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이 도움말에서는 DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms, Enterprise 요금제에서 사용할 수 있는 기능에 대해 설명합니다. |
개요
스페이스(데이터룸)를 만들었다면 이제 콘텐츠를 추가할 차례입니다. 현재 사용 중인 요금제에 따라 최대 4,000개의 자산을 하나의 스페이스에 추가할 수 있습니다. Advanced, Advanced Data Rooms 또는 Enterprise 요금제를 사용 중인 경우 스페이스 폴더를 사용하여 콘텐츠를 더욱 체계적으로 정리할 수 있습니다. 파일 업로드 제한에 대해 자세히 알아보기
콘텐츠를 업데이트할 때마다 방문자에게 알림을 보내 공유하고자 하는 스페이스 변경 사항을 알릴 수 있습니다. 스페이스 알림에 대해 자세히 알아보기
중요 사항:
- 공동 작업자로 추가되지 않은 팀원은 스페이스의 콘텐츠를 미리 볼 수 없습니다.
- 계정 소유자 및 팀 관리자는 모든 스페이스에서 공동 작업자로서 동일한 액세스 권한이 부여되지만 방문 알림을 받으려면 공동 작업자로 추가되어야 합니다.
- 계정 소유자 및 팀 관리자는 필요에 따라 본인 스스로 스페이스에 공동 작업자로 추가할 수 있습니다.
- 스페이스 소유자가 스페이스에 콘텐츠를 직접 업로드하면 업로드된 파일이 소유자의 개인 폴더에 자동으로 저장됩니다.
- 파일은 스페이스 소유자만 볼 수 있으므로 개인정보를 보호하고 문서 제어를 유지할 수 있습니다.
목차
스페이스에 콘텐츠 추가
스페이스를 외부 방문자에게 공유하기 전후에 스페이스에 새 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.
중요: 홈 라이브러리는 최대 200개의 파일만 저장할 수 있는 폴더입니다.
내 장치에서 스페이스에 콘텐츠 업로드
모든 파일이 기본적으로 공유 폴더 > 공유 스페이스 업로드에 추가되도록 하려면 다음 단계를 수행하세요.
- http://docsend.com/docsend.com에 로그인합니다.
- 스페이스를 클릭합니다.
- 스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
- 업로드 아이콘(콘텐츠 추가)을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 내 장치를 선택합니다.
-
파일 추가 또는 폴더 추가를 클릭하여 장치에서 콘텐츠를 추가합니다.
- Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte, SharePoint 등의 연결된 클라우드 스토리지 계정에서 콘텐츠를 추가할 수도 있습니다.
- 스페이스에 추가를 클릭합니다.
이제 파일을 새로 업로드하면 스페이스에 추가됩니다.
참고: 새 문서 버전 또는 콘텐츠가 스페이스에 추가될 때마다 방문자에게 알림이 표시되도록 자동 알림을 설정할 수 있습니다. 스페이스 알림에 대해 자세히 알아보기
내 라이브러리에서 스페이스에 콘텐츠 업로드
- docsend.com에 로그인합니다.
- 스페이스를 클릭합니다.
- 스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
- 콘텐츠 추가를 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 콘텐츠 라이브러리에서 추가를 선택합니다.
- 스페이스에 업로드할 콘텐츠를 선택합니다.
- 스페이스에 추가를 클릭합니다.
콘텐츠를 빈 스페이스로 끌어다 놓아서 옮길 수도 있습니다.
중요: 기본적으로 사용자가 만든 모든 스페이스는 스페이스 이름 및 폴더 구조를 포함하여 팀원이 볼 수 있습니다. 계정 소유자, 팀 관리자, 공동 작업자는 스페이스에 추가된 모든 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 해당 콘텐츠가 개인 폴더에 있거나 콘텐츠 라이브러리에서 해당 콘텐츠가 저장된 위치에 대한 액세스 권한이 없는 경우에도 마찬가지입니다. 스페이스에서 협업하기에 대해 자세히 알아보기
콘텐츠 업로드 실행 취소
잘못된 콘텐츠를 업로드한 경우 해당 작업을 실행하려면 콘텐츠를 업로드한 직후 표시되는
창에서 '실행 취소'를 클릭합니다.
참고: 모바일에서는 이 기능이 작동하지 않습니다.
스페이스의 파일 요청
방문자가 스페이스에 바로 파일을 업로드할 수 있도록 스페이스에서 파일 요청을 설정할 수 있습니다. 업로드된 모든 파일은 스페이스에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사람에게 즉시 표시됩니다. 파일 요청에 대해 자세히 알아보기
참고: 스페이스 파일 요청은 스페이스에 직접 연결되므로 자체 링크가 없습니다. 스페이스에서 제거한 스페이스 파일 요청은 스페이스 휴지통 폴더에 보관됩니다.
