스페이스(데이터룸)에서 콘텐츠 관리하기

DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms 요금제에서 제공하는 기능에 대한 설명입니

개요

스페이스(데이터룸)를 만들었다면 이제는 콘텐츠를 추가할 차례입니다. 사용 중인 요금제에 따라 하나의 스페이스에 최대 4,000개의 자산을 추가할 수 있습니다. Advanced, Advanced Data Rooms 또는 Enterprise 요금제를 사용하는 경우 스페이스 폴더를 사용하여 콘텐츠를 더 체계적으로 분류할 수 있습니다. 파일 업로드 제한에 대해 자세히 알아보세요.

콘텐츠를 업데이트할 때마다 방문자에게 알림을 보내 공유하려는 스페이스의 변경 사항을 알릴 수 있습니다. 스페이스 알림에 대해 자세히 알아보세요.

중요 사항:

공동 작업자로 추가되지 않은 팀원은 스페이스에서 콘텐츠를 미리 볼 수 없습니다.
계정 소유자와 팀 관리자는 모든 스페이스에서 공동 작업자와 동일한 액세스 권한을 자동으로 갖지만, 방문 알림을 받으려면 공동 작업자로 추가되어야 합니다.

계정 소유자와 팀 관리자는 필요에 따라 자신을 스페이스에 공동 작업자로 추가할 수 있습니다.

스페이스 소유자가 스페이스에 콘텐츠를 직접 업로드하면 업로드된 파일이 소유자의 개인 폴더에 자동으로 저장됩니다.

파일은 스페이스 소유자에게만 표시되므로 개인정보 보호와 문서 관리가 유지됩니다.

스페이스에 콘텐츠 추가하기

스페이스를 외부 방문자와 공유하기 전과 후에 새로운 콘텐츠를 스페이스에 추가할 수 있습니다.

중요: 홈 라이브러리는 최대 200개의 파일만 저장할 수 있는 폴더이기도 합니다.

장치에서 스페이스에 콘텐츠 업로드하기

모든 파일이 기본적으로 공유 폴더 > 공유 스페이스 업로드에 추가되도록 하려면 다음 단계를 따르세요.

스페이스 페이지로 이동합니다.
스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
콘텐츠 추가를 클릭합니다.
새로 업로드를 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 내 장치를 선택합니다.
파일 추가 또는 폴더 추가를 클릭하여 장치에서 콘텐츠를 추가합니다.

Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte, SharePoint와 같은 연결된 클라우드 스토리지 계정에서 콘텐츠를 추가할 수도 있습니다.

스페이스에 추가를 클릭합니다.

이제 새로 업로드한 파일이 스페이스에 추가됩니다.

참고: 스페이스에 새 문서 버전이나 콘텐츠가 추가될 때마다 방문자에게 자동 알림를 보내도록 설정할 수 있습니다.스페이스 알림에 대해 자세히 알아보세요.

라이브러리에서 스페이스에 콘텐츠 업로드하기

스페이스 페이지로 이동합니다.
스페이스를 생성하거나 기존 스페이스를 선택합니다.
콘텐츠 추가를 클릭하고 콘텐츠 라이브러리에서 추가를 선택합니다.
스페이스에 업로드하려는 콘텐츠를 선택합니다.
스페이스에 추가를 클릭합니다.

중요: 기본적으로 스페이스 이름과 폴더 구조를 포함하여 생성한 모든 스페이스가 팀원에게 표시됩니다. 계정 소유자, 팀 관리자, 공동 작업자는 개인 폴더에 있더라도 스페이스에 추가된 모든 콘텐츠를 볼 수 있으며, 콘텐츠 라이브러리에 저장된 위치에 액세스할 수 없습니다.스페이스에서 공동 작업하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

스페이스에서 파일 요청하기

스페이스에서 파일 요청을 설정하면 방문자가 스페이스에 파일을 직접 업로드할 수 있습니다. 업로드한 모든 파일은 스페이스에 액세스할 수 있는 모든 사람에게 즉시 표시됩니다. 파일 요청에 대해 자세히 알아보세요.

참고: 스페이스 파일 요청은 스페이스에 직접 연결되므로 자체 링크가 없습니다. 스페이스 파일 요청은 스페이스에서 제거하고 스페이스 휴지통 폴더에 넣을 수 있습니다.

