Artiklar i detta avsnitt

Hantera material i ett Space (datarum)

Avatar
Lennon
  • Uppdaterad
Informationen i den här artikeln gäller för kunder med DocSend Advanced, Advanced Data Rooms och Enterprise.

När du har skapat ett Space är det dags att lägga till lite material. Beroende på vilken plan du har kan du lägga till upp till 4 000 tillgångar till ett enda Space. Om du har en Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-plan kan du använda Space-mappar för att ytterligare organisera ditt material. Läs mer om begränsningar för filuppladdning.

Du kan meddela dina besökare när du uppdaterar material och hålla dem underrättade om eventuella ändringar av det space du vill dela. Läs mer om Space-meddelanden.
 

Viktigt:

  • Teammedlemmar kan inte förhandsgranska material i ett Space om de inte läggs till som medarbetare.
  • Kontoägare och teamadmins har automatiskt samma åtkomstbehörigheter som andra användare i alla utrymmen, men måste läggas till som medarbetare för att få besöksaviseringar.
    • Kontoägare och teamadministratörer kan lägga till sig själva som medarbetare i Spaces efter behov.
  • När en Space-ägare laddar upp material direkt till ett Space lagras de uppladdade filerna automatiskt i ägarens personliga mappar.
    • Filerna kommer endast att vara synliga för Space-ägaren, vilket upprätthåller integritet och kontroll över dokumentet.

 

Lägg till material i ett Space

Nytt material kan läggas till i ett space före och efter att detta space har delats med externa besökare.

Viktigt: Ditt startbibliotek är en mapp som kan innehålla upp till 200 filer.

Ladda upp material till ett Space från din enhet:

För att se till att alla filer läggs till i delade mappar > Uppladdningar till delat utrymme som standard: 

  1. Logga in på docsend.com.
  2. Klicka påSpaces.
  3. Skapa eller välj ett befintligt Space.
  4. Klicka på Lägg till material.
  5. Klicka på Filer eller Mapp för att lägga till material från din enhet.
    • Du kan också lägga till innehåll från anslutna molnlagringskonton som Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte och SharePoint.
  6. Klicka på Öppna eller Ladda upp.
  7. Klicka på Ladda upp igen för att bekräfta.

Dina nyligen uppladdade filer ska nu ha lagts till i ditt space.

Obs: Du kan ställa in automatiska meddelanden för besökare som informerar dem varje gång en ny dokumentversion eller nytt material läggs till i ett Space. Läs mer om Space-meddelanden.

Ladda upp material till ett Space från ditt bibliotek

  1. Logga in på docsend.com.
  2. Klicka påSpaces.
  3. Skapa eller välj ett befintligt Space.
  4. Klicka på Lägg till material.
  5. Välj Lägg till från materialbibliotek från rullgardinsmenyn.
  6. Klicka på Lägg till i Space eller Ladda upp. 

Du kan också flytta material genom att dra och släppa det i ett tomt space.

Viktigt: Som standard är alla Spaces du skapar synliga för dina teamkollegor, inklusive Space-namnet och mappstrukturen. Kontoägare, teamadministratörer och medarbetare kan se allt material som läggs till i ett Space, även om det finns i en personlig mapp, eller om de inte har åtkomst till var materialet lagras i materialbiblioteket. Läs mer om hur du samarbetar i ett Space.


Ångra uppladdat material
Om du laddade upp felaktigt material och vill ångra åtgärden, klickar du på X (ta bort) bredvid det material du vill ta bort, eller klickar på Avbryt.

Lämna in filer i ett Space

Du kan konfigurera en filinlämning i ditt Space så att dina besökare kan ladda upp filer direkt till ditt Space. Alla uppladdade filer kommer omedelbart att vara synliga för alla som har tillgång till ditt Space. Läs mer om filinlämningar.

Obs! En filinlämning i Space har ingen egen länk eftersom den är direkt knuten till Space. Filinlämningar i Space kan tas bort från Space och placeras i papperskorgen.

För att skapa en filinlämning:

  1. Logga in på DocSend-kontot.
  2. Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
  3. Klicka på det Space du vill begära filer från.
  4. Klicka på Lämna in filer.
  5. Fyll i fälten för filinlämning.
  6. Klicka på Ändra mapp för att uppdatera den plats där de uppladdade filerna kommer att sparas.
  7. Klicka på Skapa filinlämning.
  8. Klicka på Välj en Space-länk för att dela Space-länken, så att du kan börja ta emot uppladdningar.

