Gestionar el contenido de un espacio (sala de datos)

En este artículo se describe una función disponible en los planes DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

 

Descripción general

Cuando hayas creado un espacio (sala de datos), es el momento de añadir contenido. En función del plan que tengas, puedes añadir hasta 4000 recursos a un mismo espacio. Si tienes el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas del espacio para organizar mejor el contenido. Más información sobre las limitaciones de subida de archivos.

Puedes enviar una notificación a tus visitantes cada vez que actualices contenido, para mantenerlos al corriente de cualquier cambio del espacio que quieras compartir. Más información sobre las notificaciones de los espacios.

Notas importantes:

• Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido de un espacio a menos que se les haya añadido como colaboradores.
• Los propietarios de cuentas y los administradores de equipos tienen automáticamente los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los espacios, pero se les debe añadir como colaboradores para recibir notificaciones de visita.
• Los propietarios de cuentas y los administradores de equipos pueden añadirse a sí mismos como colaboradores a espacios según sea necesario.
• Cuando el propietario de un espacio sube contenido directamente a un espacio, los archivos subidos se almacenan automáticamente en las carpetas personales del propietario.
• Los archivos solo serán visibles para el propietario del espacio, de manera que se mantiene la privacidad y el control sobre el documento.

Índice

• Añadir contenido a un espacio
• Solicitar archivos de un espacio
• Actualizar contenido en un espacio
• Eliminar contenido de un espacio
• Organizar contenido en carpetas de espacios
• Cómo descargar el índice de un espacio

 

Añadir contenido a un espacio

Se puede añadir contenido nuevo a un espacio antes y después de que el espacio se haya compartido con visitantes externos.

Importante: tu biblioteca de inicio también es una carpeta que solo puede contener un máximo de 200 archivos.

Subir contenido a tu espacio desde un dispositivo

Para que todos los archivos se añadan a Carpetas compartidas Archivos subidos al espacio compartido de forma predeterminada:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacio.
3. Crea o selecciona un espacio.
4. Haz clic en el icono de subida (Añadir contenido)
5. Selecciona Mi dispositivo en las opciones desplegables.
6. Haz clic en Añadir archivos o Añadir carpeta para añadir contenido desde tu dispositivo.
   
   • También puedes añadir contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube conectadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
7. Haz clic en Añadir a espacio.

Los archivos que hayas subido deberían añadirse a tu espacio.

Nota: puedes configurar notificaciones automáticas para que los visitantes reciban una alerta cada vez que se añada una nueva versión de un documento o contenido a un espacio. Más información sobre las notificaciones de espacios.

 

Subir contenido a un espacio desde tu biblioteca

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacio.
3. Crea o selecciona un espacio.
4. Haz clic en Añadir contenido.
5. Selecciona Añadir desde biblioteca de contenido en el menú desplegable.
6. Selecciona el contenido que quieres subir al espacio.
7. Haz clic en Añadir al espacio.

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en un espacio vacío.

Importante: de manera predeterminada, todos los espacios que crees que serán visibles para tus compañeros de equipo, incluidos el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores de equipos y los colaboradores pueden ver todo el contenido añadido a un espacio, aunque esté en una carpeta personal o no tengan acceso a la biblioteca de contenido donde está almacenado ese contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.

Deshacer la subida de contenido

Si te has equivocado al subir contenido y quieres deshacer la acción, haz clic en Deshacer en la ventana que aparece justo después de subir el contenido.

Nota: esta posibilidad no está disponible en los móviles.

Solicitar archivos de un espacio

Puedes configurar una solicitud de archivos de tu espacio para que los visitantes puedan subir archivos directamente al espacio. Cualquier persona que acceda a tu espacio podrá ver inmediatamente cualquier archivo que se haya subido. Más información sobre las solicitudes de archivos.

Nota: una solicitud de archivo de un espacio no tiene su propio enlace, ya que está directamente vinculada al espacio. Las solicitudes de archivos de un espacio se pueden eliminar del espacio y colocar en la carpeta de papelera del espacio.

 

Para crear una solicitud de archivo:

1. Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
2. Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Añadir contenido.
4. Haz clic en Crear solicitud de archivos.
5. Completa los campos necesarios.
6. Haz clic en Cambiar carpeta para actualizar la ubicación en la que guardarás los
   archivos subidos.
7. Haz clic en Crear solicitud de archivos.
8. Comparte el enlace del espacio para que tu equipo pueda empezar a subir archivos.

Cuando hayas finalizado, podrás gestionar tus solicitudes de archivos del espacio directamente desde tu espacio o a través de la página de solicitudes de archivos. Para eliminar una solicitud de archivos de tu espacio, puedes seguir los pasos que se indican en Eliminar contenido de espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.

Nota: la eliminación de una solicitud de archivos no se puede deshacer.

 

Actualizar contenido en un espacio

El contenido de los espacios se puede inhabilitar o actualizar incluso después de que se haya compartido el enlace del espacio. Así es como funciona:

Para actualizar la accesibilidad de un contenido, cambia Visible a Sí o No.

Del mismo modo, el contenido individual se puede activar o desactivar.

También puedes hacer clic en “…” (más opciones) a la derecha del nombre del espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.

Puedes actualizar el contenido existente en el espacio con una nueva versión actualizándolo desde la página Contenido. Cuando actualices el contenido, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para reflejar la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.

