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En este artículo se describe una función disponible en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Descripción general
Una vez que hayas creado un espacio (sala de datos), tendrás que añadir contenido. Según el plan que tengas, podrás añadir hasta 4000 activos a un solo espacio. Si tienes el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas en los espacios para organizar mejor tu contenido. Más información sobre las limitaciones para subir archivos.
Puedes avisar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido y mantenerlos al tanto de cualquier cambio en el espacio que quieras comunicarles. Para obtener más información, consulta Notificaciones de los espacios.
Notas importantes:
- Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido en un espacio a menos que se les añada como colaboradores.
- De forma automática, los propietarios de la cuenta y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los espacios, pero se les debe asignar la función de colaborador para que reciban notificaciones sobre las visitas.
- A los propietarios de la cuenta y los administradores de equipo se les puede asignar la función de colaborador en los espacios que haga falta.
- Cuando el propietario de un espacio sube contenido directamente en un espacio, los archivos subidos se almacenan de forma automática en las carpetas personales del propietario.
- Solo el propietario del espacio podrá ver los archivos, lo que permite mantener la privacidad y el control sobre el documento.
Índice de contenido
- Añadir contenido a un espacio
- Solicitar archivos en un espacio
- Actualizar contenido en un espacio
- Eliminar contenido de un espacio
- Organizar contenido con carpetas del espacio
- Cómo descargar el índice de un espacio
Añadir contenido a un espacio
Se puede añadir contenido nuevo a un espacio antes y después de compartirlo con otras personas.
Importante: Tu biblioteca de la sección Inicio también es una carpeta que solo puede contener hasta 200 archivos.
Sube contenido a un espacio desde tu dispositivo
Para que todos los archivos se añadan a Carpetas compartidas > Archivos subidos al espacio compartido de forma predeterminada:
- Accede a la página Espacios.
- Crea o selecciona un espacio.
- Haz clic en Añadir contenido.
- Haz clic en Subir nuevo.
- Selecciona Mi dispositivo en las opciones desplegables.
- Haz clic en Añadir archivos o Añadir carpeta para subir contenido desde tu dispositivo.
- También puedes añadir contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube que tengas vinculadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
- Haz clic en Añadir al espacio.
Los archivos que acabas de subir se añadirán a tu espacio.
Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas si quieres que los visitantes reciban un aviso cada vez que alguien añada contenido o actualice un documento en un espacio. Más información sobre las notificaciones de los espacios.
Subir contenido a un espacio desde tu biblioteca
- Accede a la página Espacios.
- Crea o selecciona un espacio.
- Haz clic en Añadir contenido y selecciona Añadir en la biblioteca de contenido.
- Selecciona el contenido que quieres subir al espacio.
- Haz clic en Añadir al espacio.
Importante: Tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se añada a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.
Solicitar archivos en un espacio
Puedes configurar una solicitud de archivos en tu espacio para que los visitantes puedan subir archivos directamente. Cualquier persona que tenga acceso al espacio podrá ver de inmediato los archivos que se hayan subido. Más información sobre solicitudes de archivos.
Nota: Las solicitudes de archivos de los espacios no tienen su propio enlace, ya que están directamente vinculadas al espacio. Si quieres, puedes eliminar estas solicitudes del espacio y moverlas a la papelera.
Para crear una solicitud de archivos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Accede a la página Espacios de tu cuenta.
- Selecciona un espacio.
- En el panel derecho, haz clic en Solicitar archivos.
- Completa los campos necesarios.
- Haz clic en Continuar.
- Selecciona una carpeta disponible para guardar los archivos al subirlos.
- Haz clic en Crear solicitud de archivos.
- Comparte el enlace del espacio para que tu equipo pueda empezar a subir archivos.
Una vez que completes estos pasos, podrás gestionar las solicitudes de archivos directamente desde tu espacio o a través de la página de solicitudes de archivos. Para eliminar una solicitud de archivos de tu espacio, sigue los pasos que se indican en Eliminar contenido de los espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.
Nota: Si eliminas una solicitud de archivos, no podrás recuperarla.
Actualizar contenido en un espacio
El contenido de los espacios se puede inhabilitar o actualizar incluso después de que compartas los enlaces. El proceso es el siguiente:
Para activar o desactivar la accesibilidad del espacio, puedes cambiar la opción Visible para otros a Sí o No.
También podrás habilitar o inhabilitar archivos concretos.
También puedes hacer clic en el icono “…” (puntos suspensivos) a la derecha del nombre del espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.