파일 요청을 생성하려면
- DocSend 계정에 로그인합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 스페이스 탭을 클릭합니다.
- 콘텐츠 추가를 클릭합니다.
- 파일 요청 만들기를 클릭합니다.
- 파일 요청 필드를 작성합니다.
- 폴더 변경을 클릭해 업로드된 파일을 저장할 위치를 업데이트합니다.
- 파일 요청 만들기를 클릭합니다.
- 스페이스 링크를 공유해 업로드 파일 수집을 시작합니다.
완료되면 스페이스 파일 요청을 스페이스 또는 파일 요청 페이지에서 관리할 수 있습니다. 스페이스에서 스페이스 파일 요청을 제거하려면 스페이스에서 콘텐츠 제거에 나열된 단계를 따릅니다. 요청을 제거하려는 경우 파일 요청 페이지에서 수행할 수 있습니다.
참고: 파일 요청 삭제는 실행 취소할 수 없습니다.
스페이스의 콘텐츠 업데이트
스페이스 링크가 공유된 후에도 스페이스의 콘텐츠를 비활성화하거나 업데이트할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
콘텐츠의 접근성을 업데이트하려면 표시를 예 또는 아니요로 전환합니다.
마찬가지로, 개별 콘텐츠도 설정하거나 해제할 수 있습니다.
스페이스 이름 오른쪽에 있는 '…'(옵션 더 보기)를 클릭하면 콘텐츠를 미리 보거나, 설명을 수정하거나, 축소판 이미지를 업데이트하거나, 콘텐츠를 압축 보관할 수도 있습니다.
콘텐츠 페이지에서 스페이스의 기존 콘텐츠를 새 버전으로 업데이트할 수 있습니다. 콘텐츠를 업데이트하면 관련된 모든 링크가 자동으로 업데이트되어 최신 버전을 반영합니다. 기존 문서 업데이트에 대해 자세히 알아보기
스페이스에서 콘텐츠 제거
콘텐츠와 폴더를 보관함으로 옮겨 스페이스에서 제거할 수 있습니다. 휴지통 폴더를 사용하면 스페이스 내에서 콘텐츠를 쉽게 관리하고 간소화할 수 있습니다.
중요: 보관함으로 옮긴 콘텐츠는 삭제되는 것이 아니라 압축 보관되며, 언제든지 스페이스에 원본 상태로 복원할 수 있습니다. 보관함은 방문자가 보거나 액세스할 수 없습니다.
스페이스의 콘텐츠를 보관함으로 옮기는 방법에는 두 가지가 있습니다.
- 왼쪽 사이드바의 아카이브에 파일을 끌어다 놓습니다.
- 파일 이름 오른쪽에 있는 '…'(옵션 더 보기)를 클릭합니다.
- 아카이브를 선택합니다.
콘텐츠 복원 중
보관함의 콘텐츠를 스페이스로 다시 옮길 수 있습니다. 보관함에서 왼쪽 사이드바의 홈으로 끌어다 놓거나 파일 오른쪽에 있는 '…'(옵션 더 보기)를 클릭한 다음, 홈으로 복원을 선택하면 됩니다.
중요 사항
- 자동 알림을 활성화하지 않는 한, 스페이스 내에서 콘텐츠를 추가하거나 제거하는 등의 변경 사항이 있는 경우, 방문자에게 항상 알림이 전송되지는 않습니다
- 보관함의 콘텐츠는 검색창을 사용하여 검색할 수 없습니다. 하지만 보관함에서 복구된 콘텐츠는 다시 검색할 수 있게 됩니다.
- 스페이스를 복제해도 보관함의 콘텐츠는 이동되지 않습니다.
- 스페이스 소유자와 공동 작업자는 텍스트 필드 순서를 변경하거나 수정하는 등 보관함의 콘텐츠를 관리하고 수정할 수 있습니다.
- 새 콘텐츠를 보관함에 직접 추가할 수는 없습니다.
- 보관함에 있는 콘텐츠와 폴더는 스페이스 자산 한도에 포함되지 않습니다. 파일 업로드 제한에 대해 자세히 알아보기
- 스페이스에서 콘텐츠를 삭제해도 이전 방문 데이터에는 영향을 주지 않습니다. 하지만, 콘텐츠 페이지에서 콘텐츠를 삭제하면 영구 삭제되어 되돌릴 수 없습니다. 콘텐츠 삭제에 대해 자세히 알아보기
스페이스 폴더로 콘텐츠 정리
참고: 이 기능은 Advanced, Advanced Data Rooms, Enterprise 요금제를 사용하는 고객에게만 제공됩니다.
