享。現在只要送出群組邀請，就可以輕鬆共享資料室。群組功能簡化了安全設定，限制只有經核准的人員可以存取或編輯資料室中的文件。
建立資料室群組
Space 協作區又稱為資料室，讓您能以兩種方式與他人共享大量內容：建立群組並設定核准成員名單，或是建立資料室連結。
群組功能簡化了安全機制，可更容易確保只有獲得授權的個人可取得資料室內容的存取權限。使用者必須登記在資料室成員名單中，並使用自己的電子郵件地址通過驗證，才能存取資料室。使用連結分享內容時可以設定類似的允許名單和電子郵件驗證選項。
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請注意：連結和群組的運作機制不同，使用連結時只要複製貼上就可以分享，群組邀請則會直接從 DocSend 傳送至收件者的信箱。進一步瞭解群組與連結的差別. |
設定群組的方法如下：
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區] 索引標籤。
- 按一下要建立群組的資料室。
- 按一下 [共享]。
- 按一下 [建立群組]。
- 輸入群組名稱。
- 在 [安全性設定] 下方開啟需要的權限。
- 允許下載：允許資料室訪客下載資料室資產。
- 新增浮水印：在資料室文件中加上浮水印。
- 需簽署協議才能查看：要求訪客簽署保密協議 (NDA) 後才能查看文件。
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請注意：安全性設定會套用到整個資料室。 |
- 按一下 [建立群組]。
建立群組後，可以按一下資料室旁邊的鎖頭圖示，對特定檔案和資料夾套用權限。
邀請群組成員加入資料室的方法如下：
- 登入您的 DocSend 帳戶。
- 按一下左側邊欄中的 [使用權限]。
- 按一下 [使用權限] 下方的 [群組] 索引標籤。
- 按一下 [邀請]。
- 在 [新增電子郵件] 欄位中新增電子郵件地址。
- 選填：新增訊息。
- 按一下 [邀請]。
收件者隨即會收到附有資料室邀請的電子郵件。
群組成員資格和訪客驗證
如果訪客的電子郵件地址尚未登記在成員名單中，即使擁有連結，仍無權瀏覽群組資料室的內容。這個機制將未經授權的存取或意外洩漏機密資訊的可能性降到最低。
群組成員必須輸入並驗證電子郵件地址才能存取資料室。
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請注意：
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編輯群組設定和權限
自訂群組的方式有以下幾種：
- 群組名稱：設定並儲存獨特的名稱，方便識別群組。
- 允許下載：將此選項切換為開啟，即可允許訪客下載和列印 Space 協作區中的所有文件。
- 新增浮水印：將此選項切換為開啟，即可在文件中加上浮水印。
- 需簽署協議才能查看：將此選項切換為開啟，即可要求成員簽署協議後才能查看 Space 協作區中的文件。
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請注意：只有擁有者和協作者可以建立和編輯群組。 |