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En este artículo se describe una función disponible en los planes DocSend Advanced Data Rooms. |
Descripción general
Llamamos “espacios” a nuestras salas de datos virtuales (VDR). Las salas de datos ofrecen la posibilidad de agrupar, organizar y compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas a través de un único enlace. Ahora puedes compartir las salas de datos enviando una invitación de grupo. Los grupos permiten simplificar la configuración de seguridad para que solo los usuarios aprobados puedan acceder o contribuir a los documentos de una sala de datos.
Crear grupos de salas de datos
Los espacios, o salas de datos, permiten compartir un elevado volumen de contenido de dos maneras. Puedes crear un grupo con una lista de miembros aprobados o crear enlaces a tu sala de datos.
Con un grupo, se optimiza la seguridad al permitir que solo las personas autorizadas obtengan acceso al contenido de una sala de datos. Las personas deben pertenecer a la lista de miembros de una sala de datos y autenticarse con su dirección de correo electrónico para acceder a la sala de datos. Los enlaces pueden ofrecer una función similar con las opciones de lista de permitidos y la autenticación mediante correo electrónico.
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Nota: a diferencia de los enlaces, que se pueden compartir copiándolos y pegándolos, las invitaciones de grupo se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico del destinatario. Obtén más información sobre la diferencia entre grupos y enlaces. |
Para configurar un grupo:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
- Haz clic en Compartir.
- Haz clic en Crear grupo.
- Introduce un nombre en Nombre del grupo.
- Configura los permisos de Configuración de seguridad.
- Permitir descargas: permite que los visitantes de la sala de datos descarguen recursos.
- Añadir marca de agua: superpone una marca de agua en los documentos de la sala de datos.
- Requerir acuerdo para visualizar: solicita a los visitantes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de visualizar un documento.
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Nota: la configuración de seguridad se aplica a toda la sala de datos. |
- Haz clic en Crear grupo.
Una vez creado un grupo, podrás aplicar permisos a carpetas y archivos específicos haciendo clic en el icono de candado junto a la sala de datos.
Para invitar a miembros de un grupo a tu sala de datos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Grupos en Permisos.
- Haz clic en Invitar.
- Añade las direcciones de correo electrónico que quieras en el campo Añadir correos electrónicos.
- Opcional: añade un mensaje.
- Haz clic en Invitar.
Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación a la sala de datos.
Pertenencia a un grupo y autenticación de los visitantes
Si la dirección de correo electrónico de un visitante no figura en la lista de pertenencia de un grupo, no podrá ver el contenido de la sala de datos de ese grupo aunque tenga el enlace. Esto minimiza los riesgos de acceso no autorizado o exposición accidental de información confidencial.
Cuando los miembros del grupo accedan a una sala de datos, se les pedirá que introduzcan y que autentiquen su dirección de correo electrónico.
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Notas:
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Editar la configuración y los permisos del grupo
Hay varias formas de personalizar un grupo:
- Nombre del grupo: puedes establecer y guardar un nombre único para identificar a tu grupo.
- Permitir descargas: esta opción se puede activar para permitir que los visitantes descarguen e impriman todos los documentos de tu espacio.
- Añadir una marca de agua: esta opción se puede activar para superponer una marca de agua en tus documentos.
- Requerir acuerdo para visualizar: al activar esta opción, se requerirá a los miembros que firmen un acuerdo antes de ver un documento de tu espacio.
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Nota: solo los propietarios y colaboradores podrán crear y editar grupos. |