Gerenciar conteúdo em um Espaço (sala de dados)

Este artigo descreve um recurso disponível nos planos DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

 

Visão geral

Depois de criar um Espaço (sala de dados), é hora de adicionar conteúdo. Dependendo do plano que você está usando, é possível adicionar até 4 mil ativos a um único Espaço. Se você tiver os planos Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, poderá usar as pastas do Espaço para organizar melhor seu conteúdo. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.

Você pode notificar os visitantes sempre que atualizar o conteúdo, mantendo-os informados sobre qualquer alteração no Espaço que achar relevante. Saiba mais sobre as notificações de Espaço.

 

Observações importantes:

• Membros de equipe não podem visualizar conteúdo do Espaço, a menos que sejam adicionados como colaboradores.
• Proprietários de contas e administradores de equipes têm automaticamente as mesmas permissões de acesso que um colaborador em todos os Espaços, mas precisam ser adicionados como colaboradores se quiserem receber notificações de visita.
• Proprietários de conta e Administradores de equipe podem se adicionar como colaboradores de Espaços, se necessário.
• Quando o proprietário do Espaço envia conteúdo diretamente ao Espaço, os arquivos enviados são automaticamente armazenados nas pastas pessoais dele.
• O arquivo será visível apenas para o proprietário do Espaço, mantendo a privacidade e o controle sobre o documento.

Índice

• Adicionar conteúdo a um Espaço
• Solicitar arquivos em um Espaço
• Atualizar o conteúdo de um Espaço
• Remover conteúdo de um Espaço
• Organizar conteúdo com as pastas do Espaço
• Como baixar o índice de um Espaço

 

Adicionar conteúdo a um Espaço

É possível adicionar conteúdo novo aos Espaços antes e após eles terem sido compartilhados com visitantes externos.

Importante: a página inicial da sua biblioteca também é uma pasta que pode armazenar até 200 arquivos.

 

Enviar conteúdo do seu dispositivo para um Espaço

Para garantir que todos os arquivos sejam adicionados a Pasta compartilhadas > Envios para espaços compartilhados por padrão:

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Crie ou selecione um Space existente.
4. Clique no ícone de envio (Adicionar conteúdo).
5. Nas opções do menu suspenso, selecione Meu dispositivo
6. Clique em Adicionar arquivos ou Adicionar pasta para incluir conteúdo do seu dispositivo.
   
   • Você também pode adicionar conteúdo de contas de armazenamento em nuvem conectadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.
7. Clique em Adicionar ao Espaço.

Seus arquivos recém-enviados devem ser adicionados ao seu Espaço.

Observação: você pode configurar notificações automáticas para visitantes a fim de alertá-los sempre que uma nova versão de documento ou conteúdo for adicionada a um Espaço. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.

 

Enviar conteúdo da sua biblioteca para um Espaço

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Crie ou selecione um Space existente.
4. Clique em Adicionar conteúdo.
5. Selecione Adicionar da biblioteca de conteúdo no menu suspenso.
6. Selecione o conteúdo que deseja enviar ao Espaço.
7. Clique em Adicionar ao Espaço.

Importante: por padrão, todos os espaços que você criar ficam visíveis para seus colegas de equipe, incluindo o nome do espaço e a estrutura de pastas. Tanto o proprietário da conta quanto o administrador de equipe e o colaborador podem visualizar o conteúdo completo adicionado ao Espaço, mesmo que esteja em uma Pasta pessoal ou que eles não tenham acesso ao local onde o conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Saiba mais sobre como colaborar em um Espaço.

Desfazer envio de conteúdo

Se você enviou conteúdo por engano e deseja desfazer essa ação, clique em Desfazer na janela que aparece imediatamente após o envio do conteúdo.

Atenção: esse recurso não funciona em dispositivos móveis: esse recurso não funciona em dispositivos móveis

Solicitar arquivos em um Espaço

Você pode configurar uma solicitação de arquivo no seu Espaço para que visitantes possam enviar conteúdo diretamente para ele. Os arquivos enviados ficarão imediatamente visíveis a todos que tiverem acesso ao seu Espaço. Saiba mais sobre as solicitações de arquivos.

