Este artigo descreve um recurso disponível para clientes nos planos DocSend Standard, Advanced e Advanced Data Rooms. |
Os colaboradores do Space (sala de dados) podem gerenciá-lo para o proprietário. Ter colaboradores permite que outras pessoas ajudem a gerenciar seu conteúdo e mantê-lo atualizado.
Índice
- Adicione ou remova um colaborador do Espaço
- Compartilhe links com Espaços
- Adicione conteúdo a um Espaço
- Privacidade e visibilidade do conteúdo
- Permissões e notificações
Adicione ou remova um colaborador do Espaço
Como padrão, você se torna o proprietário de um Espaço ao criá-lo. Isso significa que você pode adicionar membros da equipe para se tornarem colaboradores. Os colaboradores do Espaço também podem ser removidos dele a qualquer momento.
Os membros da equipe que não são colaboradores podem entrar no Espaço por meio do DocSend, mas não podem:
- Gerenciar o Espaço
- Visualizar ou adicionar conteúdo
- Compartilhar ou personalizar o Space
- Ver o registro de auditoria
- Visualizar a análise do Space para aquela sala de dados
Observações:
- Os proprietários da conta, administradores da equipe e colaboradores podem visualizar o conteúdo adicionado a um Space, mesmo que esteja em uma pasta pessoal.
- Os proprietários da conta e os administradores da equipe têm automaticamente as mesmas permissões de acesso que os colaboradores em todos os Spaces criados por membros da equipe, mas não recebem notificações de visita, a menos que sejam adicionados como colaboradores. Os usuários podem ver quem é um administrador no modelo do colaborador.
- Os proprietários de contas e administradores de equipes podem adicionar a si mesmos como colaboradores de um Espaço se necessário, mas os membros da equipe precisam ser convidados.
- As mesmas configurações são aplicadas aos administradores, colaboradores do Space e membros da equipe ao acessar conteúdo em pastas pessoais.
- Se um membro ou administrador for adicionado como colaborador em um Space, eles terão acesso somente para visualização ao conteúdo nas pastas da equipe.
Como adicionar um colaborador do Espaço:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Clique na aba Spaces na barra lateral esquerda.
- Clique na sala de dados a que vai adicionar colaboradores.
- Clique no “+” (ícone de mais) sob o título do Espaço e selecione um colaborador.
- Clique em Salvar.
Seus colaboradores agora verão opções para gerenciar e compartilhar o Espaço (confira as capturas de tela abaixo). Saiba como adicionar membros da equipe ao DocSend.
Como remover um colaborador do Espaço:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Acesse a aba na barra lateral esquerda.
- Clique no Espaço do qual você está removendo colaboradores.
- Clique no “+” (ícone de mais).
- Clique no “x” (ícone de x) ao lado do colaborador que deseja remover.
- Clique em Salvar.
Observação: a propriedade de um Espaço não pode ser transferida para outros colaboradores do Espaço.
Compartilhe links com Espaços
Como compartilhar sua sala de dados via link:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Clique na aba Espaços na barra lateral esquerda.
- Clique no Espaço para o qual deseja criar um link.
- Clique no botão Compartilhar no canto superior direito.
- Clique em Criar link.
- Opcional: insira um nome para o link em Conta.
- Personalize os controles de acesso conforme desejado.
- Clique em Criar link.
Agora você pode copiar e colar o link para compartilhar seu Espaço com visitantes.
Adicione conteúdo a um Espaço
Os proprietários de um Espaço podem adicionar qualquer conteúdo nele, mesmo que seja inacessível a outros colaboradores. Já os colaboradores do Espaço só podem adicionar conteúdo ao qual o proprietário tenha acesso. O conteúdo de pastas pessoais e possivelmente de subpastas da equipe pode não estar disponível para uso no Espaço.
Não tem certeza de qual conteúdo pode ser adicionado? Uma mensagem de aviso e um símbolo de bloqueio indicarão se o proprietário do Space tem acesso ao conteúdo ou à pasta.
Para garantir que o conteúdo seja acessível a todos, os proprietários e colaboradores do Space podem adicioná-lo a um Space (sala de dados) a partir de uma pasta compartilhada da equipe. Você pode selecionar conteúdo de uma pasta existente da equipe ou adicionar novo conteúdo e mapeá-lo para uma pasta da equipe antes de fazer o envio.
Para mapear novos conteúdos para uma pasta da equipe:
- Entre na sua conta do DocSend.
- Clique na aba Espaços na barra lateral esquerda.
- Clique no Espaço ao qual você deseja adicionar conteúdo.
- Clique em Adicionar conteúdo e selecione Enviar novo.
- No uploader de conteúdo, clique em Alterar para mudar a pasta de destino.
- Selecione uma pasta da equipe e clique em Enviar para esta pasta para confirmar a alteração.
Privacidade e visibilidade do conteúdo
Os proprietários de um Espaço podem adicionar conteúdo pessoal nele, mas não ficará acessível a todas as pessoas. Isso também é indicado pelo símbolo de cadeado.
Os proprietários de contas, administradores de equipe e colaboradores podem visualizar o conteúdo em um Espaço, mesmo que não tenham acesso ao local onde esse conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Apesar de ter visibilidade do conteúdo, os administradores e colaboradores da equipe não podem atualizar o nome ou a versão dele. Os membros da equipe não podem fazer a visualização prévia de nenhum conteúdo, a menos que sejam adicionados como colaboradores.
Para resolver isso, o proprietário do conteúdo pode acessar a página Conteúdo e movê-lo de uma pasta pessoal para uma pasta da equipe. Para obter mais informações sobre isso, confira nosso artigo sobre Pastas de conteúdo.
Permissões e notificações
Os proprietários e colaboradores do Espaço podem:
- Adicionar, remover, editar, reordenar conteúdo.
- Adicionar, remover, editar e reordenar Pastas do Space.
- Editar as configurações de links do Space.
- Editar o título, o subtítulo e a imagem do cabeçalho do Space.
- Adicionar e remover colaboradores.
- Excluir o Space.
- Enviar notificações do Space.
- Receber e-mails de notificação quando alguém visitar um Espaço.
Apenas os proprietários do Espaço podem fazer o seguinte:
- Receber notificações no desktop.
- Receber e-mails de notificação quando alguém visitar um Space desabilitado.
- Sincronizar dados de visitantes do Salesforce, IFTTT e Zapier.
Os proprietários de contas e administradores de equipes têm automaticamente as mesmas permissões de acesso que os colaboradores do Espaço, mas devem ser adicionados manualmente como colaboradores para receber notificações de visita. Uma vez adicionado a um Espaço, ele aparecerá em Meus Espaços na página de índice.
Observação:as visitas a um Espaço são registradas somente a nível de documento. Quando um visitante abre um Espaço e visualiza um documento, essa visita é registrada no documento e atribuída ao Espaço. As visitas ao Espaço também pertencem ao proprietário dele.
Os colaboradores não conseguem ver as visitas ao Space no Painel nem na página de detalhes do documento.
Observação: se o seu plano for o DocSend Advanced Data Rooms, os proprietários da conta e os administradores da equipe poderão visualizar os dados de visitas dos arquivos por meio do novo registro de auditoria e análise do Espaço, mesmo que não consigam acessar o arquivo.
Para ver todas as visitas do Space associadas a uma conta específica, acesse a página Contas.
Leituras relacionadas
- O que são os Spaces (salas de dados)?
- Como personalizar um Space (salas de dados)
- Explicações sobre as configurações dos links
- Como gerenciar conteúdo em um Space (salas de dados)
- Permissões detalhadas dos espaços
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