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建立 Space 協作區（資料室）

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Lennon
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本文介紹的功能開放 DocSend Standard、Advanced 和 Advanced Data Rooms 方案用戶使

概要

Space 協作區就是我們所謂的虛擬資料室 (VDR)。若要建立 Space 協作區（資料室），您可以在 [Space 協作區] 頁面或在 [內容] 頁面的既有資料夾中操作。您可以為每個帳戶建立 Space 協作區，或為同一個 Space 協作區建立多個連結，以便您彈性管控與每個個人帳戶共享內容的方式。若您前往 [Space 協作區] 頁面，您會進入 [我的 Space 協作區] 部分，並能查看已建立的所有 Space 協作區（資料室）概覽。若要取得工作團隊中已建立的 Space 協作區（資料室）概覽，請選擇 [Space 協作區] 正下方下拉式選單中的 [工作團隊 Space 協作區]。

 

目錄

建立新的 Space 協作區（資料室）

建立新 Space 協作區的方法如下：

  1. 登入 docsend.com。
  2.  按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下右上角的 [建立 Space 協作區]。
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系統會將 Space 協作區（資料室）預設「未命名」的名稱，但只要按一下標題欄位就能隨時編輯。您也可以新增副標題

 

備註：

  • 為 Space 協作區所建立的所有連結都會共用相同的 Space 協作區名稱。
  • 若在您的工作團隊中建立了 Space 協作區（資料室），所有團隊成員都能看到其中的內容。

建立 Space 協作區（資料室）之後，您可以新增內容、自訂背景和標誌，還能使用其他功能。若要瞭解詳情，歡迎閱讀以下文章：管理 Space 協作區中的內容及自訂 Space 協作區。

 

從內容庫中建立 Space 協作區（資料室）

直接從內容庫中建立 Space 協作區（資料室），以便節省時間。

注意須知：若訂購的是 Standard 方案，您就只能選擇內容，而非資料夾。

在 Space 協作區（資料室）中共享內容的方法如下：

  1. 登入 docsend.com。
  2. 按一下 [內容庫] 。
  3. 按一下右上角的 [共享]。ZoXR6VKN.png
  4. 選擇您想放到新 Space 協作區中的文件和資料夾。
  5. 按一下 [繼續]。
  6. 配置偏好的連結設定。
  7. 按一下 [建立連結]。
  8. 您可以複製並貼上連結，開始與他人分享。

這會帶您前往新建立的 Space 協作區。

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請注意：若要與訪客共享更新後的內容，只需將新檔案新增到您先前分享資料夾連結時所建立的 那個 Space 協作區中即可。

 

 

在資料夾中建立 Space 協作區（資料室）

或者，您可以在 [內容庫] 頁面上，從上傳的資料夾中建立 Space 協作區（資料室），更輕鬆地建 立 Space 協作區和管理既有內容。

從資料夾中建立 Space 協作區的方法有兩種：

  1. 按一下 [內容庫] 。
  2.  按一下 [...]（更多選項）。
  3.  按一下 [共享]。
    4VTkcVpw.png
  4. 配置偏好的連結設定。
  5. 按一下 [建立連結]。
    xqg5PouO (1).png 這會帶您前往新建立的 Space 協作區。 
  6. 按一下 [複製連結] 以共享新 Space 協作區。
    1vuxYjj0.pngio8HBK4I.png

從內嵌資料夾建立 Space 協作區的方法如下：

  1. 找到您想建立 Space 協作區的資料夾，按一下那個資料夾旁邊的 [...]（更多選項）。
  2. 按一下 [共享]。-Ja9GxUg.png
  3.  配置偏好的連結設定。
  4. 按一下 [建立連結]。

這會帶您前往新建立的 Space 協作區。

重要須知：Standard 方案的使用者可以在有子資料夾的資料夾中建立 Space 協作區（資料室），但由於 [協作區資料夾] 功能目前僅適用於 Advanced 方案，因此子資料夾將不會一併移轉。建議您升級以便利用這項功能。

自動建立 Space 協作區（資料室）資料夾

建立 Space 協作區（資料室）時，[內容] 頁面上的 [自動建立 Space 協作區]中將會有一個相同名稱的資料夾。[自動建立 Space 協作區] 資料夾位於團隊資料夾中，且只會包含直接上傳至 Space 協作區（資料室）的文件。您無法將 [自動上傳 Space 協作空間] 重新命名、隱藏或刪除。

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Space 協作區（資料室）連結和設定

設定好 Space 協作區並準備要共享時，建立連結的方式也相當簡單。

建立 Space 協作區連結的方法有兩種：

  1.  按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  2. 按一下您想共享的 Space 協作區的名稱。
  3. 按一下右上角的 [共享]。
    7I0pPWhZ.png
  4. . 按一下 [建立連結]。
  5. 配置偏好的連結設定。
  6. 按一下 [建立連結]。
  7. 按一下 [複製連結] 以進行共享。或者您也可以
  8. 按一下您想為它建立連結的 Space 協作區。
  9. 按一下 [共享]。
    tn-mpQel.png
  10. 按一下 [建立連結]。
  11. 配置偏好的連結設定。
  12. 按一下 [建立連結]。
  13. 按一下 [複製連結] 以進行共享。

連結設定

如同內容連結，您隨時都可以編輯 Space 協作區連結的設定。

  1. 按一下您想變更連結設定的 Space 協作區名稱。
  2. 按一下 [共享]。
  3. 按一下 [...]（更多選項）。
  4. 按一下 [編輯]。
    iF9q8WHc.png
  5. . 配置您的連結設定。
  6. 按一下 [更新連結] 以儲存您的設定
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進一步瞭解 Space 協作區細部使用權限。

造訪 Space 協作區（資料室）

我們只會追蹤文件層級的 Space 協作區造訪次數。當訪客開啟 Space 協作區並查看文件時，系 統會在文件上登記此次造訪，並納入該 Space 協作區的紀錄中。Space 協作區的擁有者也能擁有 造訪紀錄。

 

要查看 Space 協作區內文件的所有造訪紀錄，方法如下：

  1. 按一下您想要查看訪客資料的 Space 協作區名稱。
  2. 按一下左側邊欄中的 [分析]。
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如果您想掌握造訪了 Space 協作區卻沒有查看內容的人員名單：

  1. 按一下您想要查看訪客資料的 Space 協作區名稱。
  2. 按一下 [稽核紀錄檔]。
  3. 按一下 [使用者] 以篩選指定人員的活動。
  4. 按一下 [下載] 以匯出資料。

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相關資訊

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還是需要協助嗎？請前往 DocSend 說明中心查閱更多文章。

 

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