Den här artikeln beskriver en funktion som finns tillgänglig för kunder i planerna DocSend Standard, Advanced och Advanced Data Rooms. |
Medarbetare i ett Space har möjlighet att hantera ett Space (datarum) på uppdrag av Space-ägaren. Genom att ha extra medarbetare kan andra hjälpa till att hantera ditt material och hålla det uppdaterat.
Innehållsförteckning
- Lägg till eller ta bort en annan användare i ett Space
- Dela länkar till Spaces
- Lägg till material i ett Space
- Sekretess och synlighet för material
- Behörigheter och meddelanden
Lägg till eller ta bort en annan användare i ett Space
Att skapa ett datarum gör dig till datarumsägare som standard. Det betyder att du kan lägga till teammedlemmar för att bli medarbetare. Medarbetare kan också tas bort från ett Space när som helst.
Teammedlemmar som inte är medarbetare kan fortfarande komma in i Space via DocSend, men de kommer inte att kunna:
- Hantera Space
- Visa eller lägga till innehåll
- Dela eller anpassa ditt Space
- Visa granskningsloggen
- Visa Space-analysdata för det datarummet
Obs!
- Kontoägare, teamadmins och andra användare kan förhandsgranska material som läggs till i ett Space, även om det finns i en personlig mapp.
- Kontoägare och teamadmins har automatiskt samma åtkomstbehörigheter som andra användare i alla Spaces som deras teammedlemmar skapar, men kommer inte att få besöksaviseringar om de inte läggs till som medarbetare. Användare kan se vem som är administratör i medarbetarmodellen.
- Kontoägare och teamadmins kan lägga till sig själva som medarbetare i ett Space efter behov, men teammedlemmar måste bjudas in.
- Samma inställningar gäller för administratörer, Space-medarbetare och teammedlemmar när de kommer åt material i personliga mappar.
- Om en medlem eller en administratör läggs till som medarbetare i ett Space har de endast skrivskyddad åtkomst till material i teammappar.
Så här lägger du till en Space-medarbetare:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på fliken Spaces i vänstra sidomenyn.
- Klicka på datarummet som du lägger till medarbetare i.
- Klicka på ”+” (plusikonen) under rubriken Space och välj en medarbetare.
- Klicka på Spara.
Dina medarbetare kommer nu att se alternativ för att hantera och dela ditt Space (se skärmdumpar nedan).Läs om hur du lägger till teammedlemmar i DocSend.
Så här tar du bort en Space-medarbetare:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Gå till fliken i den vänstra sidomenyn.
- Klicka på utrymmet som du tar bort medarbetare från.
- Klicka på ”+” (plusikonen).
- Klicka på ”x” (x-ikonen) bredvid den medarbetare du tar bort.
- Klicka på Spara.
Obs! Äganderätten till ett Space kan inte överföras till andra Space-medarbetare.
Dela länkar till Spaces
Så här delar du ditt datarum via länk:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
- Klicka på det Space som du skapar en länk för.
- Klicka på knappen Dela längst upp till höger.
- Klicka på Skapa länk.
- Valfritt: Ange ett namn för länken under Konto.
- Anpassa åtkomstkontroller efter önskemål.
- Klicka på Skapa länk.
Nu kan du kopiera och klistra in länken till mottagare för att dela ditt Space med besökare.
Lägg till material i ett Space
Space-ägare kan lägga till allt material i ett Space, även om materialet inte är tillgängligt för andra medarbetare. Space-medarbetare kan däremot bara lägga till material som Space-ägaren har åtkomst till. Material från personliga och eventuella undergruppsmappar kanske inte är tillgängliga att använda i Space.
Är du osäker på vilket material som kan läggas till? Ett varningsmeddelande och en låssymbol indikerar om Space-ägaren har åtkomst till materialet eller mappen.
För att säkerställa att material är tillgängligt för alla kan Space-ägare och medarbetare lägga till material i ett Space (datarum) från en delad teammapp. Du kan välja material från en befintlig teammapp eller lägga till nytt material och koppla det till en teammapp innan du laddar upp.
Så här kopplar du nytt innehåll till en teammapp:
- Logga in på DocSend-kontot.
- Klicka på fliken Spaces på den vänstra sidomenyn.
- Klicka på det utrymme som du vill lägga till innehåll till.
- Klicka på Lägg till material och välj Ladda upp nytt.
- Från materialuppladdaren klickar du på Ändra för att ändra mappens mål.
- Välj en teammapp och klicka sedan på Ladda upp till den här mappen för att bekräfta ändringen.
Sekretess och synlighet för material
Space-ägare kan fortfarande lägga till personligt material i ett Space, men det kanske inte är tillgängligt för alla. Det kommer också att indikeras med en låssymbol.
Kontoägare, teamadmins och andra användare kan se materialet i ett Space, även om de inte har åtkomst till var materialet lagras i materialbiblioteket. Trots att teamadministratörer och medarbetare har insyn i materialet kan de inte uppdatera namnet eller versionen av materialet. Teammedlemmar kan inte förhandsgranska något material om de inte läggs till som medarbetare.
För att lösa detta kan materialets ägare gå till sidan Material och flytta materialet från en personlig mapp till en teammapp. Mer information om detta finns i vår artikel om Materialmappar.
Behörigheter och meddelanden
Space-ägare och andra användare kan göra följande:
- Lägga till, ta bort, redigera, ordna om material.
- Lägga till, ta bort, redigera, ordna om Space-mappar.
- Redigera inställningarna för Space-länken.
- Redigera titel, undertitel och rubrikbild för ett Space.
- Lägga till och ta bort medarbetare.
- Radera ett Space.
- Skicka Space-meddelanden.
- Få meddelanden via e-post när någon besöker ett Space.
Endast Space-ägare kan göra följande:
- Ta emot skrivbordsmeddelanden.
- Få meddelanden via e-post när någon besöker ett inaktiverat Space.
- Synkronisera besöksdata för Salesforce, IFTTT och Zapier.
Kontoägare och teamadmins har automatiskt samma åtkomstbehörigheter som Space-medarbetare, men måste läggas till manuellt som medarbetare i ett Space för att få besöksaviseringar. När de har lagts till i ett Space kommer det att visas under Mina Spaces på registersidan.
Obs! Besök i ett Space spåras för närvarande endast på dokumentnivå. När en besökare öppnar ett Space och tittar på ett dokument loggas besöket på dokumentet och tillskrivs samma Space. Space-besök ägs också av Space-ägaren.
Medarbetare kommer inte att kunna se Space-besök på sin kontrollpanel eller på dokumentinformationssidan.
Obs! Om du har en DocSend Advanced Data Rooms-plan kan kontoägare och teamadministratörer visa besöksdata för filer via den nya Spaceanalys- och granskningsloggen, även om de inte kan komma åt själva filen.
Du kan se alla Space-besök som är kopplade till ett specifikt konto genom att gå till sidan Konton.
Relaterad läsning
- Vad är Spaces (datarum)?
- Anpassa ett Space (datarum)
- Länkinställningar förklarade
- Hantera material i ett Space (datarum)
- Detaljerade utrymmesbehörigheter
---
Behöver du fortfarande hjälp? Läs fler artiklar i DocSends hjälpcenter.