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Space 協作區細部權限

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Andrea V.
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本文介紹的功能開放 DocSend Standard、Advanced 和 Advanced Data Rooms 方案用戶使用。


概要

Space 協作區中的 [使用權限] 索引標籤能讓您快速修改已建立連結和群組的設定。

 

目錄

Space 協作區連結與 Space 協作區細部權限的差別

DocSend Space (資料室) 中，Space 協作區連結與 Space 協作區細部權限差在兩者提供的存取控制層級不同：

  • Space 協作區連結會共享給訪客，給予他們 Space 協作區的存取權限。預設情況下，在 Space 協作區連結層級設定的使用權限會套用到 Space 協作區中的所有內容。進一步瞭解連結設定。
  • Space 協作區的細部權限可讓您覆寫預設的 Space 協作區連結設定，方便您將 Space 協作區內特定資料夾和檔案設為例外。這些設定可以為相連的 Space 協作區連結做補充。

由於 Space 協作區細部權限會適用於 Space 協作區連結層級，因此您可以使用同一個 Space 協作區來建立多個自訂的 Space 協作區連結。以下兩個連結可做為範例，供您體驗不同訪客存取相同 Space 協作區的結果：

在網路瀏覽器中設定 Space 協作區 (資料室) 細部權限的方法

  1. 登入 docsend.com。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下您想設定的 Space 協作區。
    • 若您尚未擁有 Space 協作區，按一下右上角的 [建立 Space 協作區]。
  4. 按一下左側邊欄中的 [使用權限]。
  5. 按一下您想設定的連結。
    • 選取後，您會在 [內容使用權限] 下看到該 Space 協作區中的所有內容清單。您可以設定整個 Space 協作區的使用權限，或者為特定的內容設定個別權限。
  6. 勾選或取消勾選以下內容使用權限的方塊，以進行所需設定：
    • 可供檢視
    • 可供下載
    • 浮水印
    • 保密協議
  7. 按一下 [儲存]。

 

在行動瀏覽器中設定 Space 協作區 (資料室) 細部權限的方法

可透過 iOS 或 Android 行動瀏覽器完整存取 DocSend。進一步瞭解 DocSend 行動版。

  1. 登入 docsend.com。
  2. 點選左上角的下拉式選單圖示。
  3. 點選 [Space 協作區]。
  4. 點選您想設定的 Space 協作區。
  5. 點選左上角的下拉式選單圖示。
  6. 點選 [使用權限]。
  7. 在連結下方，點選您想設定的連結。
  8. 勾選或取消勾選以下內容使用權限的方塊，以進行所需設定：
    • 可供檢視
    • 可供下載
    • 浮水印
    • 保密協議
  9. 按一下 [儲存]。

隱藏 Space 協作區 (資料室) 中特定檔案的方法

  1. 登入 docsend.com。
  2. 按一下左側邊欄中的 [Space 協作區]。
  3. 按一下您想設定的 Space 協作區。
  4. 若您尚未擁有 Space 協作區，按一下右上角的 [建立 Space 協作區]。
  5. 按一下左側邊欄中的 [使用權限]。
  6. 按一下 [連結] 索引標籤。
  7. 按一下您想設定的連結。
  8. 取消勾選您想隱藏的檔案旁的 [可供檢視] 方塊。
  9. 按一下 [儲存]。

限制工作團隊存取 Space 協作區 (資料室) 中檔案的方法

您可以取消勾選 [使用權限] 中的 [可供檢視] 方塊，以此限制訪客存取特定檔案。然而，團隊成員可以存取所有 Space 協作區以及團隊資料夾中的任何內容。若要限制他們存取特定檔案，您需要將檔案移出團隊資料夾，再放入個人資料夾中。

要將團隊檔案移入您的個人資料夾的方法如下：

  1. 登入 docsend.com。
  2. 按一下左側邊欄中的 [內容]。
  3. 在 [團隊資料夾] 下，按一下 [自動建立的 Space 協作區資料夾]。
  4. 按一下與您要移出檔案的 Space 協作區相連的資料夾。
  5. 將檔案拖放到 [個人資料夾] 下的 [我的內容]。
  6. 按一下 [是，移動「檔案類型」]。