Observação: as solicitações de arquivo do Espaço não têm link próprio, pois estão diretamente vinculadas ao Espaço. Solicitações de arquivos do Espaço podem ser removidas dele e colocadas na pasta da lixeira do Espaço.

 

Para criar uma solicitação de arquivo:

1. Entre na sua conta do DocSend.
2. Clique na aba Espaços, na barra lateral esquerda.
3. Clique em Clique em Adicionar conteúdo. 
4. Clique em Criar solicitação de arquivo.
5. Preencha os campos de solicitação de arquivos.
6. Clique em Alterar pasta para atualizar onde os arquivos enviados ficam armazenados.
7. Clique em Criar solicitação de arquivo.
8. Compartilhe o link do Espaço para começar a receber os envios.

Após concluir, você pode gerenciar suas solicitações de arquivo diretamente no Espaço ou por meio da página de solicitações de arquivo. Para remover uma solicitação de arquivo do seu Espaço, você pode seguir as etapas listadas em Remover conteúdo do espaço. Se você quiser excluir a solicitação, poderá fazer isso através da página de solicitações de arquivo.

 

Observação: a exclusão de uma solicitação de arquivo não pode ser desfeita.

 

Atualizar o conteúdo de um Espaço

O conteúdo de um Espaço pode ser desabilitado ou atualizado, mesmo após links terem sido compartilhados. Confira a seguir como funciona:

Para atualizar a acessibilidade de um conteúdo, alterne a opção Visível para Sim ou Não.

Da mesma forma, o conteúdo individual pode ser ativado ou desativado.

Você também pode clicar em “…” (mais opções) à direita do nome do Espaço, para visualizar o conteúdo, editar a descrição, atualizar a miniatura ou arquivar o conteúdo.

Você pode atualizar conteúdos existentes em Espaços na página de conteúdo criando uma nova versão. Ao fazer isso, os links associados serão atualizados automaticamente para refletir a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar documentos existentes.

 

Remover conteúdo de um Espaço

Você pode remover conteúdo e pastas de um Espaço movendo-os para o arquivo. A pasta da lixeira foi projetada para ajudar a gerenciar e otimizar o conteúdo do Espaço.

Importante: o conteúdo transferido ao arquivo é arquivado, não excluído, podendo ser restaurado ao estado original no Espaço a qualquer momento. O arquivo não fica visível nem acessível aos visitantes.

Você pode transferir conteúdo do Espaço para o arquivo de duas maneiras:

1. Clique e arraste o arquivo até a opção Arquivar, na barra lateral esquerda.
2. Clique em “…” (mais opções), à direita do nome do arquivo.
3. Selecione Arquivar.

 

Restaurando conteúdo

O conteúdo do arquivo pode ser transferido de volta ao Espaço arrastando-o do arquivo e soltando-o na Página inicial, na barra lateral esquerda, ou clicando em “…” (mais opções), à direita do arquivo, e selecionando Restaurar para a pasta de usuário.

Observações importantes:

• Os visitantes não são notificados ativamente quando alterações, como a adição ou remoção de conteúdo, são feitas dentro do Espaço, a menos que as notificações automáticas estejam habilitadas.
• O conteúdo arquivado não pode ser pesquisado usando a barra de busca. No entanto, o conteúdo recuperado do arquivo pode ser buscado normalmente.
• O conteúdo do arquivo não será transferido ao duplicar um Espaço.
• O proprietário e o colaborador do Espaço podem gerenciar e editar conteúdo no arquivo, reordenando-os ou editando campos de texto.
• Não é possível adicionar conteúdo novo diretamente no arquivo.
• Conteúdo e pastas do arquivo não são contabilizados no limite de ativos do Espaço. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.
• A remoção de conteúdo de um Espaço não afeta os dados do histórico de visitas. No entanto, a exclusão de itens da página de conteúdo é permanente e irreversível. Saiba mais sobre a exclusão de conteúdo.

