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Gerenciar conteúdo em um Espaço (sala de dados)

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Lennon
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As informações deste artigo se aplicam aos clientes dos planos DocSend Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Depois de criar um Espaço, é hora de adicionar conteúdo. Dependendo do seu plano, você pode adicionar até 4.000 ativos a um único Espaço. Se o plano for o Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, você poderá usar as pastas do Espaço para organizar ainda mais seu conteúdo. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.

Você pode notificar seus visitantes sempre que atualizar o conteúdo, mantendo-os informados sobre todas as alterações no Espaço que deseja compartilhar. Saiba mais sobre as notificações de Espaço.
 

Importante:

  • Os membros da equipe não podem fazer a visualização prévia do conteúdo em um Espaço, a menos que sejam adicionados como colaboradores.
  • Os proprietários da conta e os administradores da equipe têm automaticamente as mesmas permissões de acesso que um colaborador em todos os Spaces, mas devem ser adicionados como colaboradores para receber notificações de visita.
    • Os proprietários de contas e administradores de equipes podem se adicionar como colaboradores do Spaces se necessário.
  • Quando um proprietário envia conteúdo diretamente para um Espaço, os arquivos enviados são armazenados automaticamente nas pastas pessoais do proprietário.
    • Os arquivos ficarão visíveis apenas para o proprietário do Espaço, mantendo a privacidade e o controle sobre o documento.

 

Adicione conteúdo a um Espaço

É possível adicionar novos conteúdos a um Espaço antes e após compartilhá-lo com visitantes externos.

Importante: sua biblioteca da seção Início é uma pasta que pode conter até 200 arquivos.

Envie conteúdo para um Espaço usando seu dispositivo

Para garantir que todos os arquivos sejam adicionados às Pastas Compartilhadas > Envios compartilhados do Space por padrão: 

  1. Entre no docsend.com.
  2. Clique em Espaços.
  3. Crie ou selecione um Space existente.
  4. Clique em Adicionar conteúdo.
  5. Clique em Arquivos ou Pasta para adicionar conteúdo do seu dispositivo.
    • Você também pode adicionar conteúdo de contas conectadas de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.
  6. Clique em Abrir ou em Enviar.
  7. Clique em Enviar novamente para confirmar.

Seus arquivos recém-enviados agora devem ser adicionados ao seu Espaço. 

Observação: você pode configurar notificações automáticas para visitantes a fim de alertá-los sempre que uma nova versão de documento ou conteúdo for adicionada a um Espaço. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.

Como enviar conteúdo para um Espaço por meio da sua biblioteca

  1. Entre no docsend.com.
  2. Clique em Espaços.
  3. Crie ou selecione um Space existente.
  4. Clique em Adicionar conteúdo.
  5. Selecione Adicionar da biblioteca de conteúdo no menu suspenso.
  6. Clique em Adicionar ao Espaço ou em Enviar. 

Você também pode transferir conteúdo arrastando e soltando em Espaços vazios.

Importante: como padrão, todos os Espaços que você cria são visíveis para seus colegas de equipe, incluindo o nome do espaço e a estrutura de pastas. Os proprietários de contas, administradores de equipe e colaboradores podem visualizar todo o conteúdo adicionado a um Espaço, mesmo que esteja em uma pasta pessoal ou que eles não tenham acesso ao local onde esse conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Saiba mais sobre como colaborar em um Espaço.


Desfazer envio de conteúdo
Se você enviar conteúdo por engano e quiser desfazer essa ação, clique no X (remover) ao lado do conteúdo em questão ou clique em Cancelar.

Solicite arquivos em um Espaço

Você pode configurar uma solicitação de arquivo em seu Espaço para que seus visitantes possam enviar arquivos diretamente para ele. Qualquer arquivo enviado ficará imediatamente visível para todas pessoas que tiverem acesso ao seu Espaço. Saiba mais sobre solicitações de arquivos.

Observação: uma solicitação de arquivo de Espaço não tem um link próprio, pois está diretamente vinculada ao Espaço. As solicitações de arquivo de Espaço podem ser removidas dele e colocadas em sua pasta de lixeira.

Para criar uma solicitação de arquivo:

  1. Entre na sua conta do DocSend.
  2. Clique na aba Espaços na barra lateral esquerda.
  3. Clique no Espaço de onde gostaria de solicitar arquivos.
  4. Clique em Solicitar arquivos.
  5. Preencha os campos de solicitação de arquivos.
  6. Clique em Alterar pasta para atualizar onde os arquivos enviados ficam armazenados.
  7. Clique em Criar solicitação de arquivo.
  8. Clique em Selecionar um link de espaço para compartilhar o link de um Espaço e começar a coletar envios.