往後，您的團隊成員便無法再存取該特定檔案了。

 

設定 Space 協作區的細部權限

當您按下 [更多使用權限和存取權限] 或 [管理所有連結] 後，會開啟細部權限設定，讓您能夠快速管理 Space 協作區內的所有連結和群組設定。

備註：這些使用權限會覆寫預設的 Space 協作區連結設定。

 

連結

[連結] 索引標籤會顯示您在 Space 協作區中建立的所有連結。[建立新群組/連結] 可讓您建立新的群組或新的連結。您也可以勾選或取消勾選每個群組或帳戶連結的設定，包含：

  • [可供檢視]：管理使用者可存取哪一部分內容。
  • [可供下載]：啟用或停用使用者下載特定內容的權限。
  • [浮水印]：啟用或停用 PDF 檔案中是否顯示浮水印，以保護您的內容。
  • [保密協議]：若進入 Space 協作區不再需要簽署保密協議，可關閉此項設定。
    • 備註：要開啟特定內容仍須簽署保密協議。

內容

管理您的所有連結中個別內容的使用權限。切換為開啟或關閉即可管理每個內容是否可供檢視或可供下載。

操作列

在每個連結或群組中，操作列會顯示目前的設定。連結和群組有各自不同的設定，您可以進行修改。

  • 連結
    • [允許/禁止清單]：在清單中新增或移除個人。
    • [浮水印]：切換為開啟或關閉。
    • [須簽署保密協議]：切換為開啟或關閉。
    • [需提供電子郵件]：開啟後將設為需要電子郵件驗證。
    • [到期日]：設定連結到期日。
    • [密碼]：用密碼讓連結存取增加一層安全防護。
    • [新增訊息]：撰寫歡迎訊息，並於訪客存取 Space 協作區時顯示。
      • 備註：啟用 [需提供電子郵件] 後將開啟這項功能。
    • [更多]：讓您能在筆電或更小的螢幕上看到所有的設定。
    • [複製連結]：複製連結，以向訪客分享。
  • 群組
    • [管理存取權限]：邀請訪客檢視群組中的內容。
    • [浮水印]：切換為開啟或關閉。
    • [須簽署保密協議]：切換為開啟或關閉。
    • [傳送提醒]：傳送電子郵件通知給受到邀請，但尚未造訪您的 Space 協作區的訪客。


備註：如果您只有一個群組或一個連結，您將只能看到一個頁面，沒有「連結」或「內容」欄位。

 

常見問題

有關特定內容的自訂設定，若將內容移動至不同資料夾，設定是否還會延續？
是的。如果沒有設定自訂設定，那麼就會適用新資料夾的預設設定。

Space 協作區 (資料室) 的資料夾中所設定的使用權限，會套用至資料夾內所有內容嗎？
是的。

在我封存內容後，設定好的使用權限會因此重設嗎？
是的。封存任何資料夾或內容後，會復原所有使用權限設定。

將我的方案降級會影響設定好的 Space 協作區連結的使用權限嗎？
是的。在您方案降級之前，請先移除修改過的使用權限設定，因為降級到 Standard 方案會停用您修改這些設定的權限。

降級至 Personal 方案會停用所有 Space 協作區及與之相關的 Space 協作區連結。要重新啟用這些 Space 協作區及其連結，請重新升級至 Advanced 或更高的方案。

Space 協作區的協作者可以設定 Space 協作區細部權限嗎？
可以。

Space 協作區細部權限是否支援 Gmail、Google Chrome 或 Microsoft Outlook？
不支援。Space 協作區細部權限目前僅支援 Dropbox DocSend 網頁應用程式。

為何我無法編輯保密協議或浮水印設定？
若您仍未上傳保密協議或指定所要的浮水印類型，您會看到這些設定顯示為灰色。請在操作列中編輯這些設定，以啟用其細部權限。

不同的 Space 協作區連結可以用不同的浮水印嗎？
可以。您可以為不同的 Space 協作區連結自訂浮水印的格式。

相關資訊

 

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還是需要協助嗎？請前往 DocSend 說明中心查閱更多文章。

 

 

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