|
Artykuł opisuje funkcję dostępną w taryfach DocSend Advanced Data Rooms. |
Przegląd
Przestrzenie Space są tym, co nazywamy naszymi wirtualnymi pokojami danych (Virtual Data Rooms – VDR). Pokoje danych zapewniają sposób na grupowanie, organizowanie i udostępnianie dużej ilości treści innym osobom za pomocą jednego łącza. Teraz możesz udostępniać pokoje danych, wysyłając zaproszenie grupowe. Grupy upraszczają ustawienia zabezpieczeń, dzięki czemu tylko zatwierdzone osoby mogą uzyskać dostęp do dokumentów w pokoju danych lub je współtworzyć.
Tworzenie grup pokojów danych
Przestrzenie Space lub pokoje danych umożliwiają udostępnianie dużej ilości treści innym osobom na dwa różne sposoby. Możesz utworzyć grupę z listą zatwierdzonych członków lub utworzyć łącza do swojego pokoju danych.
Grupy usprawniają bezpieczeństwo, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do zawartości pokoju danych. Poszczególne osoby muszą należeć do listy członków pokoju danych i uwierzytelniać się za pomocą swojego adresu e-mail, aby uzyskać dostęp do pokoju danych. Łącza mogą zapewnić podobną konfigurację z listą zezwoleń i opcjami uwierzytelniania e-mail.
|
Uwaga: w przeciwieństwie do łączy, które można udostępniać, kopiując je i wklejając, zaproszenia grupowe są wysyłane bezpośrednio z DocSend na adres e-mail odbiorcy. Więcej informacji o różnicy pomiędzy grupami i łączami. |
Aby skonfigurować grupę:
- Zaloguj się na konto DocSend.
- Kliknij kartę Przestrzenie Space na lewym pasku bocznym.
- Kliknij pokój danych, dla którego chcesz utworzyć grupę.
- Kliknij Udostępnij.
- Kliknij Utwórz grupę.
- Wpisz nazwę grupy.
- Przełącz dowolne uprawnienia w sekcji Ustawienia zabezpieczeń.
- Zezwól na pobieranie: zezwala odwiedzającym pokój danych na pobieranie jego zasobów.
- Dodaj znak wodny: nakłada znak wodny na dokumenty w pokoju danych.
- Wymagaj umowy do wyświetlenia: wymaga od odwiedzających podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA) przed wyświetleniem dokumentu.
|
Uwaga: ustawienia zabezpieczeń mają zastosowanie do całego pokoju danych. |
- Kliknij Utwórz grupę.
Po utworzeniu grupy można zastosować uprawnienia do określonych plików i folderów, klikając ikonę kłódki obok pokoju danych.
Aby zaprosić członków grupy do pokoju danych:
- Zaloguj się na konto DocSend.
- Kliknij Uprawnienia na lewym pasku bocznym.
- Kliknij kartę Grupy w sekcji Uprawnienia.
- Kliknij Zaproś.
- Dodaj adresy e-mail w polu Dodaj adresy e-mail.
- Opcjonalnie: dodaj wiadomość.
- Kliknij Zaproś.
Odbiorcy otrzymają e-mail z zaproszeniem do pokoju danych.
Członkostwo w grupie i uwierzytelnianie odwiedzających
Jeśli adres e-mail odwiedzającego nie znajduje się jeszcze na liście członków grupy, nie będzie on mógł wyświetlić zawartości pokoju danych tej grupy, nawet jeśli ma odpowiednie łącze. Minimalizuje to możliwość nieautoryzowanego dostępu lub przypadkowego ujawnienia poufnych informacji.
Gdy członkowie grupy uzyskują dostęp do pokoju danych, będą musieli wprowadzić i uwierzytelnić swój adres e-mail.
|
Uwagi:
|
Edycja ustawień i uprawnień grupy
Grupę można dostosować na kilka sposobów:
- Nazwa grupy: możesz ustawić i zapisać unikalną nazwę, aby zidentyfikować swoją grupę.
- Zezwolenie na pobieranie: można włączyć tę opcję, aby umożliwić odwiedzającym pobieranie i drukowanie wszystkich dokumentów w Twojej przestrzeni Space.
- Dodaj znak wodny: tę opcję można włączyć, aby nałożyć znak wodny na dokumenty.
- Wymagaj umowy do wyświetlenia: włączenie tej opcji spowoduje, że członkowie będą musieli podpisać umowę przed wyświetleniem dokumentu w Twojej przestrzeni Space.
|
Uwaga: tylko właściciele i współpracownicy będą mogli tworzyć i edytować grupy. |