 

Eliminar contenido de un espacio

Puedes eliminar contenido y carpetas de un espacio moviéndolos al archivo. La carpeta de papelera está diseñada para ayudarte a gestionar y agilizar fácilmente el contenido de un espacio.

Importante: el contenido que se mueve al archivo se archiva, no se elimina, y se puede restaurar a su estado original en el espacio en cualquier momento. Los visitantes no pueden ver el archivo ni acceder a él.

Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de dos formas:

1. Arrastra y suelta el archivo en el Archivo en la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en "..." (más opciones) a la derecha del nombre del archivo.
3. Selecciona Archivar.

Restaurando contenido

El contenido del archivo se puede volver a mover al espacio arrastrándolo y soltándolo del archivo a Inicio en la barra lateral izquierda, o haciendo clic en “…” (más opciones) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionando Restaurar al inicio.

Notas importantes:

• Cuando se hacen cambios en un espacio (por ejemplo, si se añade o elimina contenido), los visitantes no reciben ninguna notificación, a menos que se hayan habilitado las notificaciones automáticas.
• El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
• El contenido del archivo no se transferirá al duplicar un espacio.
• Los propietarios de espacios y los colaboradores pueden gestionar y editar contenido del archivo, como reordenar y editar campos de texto.
• El contenido nuevo no se puede añadir directamente al archivo.
• El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de recursos del espacio. Más información sobre las limitaciones de subida de archivos.
• La eliminación de contenido de un espacio no afectará a los datos históricos de visitas. Sin embargo, la eliminación de contenido de la página Contenido es permanente e irreversible. Más información sobre cómo eliminar contenido.

 

Organizar contenido en carpetas de espacios

Nota: esta función está limitada a los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

Al igual que las secciones de los espacios, las carpetas de los espacios te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esto también se puede usar para resaltar documentos a lo largo de diferentes etapas o temas y proporciona una experiencia de visualización más navegable para los visitantes.

Cada espacio puede contener hasta 2000 recursos en total (hasta 4000 recursos para los clientes de Advanced Data Rooms). Cada carpeta de un espacio cuenta para el límite total de recursos de ese espacio y puede contener hasta 200 recursos.

Así es como funciona:

1. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
2. Haz clic en el icono de añadir carpeta.
3. Escoge un nombre y haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la carpeta nueva y añadir contenido.

Los nombres de las carpetas de los espacios se pueden editar en cualquier momento. Para editar el nombre, haz clic en “…” (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y selecciona Editar nombre de carpeta.

Nota: el nombre de la carpeta Inicio no se puede editar.

1. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
2. Haz clic en el icono de carpeta nueva.
3. Haz clic en Importar desde CSV.

Nota: cuando importes un archivo .csv, el formato debería mostrar la información de indexado en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

 

Notas importantes:

• Las carpetas de los espacios no se pueden enlazar directamente en este momento; solo se pueden compartir enlaces generales a espacios.
• Al duplicar un espacio, se transfiere el contenido y las carpetas existentes.
• Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un mismo espacio. Sin embargo, esto no se aplica a las secciones de espacios.
• Las carpetas no se pueden buscar dentro de un espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a mejorar la navegación de visualización del visitante.
• Los colaboradores de espacios pueden gestionar la configuración, los documentos y las carpetas dentro de un espacio.
• Una subcarpeta dentro de una carpeta de un espacio cuenta como un recurso del espacio; se recomienda crear carpetas de espacio antes de añadir contenido.

Al reducir la capacidad de tu plan de Advanced a Standard se inhabilitará cualquier espacio que utilice carpetas de espacios. Para reactivar el espacio, puedes:

• Mover la carpeta del espacio al archivo
• Mueve primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta de usuario y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.

Importante: no puedes mover una carpeta de un espacio si contiene más de 200 recursos, ya que supera el límite de recursos del espacio.

 

Cómo descargar el índice de un espacio

Nota: esta función está limitada a los clientes de Advanced Data Rooms.

DocSend te permite descargar un índice del contenido de un espacio, que incluye un árbol de contenido y los metadatos asociados para cada elemento de ese espacio. Los administradores, los colaboradores y los visitantes pueden descargar este índice como archivo CSV.

Nota: al índice de un espacio también se le conoce con el nombre de Índice de contenido de una sala de datos.

Descarga de un índice (administradores o colaboradores)

Para descargar un índice:

1. Ve a la página Espacios.
2. Selecciona el espacio que quieras.
3. Haz clic  en “⁝” (más opciones) en la parte superior derecha.
4. Haz clic en Descargar índice.

El índice descargado incluye números de contenido, nombres de archivos, URL, tipos, descripciones, el estado de habilitación y la fecha de la última actualización.

 

Descarga de un índice (visitantes)

Para descargar un índice:

1. Abre el enlace a la página Espacio correspondiente.
2. Haz clic en Exportar índice en la parte superior derecha.

El índice descargado incluye números de contenido, nombres de archivos, URL, tipos y descripciones.

Nota: un índice de visitantes solo mostrará el contenido que esté habilitado a la persona que lo descargue.

 

Lecturas relacionadas

• ¿Qué son los espacios (salas dedatos)?
• Permisos detallados para los espacios
• Personalizar un espacio (sala dedatos)
• Duplicar un espacio (sala dedatos)
• Colaborar en un espacio (sala dedatos)

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