Depois de concluir, você pode gerenciar suas Solicitações de arquivo de Espaço diretamente do seu Espaço ou por meio da página de solicitações de arquivos. Para remover uma solicitação de arquivo do seu Espaço, siga as instruções listadas em Remover conteúdo de Espaços. Se quiser excluir a solicitação, você pode fazer isso por meio da página de solicitações de arquivos.
 

Observação: a exclusão de uma solicitação de arquivo não pode ser desfeita.

 

 

Atualize conteúdo em um Espaço

O conteúdo do Spaces pode ser desabilitado ou atualizado mesmo depois que o link do Space for compartilhado. Veja aqui como funciona:

Para atualizar a acessibilidade de um Espaço, alterne a opção Ativo para Sim ou Não.

 

Da mesma forma, conteúdos individuais pode ser ativados ou desativados.

 

Você também pode clicar em more(mais opções) à direita do nome do Espaço, para visualização prévia do conteúdo, editar a descrição, atualizar a miniatura ou arquivar o conteúdo.

Você pode atualizar o conteúdo atual no Espaço com uma nova versão por meio da página Conteúdo. Ao atualizar o conteúdo, todos os links associados serão automaticamente atualizados para refletir a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar um documento existente.
 

Remova conteúdo de um Espaço

Você pode remover conteúdos e pastas de um Espaço ao transferi-los para o arquivo, que ajuda você a gerenciar e otimizar facilmente o conteúdo em um Espaço.

Importante: o conteúdo movido para o arquivo é arquivado, mas não é excluído e pode ser restaurado ao seu estado original no Espaço a qualquer momento. O arquivo não é visível ou acessível aos visitantes.

Você pode transferir conteúdo de um Espaço para o arquivo de duas maneiras:

  1. Clique e arraste o arquivo até a Lixeira, na barra lateral esquerda.
  2. Clique em more (mais opções), à direita do nome do arquivo.
  3. Selecione Mover para a lixeira.

 

Restaurando conteúdo

O conteúdo do arquivo pode ser movido de volta ao Espaço arrastando o item da Lixeira e soltando em Início, na barra lateral esquerda, ou clicando em more(mais opções), à direita do arquivo, e selecionando Restaurar para Início.

 

 

Observações importantes:

  • Os visitantes não são notificados ativamente quando alterações, como a adição ou remoção de conteúdo, são feitas dentro do Espaço, a menos que as notificações automáticas estejam habilitadas. 
  • Não será possível buscar o conteúdo do arquivo ao usar a barra de busca. No entanto, o conteúdo recuperado do arquivo poderá ser buscado novamente.
  • Ao duplicar um Espaço, o conteúdo do arquivo não será transferido.
  • Os proprietários e colaboradores do Espaço podem gerenciar e editar conteúdo no arquivo, por exemplo, reordenar e editar campos de texto.
  • Não é possível adicionar novo conteúdo diretamente ao arquivo.
  • O conteúdo e as pastas no arquivo não contam para o limite do Espaço. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.
  • Remover conteúdo de um Espaço não afeta os dados históricos de visita. No entanto, excluir conteúdo da página de Conteúdo é permanente e irreversível. Saiba mais sobre a exclusão de conteúdo.

 

Organize conteúdo em pastas do Espaço

Este recurso é limitado aos clientes dos planos Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Assim como nas seções do Space, as pastas permitem que você organize o conteúdo em subpastas. Isso também pode ser usado para realçar documentos em diferentes etapas ou tópicos e fornecer uma experiência de visualização mais navegável para os visitantes.  

Cada Espaço pode armazenar até 2.000 ativos no total (até 4.000 ativos para clientes do plano Advanced Data Rooms). Cada pasta de Espaço conta para o limite total de recursos desse Espaço e pode conter até 200 ativos.

Para criar uma pasta:

  1. Clique em um Space existente ou crie um novo.
  2. Clique em Criar pasta.
  3. Dê um nome à sua pasta e clique em Criar.

Agora você pode clicar na nova pasta e adicionar conteúdo.

 

Os nomes das pastas de um Espaço podem ser editados a qualquer momento clicando em more (mais opções), à direita do nome do arquivo, e selecionando Editar nome da pasta.