När du är klar kan du hantera dina Space-filinlämningar direkt från ditt space eller via sidan för filinlämningar. För att ta bort en filinlämning från ditt space kan du följa stegen i Ta bort material från Space. Om du vill radera inlämningen kan du göra det via sidan för filinlämningar.
 

Obs! Det går inte att ångra raderingen av en filinlämning.

 

 

Uppdatera material i ett Space

Material i Spaces kan inaktiveras eller uppdateras även efter att Space-länken har delats. Så här fungerar det:

Ändra tillgänglighet för ett space genom att växla Aktiv till Ja eller Nej.

 

På samma sätt kan individuellt material slås på eller av.

 

Du kan också klicka på more (fler alternativ) till höger om Space-namnet för att förhandsgranska materialet, redigera beskrivningen, uppdatera miniatyrbilden eller arkivera material.

Du kan uppdatera befintligt material i ditt Space med en ny version genom att uppdatera det från sidan Material. När du uppdaterar material kommer alla associerade länkar automatiskt att uppdateras för att återspegla den senaste versionen. Läs mer om att uppdatera ett befintligt dokument.
 

Ta bort material från ett Space

Du kan ta bort material och mappar från ett Space genom att flytta dem till arkivet. Papperskorgen är utformad för att hjälpa dig att enkelt hantera och effektivisera material i ett Space.

Viktigt: Material som flyttas till arkivet arkiveras, men raderas inte och kan när som helst återställas till ursprungligt skick i Space. Arkivet är inte synligt och tillgängligt för besökare.

Du kan flytta material från ett Space till arkivet på två sätt:

  1. Dra och släpp filen i Papperskorgen på den vänstra sidomenyn.
  2. Klicka på more (fler alternativ) till höger om filnamnet.
  3. Välj Flytta till papperskorgen.

Återskapar material

Material från arkivet kan flyttas tillbaka till ett Space genom att dra och släppa det från Papperskorgen till Start i den vänstra sidomenyn, eller genom att klicka på more (fler alternativ) till höger om filen och sedan välja Återskapa till Start.

 

 

Viktigt:

  • Besökare aviseras inte aktivt när ändringar, som att lägga till eller ta bort material, görs i ett Space om inte automatiska meddelanden är aktiverade. 
  • Material i arkivet är inte sökbart när du använder sökfältet. Material som återställts från arkivet kommer dock att vara sökbart igen.
  • Material i arkivet överförs inte när du duplicerar ett Space.
  • Space-ägare och medarbetare kan hantera och redigera material i arkivet, till exempel omorganisera och redigera textfält.
  • Nytt material kan inte läggas till direkt i arkivet.
  • Material och mappar i arkivet räknas inte med i gränsen för Space-resurser. Läs mer om begränsningar för filuppladdning.
  • Att ta bort material från ett Space kommer inte att påverka historiska besöksdata. Att ta bort material från sidan Material är dock permanent och oåterkalleligt. Läs mer om att ta bort material.


Organisera material med Space-mappar

Den här funktionen är begränsad till kunder med planerna Advanced, Advanced Data Rooms och Enterprise.

I likhet med Space-avsnitt ger Space-mappar dig möjlighet att organisera material i undermappar. Detta kan också användas för att markera dokument i olika stadier eller med olika ämnen och ger en mer navigerbar upplevelse för besökare. 

Varje Space kan rymma upp till 2 000 tillgångar totalt (upp till 4 000 tillgångar för Advanced Data Room-kunder). Varje Space-mapp räknas mot den totala tillgångsgränsen för samma Space och kan innehålla upp till 200 tillgångar. 

Skapa en enkel mapp:

  1. Klicka på ett befintligt Space eller skapa ett nytt Space.
  2. Klicka på Skapa mapp.
  3. Namnge din mapp och klicka på Skapa.

Du kan nu klicka på den nya mappen och lägga till material.
 

 

Namn på Space-mappar kan redigeras när som helst. Du kan redigera namnet genom att klicka på more (fler alternativ) till höger om filnamnet och sedan välja Redigera mappnamn.

 

Obs! Huvudmappens namn kan inte redigeras.

