Gerenciar conteúdo em um Espaço (sala de dados) – Central de ajuda do DocSend

Este artigo descreve um recurso disponível nos planos DocSend Standard, DocSend Advanced e DocSend Advanced Data Rooms.

Visão geral

Depois de criar um Space (sala de dados), é hora de adicionar algum conteúdo. Dependendo do seu plano, você pode adicionar até 4.000 ativos a um único Space. Se o plano for o Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, você poderá usar as pastas do Space para organizar ainda mais seu conteúdo. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.

Você pode notificar seus visitantes sempre que atualizar o conteúdo, mantendo-os informados sobre todas as alterações no Espaço que quiser compartilhar. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.

Observações importantes:

Os membros da equipe não podem fazer a visualização prévia do conteúdo em um Espaço, a menos que sejam adicionados como colaboradores.
Os proprietários da conta e os administradores da equipe têm automaticamente as mesmas permissões de acesso que um colaborador em todos os Spaces, mas devem ser adicionados como colaboradores para receber notificações de visita.

Os proprietários de contas e administradores de equipes podem se adicionar como colaboradores do Spaces se necessário.

Quando um proprietário envia conteúdo diretamente para um Espaço, os arquivos enviados são armazenados automaticamente nas pastas pessoais do proprietário.

Os arquivos ficarão visíveis apenas para o proprietário do Espaço, mantendo a privacidade e o controle sobre o documento.

Adicione conteúdo a um Espaço

É possível adicionar novos conteúdos a um Space antes e depois de o compartilhar com visitantes externos.

Importante: sua biblioteca da seção Início também é uma pasta que pode conter até 200 arquivos.

Envie conteúdo para um Espaço usando seu dispositivo

Para garantir que todos os arquivos sejam adicionados às Pastas Compartilhadas > Envios compartilhados do Space por padrão:

Acesse a página Spaces.
Crie ou selecione um Space existente.
Clique em Adicionar conteúdo.
Clique em Enviar novo.
Nas opções do menu suspenso, selecione Meu dispositivo.
Clique em Adicionar arquivos ou Adicionar pasta para adicionar conteúdo do seu dispositivo.

Você também pode adicionar conteúdo de contas conectadas de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.

Clique em Adicionar ao Space.

Seus arquivos recém-enviados agora devem estar no seu Espaço.

Observação: você pode configurar notificações automáticas para visitantes que os alertarão sempre que uma nova versão de documento ou conteúdo for adicionada a um Espaço. Saiba mais sobre notificações de Espaço.

Como enviar conteúdo para um Espaço por meio da sua biblioteca

Acesse a página Espaços.
Crie ou selecione um Space existente.
Clique em Adicionar conteúdo e selecione Adicionar por meio da biblioteca de conteúdo.
Selecione o conteúdo que deseja enviar para o Space.
Clique em Adicionar ao Space.

Importante: como padrão, todos os Espaços que você cria são visíveis para seus colegas de equipe, incluindo o nome e a estrutura de pastas. Os proprietários de contas, administradores de equipe e colaboradores podem visualizar todo o conteúdo adicionado a um Espaço, mesmo que esteja em uma pasta pessoal ou que eles não tenham acesso ao local onde esse conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Saiba mais sobre como colaborar em um Espaço.

Solicite arquivos em um Espaço

Você pode configurar uma solicitação de arquivo em seu Espaço para que seus visitantes possam enviar arquivos diretamente para ele. Qualquer arquivo enviado ficará imediatamente visível para todas pessoas que tiverem acesso ao seu Espaço. Saiba mais sobre solicitações de arquivos.

Observação: uma solicitação de arquivo de Espaço não tem um link próprio, pois está diretamente vinculada ao Espaço. As solicitações de arquivo de Espaço podem ser removidas dele e colocadas em sua pasta de lixeira.

Para criar uma solicitação de arquivo:

Entre na sua conta do DocSend.
Clique na aba Espaços na barra lateral esquerda.
Acesse a sua página do Spaces.
Selecione o Space desejado.
Clique em Solicitar arquivos no painel direito.
Preencha os campos de solicitação de arquivos.
Clique em Continuar.
Em uma pasta disponível, selecione o destino dos arquivos enviados.
Clique em Criar solicitação de arquivo.
Compartilhe o link do Space para começar a coletar envios.

Após a conclusão, você poderá gerenciar suas solicitações de arquivos do Espaço diretamente nele ou na página de solicitações de arquivos. Para remover uma solicitação de arquivo de um Espaço, siga as etapas indicadas em Remover conteúdo de Espaços. Se desejar excluir a solicitação, acesse a página de solicitações de arquivo.

Observação: a exclusão de uma solicitação de arquivo não pode ser desfeita.

Atualize conteúdo em um Espaço

O conteúdo do Spaces pode ser desabilitado ou atualizado mesmo depois que o link do Space for compartilhado. Veja aqui como funciona:

Para ativar ou desativar a acessibilidade do Espaço, você pode alterar a opção Visível a outras pessoas para Sim ou Não.

Manage content in a Space (data room)_1.png

Da mesma forma, conteúdos individuais pode ser ativados ou desativados.

