|
Ten artykuł zawiera opis funkcji dostępnej w taryfach DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms i Enterprise. |
Przegląd
Po utworzeniu przestrzeni Space (pokoju danych) możesz dodać do niej treści. W zależności od wybranej taryfy do jednej przestrzeni Space możesz dodać do 4000 zasobów. Jeśli korzystasz z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms lub Enterprise, możesz uporządkować swoje treści w folderach Space. Dowiedz się więcej na temat ograniczeń przesyłania plików.
Możesz powiadamiać odwiedzających, gdy aktualizujesz treści, tak aby wiedzieli o zmianach wprowadzanych przez Ciebie w przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o powiadomieniach Space.
Ważne uwagi:
- Członkowie zespołu nie mogą wyświetlać podglądu treści przestrzeni Space, chyba że zostaną dodani jako współpracownicy.
- Właściciele kont i administratorzy zespołów automatycznie otrzymują takie same uprawnienia dostępu, jak współpracownicy we wszystkich przestrzeniach Space. Jeśli jednak chcą otrzymywać powiadomienia o odwiedzinach, należy ich dodać jako współpracowników.
- Właściciele kont i administratorzy zespołów mogą w razie potrzeby dodać się jako współpracownicy.
- Gdy właściciel przestrzeni Space bezpośrednio przesyła do niej treści, pliki są automatycznie zapisywane w jego folderach osobistych.
- Pliki będą widoczne tylko dla właściciela przestrzeni Space, dzięki czemu pozostaną prywatne, a właściciel będzie miał nad nimi pełną kontrolę.
Spis treści
- Dodawanie zawartości do przestrzeni Space
- Prośby o pliki do przestrzeni Space
- Aktualizowanie zawartości w przestrzeni Space
- Usuwanie zawartości z przestrzeni Space
- Porządkowanie treści w folderach Space
- Jak pobrać indeks przestrzeni Space
Dodawanie treści do tej przestrzeni Space
Do przestrzeni Space można dodawać nowe treści przed udostępnieniem jej odwiedzającym i po nim.
Ważne: Twoja Biblioteka główna to folder, w którym można przechowywać maksymalnie 200 plików.
Przesyłanie treści do przestrzeni Space z urządzenia
Aby mieć pewność, że wszystkie pliki będą domyślnie dodawane do Shared Folders > Shared Space Uploads:
- Zaloguj się na stronie docsend.com.
- Kliknij Przestrzenie Space.
- Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
- Kliknij ikonę przesyłania (Dodaj zawartość).
- Wybierz Moje urządzenie z listy rozwijanej.
- Kliknij polecenie Dodaj pliki lub Dodaj folder, aby dodać treści ze swojego urządzenia.
- Możesz też dodawać treści z połączonych kont w usługach przechowywania w chmurze, takich jak Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte czy SharePoint.
- Kliknij polecenie Dodaj do przestrzeni Space.
Nowe pliki powinny zostać dodane do Twojej przestrzeni Space.
Uwaga: Możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia dla odwiedzających, tak aby otrzymali powiadomienie za każdym razem, gdy nowa wersja dokumentu lub treść zostanie dodana do przestrzeni Space. Dowiedz się więcej na temat powiadomień Space.
Przesyłanie treści do przestrzeni Space z biblioteki
- Zaloguj się na stronie docsend.com.
- Kliknij Przestrzenie Space.
- Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
- Kliknij Dodaj zawartość.
- Wybierz opcję Dodaj z biblioteki zawartości z menu rozwijanego.
- Wybierz treści, które chcesz przesłać do przestrzeni Space.
- Kliknij polecenie Dodaj do przestrzeni Space.
Możesz również przenosić zawartość, przeciągając ją i upuszczając do pustej przestrzeni Space
Ważne: Domyślnie wszystkie tworzone przez Ciebie przestrzenie Space są widoczne dla Twoich współpracowników. Mogą oni wyświetlać również ich nazwy i struktury folderów. Właściciele kont, administratorzy zespołów oraz współpracownicy mogą wyświetlać wszystkie treści dodawane do przestrzeni Space, nawet jeśli są przechowywane w folderze osobistym lub użytkownicy ci nie mają dostępu do miejsca przechowywania zawartości w bibliotece. Dowiedz się więcej na temat współpracy w przestrzeni Space.
Cofanie przesłania zawartości
Jeśli przesłano nieprawidłową zawartość i chcesz cofnąć tę czynność, kliknij opcję Cofnij w oknie, które pojawi się natychmiast po przesłaniu zawartości.
Uwaga: Ta funkcja nie działa w aplikacji mobilnej.