파일 요청을 만드는 방법:

DocSend 계정에 로그인 합니다.
왼쪽 사이드바에서 스페이스 탭을 클릭합니다.
스페이스 페이지로 이동합니다.
원하는 스페이스를 선택합니다.
오른쪽 패널에서 파일 요청을 클릭합니다.
파일 요청 필드를 작성합니다.
계속을 클릭합니다.
업로드된 파일을 저장할 사용 가능한 폴더를 선택합니다.
파일 요청 만들기를 클릭합니다.
업로드된 파일을 수집할 수 있도록 스페이스 링크를 공유하세요.

완료되면 스페이스에서 직접 또는 파일 요청 페이지를 통해 스페이스 파일 요청을 관리할 수 있습니다. 스페이스에서 스페이스 파일 요청을 제거하려면 스페이스에서 콘텐츠 제거하기에 나열된 단계를 따르세요. 요청을 삭제하려면 파일 요청 페이지를 통해 삭제할 수 있습니다.

참고: 파일 요청을 삭제하면 취소할 수 없습니다.

스페이스의 콘텐츠 업데이트

스페이스 링크가 공유된 후에도 스페이스의 콘텐츠를 비활성화하거나 업데이트할 수 있습니다. 이 기능은 다음과 같이 작동합니다.

스페이스 접근성을 켜거나 끄려면 다른 사람에게 표시 옵션을 예 또는 아니요로 전환하면 됩니다.

Manage content in a Space (data room)_1.png

마찬가지로 개별 콘텐츠의 접근성도 켜거나 끌 수 있습니다.

Manage content in a Space (data room)_2.png

스페이스 이름 오른쪽에 있는 '…'(줄임표)를 클릭하여 콘텐츠를 미리 보고, 설명을 편집하고, 축소판 이미지를 변경하거나, 콘텐츠를 보관할 수도 있습니다.

스페이스의 기존 콘텐츠를 콘텐츠 페이지에서 변경하여 새 버전으로 업데이트할 수 있습니다. 콘텐츠를 업데이트하면 연결된 모든 링크가 최신 버전을 반영하도록 자동으로 업데이트됩니다. 기존 문서 업데이트에 대해 자세히 알아보세요.

스페이스에서 콘텐츠 제거하기

스페이스에서 콘텐츠와 폴더를 아카이브로 옮겨서 제거할 수 있습니다. 휴지통 폴더는 스페이스 내에서 콘텐츠를 쉽게 관리하고 간소화할 수 있도록 설계되었습니다.

중요: 아카이브로 옮겨진 콘텐츠는 삭제되지 않고 보관되며, 언제든지 스페이스에서 원래 상태로 복원될 수 있습니다. 아카이브는 방문자에게 표시되지 않고 방문자가 액세스할 수 없습니다.

두 가지 방법으로 콘텐츠를 스페이스에서 아카이브로 옮길 수 있습니다.

왼쪽 사이드바의 아카이브에 파일을 끌어다 놓습니다.
파일 이름 오른쪽에 있는 '…'(줄임표)를 클릭한 다음 아카이브를 선택합니다.

콘텐츠 복원 중

아카이브의 콘텐츠는 아카이브에서 왼쪽 사이드바의 홈으로 끌어다 놓거나, 파일 오른쪽에 있는 '…'(줄임표)를 클릭하고 홈으로 복원을 선택하여 다시 스페이스로 옮길 수있습니다.

Manage content in a Space (data room)_4.png

중요 사항:

스페이스 내에서 콘텐츠 추가 또는 삭제 등의 변경이 이루어지면 방문자에게 알림이 전송되지 않습니다.
아카이브의 콘텐츠는 검색 창을 사용하여 검색할 수 없습니다. 그러나 아카이브에서 복구된 콘텐츠는 다시 검색할 수 있습니다.
아카이브의 콘텐츠는 스페이스를 복제할 때 함께 이동되지 않습니다.
스페이스 소유자와 공동 작업자는 아카이브의 콘텐츠를 관리하고 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 텍스트 필드를 재정렬하거나 편집할 수 있습니다.
새로운 콘텐츠는 아카이브에 바로 추가할 수 없습니다.
아카이브의 콘텐츠와 폴더는 스페이스 자산 한도에 포함되지 않습니다. 파일 업로드 제한에 대해 자세히 알아보세요.
스페이스에서 콘텐츠를 제거해도 과거 방문 데이터에는 영향을 주지 않습니다. 그러나 콘텐츠 페이지에서 콘텐츠를 삭제하는 것은 영구적이며 되돌릴 수 없습니다. 콘텐츠 삭제에 대해 자세히 알아보세요.