Importera flera mappar:

  1. Klicka på ett befintligt Space eller skapa ett nytt Space.
  2. Klicka på ikonen Skapa ny mapp.

Klicka på Importera från CSV.

Obs: När du importerar en .csv-fil ska formatet visa registreringsinformationen i kolumn A och mappnamnen i kolumn B.

 

WKlemE5b.png

Viktigt:

  • Space-mappar kan inte länkas direkt just nu; endast allmänna Space-länkar kan delas.
  • Duplicering av ett Space överför befintligt material och mappar.
  • Du kan flytta dokument och mappar till andra mappar i ett Space. Detta gäller dock inte Space-avsnitt.
  • Mappar är inte sökbara i ett Space. Att gruppera mappar i sektioner kan dock bidra till att förbättra besökarens visningsupplevelse och förenkla navigeringen.
  • Space-medarbetare kan hantera inställningar, dokument och mappar i ett Space.
  • En undermapp i en Space-mapp räknas som en Space-tillgång. Det rekommenderas att du skapar Space-mappar innan du lägger till material.

Nedgradering från Advanced till Standard kommer att inaktivera alla Spaces som använder Space-mappar. För att återaktivera Space kan du antingen:

  • Flytta Space-mappen till arkivet.
  • Flytta först innehållet från Space-mappen till huvudmappen och flytta sedan Space-mappen till arkivet.
Obs: Det går inte att flytta ett space om det innehåller fler än 200 tillgångar.

Så laddar du ner ett Space-register

Denna funktion är begränsad till kunder med Advanced Data Rooms.

Med registrering kan du på ett effektivt sätt hitta och referera till filer utan att behöva komma ihåg filnamnet. Ägare och andra användare kan när som helst aktivera registrering för ett Space (data rum).  Registervärden bör vara desamma för alla användare som visar Space (datarum), även om de inte har åtkomst till vissa filer inom detta Space. 

Aktivera registrering för ett space (datarum):

  1. Logga in på docsend.com.
  2. Klicka på sidan Spaces (datarum).
  3. Skapa ett nytt space (datarum) eller klicka på ett befintligt space (datarum).
  4. Klicka på Organisera.
  5. Klicka på Aktivera registrering. 

Användare bör nu se en Registerkolumn bredvid varje tillgång i sitt datarum. Dokument kommer automatiskt att registreras när de laddas upp. 

 

Ladda ner ett register (administratörer eller andra användare)

För att ladda ner ett register:

  1. Gå till din https://docsend.com/spaces Spaces-sida.
  2. Välj önskat Space.
  3. Klicka på more-vertical (fler alternativ) uppe till höger.

Klicka på Ladda ner register.

 

Det nedladdade registret innehåller innehållsnummer, filnamn, webbadresser, typer, beskrivningar, aktiverad status och datum för den senaste uppdateringen.

Ladda ner ett register (besökare)

För att ladda ner ett register:

  1. Öppna länken till relevant Spaces-sida.
  2. Klicka på Exportera register längst upp till höger.
Spaces_Export_Index.png

Det nedladdade registret innehåller materialnummer, filnamn, webbadresser, typer och beskrivningar.

Obs! Ett besöksregister visar endast material som är aktiverat för den person som laddar ner det.

 

Ladda ner mappar i ett space

Denna funktion är begränsad till kunder med Advanced Data Room.

Du kan ladda ner ett helt Space, ladda ner en mapp eller ladda ner specifika filer från ett Space. 

Ladda ner ett helt space:

  1. Navigera till önskat space.
  2. Klicka på more-vertical (fler alternativ) längst upp till höger.
  3. Välj Ladda ner lagringsutrymme från rullgardinsmenyn.

Dina mappar laddas ner som en ZIP-fil och ett meddelande längst ner på skärmen informerar dig när nedladdningen är klar.

Ladda ner mappar från ett space:

  1. Navigera till önskat space.
  2. Klicka på more (fler alternativ) till höger om mappen du vill ladda ner.
  3. Klicka på Ladda ner mapp. 

Det finns en ZIP-fil av din mapp i mappen "Hämtade filer".

 
 

Ladda ner en specifik fil från ett Space:

  1. Navigera till önskat space.
  2. Klicka på önskad fil.
  3. Klicka på more (fler alternativ) längst upp till höger.
  4. Klicka på Ladda ner. 

Du hittar ditt material i mappen "Hämtade filer".

 
 

Relaterade artiklar