|
Den här artikeln beskriver en funktion som är tillgänglig i planerna DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms och Enterprise. |
Översikt
När du har skapat ett Space (datarum) är det dags att lägga till lite material. Beroende på vilken plan du har kan du lägga till upp till 4 000 tillgångar i ett enda Space. Om du har planen Advanced, Advanced Data Rooms eller Enterprise kan du använda Spaces-mappar för att ytterligare organisera ditt innehåll. Läs mer om begränsningar av filuppladdning.
Du kan meddela dina besökare när du uppdaterar material, hålla dem underrättade om eventuella ändringar i det Space du vill dela. Läs mer om Space-meddelanden.
Viktigt:
- Teammedlemmar kan inte förhandsgranska material i ett Space om de inte läggs till som en annan användare.
- Kontoägare och teamadministratörer har automatiskt samma åtkomstbehörigheter som en annan användare i alla Spaces, men måste läggas till som en annan användare för att få besöksmeddelanden.
- Kontoägare och teamadministratörer kan lägga till sig själva som annan användare i Spaces efter behov.
- När en Space-ägare laddar upp material direkt till ett Space lagras de uppladdade filerna automatiskt i ägarens personliga mappar.
- Filerna kommer endast att vara synliga för Space-ägaren och upprätthåller sekretess och kontroll över dokumentet.
Innehållsförteckning
- Lägg till material i ett Space
- Lämna in filer i ett Space
- Uppdatera material i ett Space
- Ta bort material från ett Space
- Ordna material med Space-mappar
- Ladda ner index av ett Space
Lägg till material i ett Space
Nytt material kan läggas till i ett Space före och efter att detta Space har delats med externa besökare.
Viktigt: Ditt hembibliotek är också en mapp som bara rymmer upp till 200 filer.
Ladda upp material till ett Space från din enhet
Så här säkerställer du att alla filer läggs till i Delade mappar > Uppladdningar av delat Space som standard:
- Gå till sidan Spaces.
- Skapa eller välj ett befintligt Space.
- Klicka på Lägg till material.
- Klicka på Ladda upp ny.
- Välj Min enhet i listmenyalternativen.
- Klicka på Lägg till filer eller Lägg till mapp för att lägga till material från din enhet.
- Det går även att lägga till material från anslutna molnlagringskonton som Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte och SharePoint.
- Klicka på Lägg till i Space.
Dina nyligen uppladdade filer bör nu läggas till i ditt Space.
Obs: Du kan ställa in automatiska meddelanden för besökare som informerar dem varje gång en ny dokumentversion eller nytt material läggs till i ett Space. Läs mer om Space-meddelanden.
Ladda upp material till ett Space från ditt bibliotek
- Gå till sidan Spaces.
- Skapa eller välj ett befintligt Space.
- Klicka på Lägg till material och välj Lägg till från materialbibliotek.
- Välj vilket material du vill ladda upp till ditt Space.
- Klicka på Lägg till i Space.
Viktigt: Som standard är alla Spaces du skapar synliga för medarbetarna i teamet, inklusive utrymmets namn och mappstrukturen. Kontoägaren, teamadministratörer och andra användare kan visa allt material som läggs till i ett Space, även om det ligger i en personlig mapp, eller så har de inte tillgång till den plats där materialet lagras i materialbiblioteket. Mer information om att samarbeta i ett Space.
Lämna in filer i ett Space
Du kan skapa en filinlämning i ditt Space så att dina besökare kan ladda upp filer direkt till ditt Space. Alla uppladdade filer kommer att synas omedelbart för alla som har åtkomst till ditt Space. Mer information om filinlämningar.
Obs: En Space-filinlämning har ingen egen länk eftersom den är direkt knuten till Space. Space-filinlämningar kan tas bort från Space och placeras i Space papperskorg.
Så här skapar du en filinlämning:
- Logga in på ditt DocSend-konto.
- Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
- Gå till din Spaces-sida.
- Välj önskat Space.
- Klicka på Lämna in filer på höger panel.
- Fyll i filinlämningsfälten.
- Klicka på Fortsätt.
- Välj en ledig mapp där de uppladdade filerna ska ligga.
- Klicka på Skapa filinlämning.
- Dela Space-länken så att du kan börja samla uppladdningar.
När detta är slutfört kan du hantera dina Space-filinlämningar direkt från ditt Space eller via filinlämningssidan. För att ta bort en Space-filinlämning från ditt Space följer du stegen i Ta bort material från Spaces. Om du vill radera inlämningen kan du göra det via filinlämningssidan.
Obs: Det går inte att ångra radering av en filinlämning.
Uppdatera material i ett Space
Material i Spaces kan inaktiveras eller uppdateras även efter att Space-länken har delats. Så här fungerar det:
För att aktivera eller inaktivera Space-åtkomst, kan du växla alternativet Synlig för andra till Ja eller Nej.
På samma sätt kan enskilt material aktiveras eller inaktiveras.
Du kan också klicka på ”…” (fler alternativ) till höger om Space-namnet för att förhandsgranska materialet, redigera beskrivningen, uppdatera miniatyrbilden eller arkivera material.
Du kan uppdatera befintligt material i Space med en ny version genom att uppdatera det från sidan Material. När du uppdaterar material uppdateras alla associerade länkar automatiskt för att återspegla de senaste versionerna. Mer information om att uppdatera ett befintligt dokument.