 

Organizar conteúdo com as pastas do Espaço

Observação: este recurso é limitado aos clientes dos planos Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Semelhante às seções, as pastas do Espaço permitem que você organize o conteúdo em subpastas. Isso também pode ser usado para realçar documentos em diferentes estágios ou tópicos, além de fornecer uma experiência de exibição mais navegável para os visitantes.

Cada Espaço pode armazenar até 2.000 ativos no total (até 4.000 ativos para clientes do plano Advanced Data Rooms). Cada pasta do Espaço é contabilizada dentro desse limite total por Espaço, e pode armazenar até 200 ativos.

 

Para criar uma pasta:

1. Clique em um Space existente ou crie um novo.
2. Clique no ícone Adicionar pasta.
3. Dê um nome à sua pasta e clique em Criar.

Agora você pode clicar na nova pasta e adicionar conteúdo

Os nomes das pastas do Espaço podem ser editados a qualquer momento. Você pode editar o nome clicando em “…” (mais opções), à direita do nome do arquivo, e selecionando Editar nome da pasta.

Observação: o nome da Pasta de usuário não pode ser editado.

Para importar várias pastas: 

1. Clique em um Space existente ou crie um novo.
2. Clique no ícone Criar nova pasta.
3. Clique em Importar CSV.

Observação: ao importar um .csv, o formato deve mostrar as informações de indexação na coluna A e o nome da pasta na coluna B.

Observações importantes:

• Neste momento, não é possível criar links diretos para as pastas de um Espaço, mas apenas links gerais para o Espaço como um todo.
• Ao duplicar um Espaço você transfere junto o conteúdo e as pastas existentes.
• Você pode transferir documentos e pastas para pastas de um Espaço. Porém, isso não se aplica às seções do Espaço.
• Não é possível pesquisar nas pastas dentro do Espaço. Porém, agrupando as pastas em seções você ajuda a melhorar a navegação dos visitantes.
• Os colaboradores do Espaço podem gerenciar as configurações, os documentos e as pastas do Espaço.
• Uma subpasta dentro de uma pasta do Espaço conta como um ativo adicional. É recomendável criar as pastas do Espaço antes de adicionar conteúdo.

O downgrade do plano Advanced para o Standard desabilitará os espaços que utilizam pastas. Para reativar o Espaço, você pode:

• Mover a pasta do Espaço para o arquivo:
• Primeiro, mova o conteúdo da pasta do Espaço para a pasta de usuário. Em seguida, mova a pasta do Espaço para o arquivo.

Importante: você não pode transferir uma pasta do Espaço se ela contiver mais de 200 ativos, pois isso excede o limite de ativos do Espaço.

 

Como baixar o índice de um Espaço

Observação: este recurso é limitado a clientes do Advanced Data Rooms.

O DocSend permite que você baixe um índice do conteúdo de um Espaço, que inclui uma árvore de conteúdo e os metadados associados a cada item desse Espaço. Esse índice pode ser baixado em formato CSV por administradores, colaboradores e visitantes.

Observação: o índice de um Espaço também é conhecido como índice da sala de dados.

Como baixar um índice (administradores ou colaboradores)

Para baixar um índice:

1. Acesse sua página de Espaços.
2. Selecione o Espaço desejado.
3. Clique em “⁝” (mais opções), no canto superior direito.
4. Clique em Baixar índice.

O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos, descrições, status ativados e a data da última atualização.

 

Como baixar um índice (visitantes)

Para baixar um índice:

1. Abra o link da página de Espaços desejada.
2. Clique em Exportar índice, no canto superior direito.

O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos e descrições.

Observação: o índice de visitantes só mostra o conteúdo habilitado para a pessoa que o baixou.

 

Leituras relacionadas

• O que são os Spaces (salasde dados)?
• Permissões detalhadas do Space
• Como personalizar um Space (salade dados)
• Como duplicar um Space (salade dados)
• Como colaborar em um Space (sala de dados)

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