Si quieres cambiar los documentos de tu espacio por una versión nueva, podrás actualizarlo desde la página Contenido. Cuando lo hagas, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.
Eliminar contenido de un espacio
Para eliminar el contenido y las carpetas de un espacio, puedes moverlos a la papelera. La papelera está pensada para ayudarte a optimizar y gestionar con facilidad el contenido de tus espacios.
Importante: El contenido que se mueva al archivo se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo a su estado original en el espacio cuando quieras. Los visitantes no pueden visualizar el archivo ni acceder a él.
Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de dos formas:
- Arrastrando y soltando el archivo en el Archivo de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en “…” (tres puntos) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Archivo.
Restaurando contenido
El contenido del archivo se puede mover de nuevo al espacio arrastrándolo y soltándolo desde el archivo hasta Inicio en la barra lateral izquierda, o haciendo clic en “…” (puntos suspensivos) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionando Restaurar al Inicio.
Notas importantes:
- Cuando se hacen cambios en un espacio (por ejemplo, si se añade o eliminar contenido), los visitantes no reciben ninguna notificación.
- El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
- Al duplicar un espacio, el contenido del archivo no se transferirá.
- Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden gestionar y editar el contenido del archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
- No se puede añadir contenido nuevo directamente al archivo.
- El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de activos del espacio. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.
- Eliminar contenido de un espacio no afectará al historial de datos de las visitas. Sin embargo, si borras archivos de la página Contenido, no podrás recuperarlos. Más información sobre la eliminación de contenido.
Organizar contenido con carpetas del espacio
Al igual que las secciones de un espacio, las carpetas te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esta función también te permite destacar documentos en diferentes etapas o temas y ofrece una experiencia de visualización más intuitiva a los visitantes.
Cada espacio puede contener hasta 4000 activos en total. Cada carpeta del espacio cuenta para el límite total de activos de dicho espacio y puede contener hasta 200 activos.
El proceso es el siguiente:
- Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
- Haz clic en Organizar.
- Selecciona Crear carpeta en la lista desplegable.
- Escoge un nombre y haz clic en Crear.
Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y añadir contenido.
Puedes editar los nombres de las carpetas de los espacios en cualquier momento. Para editar el nombre, haz clic en "..." (puntos suspensivos) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de carpeta.
Nota: El nombre de la carpeta de inicio no se puede editar.
Notas importantes:
- Por ahora no se pueden crear enlaces directos a las carpetas, sino únicamente a los espacios.
- Cuando se duplica un espacio, se copian el contenido y las carpetas del espacio original.
- Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un espacio, pero esto no se aplica a las secciones del espacio.
- No se pueden hacer búsquedas dentro de las carpetas de un espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a los visitantes a visualizar el contenido.
- Los colaboradores del espacio pueden gestionar la configuración, los documentos y las carpetas dentro de un espacio.
- Una subcarpeta dentro de una carpeta cuenta como un activo del espacio. Te recomendamos que, antes de añadir contenido, crees carpetas de espacio.
Si reduces tu plan del plan Advanced al Standard, se inhabilitarán todos los espacios que utilicen carpetas de espacio. Para reactivar el espacio, puedes:
- Mover la carpeta del espacio al archivo
- Mover primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta de Inicio y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.
Importante: Si una carpeta contiene más de 200 activos, no podrás moverla, ya que superaría el límite de activos del espacio.
Cómo descargar el índice de un espacio
DocSend te permite descargar un índice de los contenidos de un espacio, que incluye un árbol de contenidos y los metadatos asociados para cada elemento en ese espacio. Los administradores, colaboradores y visitantes pueden descargar estos índices en formato CSV.
Descargar un índice (administradores o colaboradores)
Para descargar un índice:
- Accede a la página Espacios de tu cuenta.
- Selecciona un espacio.
- Haz clic en “⁝” (tres puntos verticales) en la parte superior derecha.
- Haz clic en Descargar índice.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, las URL, los tipos, las descripciones, el estado habilitado y la fecha de la última actualización.
Descargar un índice (visitantes)
Para descargar un índice:
- Abre el enlace a la página Espacios correspondiente.
- Haz clic en Exportar índice en la parte superior derecha.
El índice descargado incluye los números de contenido, los nombres de archivos, las URL, los tipos y las descripciones.
Nota: Un índice de visitantes solo mostrará el contenido habilitado para la persona que lo descargue.
Lecturas relacionadas
- ¿Qué son los espacios (salas dedatos)?
- Permisos detallados para los espacios
- Personalizar un espacio (sala dedatos)
- Duplicar un espacio (sala dedatos)
- Colaborar en un espacio (sala dedatos)
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