Artykuły w tej sekcji

Zarządzanie zawartością w przestrzeni Space (pokoju danych)

Avatar
Lennon
  • Zaktualizowano
Informacje zawarte w tym artykule dotyczą klientów korzystających z DocSend Advanced, Advanced Data Rooms i Enterprise.

Po utworzeniu Przestrzeni nadszedł czas, aby dodać zawartość. W zależności od tego, z której taryfy korzystasz, możesz dodać do 4000 zasobów do jednej Przestrzeni. Jeśli korzystasz z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms lub Enterprise, możesz użyć folderów Przestrzeni, aby dodatkowo uporządkować zawartość. Dowiedz się więcej o ograniczeniach dotyczących przesyłania plików.

Za każdym razem, gdy aktualizujesz zawartość, możesz powiadamiać odwiedzających o wszelkich zmianach w Przestrzeni, którą chcesz udostępnić. Dowiedz się więcej o Powiadomieniach o Przestrzeni.
 

Ważne:

  • Członkowie zespołu nie mogą wyświetlać podglądu zawartości w przestrzeni Space, chyba że zostaną dodani jako współpracownicy.
  • Właściciele kont i administratorzy zespołów automatycznie mają takie same uprawnienia dostępu jak współpracownik we wszystkich przestrzeniach Space, ale muszą zostać dodani jako współpracownicy, aby otrzymywać powiadomienia o odwiedzinach.
    • Właściciele kont i administratorzy zespołów mogą w razie potrzeby dodać siebie jako współpracowników do przestrzeni Space.
  • Gdy właściciel przestrzeni Space przesyła zawartość bezpośrednio do przestrzeni Space, przesłane pliki są automatycznie przechowywane w folderach osobistych właściciela.
    • Pliki będą widoczne tylko dla właściciela Przestrzeni, aby zachować prywatność i kontrolę nad dokumentem.

 

Dodawanie zawartości do przestrzeni Space

Nową zawartość można dodawać do Przestrzeni przed i po udostępnieniu Przestrzeni odwiedzającym.
 

Ważne: strona główna biblioteki to folder, który może pomieścić maksymalnie 200 plików.

Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z urządzenia

Aby upewnić się, że wszystkie pliki są domyślnie dodawane do folderu Foldery udostępnione > Pliki przesłane do udostępnionej przestrzeni Space: 

  1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
  2. Kliknij Przestrzenie Space.
  3. Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
  4. Kliknij Dodaj zawartość.
  5. Kliknij Pliki lub Folder, aby dodać zawartość z urządzenia.
    • Możesz również dodawać zawartość z połączonych kont usług przechowywania w chmurze, takich jak Dysk Google, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte i SharePoint.
  6. Kliknij Otwórz lub Prześlij.
  7. Kliknij Prześlij jeszcze raz, aby potwierdzić.

Twoje nowo przesłane pliki zostaną dodane do Przestrzeni.
 

Uwaga: Możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia dla odwiedzających, tak aby otrzymali powiadomienie za każdym razem, gdy nowa wersja dokumentu lub treść zostanie dodana do przestrzeni Space. Dowiedz się więcej na temat powiadomień Space.

Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z biblioteki

  1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
  2. Kliknij Przestrzenie Space.
  3. Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
  4. Kliknij Dodaj zawartość.
  5. Wybierz opcję Dodaj z biblioteki zawartości z menu rozwijanego.
  6. Kliknij dodaj do Przestrzeni lub Prześlij. 

Możesz również przenosić zawartość, przeciągając ją i upuszczając do pustych Przestrzeni.

Ważne: domyślnie wszystkie utworzone przestrzenie Space są widoczne dla członków zespołu, w tym nazwa przestrzeni Space i struktura folderów. Właściciele kont, administratorzy zespołów i współpracownicy mogą wyświetlać całą zawartość dodaną do przestrzeni Space, nawet jeśli znajduje się ona w folderze osobistym lub z innego powodu nie mają dostępu do miejsca, w którym ta zawartość jest przechowywana w bibliotece zawartości.Dowiedz się więcej o współpracy w przestrzeni Space.