스페이스 섹션과 마찬가지로, 스페이스 폴더를 사용하면 콘텐츠를 하위 폴더에 정리할 수 있습니다. 이 기능은 다양한 단계나 주제에 걸쳐 문서를 강조 표시하는 데도 사용할 수 있으며, 방문자에게 보다 탐색하기 쉬운 보기 경험을 제공합니다.
각 스페이스에는 총 2,000개의 자산을 저장할 수 있습니다(Advanced Data Rooms 고객의 경우 최대 4,000개). 각 스페이스 폴더는 해당 스페이스의 총 자산 한도에 포함되며, 최대 200개의 자산을 보관할 수 있습니다.
단일 폴더를 만들려면 다음 단계를 수행하세요.
- 기존 스페이스를 클릭하거나 새 스페이스를 생성합니다.
- 폴더 추가 아이콘을 클릭합니다.
- 폴더 이름을 지정하고 만들기를 클릭합니다
이제 '새로운 폴더'를 클릭하고 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.
스페이스 폴더 이름은 언제든지 편집할 수 있습니다. 이름을 편집하려면 파일 이름 오른쪽에 있는 '…'(옵션 더 보기)를 클릭한 다음, 폴더 이름 편집을 선택합니다.
참고: 홈 폴더 이름은 편집할 수 없습니다.
여러 개의 폴더를 가져오려면 다음 단계를 수행하세요.
- 기존 스페이스를 클릭하거나 새 스페이스를 생성합니다.
- 새 폴더 만들기 아이콘을 클릭합니다.
- CSV에서 가져오기를 클릭합니다.
참고: .csv 형식의 파일을 가져오는 경우, A열에는 인덱싱 정보가, B열에는 폴더 이름이 표시되어야 합니다.
중요 사항
- 지금은 스페이스 폴더를 바로 연결할 수 없습니다. 일반 스페이스 링크만 공유 가능합니다.
- 스페이스를 복제하면 기존 콘텐츠와 폴더가 그대로 유지됩니다.
- 문서와 폴더를 스페이스 내 다른 폴더로 이동할 수 있습니다. 하지만 이는 스페이스 섹션에는 적용되지 않습니다.
- 폴더는 스페이스 내에서 검색할 수 없습니다. 하지만 폴더를 섹션으로 그룹화하면 방문자가 보다 쉽게 탐색할 수 있습니다.
- 스페이스 공동 작업자는 스페이스 내에서 설정, 문서, 폴더를 관리할 수 있습니다.
- 스페이스 폴더 내의 하위 폴더는 스페이스 자산으로 간주됩니다. 콘텐츠를 추가하기 전에 먼저 스페이스 폴더를 만드는 것이 좋습니다.
Advanced에서 Standard로 다운그레이드하면 스페이스 폴더를 활용하는 모든 스페이스가 비활성화됩니다. 스페이스를 다시 활성화하려면 다음을 수행합니다.
- 스페이스 폴더를 보관함으로 이동합니다.
- 스페이스 폴더의 콘텐츠를 홈 폴더로 이동한 다음, 스페이스 폴더를 보관함으로 이동합니다.
중요: 스페이스 폴더의 자산이 200개를 초과하는 경우에는 스페이스 자산 한도를 초과하므로 해당 스페이스 폴더를 이동할 수 없습니다.
스페이스의 인덱스를 다운로드하는 방법
참고: 이 기능은 Advanced Data Room 고객에게만 제공됩니다.
DocSend를 사용하면 스페이스 콘텐츠의 인덱스를 다운로드할 수 있습니다. 이 인덱스에는 해당 스페이스의 콘텐츠 트리와 각 항목에 대한 관련 메타데이터가 포함되어 있습니다. 이러한 인덱스는 관리자, 공동 작업자, 방문자가 CSV로 다운로드할 수 있습니다.
참고: 스페이스의 인덱스는 데이터룸의 목차라고도 합니다.
인덱스 다운로드하기(관리자 또는 공동 작업자)
인덱스를 다운로드하는 방법:
- 스페이스 페이지로 이동합니다.
- 원하는 스페이스를 선택합니다.
- 오른쪽 상단에 있는 '⁝'(옵션 더 보기)를 클릭합니다.
- 인덱스 다운로드를 클릭합니다.
다운로드한 인덱스에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명, 사용 설정 상태, 최신 업데이트 날짜가 포함되어 있습니다.
인덱스 다운로드하기(방문자)
인덱스를 다운로드하는 방법:
- 관련 스페이스 페이지로 이동하는 링크를 엽니다.
- 오른쪽 상단에 있는 인덱스 내보내기를 클릭합니다.
다운로드한 인덱스에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명이 포함되어 있습니다.
참고: 방문자 인덱스는 다운로드한 사람에게 사용 설정된 콘텐츠만 표시합니다.
관련 도움말
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