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管理空间（数据室）中的内容

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Lennon
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本文中的信息适用于 DocSend Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 客户。

存储空间创建完毕后，便可以添加一些内容。根据您使用的套餐，您可以在一个存储空间添加多达 4,000 项资产。如果您使用 Advanced、Advanced Data Rooms 或 Enterprise 套餐，则可以使用存储空间文件夹进一步整理内容。进一步了解文件上传限制息。

您可以在每次更新内容时通知访客，让他们随时了解共享存储空间的任何更改。进一步了解存储空间通知。
 

重要提示：

  • 除非将团队成员添加为协作者，否则他们无法预览存储空间中的内容。
  • 帐户所有者和团队管理员在所有存储空间中自动拥有与协作者相同的访问权限，但必须添加为协作者，才能接收访问通知。
    • 帐户所有者和团队管理员可以根据需要将自己添加为存储空间的协作者。
  • 如果存储空间所有者将内容直接上传到存储空间，上传的文件会自动存储在所有者的个人文件夹中。
    • 只有存储空间所有者才能查看这些文件，这保证了文档的私密性和所有者的控制权。

 

将内容添加到存储空间

在与外部访客共享存储空间之前和之后，可以将新内容添加到存储空间。

重要提示：“首页”库是一个文件夹，最多能容纳 200 个文件。

将内容从设备上传到存储空间

为确保默认将所有文件都添加到共享文件夹 > 共享存储空间上传文件 ，请执行以下操作：

  1. 登录 docsend.com。
  2. 单击存储空间。
  3. 创建或选择现有存储空间。
  4. 单击“添加内容”。
  5. 单击文件或文件夹，即可从设备添加内容。
    • 您还可以从连接的云存储帐户（例如 Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte 以及 SharePoint）添加内容。
  6. 单击打开或上传。
  7. 再次单击上传以确认。

现在，新上传的文件应已添加到存储空间。
 

注意：您可以为访客设置自动通知，每当有新的文档版本或内容添加到存储空间时，访客就会收到提醒。了解有关存储空间通知的更多信息。

将内容从您的内容库上传到存储空间

  1. 登录 docsend.com。
  2. 单击存储空间。
  3. 创建或选择现有存储空间。
  4. 单击“添加内容”。
  5. 从下拉菜单中选择从内容库添加。
  6. 单击添加到存储空间或上传。

您还可以通过将内容拖放到空的存储空间中来移动内容。

重要提示：默认情况下，团队成员可以查看您创建的所有存储空间，包括存储空间名称和文件夹结构。帐户所有者、团队管理员和协作者可以查看添加到存储空间的所有内容，包括个人文件夹中的内容，无论他们是否能够访问存储该内容的内容库。进一步了解如何在存储空间中开展协作。


撤消上传内容
如果您上传了错误的内容并想撤消该操作，请单击要移除的内容旁边的 X（移除），或单击“取消”。

在存储空间中请求文件

您可以在存储空间设置文件请求，让访客直接将文件上传到您的存储空间。凡可访问您存储空间的人都可以立即查看所有已上传的文件。进一步了解文件请求。

注意：由于链接与存储空间直接关联，存储空间文件请求没有独立的链接。存储空间文件请求可以从存储空间中移除，并放入存储空间的垃圾文件夹。

创建文件请求：

  1. 登录您的 DocSend 帐户。
  2. 单击左侧边栏中的空间。
  3. 单击要从中请求文件的存储空间。
  4. 单击请求文件。
  5. 填写文件请求字段。
  6. 单击更改文件夹以更新上传文件的存放位置。
  7. 单击创建文件请求。
  8. 单击选择存储空间链接来共享存储空间链接，以便您可以开始集合上传内容。

完成后，您可以直接在存储空间中或通过文件请求页面管理存储空间文件请求。如需从存储空间中移除存储空间文件请求，您可以按照移除存储空间中的内容中列出的步骤操作。如果要删除请求，您可以在“文件请求”页面执行此操作。
 

注意：删除文件请求的操作无法撤消。

 

 

更新存储空间中的内容

即使共享存储空间链接之后，也可以禁用或更新存储空间中的内容。它可以提供如下功能：

要更新存储空间的可访问性，请将活动切换为是或否。

 

您也可以单击存储空间名称右侧的 more（更多选项）来预览内容、编辑描述、更新缩略图，或者存档内容。

 

您也可以单击存储空间名称右侧的 more（更多选项）来预览内容、编辑描述、更新缩略图，或者存档内容。

您可以在“内容”页面将存储空间中的现有内容更新为新的版本。更新内容时，所有相关链接都会自动更新，以反映最新版本。进一步了解如何更新现有文档。
 

移除存储空间中的内容

您可以将内容和文件夹移入存档，从而将其从存储空间中删除。垃圾文件夹旨在帮助您轻松管理和精简存储空间中的内容。

重要提示：移入存档的内容会被存档，不会被删除，并且可以随时还原到存储空间中。访客不能查看或访问存档。

将存储空间中的内容移入存档有以下两种方式：

  1. 将文件拖放到左侧边栏的废纸篓中。
  2. 单击文件名右侧的 more（更多选项）。
  3. 选择移至废纸篓。

 

正在恢复内容

存档中的内容可以通过以下两种方式迁移回存储空间：将存档的内容从废纸篓拖放至左侧边栏中的主页，或者单击文件右侧的 more（更多选项），然后选择恢复到主页。

 

