|
Ten artykuł opisuje funkcję dostępną w taryfach DocSend Standard, Advanced i Advanced Data Rooms. |
Przegląd
Po utworzeniu przestrzeni Space (pokoju danych) nadszedł czas, aby dodać zawartość. W zależności od tego, z której taryfy korzystasz, możesz dodać do 4000 zasobów do jednej przestrzeni Space. Jeśli korzystasz z taryfy Advanced, Advanced Data Rooms lub Enterprise, możesz użyć folderów przestrzeni Space, aby dodatkowo uporządkować zawartość. Dowiedz się więcej o ograniczeniach dotyczących przesyłania plików.
Za każdym razem, gdy aktualizujesz zawartość, możesz powiadamiać odwiedzających o wszelkich zmianach w przestrzeni Space, którą chcesz udostępnić. Dowiedz się więcej o Powiadomieniach o przestrzeni Space.
Ważne uwagi:
-
-
- Członkowie zespołu nie mogą wyświetlać podglądu zawartości w przestrzeni Space, chyba że zostaną dodani jako współpracownicy.
-
Właściciele kont i administratorzy zespołów automatycznie mają takie same uprawnienia dostępu jak współpracownik we wszystkich przestrzeniach Space, ale muszą zostać dodani jako współpracownicy, aby otrzymywać powiadomienia o odwiedzinach.
- Właściciele kont i administratorzy zespołów mogą w razie potrzeby dodać siebie jako współpracowników do przestrzeni Space.
-
Gdy właściciel przestrzeni Space przesyła zawartość bezpośrednio do przestrzeni Space, przesłane pliki są automatycznie przechowywane w folderach osobistych właściciela.
- Pliki będą widoczne tylko dla właściciela przestrzeni Space, aby zachować prywatność i kontrolę nad dokumentem.
-
Spis treści
- Dodawanie zawartości do przestrzeni Space
- Wysyłanie próśb o pliki w przestrzeni Space
- Aktualizowanie zawartości w przestrzeni Space
- Usuwanie zawartości z przestrzeni Space
- Organizowanie zawartości za pomocą folderów przestrzeni Space
- Jak pobrać indeks przestrzeni Space
Dodawanie zawartości do przestrzeni Space
Nową zawartość można dodawać do przestrzeni Space przed i po udostępnieniu przestrzeni Space odwiedzającym.
Ważne: strona główna biblioteki to również folder, który może pomieścić maksymalnie 200 plików.
Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z urządzenia
Aby upewnić się, że wszystkie pliki są domyślnie dodawane do folderu Foldery udostępnione > Pliki przesłane do udostępnionej przestrzeni Space:
- Przejdź do strony Przestrzenie Space.
- Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
- Kliknij Dodaj zawartość.
- Kliknij Prześlij nowy.
- Wybierz Moje urządzenie z listy rozwijanej.
- Kliknij Dodaj pliki lub Dodaj folder, aby dodać zawartość z urządzenia.
- Możesz również dodawać zawartość z połączonych kont usług przechowywania w chmurze, takich jak Dysk Google, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte i SharePoint.
- Kliknij Dodaj do przestrzeni Space.
Nowo przesłane pliki zostaną dodane do przestrzeni Space.
Uwaga: możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia dla odwiedzających wysyłane za każdym razem, gdy nowa wersja dokumentu lub zawartość zostanie dodana do przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o powiadomieniach dotyczących przestrzeni Space.
Przesyłanie zawartości do przestrzeni Space z biblioteki
- Przejdź do strony Przestrzenie Space.
- Utwórz przestrzeń Space lub wybierz istniejącą.
- Kliknij Dodaj zawartość i wybierz Dodaj z biblioteki zawartości.
- Wybierz zawartość, którą chcesz przesłać do przestrzeni Space.
- Kliknij Dodaj do przestrzeni Space.
Ważne: domyślnie wszystkie utworzone przestrzenie Space są widoczne dla członków zespołu, w tym nazwa przestrzeni Space i struktura folderów. Właściciele kont, administratorzy zespołów i współpracownicy mogą wyświetlać całą zawartość dodaną do przestrzeni Space, nawet jeśli znajduje się ona w folderze osobistym lub z innego powodu nie mają dostępu do miejsca, w którym ta zawartość jest przechowywana w bibliotece zawartości. Dowiedz się więcej o współpracy w przestrzeni Space.
Wysyłanie próśb o pliki w przestrzeni Space
YMożesz utworzyć prośbę o pliki w przestrzeni Space, aby odwiedzający mogli przesyłać je bezpośrednio do niej. Wszelkie przesłane pliki będą natychmiast widoczne dla każdego, kto ma dostęp do Twojej przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o prośbach o pliki.