Cofnij przesłanie zawartości
Jeśli zdarzyło Ci się przesłać niewłaściwą zawartość i chcesz cofnąć to działanie, kliknij X (usuń) przy zawartości, którą chcesz usunąć lub kliknij Anuluj.

Wysyłanie próśb o pliki w przestrzeni Space

YMożesz utworzyć prośbę o pliki w przestrzeni Space, aby odwiedzający mogli przesyłać je bezpośrednio do niej. Wszelkie przesłane pliki będą natychmiast widoczne dla każdego, kto ma dostęp do Twojej przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o prośbach o pliki.

Uwaga: prośba o pliki w przestrzeni Space nie ma własnego łącza, ponieważ jest bezpośrednio powiązana z przestrzenią Space. Prośby o pliki w przestrzeni Space można z niej usunąć i umieścić w folderze kosza przestrzeni Space.

Aby utworzyć prośbę o pliki:

  1. Zaloguj się na konto DocSend.
  2. Kliknij kartę Przestrzenie Space na lewym pasku bocznym.
  3. Kliknij Przestrzeń, z której chcesz poprosić o pliki.
  4. Kliknij poproś o pliki.
  5. Uzupełnij pola prośby o pliki.
  6. Kliknij Zmień folder, aby zaktualizować lokalizację, w której będą przechowywane przesłane pliki.
  7. Kliknij Utwórz prośbę o pliki.
  8. Kliknij opcję Wybierz łącze Przestrzeni, aby udostępnić łącze Przestrzeni i rozpocząć gromadzenie przesyłanych plików.

Po ukończeniu można zarządzać prośbami o pliki z Przestrzeni bezpośrednio z Przestrzeni lub za pomocą strony z prośbami o pliki. Aby usunąc prośbę o pliki z Przestrzeni, należy wykonać kroki wymienione w sekcji Usuwanie zawartości z Przestrzeni. Jeśli chcesz usunąć prośbę, możesz to zrobić na stronie próśb o pliki.
 

Uwaga: usunięcia prośby o plik nie można cofnąć.

 

 

Aktualizowanie zawartości w przestrzeni Space

Zawartość w przestrzeni Space można zaktualizować lub wyłączyć do niej dostęp nawet po udostępnieniu łącza do przestrzeni Space. Oto jak to działa:

Aby zaktualizować dostępność Przestrzeni przełącz Aktywna na Tak lub Nie.

 

Podobnie można włączać i wyłączać dostęp do poszczególnych treści.

 

Możesz też kliknąć  more (więcej opcji) po prawej stronie nazwy Przestrzeni, aby wyświetlić podgląd treści, edytować opis, zaktualizować miniaturę lub zarchiwizować treści.

Możesz zaktualizować istniejącą zawartość w Przestrzeni, dodając nową wersję przez zaktualizowanie jej na stronie Zawartość. Po zaktualizowaniu zawartości wszystkie powiązane łącza zostaną automatycznie zaktualizowane, aby odzwierciedlić najnowszą wersję. Dowiedz się więcej na temat aktualizowania istniejącego dokumentu.
 

Usuwanie zawartości z przestrzeni Space

Możesz usuwać zawartość i foldery z przestrzeni Space, przenosząc je do archiwum. Folder kosza ma na celu ułatwienie i usprawnienie zarządzania zawartością w przestrzeni Space.

Ważne: zawartość przeniesiona do archiwum jest archiwizowana, a nie usuwana i w każdej chwili może zostać przywrócona do pierwotnego stanu w Przestrzeni. Archiwum nie jest widoczne ani dostępne dla odwiedzających.

Zawartość z przestrzeni Space można przenosić do archiwum na dwa sposoby:

  1. Przeciągnij i upuść plik do Kosza na lewym pasku bocznym.
  2. Kliknij  more  (więcej opcji) po prawej stronie nazwy pliku.
  3. Wybierz Przenieś do kosza.