Ta bort material från ett Space
Du kan ta bort material och mappar från ett eller flera Spaces genom att flytta dem till arkivet. Papperskorgen är utformad för att hjälpa dig att enkelt hantera och effektivisera material i ett Space.
Viktigt: Material som flyttas till arkivet arkiveras, men raderas inte och kan när som helst återställas till ursprungligt skick i Space. Arkivet är inte synligt och tillgängligt för besökare.
Det går att flytta material från ett Space till arkivet på två sätt:
- Dra och släpp filen till arkivet på den vänstra sidomenyn.
- Klicka på ”…” (fler alternativ) till höger om filnamnet och välj sedan Arkivera.
Återskapar material
Material från arkivet kan flyttas tillbaka till Space genom att du drar och släpper det från arkivet till Hem på den vänstra sidomenyn, eller genom att klicka på ”…” (fler alternativ) till höger om filen och sedan välja Återskapa till Hem.
Viktigt:
- Besökare aviseras inte aktivt när ändringar, som att lägga till eller ta bort material, görs i ett Space.
- Material i arkivet kommer inte att vara sökbart med sökfältet. Men material som återställs från arkivet blir sökbart igen.
- Material i arkivet överförs inte vid duplicering av ett Space.
- Space-ägare och andra användare kan hantera och redigera material i arkivet, till exempel ändra ordning på och redigera textfält.
- Det går inte att lägga till nytt material direkt i arkivet.
- Material och mappar i arkivet räknas inte mot gränsen för Space-tillgångar. Mer information om begränsningar av filuppladdningar.
- Data över historiska besök påverkas inte om du tar bort material från ett Space. Men radering av material från sidan Material är dock permanent och går inte att ångra. Mer information om att radera material.
Ordna material med Space-mappar
Obs: Den här funktionen är begränsad till kunder med planerna Advanced, Advanced Data Rooms och Enterprise.
I likhet med Space-avsnitt kan Space-mappar ordna material i undermappar. Detta kan också användas för att markera dokument för olika stadier eller ämnen, och ger en mer navigerbar upplevelse för besökarna.
Varje Space kan rymma upp till 2 000 tillgångar totalt (upp till 4 000 tillgångar för Advanced Data Room-kunder). Varje Space-mapp räknas mot den totala tillgångsgränsen för detta Space och kan innehålla upp till 200 tillgångar.
Så här fungerar det:
- Klicka på ett befintligt Space eller skapa ett nytt Space.
- Klicka på Organisera.
- Välj Skapa mapp på listmenyn.
- Namnge din mapp och klicka på Skapa.
Du kan nu klicka på den nya mappen och lägga till material.
Space-mappnamn kan redigeras när som helst. Du kan ändra namnet genom att klicka på ”…” (fler alternativ) till höger om filnamnet och sedan välja Redigera mappnamn.
Obs: Mappnamnet Hem kan inte redigeras.
Viktigt:
- Space-mappar kan för närvarande inte direkt länkas. Endast generella Space-länkar kan delas.
- Duplicering av ett Space för över befintligt material och mappar.
- Du kan flytta dokument och mappar till olika mappar inom ett Space. Detta gäller dock inte för Space-avsnitt.
- Mappar är inte sökbara i ett Space. Men att gruppera mappar i sektioner kan göra det lättare för besökarens visningsnavigering.
- Andra användare i Space kan hantera inställningar, dokument och mappar i ett Space.
- En undermapp i en Space-mapp räknas som en Space-tillgång. Det rekommenderas att skapa Space-mappar innan du lägger till material.
Nedgradering från Advanced till Standard kommer att inaktivera alla Spaces som använder Space-mappar. För att återaktivera detta Space kan du göra något av följande:
- Flytta Space-mappen till arkivet
- Först flytta material från Space-mappen till Hem-mappen, och sedan flytta Space-mappen till arkivet.
Viktigt: Det går inte att flytta en Space-mapp om den innehåller fler än 200 tillgångar, eftersom det överskrider gränsen för Space-tillgångar.
Ladda ner index av ett Space
Obs: Denna funktion är begränsad till Advanced Data Room-kunder.
Med DocSend kan du ladda ner ett register över materialet i ett Space, vilket inkluderar ett materialträd och tillhörande metadata för varje objekt i detta Space. Dessa register kan laddas ner av administratörer, andra användare och besökare som ett CSV.
Ladda ner ett register (administratörer eller andra användare)
Ladda ner ett register:
- Gå till din Spaces-sida.
- Välj önskat Space.
- Klicka på “⁝” (fler alternativ) uppe till höger.
- Klicka på Ladda ner register.
Det nerladdade registret innehåller materialnummer, filnamn, URL, typer, beskrivningar, aktiverad status och datumet för den senaste uppdateringen.
Ladda ner ett register (besökare)
Ladda ner ett register:
- Öppna länken till relevant Spaces-sida.
- Klicka på Exportera register längst upp till höger.
Det nerladdade registret innehåller materialnummer, filnamn, URL, typer och beskrivningar.
Obs: Ett besöksregister visar endast material som är aktiverat för den person som laddar ner det.
Relaterad läsning
- Vad är Spaces (datarum)?
- Detaljerade behörigheter för Space
- Anpassa ett Space (datarum)
- Duplicera ett Space (datarum)
- Samarbeta i ett Space (datarum)
---
Behöver du fortfarande hjälp? Läs fler artiklar i DocSends hjälpcenter.