Artículos en esta sección

Gestionar el contenido de un espacio (sala de datos)

Avatar
Lennon
  • Actualización
Este artículo se aplica a clientes de los planes DocSend Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

Una vez que hayas creado un espacio, tendrás que añadir contenido. Según el plan que tengas, podrás añadir hasta 4000 activos a un solo espacio. Si tienes el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas en los espacios para organizar mejor tu contenido. Más información sobre las limitaciones para subir archivos.

Puedes avisar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido y mantenerlos al tanto de cualquier cambio en el espacio que quieras comunicarles. Para obtener más información, consulta Notificaciones de los espacios.

Importante:

  • Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido en un espacio a menos que se les añada como colaboradores.
  • De forma automática, los propietarios de la cuenta y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los espacios, pero se les debe asignar la función de colaborador para que reciban notificaciones sobre las visitas.
    • A los propietarios de la cuenta y los administradores de equipo se les puede asignar la función de colaborador en los espacios que haga falta.
  • Cuando el propietario de un espacio sube contenido directamente en un espacio, los archivos subidos se almacenan de forma automática en las carpetas personales del propietario.
    • Solo el propietario del espacio podrá ver los archivos, lo que permite mantener la privacidad y el control sobre el documento.

 

Añadir contenido a un espacio

Se puede añadir contenido nuevo a un espacio antes y después de compartirlo con otras personas.

Importante: tu biblioteca de inicio es una carpeta que puede contener hasta 200 archivos.

Sube contenido a un espacio desde tu dispositivo

Para que todos los archivos se añadan a Carpetas compartidas > Archivos subidos al espacio compartido de forma predeterminada: 

  1. Inicia sesión en docsend.com.
  2. Haz clic en Espacio.
  3. Crea o selecciona un espacio.
  4. Haz clic en Añadir contenido.
  5. Haz clic en Archivos o Carpeta para añadir contenido desde tu dispositivo.
    • También puedes añadir contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube que tengas vinculadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
  6. Haz clic en Abrir o Subir.
  7. Haz clic en Subir de nuevo para confirmar.

Los archivos que acabas de subir se añadirán a tu espacio. 

Nota: puedes configurar notificaciones automáticas para que los visitantes reciban una alerta cada vez que se añada una nueva versión de un documento o contenido a un espacio. Más información sobre las notificaciones de espacios.

Subir contenido a un espacio desde tu biblioteca

  1. Inicia sesión en docsend.com.
  2. Haz clic en Espacio.
  3. Crea o selecciona un espacio.
  4. Haz clic en Añadir contenido.
  5. Selecciona Añadir desde biblioteca de contenido en el menú desplegable.
  6. Haz clic en Añadir al espacio o Subir. 

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en espacios vacíos.

Importante: tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se añada a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.


Deshacer la subida de contenido
Si te has equivocado al subir contenido y quieres deshacer la acción, haz clic en X (eliminar) junto al contenido que quieres eliminar o haz clic en Cancelar.

Solicitar archivos en un espacio

Puedes configurar una solicitud de archivos en tu espacio para que los visitantes puedan subir archivos directamente. Cualquier persona que tenga acceso al espacio podrá ver de inmediato los archivos que se hayan subido. Más información sobre solicitudes de archivos.

Nota: Las solicitudes de archivos de los espacios no tienen su propio enlace, ya que están directamente vinculadas al espacio. Si quieres, puedes eliminar estas solicitudes del espacio y moverlas a la papelera.

Para crear una solicitud de archivos:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
  2. Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
  3. Haz clic en el Espacio desde el que deseas solicitar archivos.
  4. Haz clic en Solicitar archivos.
  5. Completa los campos necesarios.
  6. Haz clic en Cambiar carpeta para actualizar la ubicación en la que guardarás los archivos subidos.
  7. Haz clic en Crear solicitud de archivo.
  8. Haz clic en Seleccionar enlace a espacio para compartir el enlace del espacio y empezar a subir archivos.

Una vez que completes estos pasos, podrás gestionar las solicitudes de archivos directamente desde tu espacio o a través de la página para archivos solicitados. Para eliminar una solicitud de archivos de tu espacio, sigue los pasos que se indican en  Eliminar contenido de los espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la  página para archivos solicitados.

Nota: Si eliminas una solicitud de archivos, no podrás recuperarla.

 

Actualizar contenido en un espacio

El contenido de los espacios se puede inhabilitar o actualizar incluso después de que compartas los enlaces. El proceso es el siguiente:

Para actualizar la accesibilidad de un espacio, cambia Activo a Sí o No.

 

También podrás habilitar o inhabilitar archivos concretos.

 

También puedes hacer clic en more (más opciones) a la derecha del nombre del espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.

Si quieres cambiar los documentos de tu espacio por una versión nueva, podrás actualizarlo desde la página Contenido. Cuando lo hagas, todos los enlaces asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.
 

Eliminar contenido de un espacio

Para eliminar el contenido y las carpetas de un espacio, puedes moverlos a la papelera. La papelera está pensada para ayudarte a optimizar y gestionar con facilidad el contenido de tus espacios. 

Importante: el contenido que se mueva al archivo se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo a su estado original en el espacio cuando quieras. Los visitantes no pueden visualizar el archivo ni acceder a él.

Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de dos formas:

  1. Arrastra y suelta el archivo en la Papelera en la barra lateral izquierda.
  2. Haz clic en more (más opciones) a la derecha del nombre del archivo.
  3. Selecciona Mover a la papelera.

 

Restaurando contenido

El contenido del archivo se puede volver a mover al espacio arrastrándolo y soltándolo de la Papelera a Inicio en la barra lateral izquierda, o haciendo clic en more (más opciones) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionando Restaurar al inicio.