Wysyłanie próśb o pliki w przestrzeni Space
Możesz skonfigurować prośbę o pliki w swojej przestrzeni Space, tak aby odwiedzający mogli dodawać pliki bezpośrednio do Twojej przestrzeni Space. Wszelkie przesłane pliki będą natychmiast widoczne dla każdego użytkownika mającego dostęp do Twojej przestrzeni Space. Dowiedz się więcej na temat próśb o pliki.
Uwaga: Prośba o pliki do przestrzeni Space nie ma własnego łącza, ponieważ jest bezpośrednio powiązana z przestrzenią Space. Prośby o pliki można usunąć z przestrzeni Space, umieszczając je w folderze kosza.
Aby utworzyć prośbę o pliki:
- Zaloguj się na konto DocSend.
- Kliknij kartę Przestrzenie Space na lewym pasku bocznym.
- Kliknij Dodaj zawartość.
- Kliknij Utwórz prośbę o pliki.
- Uzupełnij pola prośby o pliki.
- Kliknij Zmień folder, aby zaktualizować lokalizację, w której będą przechowywane
przesłane pliki - Kliknij pozycję Utwórz prośbę o pliki.
- Udostępnij łącze do przestrzeni Space, aby użytkownicy mogli zacząć przesyłać pliki.
Po utworzeniu możesz zarządzać prośbami o pliki do przestrzeni Space bezpośrednio z poziomu swojej przestrzeni Space lub za pośrednictwem strony próśb o pliki. Aby usunąć prośbę o pliki z przestrzeni Space, wykonaj kroki procedury Usuwanie treści z przestrzeni Space. Aby usunąć prośbę, przejdź do strony próśb o pliki.
Uwaga: Operacji usunięcia prośby o pliki nie można cofnąć.
Aktualizacja treści w przestrzeni Space
Treści w przestrzeniach Space można wyłączyć lub zaktualizować, nawet jeśli łącze zostało już udostępnione. Poniżej znajdują się instrukcje:
Aby zaktualizować przełącznik dostępności treści, ustaw opcję Widoczne na Tak lub Nie.
Można też włączać/wyłączać dostęp do poszczególnych treści.
Możesz też kliknąć „…” (więcej opcji) po prawej stronie nazwy przestrzeni Space, aby wyświetlić podgląd treści, edytować opis, zaktualizować miniaturę lub zarchiwizować treści.
Aby zaktualizować wersję istniejących treści w przestrzeni Space, należy przejść do strony Treści. Po zaktualizowaniu treści wszystkie powiązane z nią łącza zostaną automatycznie dostosowane do nowej wersji. Dowiedz się więcej na temat aktualizowania istniejących dokumentów.
Usuwanie treści z przestrzeni Space
Treści i foldery w przestrzeni Space można usunąć, przenosząc je do archiwum. Folder kosza ułatwia zarządzanie treściami w przestrzeni Space.
Ważne: Treści przeniesione do archiwum są archiwizowane, a nie usuwane. Można je przywrócić do pierwotnej lokalizacji w przestrzeni Space w dowolnej chwili. Archiwum jest niewidoczne i niedostępne dla odwiedzających.
Są dwa sposoby na przeniesienie treści z przestrzeni Space do archiwum:
- Przeciągnij i upuść plik w Archiwum w lewym pasku bocznym.
- Kliknij „…” (więcej opcji) po prawej stronie nazwy pliku.
- Wybierz Archiwum.
Przywracanie zawartości
Aby ponownie przenieść treści z archiwum do przestrzeni Space, przeciągnij i upuść je z archiwum do obszaru Strona główna na pasku bocznym po lewej stronie lub kliknij „…” (więcej opcji) po prawej stronie pliku, a następnie wybierz polecenie Przywróć do strony głównej.
Ważne uwagi:
- Odwiedzający nie są aktywnie powiadamiani o zmianach, takich jak dodawanie lub usuwanie zawartości, wprowadzanych w przestrzeni Space, chyba że włączono automatyczne powiadomienia.
- Treści w archiwum nie można wyszukać za pomocą paska wyszukiwania. Treści usunięte z archiwum będzie można ponownie wyszukiwać.
- Zawartość archiwum nie zostanie skopiowana podczas duplikowania przestrzeni Space.
- Właściciele przestrzeni Space i współpracownicy mogą zarządzać treściami w archiwum i je edytować, na przykład zmieniać kolejność i wprowadzać poprawki w polach tekstowych.
- Nowych treści nie można bezpośrednio dodać do archiwum.
- Treści i foldery w archiwum nie są wliczane do limitu zasobów w przestrzeni Space. Dowiedz się więcej na temat ograniczeń przesyłania.