Manage content in a Space (data room)_2.png

Você também pode clicar em “…” (reticências) à direita do nome do Espaço para visualizar o conteúdo, editar a descrição, atualizar a miniatura ou arquivar o conteúdo.

Você pode atualizar o conteúdo atual no Espaço com uma nova versão por meio da página de Conteúdo. Ao atualizar o conteúdo, todos os links associados serão automaticamente atualizados para refletir a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar um documento atual.

Remova conteúdo de um Espaço

Você pode remover conteúdos e pastas de um Espaço ao transferi-los para o arquivo, que ajuda você a gerenciar e otimizar facilmente o conteúdo em um Espaço.

Importante: o conteúdo movido para o arquivo é arquivado, mas não é excluído e pode ser restaurado ao seu estado original no Espaço a qualquer momento. O arquivo não é visível ou acessível aos visitantes.

Você pode transferir conteúdo de um Espaço para o arquivo de duas maneiras:

Clique e arraste o arquivo até a opção Arquivo na barra lateral esquerda.
Clique em “…” (reticências) à direita do nome do arquivo e selecione Arquivar.

Restaurando conteúdo

O conteúdo do arquivo pode ser movido de volta para o Espaço ao clicar e arrastar o arquivo para a página inicial na barra lateral esquerda, ou ao clicar em “…” (reticências) à direita do arquivo e selecionar Restaurar para a página inicial.

Manage content in a Space (data room)_4.png

Observações importantes:

Os visitantes não são notificados quando alterações, como adicionar ou remover conteúdo, são feitas em um Space.
Não será possível buscar o conteúdo do arquivo ao usar a barra de busca. No entanto, o conteúdo recuperado do arquivo poderá ser buscado novamente.
Ao duplicar um Espaço, o conteúdo do arquivo não será transferido.
Os proprietários e colaboradores do Espaço podem gerenciar e editar conteúdo no arquivo, por exemplo, reordenar e editar campos de texto.
Não é possível adicionar novo conteúdo diretamente ao arquivo.
O conteúdo e as pastas no arquivo não contam para o limite do Espaço. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.
Remover conteúdo de um Espaço não afeta os dados históricos de visita. No entanto, excluir conteúdo da página de Conteúdo é permanente e irreversível. Saiba mais sobre a exclusão de conteúdo.

Organize conteúdo em pastas do Espaço

Assim como nas seções do Space, as pastas permitem que você organize o conteúdo em subpastas. Isso também pode ser usado para realçar documentos em diferentes etapas ou tópicos e fornecer uma experiência de visualização mais navegável para os visitantes.

Cada Espaço pode conter até 4.000 recursos no total. Cada pasta de Espaço conta para o limite total de recursos desse Espaço e pode conter até 200 recursos.

Veja aqui como funciona:

Clique em um Space existente ou crie um novo.
Clique em Organizar.
Selecione Criar pasta na lista suspensa.
Dê um nome à sua pasta e clique em Criar.

Agora você pode clicar na nova pasta e adicionar conteúdo.

Manage content in a Space (data room)_5.png

Os nomes das pastas do Espaço podem ser editados a qualquer momento. Para editar o nome, clique em “…” (reticências) à direita do nome do arquivo e, em seguida, selecione Editar nome da pasta.

Manage content in a Space (data room)_6.png

Observação: o nome da pasta de usuário não pode ser editado.

Observações importantes:

Não é possível criar links diretamente para pastas do Space, apenas links gerais do Space podem ser compartilhados.
A duplicação de um Space inclui todo o conteúdo e as pastas existentes.
Você pode transferir documentos e pastas para outras pastas em um Espaço. No entanto, isso não se aplica às seções do Espaço.
As pastas não podem ser pesquisadas em um Space. No entanto, agrupar pastas em seções pode ajudar a melhorar a navegação de visualização dos visitantes.
Os colaboradores do Space podem gerenciar configurações, documentos e pastas em um Space.
Uma subpasta dentro de uma pasta do Espaço conta como um recurso do Espaço. É recomendado criar as pastas do Espaço antes de adicionar conteúdo.

Ao fazer o downgrade do plano Advanced para o Standard, todos os Espaços que utilizam pastas de Espaço serão desativados. Para reativar o Espaço, faça o seguinte:

Transfira a pasta do Espaço para o arquivo
Transfira o conteúdo da pasta do Espaço para a pasta de usuário primeiro, depois transfira a pasta do Espaço para o arquivo.

Importante: você não pode transferir uma pasta do Espaço se ela tiver mais de 200 recursos, pois isso excede o limite do Espaço.

Como baixar o índice de um espaço

O DocSend permite baixar um índice do conteúdo de um Espaço, que inclui uma árvore de conteúdo e os metadados associados a cada item nesse Espaço. Esses índices podem ser baixados em formato CSV por administradores, colaboradores e visitantes.

Como baixar um índice (administradores ou colaboradores)

Para baixar um índice:

Acesse a sua página do Spaces.
Selecione o Space desejado.
No canto superior direito da tela, clique em “⁝” (reticências verticais).
Clique em Baixar índice.

Manage content in a Space (data room)_7.png

O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos, descrições, status de ativação e a data da última atualização.

Baixe um índice (visitantes)