 

Przywracanie zawartości

Zawartość z archiwum można przenosić z powrotem do Przestrzeni, przeciągając i upuszczając ją z Kosza do strony głównej na lewym pasku bocznym lub klikając more (więcej opcji) po prawej stronie pliku i wybierając opcję Przywróć do strony głównej.

 

 

Ważne uwagi:

  • Odwiedzający nie są aktywnie powiadamiani o zmianach, takich jak dodawanie lub usuwanie zawartości, wprowadzanych w przestrzeni Space, chyba że włączono automatyczne powiadomienia. 
  • Zawartości w archiwum nie będzie można przeszukiwać za pomocą paska wyszukiwania. Jednak zawartość odzyskana z archiwum będzie ponownie dostępna do wyszukiwania.
  • Zawartość archiwum nie będzie przenoszona podczas tworzenia duplikatu przestrzeni Space.
  • Właściciele przestrzeni Space i współpracownicy mogą zarządzać zawartością w archiwum i wprowadzać zmiany, na przykład zmieniać kolejność i edytować pola tekstowe.
  • Nowej zawartości nie można dodać bezpośrednio do archiwum.
  • Zawartość i foldery w archiwum nie są wliczane do limitu zasobów przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o ograniczeniach przesyłania plików.

Usunięcie zawartości z przestrzeni Space nie wpłynie na historyczne dane dotyczące odwiedzin. Jednak usunięcie zawartości ze strony Zawartość jest trwałe i nieodwracalne. Dowiedz się więcej o usuwaniu zawartości.


Organizowanie zawartości za pomocą folderów przestrzeni Space

Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms i Enterprise.

Podobnie jak w przypadku sekcji przestrzeni Space, foldery przestrzeni Space umożliwiają organizowanie zawartości w podfolderach. W ten sposób można również wyróżniać dokumenty dotyczące różnych etapów lub tematów i zapewnić większą przejrzystość dla odwiedzających. 

W każdej przestrzeni Space zmieści się maksymalnie 2000 zasobów (do 4000 zasobów dla klientów z taryfą Advanced Data Rooms). Każdy folder przestrzeni Space wlicza się do całkowitego limitu zasobów dla tej przestrzeni i może pomieścić do 200 zasobów.

Aby utworzyć pojedynczy folder:

  1. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
  2. Kliknij Utwórz folder.
  3. Nazwij folder i kliknij Utwórz.

Możesz teraz kliknąć nowy folder i dodać zawartość.

 

Nazwy folderów Przestrzeni można edytować w dowolnym momencie. W tym celu kliknij more  (więcej opcji) po prawej stronie nazwy pliku i wybierz opcję Edytuj nazwę folderu.

 

Uwaga: nie można edytować nazwy folderu użytkownika „Strona główna”.

Aby zaimportować wiele folderów:

  1. Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
  2. Kliknij ikonę tworzenia nowego folderu.

Kliknij Importuj z pliku CSV.

Uwaga: Przy importowaniu pliku .csv format powinien zawierać informacje indeksujące w kolumnie A oraz nazwy folderów w kolumnie B.

 

WKlemE5b.png

Ważne:

  • Folderów przestrzeni Space nie można obecnie bezpośrednio łączyć. Można udostępniać tylko ogólne łącza do przestrzeni Space.
  • Utworzenie duplikatu przestrzeni Space powoduje przeniesienie istniejącej zawartości.
  • Dokumenty i foldery można przenosić do różnych folderów w przestrzeni Space. Nie dotyczy to jednak sekcji przestrzeni Space.
  • Folderów w przestrzeni Space nie można przeszukiwać. Jednak grupowanie folderów w sekcje może ułatwić odwiedzającym przeglądanie.
  • Współpracownicy w przestrzeni Space mogą zarządzać ustawieniami, dokumentami i folderami w przestrzeni Space.
  • Podfolder w folderze przestrzeni Space liczy się jako zasób przestrzeni Space. Zalecamy utworzenie folderów przestrzeni Space przed dodaniem zawartości.