 

 Atenção: o nome da pasta "Início" não pode ser editado.

Para importar várias pastas:

  1. Clique em um Space existente ou crie um novo.
  2. Clique no ícone Criar nova pasta.

Clique em Importar CSV.

Observação: ao importar um .csv, o formato deve mostrar as informações de indexação na coluna A e o nome da pasta na coluna B.

 

WKlemE5b.png

Importante:

  • Não é possível criar links diretamente para pastas do Space, apenas links gerais do Space podem ser compartilhados.
  • A duplicação de um Space inclui todo o conteúdo e as pastas existentes.
  • Você pode mover documentos e pastas para outras pastas em um Space. No entanto, isso não se aplica às seções do Space.
  • As pastas não podem ser pesquisadas em um Space. No entanto, agrupar pastas em seções pode ajudar a melhorar a navegação de visualização dos visitantes.
  • Os colaboradores do Space podem gerenciar configurações, documentos e pastas em um Space.
  • Uma subpasta dentro de uma pasta do Espaço conta como um recurso do Espaço. É recomendado criar as pastas do Espaço antes de adicionar conteúdo.

Ao fazer o downgrade do plano Advanced para o Standard, todos os Espaços que utilizam pastas de Espaço serão desativados. Para reativar o Espaço, faça o seguinte:

  • Transfira a pasta do Espaço para o arquivo.
  • Transfira o conteúdo da pasta do Espaço para a pasta de usuário primeiro, depois transfira a pasta do Espaço para o arquivo.
Atenção: você não pode transferir uma pasta de um Espaço se ela contiver mais de 200 ativos.

Como baixar o índice de um espaço

Este recurso é limitado para clientes do Advanced Data Rooms.

A indexação permite que você localize e referencie arquivos de modo eficiente, sem ter que lembrar o nome deles. Os colaboradores e proprietários podem ativar a indexação de um Espaço (sala de dados) a qualquer momento.  Os valores de índice devem ser os mesmos para qualquer usuário que visualize o Espaço (sala de dados), mesmo que não tenha acesso a determinados arquivos daquele Espaço. 

Para habilitar a indexação de um Espaço (sala de dados):

  1. Acesse docsend.com.
  2. Clique na página de Espaços (salas de dados).
  3. Crie um novo Espaço (sala de dados) ou clique em um existente.
  4. Clique em Organizar.
  5. Clique em Ativar indexação. 

 

Agora, os usuários verão a coluna Índice ao lado de cada ativo da sala de dados. Os documentos serão indexados automaticamente ao serem enviados.

 

Como baixar um índice (administradores ou colaboradores)

Para baixar um índice:

  1. Acesse a sua página do Spaces.
  2. Selecione o Space desejado.
  3. Clique em more-vertical (mais opções), no canto superior direito.

Clique em Baixar índice.

 

O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos, descrições, status de ativação e a data da última atualização.

Baixe um índice (visitantes)

Para baixar um índice:

  1. Abra o link para a página de Espaços correspondente.
  2. No canto superior direito da tela, clique em Exportar índice.
Spaces_Export_Index.png

O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos e descrições.

Observação: um índice de visitante mostrará apenas o conteúdo que está habilitado para a pessoa que o baixa.


Baixar pastas em um Espaço

Este recurso é limitado para clientes do Advanced Data Rooms.

Você pode baixar um Espaço inteiro, uma pasta ou arquivos específicos de um Espaço. 

Para baixar um Espaço inteiro:

  1. Navegue até o Espaço desejado.
  2. Clique em more-vertical (mais opções), no canto superior direito.
  3. Selecione Baixar espaço no menu suspenso.

Suas pastas serão baixadas como um arquivo ZIP e uma mensagem na parte inferior da tela informará quando o download terminar.

 

Para baixar pastas de um Espaço:

  1. Navegue até o Espaço desejado.
  2. Clique em more (mais opções), à direita da pasta que deseja baixar.
  3. Clique em Baixar pasta. 

Um arquivo ZIP da sua pasta será encontrado na sua pasta “Downloads”.

 

Para baixar um arquivo específico de um Espaço:

  1. Navegue até o Espaço desejado.
  2. Clique no arquivo desejado.
  3. Clique em more (mais opções), no canto superior direito.
  4. Clique em Baixar. 

Seu conteúdo ficará salvo na pasta “Downloads”.

 
 

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