 

 重要说明：

  • 除非启用了自动通知，否则在存储空间内进行更改（如添加或移除内容）时，访客不会收到主动通知。 
  • 使用搜索栏无法搜索到存档中的内容。不过，从存档中恢复的内容将再次可供搜索。
  • 如果复制存储空间，存档中的内容不会同时转移至副本。
  • 存储空间所有者和协作者可以管理和编辑存档中的内容，例如重新排序和编辑文本字段。
  • 新内容无法直接添加到存档。
  • 存档中的内容和文件夹不受存储空间资产上限的约束。进一步了解文件上传限制。

移除存储空间中的内容不会影响历史访问数据。但是，从“内容”页面删除内容是永久且不可逆转的操作。进一步了解如何删除内容。

 

使用存储空间文件夹整理内容

仅 Advanced、Advanced Data Rooms 和 Enterprise 套餐客户享有此功能。

与存储空间版块类似，存储空间文件夹允许您将内容整理到子文件夹中。这还可用于突出显示不同阶段或主题中的文档，并为访客提供更易于浏览的查看体验。 

每个存储空间最多可容纳 2,000 项资产（Advanced Data Rooms 客户最多可容纳 4,000 项资产）。每个存储空间文件夹可容纳最多 200 项资产，受存储空间资产上限的约束。

 

要创建单个文件夹：

  1. 单击现有存储空间或创建一个新存储空间。
  2. 单击创建文件夹。
  3. 为文件夹命名，然后单击“创建”。

现在，您可以单击新文件夹并添加内容。
 

 

您可以随时编辑存储空间文件夹的名称。如需编辑名称，请点击文件名右侧的 more（更多选项），然后选择编辑文件夹名称。

 

注意：文件夹名称“首页”无法编辑。


要导入多个文件夹：

  1. 单击现有存储空间或创建一个新存储空间。
  2. 单击创建新建文件夹图标。
  3. 单击从 CSV 导入。
注意：导入 .csv 时，改格式的文件应在 A 列中显示索引信息，在 B 列中显示文件夹名称。

 

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重要提示：

  • 存储空间文件夹目前无法直接链接，只能共享常规存储空间链接。
  • 复制存储空间会转移现有内容和文件夹。
  • 您可以将文档和文件夹移动到存储空间中的其他文件夹。但是，这不 适用于存储空间版块。
  • 无法在存储空间中搜索文件夹。但是，将文件夹分组到各个版块有助于改进访客的查看导航体验。
  • 存储空间协作者可以管理存储空间中的设置、文档和文件夹。
  • 存储空间文件夹中的子文件夹计为存储空间资产；建议在添加内容之前先创建存储空间文件夹。

从 Advanced 降级为 Standard，所有使用存储空间文件夹的存储空间都将禁用。要重新激活存储空间，您可以执行以下操作之一：

  • 将存储空间文件夹移入存档。
  • 先将存储空间文件夹中的内容移至主文件夹，然后将存储空间文件夹移入存档。
注意：如果存储空间文件夹包含超过 200 项资产，则无法移动该文件夹。

如何下载存储空间索引

此功能仅限于 Advanced Data Rooms 客户。

索引允许您高效地查找和引用文件，而无需记住文件名。所有者和协作者可以随时打开存储空间（数据室）的索引。查看存储空间（数据室）的任何用户的索引值都应该相同，即使他们无权访问该存储空间中的某些文件。 

为某个存储空间（数据室）启用索引：

  1. 登录到 docsend.com。
  2. 单击“存储空间（数据室）”页面。
  3. 创建新的存储空间（数据室）或单击现有的存储空间（数据室）。
  4. 单击“整理”。
  5. 单击启用建立索引。

用户现在应该在其数据室中的每个资产旁边看到一个索引列。文档上传时会自动建立索引。 

 

下载索引（管理员或协作者）

如需下载索引：

  1. 转到“存储空间”页面。
  2. 选择所需的存储空间。
  3. 单击右上方的 more-vertical（更多选项）。

点击下载索引。

 

下载的索引包含内容编号、文件名、URL、类型、描述、启用状态和上次更新日期。

下载索引（访客）

如需下载索引：

  1. 打开相关存储空间页面的链接。
  2. 点击右上角的导出索引。
Spaces_Export_Index.png

下载的索引包含内容编号、文件名、URL、类型和描述。

注意：访客索引将仅显示已对该下载者启用的内容。


下载存储空间中的文件夹

注意：此功能仅限于 Advanced Data Rooms 客户
您可以下载整个存储空间、下载文件夹或从存储空间下载特定文件。 

要下载整个存储空间：

  1. 前往所需的存储空间。
  2. 单击右上角的 more-vertical（更多选项）。
  3. 从下拉菜单中选择下载存储空间。

您的文件夹将以 ZIP 文件的形式下载，屏幕底部会显示一条消息，告知您何时下载完成。

 

要从存储空间下载文件夹：

  1. 前往所需的存储空间。
  2. 单击您想要下载的文件夹右边的 more（更多选项）。
  3. 单击下载文件夹。

您的文件夹的 ZIP 文件将在您的“下载”文件夹中找到。

 

 

要从存储空间下载特定文件：

  1. 前往所需的存储空间。
  2. 单击所需的文件。
  3. 单击右上角的 more（更多选项）。
  4. 单击下载。

您的内容将在“下载”文件夹中找到。

 
 

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