- Usunięcie treści z przestrzeni Space nie wpływa na historyczne dane odwiedzin. Jednak usunięcie treści ze strony Treści to trwała operacja, której nie można cofnąć. Dowiedz się więcej na temat usuwania treści.
Porządkowanie treści w folderach Space
Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms i Enterprise.
Podobnie jak w przypadku sekcji Space, w folderach Space treści można organizować w podfolderach. Dokumenty można w ten sposób porządkować według etapów lub tematów, tak aby ułatwić odwiedzającym nawigację i przeglądanie.
W każdej przestrzeni Space zmieści się maksymalnie 2000 zasobów (do 4000 zasobów dla klientów z taryfą Advanced Data Rooms). Wszystkie foldery Space, z których każdy może pomieścić do 200 zasobów, są wliczane do całkowitego limitu zasobów.
Aby utworzyć pojedynczy folder:
- Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
- Kliknij ikonę dodawania folderu.
- Nazwij folder i kliknij Utwórz.
Możesz teraz kliknąć nowy folder i dodać zawartość.
Nazwy folderów Space można edytować w dowolnej chwili. Aby edytować nazwę, kliknij „…” (więcej opcji) po prawej stronie nazwy pliku, a następnie wybierz polecenie Edytuj nazwę folderu.
Uwaga: nie można edytować nazwy folderu Strona główna.
Aby zaimportować wiele folderów:
- Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
- Kliknij ikonę tworzenia nowego folderu.
- Kliknij Importuj z pliku CSV.
Uwaga: Przy importowaniu pliku .csv format powinien zawierać informacje indeksujące w kolumnie A oraz nazwy folderów w kolumnie B.
Ważne uwagi:
- Obecnie nie można udostępniać bezpośrednich łącz do folderów Space. Dostępne są tylko ogólne łącza przestrzeni Space.
- Istniejące treści i foldery są kopiowane do zduplikowanej przestrzeni Space.
- Dokumenty i foldery w danej przestrzeni Space można przenosić do innych folderów. Nie dotyczy to jednak sekcji Space.
- Nie można wyszukiwać folderów w przestrzeni Space. Aby ułatwić odwiedzającym nawigację, można pogrupować foldery w sekcje.
- Współpracownicy w przestrzeni Space mogą zarządzać ustawieniami, dokumentami i folderami w przestrzeni Space.
- Podfolder w folderze Space jest liczony jako zasób przestrzeni Space. Przed rozpoczęciem dodawania treści zaleca się utworzyć foldery Space.
Jeśli taryfa zostanie zmieniona z Advanced na Standard, wszelkie Przestrzenie Space z folderami Space zostaną wyłączone. Aby ponownie je aktywować:
- przenieś folder Space do archiwum;
- najpierw przenieś treści z folderu Space do folderu Główny folder, a następnie przenieś folder Space do archiwum.
Ważne: Nie można przenieść folderu Space, który zawiera więcej niż 200 zasobów, ponieważ powoduje to przekroczenie limitu zasobów dla przestrzeni Space.
Jak pobrać indeks przestrzeni Space?
Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms.
Rozwiązanie DocSend pozwala pobrać indeks treści w przestrzeni Space, składający się z drzewa treści oraz metadanych powiązanych z każdym elementem w tej przestrzeni Space. Administratorzy, współpracownicy i odwiedzający mogą pobierać te indeksy w formacie CSV.
Uwaga: Indeks przestrzeni Space jest również znany jako spis treści pokoju danych.
Pobieranie indeksu (administratorzy lub współpracownicy)
Aby pobrać indeks:
- Przejdź do swojej strony Przestrzenie Space.
- Wybierz właściwą przestrzeń Space.
- Kliknij „⁝” (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
- Kliknij pozycję Pobierz indeks.
Pobrane indeksy zawierają numery treści, nazwy plików, adresy URL, typy, opisy, informacje o stanie dostępności oraz datę ostatniej aktualizacji.
Pobieranie indeksu (odwiedzający)
Aby pobrać indeks:
- Kliknij łącze odpowiedniej strony Przestrzenie Space.
- Kliknij pozycję Eksportuj indeks w prawym górnym rogu.
Pobrany indeks zawiera numery treści, nazwy plików, adresy URL, typy i opisy.
Uwaga: Indeks pobrany przez odwiedzającego będzie zawierał wyłącznie treści dostępne dla użytkownika, który go pobrał.
Powiązane artykuły
- Czym są przestrzenie Space?
- Szczegółowe uprawnienia do przestrzeni Space
- Dostosowywanie przestrzeni Space(pokojudanych)
- Duplikowanie przestrzeni Space(pokojudanych)
- Współpraca w przestrzeni Space(pokojudanych)
---
Nadal potrzebujesz pomocy? Zobacz więcej artykułów w centrum pomocy DocSend.