Den här artikeln beskriver en funktion som finns tillgänglig i planerna DocSend Standard, Advanced och Advanced Data Rooms. |
Översikt
När du har skapat ett Space (datarum) är det dags att lägga till lite material. Beroende på vilken plan du har kan du lägga till upp till 4 000 tillgångar till ett enda Space. Om du har en Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-plan kan du använda Space-mappar för att ytterligare organisera ditt material. Läs mer om begränsningar för filuppladdning.
Du kan meddela dina besökare när du uppdaterar material och hålla dem underrättade om eventuella ändringar av det Space du vill dela. Läs mer om Space-meddelanden.
Viktigt:
- Teammedlemmar kan inte förhandsgranska material i ett Space om de inte läggs till som medarbetare.
- Kontoägare och teamadmins har automatiskt samma åtkomstbehörigheter som andra användare i alla utrymmen, men måste läggas till som medarbetare för att få besöksaviseringar.
- Kontoägare och teamadministratörer kan lägga till sig själva som medarbetare i Spaces efter behov.
- När en Space-ägare laddar upp material direkt till ett Space lagras de uppladdade filerna automatiskt i ägarens personliga mappar.
- Filerna kommer endast att vara synliga för Space-ägaren, vilket upprätthåller integritet och kontroll över dokumentet.
Innehållsförteckning
- Lägg till material i ett Space
- Lämna in filer i ett Space
- Uppdatera material i ett Space
- Ta bort material från ett Space
- Organisera material med Space-mappar
- Så laddar du ner ett Space-register
Lägg till material i ett Space
Nytt material kan läggas till i ett Space före och efter att detta Space har delats med externa besökare.
Viktigt: Ditt Startbibliotek är också en mapp som bara kan innehålla upp till 200 filer.
Ladda upp material till ett Space från din enhet:
För att se till att alla filer läggs till i delade mappar > Uppladdningar till delat utrymme som standard:
- Gå till Spaces-sidan .
- Skapa eller välj ett befintligt Space.
- Klicka på Lägg till material.
- Klicka på Ladda upp ny.
- Välj Min enhet i rullgardinsmenyn.
- Klicka på Lägg till filer eller Lägg till mapp för att lägga till innehåll från din enhet.
- Du kan också lägga till innehåll från anslutna molnlagringskonton som Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte och SharePoint.
- Klicka på Lägg till i Space.
Dina nyligen uppladdade filer ska nu läggas till i ditt Space.
Obs! Du kan konfigurera automatiska meddelanden för besökare som meddelar dem när en ny dokumentversion eller ett nytt dokumentinnehåll läggs till i ett Space.Läs mer om Space-meddelanden.
Ladda upp material till ett Space från ditt bibliotek
- Gå till Spaces-sidan.
- Skapa eller välj ett befintligt Space.
- Klicka på Lägg till material och välj Lägg till från materialbibliotek.
- Välj materialet du vill ladda upp till ditt Space.
- Klicka på Lägg till i Space.
Viktigt: Som standard är alla Spaces du skapar synliga för dina teamkollegor, inklusive Space-namnet och mappstrukturen. Kontoägare, teamadministratörer och medarbetare kan se allt material som läggs till i ett Space, även om det finns i en personlig mapp, eller om de inte har åtkomst till var materialet lagras i materialbiblioteket.Läs mer om hur du samarbetar i ett Space.
Lämna in filer i ett Space
Du kan konfigurera en filinlämning i ditt Space så att dina besökare kan ladda upp filer direkt till ditt Space. Alla uppladdade filer kommer omedelbart att vara synliga för alla som har tillgång till ditt Space. Läs mer om filinlämningar.
Obs! En filinlämning i Space har ingen egen länk eftersom den är direkt knuten till Space. Filinlämningar i Space kan tas bort från Space och placeras i papperskorgen.
För att skapa en filinlämning:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
- Gå till din https://docsend.com/spaces Spaces-sida.
- Välj önskat Space.
- Klicka på Lämna in filer i den högra panelen.
- Fyll i fälten för filinlämning.
- Klicka på Fortsätt.
- Välj en tillgänglig mapp där de uppladdade filerna kommer att finnas.
- Klicka på Skapa filinlämning.
- Dela Space-länken så att du kan börja samla in uppladdningar.
När du är klar kan du hantera dina Space-filinlämningar direkt från ditt Space eller via sidan för filinlämningar. För att ta bort en filinlämning från ditt Space kan du följa stegen i Ta bort material från Space. Om du vill ta bort filinlämningen kan du göra det via sidan för filinlämningar.
Obs! Det går inte att ångra raderingen av en filinlämning.
Uppdatera material i ett Space
Material i Spaces kan inaktiveras eller uppdateras även efter att Space-länken har delats. Så här fungerar det:
För att aktivera eller inaktivera Space-tillgänglighet kan du växla alternativet Synlig för andra till Ja eller Nej.
På samma sätt kan individuellt material slås på eller av.
Du kan också klicka på "..." till höger om Space-namnet för att förhandsgranska material, redigera beskrivningen, uppdatera miniatyrbilden eller arkivera material.
Du kan uppdatera befintligt material i ditt Space med en ny version genom att uppdatera det från sidan Material. När du uppdaterar material kommer alla associerade länkar automatiskt att uppdateras för att återspegla den senaste versionen. Läs mer om att uppdatera ett befintligt dokument.