스페이스 폴더로 콘텐츠 정리하기

스페이스 섹션과 마찬가지로 스페이스 폴더를 사용하면 콘텐츠를 하위 폴더로 구성할 수 있습니다. 이 기능은 여러 단계나 주제에 걸쳐 문서를 강조 표시하는 데 사용할 수 있으며, 방문자가 더 쉽게 탐색할 수 있도록 보여주는 데도 도움이 됩니다.

각 스페이스는 총 4,000개의 자산을 보유할 수 있습니다. 각 스페이스 폴더는 해당 스페이스의 총 자산 한도에 포함되며, 최대 200개의 자산을 보유할 수 있습니다.

이 기능은 다음과 같이 작동합니다.

기존 스페이스를 클릭하거나 새 스페이스를 생성합니다.
정리를 클릭합니다.
드롭다운 목록에서 폴더 만들기를 선택합니다.
폴더 이름을 지정하고 만들기를 클릭합니다.

이제 새로운 폴더를 클릭하고 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

Manage content in a Space (data room)_5.png

스페이스 폴더 이름은 언제든지 수정할 수 있습니다. 파일 이름 오른쪽에 있는 '…'(줄임표)를 클릭한 다음 폴더 이름 편집을 선택하여 이름을 편집할 수 있습니다.

Manage content in a Space (data room)_6.png

참고: 홈 폴더 이름은 수정할 수 없습니다.

중요 사항:

현재 시점에서는 스페이스 폴더로 직접 연결될 수 없습니다. 일반 스페이스 링크만 공유할 수 있습니다.
스페이스를 복제하면 기존 콘텐츠와 폴더가 함께 이동됩니다.
문서와 폴더를 스페이스 내의 다른 폴더로 옮길 수 있습니다. 하지만 스페이스 섹션에는 적용되지 않습니다.
스페이스 내에서 폴더를 검색할 수 없습니다. 그러나 폴더를 섹션으로 그룹화하면 방문자가 필요한 정보를 더 빠르고 효율적으로 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.
스페이스 공동 작업자는 스페이스 내에서 설정, 문서, 폴더를 관리할 수 있습니다.
스페이스 폴더 내의 하위 폴더는 스페이스 자산으로 간주됩니다. 콘텐츠를 추가하기 전에 스페이스 폴더를 만드는 것이 좋습니다.

Advanced에서 Standard로 다운그레이드하면 스페이스 폴더를 사용하는 모든 스페이스가 비활성화됩니다. 스페이스를 재활성화하려면,

스페이스 폴더를 아카이브로 옮기거나
스페이스 폴더의 콘텐츠를 먼저 홈 폴더로 옮긴 다음, 스페이스 폴더를 아카이브로 옮깁니다.

중요: 스페이스 폴더에 포함된 자산이 200개가 넘는 경우 스페이스 자산 한도를 초과하기 때문에 스페이스 폴더를 옮길 수 없습니다.

스페이스의 색인 다운로드 방법

DocSend를 사용하면 스페이스의 콘텐츠 트리와 해당 스페이스 내의 각 항목 관련 메타데이터가 포함된 스페이스의 콘텐츠 색인을 다운로드할 수 있습니다. 색인은 관리자, 공동 작업자, 방문자가 CSV로 다운로드할 수 있습니다.

색인 다운로드(관리자 또는 공동 작업자)

색인 다운로드 방법:

스페이스 페이지로 이동합니다.
원하는 스페이스를 선택합니다.
우측 상단에서 '⁝'(세로 줄임표)를 클릭합니다.
색인 다운로드를 클릭합니다.

Manage content in a Space (data room)_7.png

다운로드한 색인에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명, 활성화 상태, 최신 업데이트 날짜가 포함됩니다.

색인 다운로드(방문자)

색인 다운로드 방법:

관련 스페이스페이지 링크를 엽니다.
우측 상단에서 인덱스 내보내기를 클릭합니다.

다운로드한 색인에는 콘텐츠 번호, 파일 이름, URL, 유형, 설명이 포함됩니다.

참고: 방문자 색인은 다운로드한 사람에게 활성화된 콘텐츠만 표시합니다.

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