|
Den här artikeln beskriver en funktion som finns tillgänglig i planerna DocSend Advanced Data Rooms. |
Översikt
Virtuella datarum (VDR) kallar vi för Spaces. Med datarum kan stora mängder material grupperas, ordnas och delas med andra med bara en länk. Nu kan du dela datarum genom att skicka en gruppinbjudan. Grupper förenklar säkerhetsinställningarna så att endast godkända personer kan komma åt eller bidra med dokument i ett datarum.
Skapa datarumsgrupper
Med Spaces, eller datarum, kan du dela stora mängder material med andra på två olika sätt. Du kan skapa en grupp med en lista med godkända medlemmar eller så kan du skapa länkar till ditt datarum.
Grupper effektiviserar säkerheten genom att göra det lättare att säkerställa så att endast behöriga får åtkomst till materialet i datarummet. Personer måste finnas på datarummets medlemslista och autentisera sig med sin mejladress för att få åtkomst till ett datarum. Länkar kan användas på ett liknande sätt tillsammans med behörighetslistan och mejlautentisering.
|
Obs! Till skillnad från länkar, som kan delas genom att kopiera och klistra in dem, så skickas gruppinbjudningar direkt från DocSend till mottagarens mejladress. Läs mer om skillnaden mellan grupper och länkar. |
Så här konfigurerar du en grupp:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
- Klicka på datarummet som du skapar en grupp för.
- Klicka på Dela.
- Klicka på Skapa grupp.
- Ange ett gruppnamn.
- Växla valfria behörigheter under Säkerhetsinställningar.
- Tillåt nerladdningar: Tillåter besökare i datarummet att ladda ner datarumsmaterial.
- Lägg till vattenstämpel: Lägg på en vattenstämpel över dokument i datarummet.
- Kräv avtal för att visa: Besökare måste skriva under ett sekretessavtal (NDA) innan de kan visa ett dokument.
|
Obs! Säkerhetsinställningar gäller hela datarummet. |
- Klicka på Skapa grupp.
När du har skapat en grupp kan du tillämpa behörigheter till specifika filer och mappar genom att klicka på hänglåsikonen bredvid datarummet.
Bjud in gruppmedlemmar till datarummet:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på Behörigheter på den vänstra sidomenyn.
- Klicka på fliken Grupper under Behörigheter.
- Klicka på Bjud in.
- Lägg till mejladress i fältet Lägg till mejladresser.
- Valfritt: Lägg till ett meddelande.
- Klicka på Bjud in.
Mottagare får ett e-postmeddelande med en inbjudan till datarummet.
Gruppmedlemskap och besöksautentisering
Om en besökares mejladress inte redan finns i en grupps medlemslista kommer de inte att kunna visa materialet för den gruppens datarum, även om de har länken. Det minskar risken för obehörig åtkomst eller oavsiktlig exponering av känslig information.
När gruppmedlemmar får åtkomst till ett datarum måste de ange och autentisera sin mejladress.
|
Obs:
|
Redigera gruppinställningar och behörigheter
Det finns ett par olika sätt att anpassa gruppen:
- Gruppnamn: Du kan ställa in och spara ett unikt namn som identifierar gruppen.
- Tillåt nerladdning: Det här alternativet kan aktiveras för att låta besökare ladda ner och skriva ut alla dokument i ditt Space.
- Lägg till en vattenstämpel: Det här alternativet kan aktiveras för att lägga en vattenstämpel ovanpå dina dokument.
- Kräv avtal för att visa: Om detta alternativ aktiveras måste medlemmar skriva under ett avtal innan de kan visa dokument i ditt Space.
|
Obs! Endast ägare och andra användare kan skapa och redigera grupper. |