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En este artículo se describe una función disponible para los clientes en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Añade colaboradores del espacio a tu espacio (sala de datos) para permitir que otras personas gestionen el contenido y lo mantengan actualizado.
Índice de contenido
- Añadir o eliminar un colaborador en un espacio
- Compartir enlaces a salas de datos
- Añadir contenido a un espacio
- Permisos y notificaciones
Añadir o eliminar un colaborador del espacio
Si creas un espacio te conviertes de forma predeterminada en el propietario de la sala de datos. Puedes añadir o eliminar miembros del equipo para que se conviertan en colaboradores.
Para añadir un colaborador a un espacio:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Espacio en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la sala de datos a la que vas a añadir colaboradores.
- Haz clic en “+” (añadir) debajo del título del espacio.
- Busca el miembro del equipo que quieras añadir como colaborador.
- Haz clic en “+” (añadir) junto a su nombre.
- Haz clic en Guardar.
Tus colaboradores verán ahora opciones para gestionar y compartir el espacio (consulta las capturas de pantalla a continuación). Descubre cómo añadir miembros del equipo a DocSend.
Para eliminar un colaborador del espacio:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Espacio en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio del que deseas eliminar colaboradores.
- Haz clic en “+” (añadir) debajo del nombre del espacio.
- Haz clic en la “x” (añadir) que aparece junto al colaborador que quieres eliminar.
- Haz clic en Guardar.
Nota: la propiedad de un espacio no se puede transferir a otros colaboradores del espacio.
Compartir enlaces a espacios
Para compartir tu sala de datos mediante un enlace:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Espacio en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio para el que quieres crear un enlace.
- Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Crear enlace.
- Escribe el nombre de la empresa o del cliente en Nombrar el enlace.
- Personaliza el enlace si lo deseas.
- Haz clic en Crear enlace.
Ahora puedes copiar y pegar el enlace a los destinatarios para compartir tu espacio con los visitantes.
Añadir contenido a un espacio
Para añadir contenido a una carpeta del equipo:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Espacio en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio al que quieres añadir contenido.
- Haz clic en Añadir contenido.
- Selecciona Subir nuevo contenido.
- Elige desde dónde quieres subir el contenido.
- Selecciona tus archivos.
- Haz clic en Subir o Seleccionar, según la fuente del contenido.
Permisos y notificaciones
Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden:
- Añade, elimina, edita y reordenar contenido o carpetas de espacio.
- Editar la configuración de un enlace del espacio.
- Editar el título, el subtítulo y la imagen de encabezado del espacio.
- Añadir y eliminar colaboradores.
- Elimina el espacio.
- Enviar notificaciones sobre el espacio.
- Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio.
Solo los propietarios de espacios pueden hacer lo siguiente:
- Recibir notificaciones en el escritorio.
- Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio inhabilitado.
- Sincronizar los datos de los visitantes de Salesforce, IFTTT y Zapier.
De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores del espacio, pero es necesario añadirlos manualmente como colaboradores para que puedan recibir notificaciones sobre las visitas. Una vez añadido a un espacio, este aparecerá en Espacios > Mis espacios.
Nota: actualmente, las visitas a cada espacio solo se registran a nivel de cada documento. Cuando alguien accede a un espacio y consulta un documento, la visita se registra en el documento y se atribuye al espacio. Las visitas a los espacios también se vinculan al propietario.
Los colaboradores no podrán ver las visitas al espacio en su Panel de control ni en la página de detalles del documento.
Nota: si tienes un plan DocSend Advanced Data Rooms, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo podrán ver los datos de las visitas de los archivos a través de las nuevas analíticas y del registro de auditoría del espacio, aunque no puedan acceder al archivo en sí.
Puedes consultar todas las visitas al espacio asociadas a una cuenta específica en la página Cuentas.
Detalles adicionales:
- Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden previsualizar el contenido que se añade a un espacio aunque se encuentre en una carpeta personal.
- De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores del equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores en todos los espacios que creen los miembros de su equipo. Sin embargo, no recibirán notificaciones sobre las visitas a menos que se les asigne la función de colaborador. Los usuarios pueden consultar qué administradores tienen la función de colaborador.
- Los propietarios de cuentas y los administradores del equipo pueden añadirse como colaboradores a un espacio según sea necesario; sin embargo, los miembros del equipo tienen que recibir una invitación para unirse.
- La misma configuración se aplicará a los administradores, los colaboradores del espacio y los miembros del equipo cuando accedan al contenido de las carpetas personales.
- Si se añade a un miembro o un administrador como colaborador de un espacio, solo podrá visualizar el contenido de las carpetas del equipo.
Lecturas relacionadas
- ¿Qué son los espacios?
- Personalizar un espacio
- Cómo funcionan los ajustes de los enlaces
- Gestionar el contenido de un espacio
- Permisos detallados para los espacios
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