 

Notas importantes:

  • Cuando se hacen cambios en un espacio (por ejemplo, si se añade o elimina contenido), los visitantes no reciben ninguna notificación, a menos que se hayan habilitado las notificaciones automáticas. 
  • El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
  • Al duplicar un espacio, el contenido del archivo no se transferirá.
  • Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden gestionar y editar el contenido del archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
  • No se puede añadir contenido nuevo directamente al archivo.
  • El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de activos del espacio. Más información sobre las limitaciones en la subida de archivos.

Eliminar contenido de un espacio no afectará al historial de datos de las visitas. Sin embargo, si borras archivos de la página Contenido, no podrás recuperarlos. Más información sobre la eliminación de contenido.


Organizar contenido con carpetas del espacio

Esta función está limitada a los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

Al igual que las secciones de un espacio, las carpetas te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esta función también te permite destacar documentos en diferentes etapas o temas y ofrece una experiencia de visualización más intuitiva a los visitantes. 

Cada espacio puede contener hasta 2000 recursos en total (hasta 4000 recursos para los clientes de Advanced Data Rooms). Cada carpeta del espacio cuenta para el límite total de activos de dicho espacio y puede contener hasta 200 activos.

Para crear una sola carpeta:

  1. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
  2. Haz clic en Crear carpeta.
  3. Escoge un nombre y haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y añadir contenido.
 

 

Puedes editar los nombres de las carpetas de los espacios en cualquier momento. Para editar el nombre, haz clic en more (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de carpeta.

 

 Nota: el nombre de la carpeta "Inicio" no se puede editar.

Para importar varias carpetas:

  1. Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
  2. Haz clic en el icono de carpeta nueva.
  3. Haz clic en Importar desde CSV.
Nota: cuando importes un archivo .csv, el formato debería mostrar la información de indexado en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

WKlemE5b.png

Importante:

  • Por ahora no se pueden crear enlaces directos a las carpetas, sino únicamente a los espacios.
  • Cuando se duplica un espacio, se copian el contenido y las carpetas del espacio original.
  • Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un espacio, pero esto no se aplica a las secciones del espacio.
  • No se pueden hacer búsquedas dentro de las carpetas de un espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a los visitantes a visualizar el contenido.
  • Los colaboradores del espacio pueden gestionar la configuración, los documentos y las carpetas dentro de un espacio.
  • Una subcarpeta dentro de una carpeta cuenta como un activo del espacio. Te recomendamos que, antes de añadir contenido, crees carpetas de espacio.

Si reduces tu plan del plan Advanced al Standard, se inhabilitarán todos los espacios que utilicen carpetas de espacio. Para reactivar el espacio, puedes:

  • Mover la carpeta del espacio al archivo.
  • Mover primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta de Inicio y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.
Nota: si una carpeta contiene más de 200 activos, no puedes moverla.

 

Cómo descargar el índice de un espacio

Esta función está limitada a los clientes de Advanced Data Rooms.

La indexación te permite localizar y hacer referencia a archivos de manera eficaz sin tener que recordar su nombre. Los colaboradores y los propietarios pueden activar la indexación de un espacio (sala de datos) en cualquier momento.  Los valores de índice deben ser los mismos para todos los usuarios que vean el espacio (sala de datos), incluso si no tienen acceso a determinados archivos de ese espacio. 

Para habilitar la indexación de un espacio (sala de datos):

  1. Inicia sesión en docsend.com.
  2. Haz clic en la página Espacios (salas de datos).
  3. Crea un espacio nuevo (sala de datos) o haz clic en uno que ya exista.
  4. Haz clic en Organizar.
  5. Haz clic en Activar indexación. 

Ahora los usuarios deberían ver la columna Índice junto a cada recurso en su sala de datos. Los documentos se indexarán automáticamente a medida que se suban.

 

Descargar un índice (administradores o colaboradores)

Para descargar un índice:

  1. Accede a la página Espacios de tu cuenta.
  2. Selecciona un espacio.
  3. Haz clic en more-vertical (más opciones) en la parte superior derecha.
  4. Haz clic en Descargar índice.

 

El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, las URL, los tipos, las descripciones, el estado habilitado y la fecha de la última actualización.

Descargar un índice (visitantes)

Para descargar un índice:

  1. Abre el enlace a la página Espacios correspondiente.
  2. Haz clic en Exportar índice en la parte superior derecha.
Spaces_Export_Index.png

El índice descargado incluye los números de contenido, los nombres de archivos, las URL, los tipos y las descripciones.

Nota: Un índice de visitantes solo mostrará el contenido habilitado para la persona que lo descargue.


Descargar carpetas en un espacio

Esta función está limitada a los clientes de Advanced Data Rooms.
Puedes descargar un espacio completo, descargar una carpeta o descargar archivos específicos de un espacio. 

Para descargar un espacio completo:

  1. Ve al espacio que quieras.
  2. Haz clic en more-vertical (más opciones) en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona Descargar espacio en el menú desplegable.

Tus carpetas se descargarán como un archivo ZIP y en la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje que te avisará cuando la descarga haya terminado.

Para descargar carpetas de un espacio:

  1. Ve al espacio que quieras.
  2. Haz clic en more (más opciones) a la derecha de la carpeta que quieres descargar.
  3. Haz clic en Descargar carpeta. 

Encontrarás un archivo ZIP de tu carpeta en la carpeta "Descargas".

 

Para descargar un archivo específico de un espacio:

  1. Ve al espacio que quieras.
  2. Haz clic en el archivo en cuestión.
  3. Haz clic en more (más opciones) en la esquina superior derecha.
  4. Haz clic en Descargar. 

Encontrarás el contenido en la carpeta "Descargas".

 
 

Artículos relacionados