Obniżenie wersji z taryfy Advanced do taryfy Standard spowoduje wyłączenie wszystkich przestrzeni Space korzystających z folderów przestrzeni Space. Aby ponownie włączyć przestrzeń Space:

  • Przenieś folder przestrzeni Space do archiwum;
  • lub najpierw przenieś zawartość z folderu przestrzeni Space do folderu Strona główna, a następnie przenieś folder przestrzeni Space do archiwum.
Uwaga: Nie da się przenosić folderu Przestrzeni, jeśli zawiera on więcej niż 200 zasobów.

Jak pobrać indeks przestrzeni Space

Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z taryfy Advanced Data Rooms.

Tworzenie indeksu umożliwia sprawne znajdowanie plików i odwoływanie się do nich bez konieczności pamiętania jego nazwy. Właściciele i współpracownicy mogą włączyć tworzenie indeksu dla Przestrzeni (pokoju danych) w dowolnym momencie.  Wartości indeksu powinny być takie same dla każdego użytkownika oglądającego Przestrzeń (pokój danych), nawet jeśli nie ma on dostępu do niektórych plików w tej Przestrzeni. 

Aby włączyć tworzenie indeksu dla Przestrzeni (pokoju danych):

  1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
  2. Kliknij stronę Przestrzenie (pokoje danych).
  3. Stwórz nową Przestrzeń (pokój danych) lub kliknij istniejącą.
  4. Kliknij Organizuj.
  5. Kliknij Włącz tworzenie indeksu. 

Użytkownicy powinni zobaczyć w swoim pokoju danych kolumnę Indeks przy każdym zasobie. Dokumenty będą automatycznie indeksowane w miarę ich przesyłania.

Pobieranie indeksu (administratorzy i współpracownicy)

Aby pobrać indeks:

  1. Przejdź do strony Przestrzenie Space.
  2. Wybierz odpowiednią przestrzeń Space.
  3. Kliknij  more-vertical (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
  4. Kliknij Pobierz indeks.

 

Pobrany indeks zawiera numery zawartości, nazwy plików, adresy URL, typy, opisy, status włączenia i datę ostatniej aktualizacji.

Pobieranie indeksu (odwiedzający)

Aby pobrać indeks:

  1. Otwórz łącze do strony odpowiedniej przestrzeni Space.
  2. Kliknij Eksportuj indeks w prawym górnym rogu.
Spaces_Export_Index.png

Pobrany indeks zawiera numery zawartości, nazwy plików, adresy URL, typy i opisy.

Uwaga: w indeksie dla odwiedzającego będą widoczne tylko te treści, które są włączone dla pobierającej go osoby.

 

Pobierz foldery w Przestrzeni

Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z taryfy Advanced Data Rooms.
Można pobrać całą Przestrzeń, folder albo konkretny plik z Przestrzeni. 

Aby pobrać całą Przestrzeń:

  1. Przejdź do pożądanej Przestrzeni.
  2. Kliknij  more-vertical  (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
  3. Wybierz Pobierz przestrzeń z menu rozwijanego.

Twoje foldery zostaną pobrane jako plik ZIP, a u dołu ekranu pojawi się komunikat informujący o zakończeniu pobierania.

Aby pobrać foldery z Przestrzeni:

  1. Przejdź do pożądanej Przestrzeni.
  2. Kliknij more (więcej opcji) po prawej stronie folderu, który chcesz pobrać.
  3. Kliknij Pobierz folder. 

Plik ZIP zawierający Twój folder zostanie znaleziony w folderze „Pobrane”.

 

Aby pobrać konkretny plik z Przestrzeni:

  1. Przejdź do pożądanej Przestrzeni.
  2. Kliknij wybrany plik.
  3. Kliknij  more  (więcej opcji) w prawym górnym rogu.
  4. Kliknij Pobierz. 

Twoja zawartość znajdzie się w folderze „Pobrane”.

 
 

Powiązane artykuły