Uwaga: prośba o pliki w przestrzeni Space nie ma własnego łącza, ponieważ jest bezpośrednio powiązana z przestrzenią Space. Prośby o pliki w przestrzeni Space można z niej usunąć i umieścić w folderze kosza przestrzeni Space.
Aby utworzyć prośbę o pliki:
- Zaloguj się na konto DocSend.
- Kliknij kartę Przestrzenie Space na lewym pasku bocznym.
- Przejdź do strony Przestrzenie Space.
- Wybierz odpowiednią przestrzeń Space.
- Kliknij Poproś o pliki w prawym panelu.
- Uzupełnij pola prośby o pliki.
- Kliknij Kontynuuj.
- Wybierz jeden z dostępnych folderów, w którym będą się znajdować przesłane pliki.
- Kliknij Utwórz prośbę o pliki.
- Udostępnij łącze do przestrzeni Space, aby zacząć zbierać przesłane pliki.
Po zakończeniu możesz zarządzać prośbami o pliki w przestrzeni Space bezpośrednio z jej poziomu lub na stronie próśb o pliki. Aby usunąć prośbę o pliki z przestrzeni Space, wykonaj kroki wymienione w artykule Usuwanie zawartości z przestrzeni Space. Prośbę możesz usunąć na stronie próśb o pliki.
Uwaga: usunięcia prośby o plik nie można cofnąć.
Aktualizowanie zawartości w przestrzeni Space
Zawartość w przestrzeni Space można zaktualizować lub wyłączyć do niej dostęp nawet po udostępnieniu łącza do przestrzeni Space. Oto jak to działa:
Aby włączyć lub wyłączyć dostęp do przestrzeni Space, możesz przełączyć opcję Widoczne dla innych na Tak lub Nie.
Podobnie można włączać i wyłączać dostęp do poszczególnych treści.
Możesz kliknąć „…” (wielokropek) po prawej stronie nazwy przestrzeni, aby wyświetlić podgląd zawartości, edytować opis, zaktualizować miniaturę lub zarchiwizować zawartość.
Możesz zaktualizować istniejącą zawartość w przestrzeni Space, dodając nową wersję przez zaktualizowanie jej na stronie Zawartość. Po zaktualizowaniu zawartości wszystkie powiązane łącza zostaną automatycznie zaktualizowane, aby odzwierciedlić najnowszą wersję. Dowiedz się więcej na temat aktualizowania istniejącego dokumentu.
Usuwanie zawartości z przestrzeni Space
Możesz usuwać zawartość i foldery z przestrzeni Space, przenosząc je do archiwum. Folder kosza ma na celu ułatwienie i usprawnienie zarządzania zawartością w przestrzeni Space.
Ważne: zawartość przeniesiona do archiwum jest archiwizowana, a nie usuwana i w każdej chwili może zostać przywrócona do pierwotnego stanu w przestrzeni Space. Archiwum nie jest widoczne ani dostępny dla odwiedzających.
Zawartość z przestrzeni Space można przenosić do archiwum na dwa sposoby:
- Przeciągnij i upuść plik w Archiwum w lewym pasku bocznym.
- Kliknij „…” (wielokropek) po prawej stronie nazwy pliku, a następnie wybierz Archiwizuj.
Przywracanie zawartości
Zawartość z archiwum można przenosić z powrotem do przestrzeni Space, przeciągając i upuszczając ją z archiwum do strony głównej w lewym pasku bocznym lub klikając „…” (wielokropek) po prawej stronie pliku i wybierając opcję Przywróć do strony głównej.
Ważne uwagi:
- Odwiedzający nie są aktywnie powiadamiani o zmianach, takich jak dodawanie lub usuwanie zawartości, wprowadzanych w przestrzeni Space.
- Zawartości w archiwum nie będzie można przeszukiwać za pomocą paska wyszukiwania. Jednak zawartość odzyskana z archiwum będzie ponownie dostępna do wyszukiwania.
- Zawartość archiwum nie będzie przenoszona podczas tworzenia duplikatu przestrzeni Space.
- Właściciele przestrzeni Space i współpracownicy mogą zarządzać zawartością w archiwum i wprowadzać zmiany, na przykład zmieniać kolejność i edytować pola tekstowe.
- Nowej zawartości nie można dodać bezpośrednio do archiwum.
- Zawartość i foldery w archiwum nie są wliczane do limitu zasobów przestrzeni Space. Dowiedz się więcej o ograniczeniach przesyłania plików.
