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本文介绍了可在 DocSend Advanced Data Rooms 套餐中使用的一项功能。 |
概述
我们将虚拟数据室 (VDR) 称为空间。借助数据室，您通过一个链接即可分组和整理大量内容并与他人共享。现在，您可以通过发送群组邀请来共享数据室。群组简化了安全设置，只有获准的个人才能访问数据室中的文档或执行操作。
创建数据室群组
空间（也称数据室）支持您通过两种截然不同的方式与他人共享大量内容。您可以创建包含已获准成员的群组，也可以创建指向数据室的链接。
借助群组，您可以轻松确保只有经授权的个人才能访问数据室的内容，从而简化了安全性流程。个人只有在被纳入数据室成员名单并用电子邮件地址进行身份验证之后，才能访问数据室。链接也支持您设置允许名单和电子邮件身份验证等选项。
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注意：链接可以通过复制和粘贴进行共享，而群组邀请会直接从 DocSend 发送到收件人的电子邮件地址。详细了解群组和链接之间的区别。 |
要设置群组，请执行以下操作：
- 登录您的 DocSend 帐户。
- 单击左侧边栏中的空间。
- 单击要创建群组的数据室。
- 单击共享。
- 单击创建群组。
- 输入群组名称。
- 在安全设置下，切换所需的权限。
- 允许下载：允许数据室访客下载数据室资料。
- 添加水印：在数据室文档上叠加水印。
- 需签署协议才能查看：要求访客在签署保密协议 (NDA) 后才能查看文档。
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注意：安全设置将应用于整个数据室。 |
- 单击创建群组。
群组创建完毕后，您可以单击数据室旁边的挂锁图标，将权限应用于特定文件和文件夹。
要邀请群组成员加入您的数据室，请执行以下操作：
- 登录您的 DocSend 帐户。
- 单击左侧边栏中的权限。
- 单击权限下的群组选项卡。
- 单击邀请。
- 在添加电子邮件字段中添加电子邮件地址。
- 可选：添加消息。
- 单击邀请。
相关收件人将收到包含加入数据室邀请的电子邮件。
群组成员资格和访客身份验证
如果访客的电子邮件地址未包含在群组的成员资格列表中，他们将无法查看该群组的数据室中的内容，即便拥有链接也无济于事。这样可以最大限度减少未经授权的访问或意外暴露敏感信息的可能性。
当群组成员访问数据室时，他们需要输入并验证其电子邮件地址。
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注意：
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编辑群组设置和权限
您可以通过以下几种方式自定义群组：
- 群组名称：您可以设置并保存独特的名称，以标识您的群组。
- 允许下载：将此选项切换为开，即可允许访客下载并打印您的空间中的所有文档。
- 添加水印：将此选项切换为开，即可在文档上叠加水印。
- 需要协议才能查看：将此选项切换为开，即可要求成员必须先签署协议才能查看您的空间中的文档。
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注意：只有所有者和协作者才能创建和编辑群组。 |