Ta bort material från ett Space
Du kan ta bort material och mappar från ett Space genom att flytta dem till arkivet. Papperskorgen är utformad för att hjälpa dig att enkelt hantera och effektivisera material i ett Space.
Viktigt: Material som flyttas till arkivet arkiveras – det raderas inte och kan återställas till sitt ursprungliga tillstånd i ditt Space när som helst. Papperskorgen är inte synlig eller tillgänglig för besökare.
Du kan flytta material från ett Space till arkivet på två sätt:
- Dra och släpp filen i arkivet i den vänstra sidomenyn.
- Klicka på "..." (ellipsen) till höger om filnamnet och välj sedan Arkivera.
Återskapar material
Innehåll från arkivet kan flyttas tillbaka till Space genom att dra och släppa det från arkivet till Start i det vänstra sidofältet, eller genom att klicka på "..." (ellipsen) till höger om filen och sedan välja Återskapa till Start.
Viktigt:
- Besökare meddelas inte aktivt när ändringar, till exempel att lägga till eller ta bort material, görs i ett Space.
- Material i arkivet är inte sökbart när du använder sökfältet. Material som återställts från arkivet kommer dock att vara sökbart igen.
- Material i arkivet överförs inte när du duplicerar ett Space.
- Space-ägare och medarbetare kan hantera och redigera material i arkivet, till exempel omorganisera och redigera textfält.
- Nytt material kan inte läggas till direkt i arkivet.
- Material och mappar i arkivet räknas inte med i gränsen för Space-resurser. Läs mer om begränsningar för filuppladdning.
- Att ta bort material från ett Space kommer inte att påverka historiska besöksdata. Att ta bort material från sidan Material är dock permanent och oåterkalleligt. Läs mer om att ta bort material.
Organisera material med Space-mappar
I likhet med Space-avsnitt ger Space-mappar dig möjlighet att organisera material i undermappar. Detta kan också användas för att markera dokument i olika stadier eller med olika ämnen och ger en mer navigerbar upplevelse för besökare.
Varje Space kan rymma upp till 4 000 tillgångar totalt. Varje Space-mapp räknas mot den totala tillgångsgränsen för samma Space och kan innehålla upp till 200 tillgångar.
Så här fungerar det:
- Klicka på ett befintligt Space eller skapa ett nytt Space.
- Klicka på Organisera.
- Välj Skapa mapp i rullgardinsmenyn.
- Namnge din mapp och klicka på Skapa.
Du kan nu klicka på den nya mappen och lägga till material.
Namn på Space-mappar kan redigeras när som helst. Du kan redigera namnet genom att klicka på "..." (ellipsen) till höger om filnamnet och sedan välja Redigera mappnamn.
Obs! Huvudmappens namn kan inte redigeras.
Viktigt:
- Space-mappar kan inte länkas direkt just nu; endast allmänna Space-länkar kan delas.
- Duplicering av ett Space överför befintligt material och mappar.
- Du kan flytta dokument och mappar till andra mappar i ett Space. Detta gäller dock inte Space-avsnitt.
- Mappar är inte sökbara i ett Space. Att gruppera mappar i sektioner kan dock bidra till att förbättra besökarens visningsupplevelse och förenkla navigeringen.
- Space-medarbetare kan hantera inställningar, dokument och mappar i ett Space.
- En undermapp i en Space-mapp räknas som en Space-tillgång. Det rekommenderas att du skapar Space-mappar innan du lägger till material.
Nedgradering från Advanced till Standard kommer att inaktivera alla Spaces som använder Space-mappar. För att återaktivera Space kan du antingen:
- Flytta Space-mappen till arkivet
- Flytta först innehållet från Space-mappen till huvudmappen och flytta sedan Space-mappen till arkivet.
Viktigt: Du kan inte flytta en Space-mapp om den innehåller mer än 200 tillgångar eftersom detta överskrider gränsen för Space-tillgångar.
Så laddar du ner ett Space-register
DocSend låter dig ladda ner ett register över materialet i ett Space, som innehåller ett innehållsträd och tillhörande metadata för varje objekt i detta Space. Dessa register kan laddas ner av administratörer, andra användare och besökare som en CSV-fil.
Ladda ner ett register (administratörer eller andra användare)
För att ladda ner ett register:
- Gå till din https://docsend.com/spaces Spaces-sida.
- Välj önskat Space.
- Klicka på "⁝" (vertikalt ellipsis) längst upp till höger.
- Klicka på Ladda ner register.
Det nedladdade registret innehåller innehållsnummer, filnamn, webbadresser, typer, beskrivningar, aktiverad status och datum för den senaste uppdateringen.
Ladda ner ett register (besökare)
För att ladda ner ett register:
- Öppna länken till relevant Spaces-sida.
- Klicka på Exportera register längst upp till höger.
Det nedladdade registret innehåller materialnummer, filnamn, webbadresser, typer och beskrivningar.
Obs! Ett besöksregister visar endast material som är aktiverat för den person som laddar ner det.
Relaterad läsning
- Vad är Spaces (datarum)?
- Detaljerade behörigheter för Space
- Anpassa ett Space (datarum)
- Duplicera ett Space (datarum)
- Samarbeta i ett Space (datarum)
---
Behöver du fortfarande hjälp? Läs fler artiklar i DocSends hjälpcenter.