- Usunięcie zawartości z przestrzeni Space nie wpłynie na historyczne dane dotyczące odwiedzin. Jednak usunięcie zawartości ze strony Zawartość jest trwałe i nieodwracalne. Dowiedz się więcej o usuwaniu zawartości.
Organizowanie zawartości za pomocą folderów przestrzeni Space
Podobnie jak w przypadku sekcji przestrzeni Space, foldery przestrzeni Space umożliwiają organizowanie zawartości w podfolderach. W ten sposób można również wyróżniać dokumenty dotyczące różnych etapów lub tematów i zapewnić większą przejrzystość dla odwiedzających.
Każda przestrzeń Space może pomieścić łącznie do 4000 zasobów. Każdy folder przestrzeni Space wlicza się do całkowitego limitu zasobów dla tej przestrzeni i może pomieścić do 200 zasobów.
Oto jak to działa:
- Kliknij istniejącą przestrzeń Space lub utwórz nową.
- Kliknij Organizuj.
- Wybierz Utwórz folder z listy rozwijanej.
- Nazwij folder i kliknij Utwórz.
Możesz teraz kliknąć nowy folder i dodać zawartość.
Nazwy folderów przestrzeni Space można edytować w dowolnym momencie. W tym celu kliknij „…” (wielokropek) po prawej stronie nazwy pliku i wybierz opcję Edytuj nazwę folderu.
Uwaga: nie można edytować nazwy folderu Strona główna.
Ważne uwagi:
- Folderów przestrzeni Space nie można obecnie bezpośrednio łączyć. Można udostępniać tylko ogólne łącza do przestrzeni Space.
- Utworzenie duplikatu przestrzeni Space powoduje przeniesienie istniejącej zawartości.
- Dokumenty i foldery można przenosić do różnych folderów w przestrzeni Space. Nie dotyczy to jednak sekcji przestrzeni Space.
- Folderów w przestrzeni Space nie można przeszukiwać. Jednak grupowanie folderów w sekcje może ułatwić odwiedzającym przeglądanie.
- Współpracownicy w przestrzeni Space mogą zarządzać ustawieniami, dokumentami i folderami w przestrzeni Space.
- Podfolder w folderze przestrzeni Space liczy się jako zasób przestrzeni Space. Zalecamy utworzenie folderów przestrzeni Space przed dodaniem zawartości.
Obniżenie wersji z taryfy Advanced do taryfy Standard spowoduje wyłączenie wszystkich przestrzeni Space korzystających z folderów przestrzeni Space. Aby ponownie włączyć przestrzeń Space:
- przenieś folder przestrzeni Space do archiwum;
- lub najpierw przenieś zawartość z folderu przestrzeni Space do folderu Strona główna, a następnie przenieś folder przestrzeni Space do archiwum.
Ważne: nie można przenieść folderu przestrzeni Space, jeśli zawiera więcej niż 200 zasobów, ponieważ przekracza on limit zasobów przestrzeni Space.
Jak pobrać indeks przestrzeni Space
DocSend umożliwia pobranie indeksu zawartości przestrzeni Space, który zawiera drzewo treści i powiązane metadane dla każdej pozycji w tej przestrzeni Space. Te indeksy mogą być pobierane przez administratorów, współpracowników i odwiedzających jako pliki CSV.
Pobieranie indeksu (administratorzy i współpracownicy)
Aby pobrać indeks:
- Przejdź do strony Przestrzenie Space.
- Wybierz odpowiednią przestrzeń Space.
- Kliknij „⁝” (wielokropek pionowy) w prawym górnym rogu.
- Kliknij Pobierz indeks.
Pobrany indeks zawiera numery zawartości, nazwy plików, adresy URL, typy, opisy, status włączenia i datę ostatniej aktualizacji.
Pobieranie indeksu (odwiedzający)
Aby pobrać indeks:
- Otwórz łącze do strony odpowiedniej przestrzeni Space.
- Kliknij Eksportuj indeks w prawym górnym rogu.
Pobrany indeks zawiera numery zawartości, nazwy plików, adresy URL, typy i opisy.
Uwaga: w indeksie dla odwiedzającego będą widoczne tylko te treści, które są włączone dla pobierającej go osoby.
Powiązane artykuły
- Czym są przestrzenie Space?
- Szczegółowe uprawnienia do przestrzeni Space
- Dostosowywanie przestrzeni Space(pokojudanych)
- Duplikowanie przestrzeni Space(pokojudanych)
- Współpraca w przestrzeni Space(pokojudanych)
---
Nadal potrzebujesz pomocy? Zobacz więcej artykułów w centrum pomocy DocSend.