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Este artigo descreve um recurso disponível nos planos DocSend Advanced Data Rooms. |
Visão geral
Espaços são o que chamamos de salas de dados virtuais (VDRs). As salas de dados fornecem uma maneira de agrupar, organizar e compartilhar grandes volumes de conteúdo com outras pessoas usando um único link. Agora você pode compartilhar salas de dados enviando um convite de grupo. Os grupos simplificam as configurações de segurança para que apenas indivíduos aprovados possam acessar ou contribuir para documentos em uma sala de dados.
Como criar grupos em salas de dados
Os espaços, ou salas de dados, permitem compartilhar um alto volume de conteúdo com outras pessoas de duas formas distintas: criando um grupo com uma lista de membros aprovados ou criando links para a sala de dados.
Os grupos aumentam a segurança, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso ao conteúdo da sala de dados. Os usuários precisam estar na lista de membros e fazer a autenticação com seus e‑mails para acessar a sala de dados. Os links podem oferecer uma configuração semelhante, através da lista de permissões e das opções de autenticação de e‑mail.
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Atenção: Diferentemente dos links, que podem ser compartilhados através da opção copiar e colar, os convites de grupos são enviados diretamente do DocSend para o endereço de e‑mail do destinatário. Saiba mais sobre a diferença entre os grupos e os links. |
Para criar um grupo:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Clique na aba Espaços na barra lateral esquerda.
- Clique na sala de dados em que deseja criar o grupo.
- Clique em Compartilhar.
- Clique em Criar grupo.
- Insira o Nome do grupo.
- Ative ou desative as permissões desejadas em Configurações de segurança.
- Permitir downloads: permite que os visitantes baixem arquivos da sala de dados.
- Adicionar marca d'água: adiciona uma marca d'água aos documentos da sala de dados.
- Exigir contrato para visualizar: exige que os visitantes assinem um acordo de confidencialidade (NDA) para visualizar os documentos.
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Atenção: As configurações de segurança se aplicam à sala de dados como um todo. |
- Clique em Criar grupo.
Após a criação do grupo, é possível aplicar permissões a arquivos e pastas específicos clicando no ícone de cadeado localizado ao lado da sala de dados.
Para convidar os membros do grupo para a sala de dados:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Clique em Permissões na barra lateral esquerda.
- Clique na aba Grupos em Permissões.
- Clique em Convidar.
- Adicione os endereços de e‑mail no campo Adicionar e‑mails.
- Opcional: adicione uma mensagem.
- Clique em Convidar.
Os destinatários receberão um e‑mail com o convite para a sala de dados.
Participação em grupos e autenticação de visitantes
Se o endereço de e‑mail do visitante ainda não estiver na lista de participantes de um grupo, ele não terá permissão de visualizar o conteúdo da sala de dados desse grupo, mesmo que tenha o link. Isso minimiza o risco de acesso não autorizado ou exposição acidental de informações confidenciais.
Quando membros do grupo acessam uma sala de dados, eles são obrigados a inserir e autenticar seus endereços de e‑mail.
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Observações:
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Editar as configurações e permissões do grupo
Há algumas maneiras de personalizar o seu grupo:
- Nome do grupo: você pode definir e salvar um nome exclusivo para identificar o grupo.
- Permitir downloads: esta opção pode ser ativada para permitir que os visitantes baixem e imprimam todos os documentos dentro do seu Espaço.
- Adicionar uma marca d'água: esta opção pode ser ativada para sobrepor uma marca d'água nos seus documentos.
- Exigir contrato para visualizar: se essa opção estiver ativada, os membros deverão assinar um contrato antes de visualizar um documento no seu Espaço.
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Observação: Apenas proprietários e colaboradores poderão criar e editar grupos. |