En este artículo se describe una función disponible para los clientes en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Los colaboradores de un espacio (sala de datos) pueden gestionarlo en nombre del propietario. Si añades colaboradores a tu espacio, podrán ayudarte a gestionar el contenido y a mantenerlo actualizado.
Índice de contenido
- Añadir o eliminar un colaborador en un espacio
- Compartir enlaces a salas de datos
- Añadir contenido a un espacio
- Privacidad y visibilidad del contenido
- Permisos y notificaciones
Añadir o eliminar un colaborador en un espacio
Si creas un espacio te conviertes, por defecto, en el propietario de la sala de datos. Esto significa que puedes añadir miembros del equipo para que se conviertan en colaboradores. Los colaboradores de un espacio también se pueden eliminar en cualquier momento.
Los miembros del equipo que no sean colaboradores podrán seguir accediendo al espacio a través de DocSend, pero no podrán:
- Gestionar el espacio
- Visualizar o añadir contenido.
- Compartir o personalizar el espacio.
- Consultar el registro de auditoría.
- Consultar las analíticas del espacio para esa sala de datos.
Notas:
- Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden previsualizar el contenido que se añade a un espacio aunque se encuentre en una carpeta personal.
- De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores del equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores en todos los espacios que creen los miembros de su equipo. Sin embargo, no recibirán notificaciones sobre las visitas a menos que se les asigne la función de colaborador. Los usuarios pueden consultar qué administradores tienen la función de colaborador.
- Los propietarios de cuentas y los administradores del equipo pueden añadirse como colaboradores a un espacio según sea necesario; sin embargo, los miembros del equipo tienen que recibir una invitación para unirse.
- La misma configuración se aplicará a los administradores, los colaboradores del espacio y los miembros del equipo cuando accedan al contenido de las carpetas personales.
- Si se añade a un miembro o un administrador como colaborador de un espacio, solo podrá visualizar el contenido de las carpetas del equipo.
Para añadir un colaborador a un espacio:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la sala de datos a la que vas a añadir colaboradores.
- Haz clic en el “+” (signo más) que encontrarás debajo del título del espacio y selecciona un colaborador.
- Haz clic en Guardar.
Tus colaboradores verán ahora opciones para gestionar y compartir el espacio (consulta las capturas de pantalla a continuación). Descubre cómo añadir miembros del equipo a DocSend.
Para eliminar un colaborador del espacio:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Ve a la pestaña de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio del que deseas eliminar colaboradores.
- Haz clic en "+" (signo más).
- Haz clic en la “x” (icono con una x) que aparece junto al colaborador que quieres eliminar.
- Haz clic en Guardar.
Nota: La propiedad de un espacio no se puede transferir a otros colaboradores.
Compartir enlaces a salas de datos
Para compartir tu sala de datos mediante un enlace:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio para el que quieres crear un enlace.
- Haz clic en el botón Compartir de la esquina superior derecha.
- Haz clic en Crear enlace.
- Si quieres, podrás poner un nombre al enlace desde Cuenta.
- Personaliza los controles de acceso según tus preferencias.
- Haz clic en Crear enlace.
Ahora puedes copiar y pegar el enlace para compartir tu espacio con los visitantes.
Añadir contenido a un espacio (sala de datos)
Los propietarios de un espacio pueden añadir cualquier tipo de contenido, tanto si los colaboradores pueden acceder a él como si no. Por su parte, los colaboradores del espacio solo pueden añadir contenido al que tenga acceso el propietario del espacio. Es posible que el contenido de las carpetas personales y, posiblemente, de los subequipos no esté disponible para el uso en el espacio.
¿No tienes claro qué contenido se puede añadir? Un mensaje de advertencia y un símbolo de un candado te indicarán si el propietario del espacio tiene acceso al contenido o a la carpeta.
Para garantizar que todo el mundo pueda acceder al contenido, los propietarios y colaboradores del espacio (sala de datos) pueden añadirlo desde una carpeta del equipo compartida. Puedes seleccionar contenido de una carpeta del equipo que ya exista, o bien añadir contenido nuevo y asignárselo a una carpeta del equipo antes de subirlo.
Para asignar contenido nuevo a una carpeta del equipo:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio al que quieres añadir contenido.
- Haz clic en Añadir contenido y selecciona Subir nuevo.
- Desde la herramienta de subida de contenido, haz clic en Cambiar para modificar el destino de la carpeta.
- Selecciona una carpeta del equipo y, a continuación, haz clic en Subir a esta carpeta para confirmar el cambio.
Privacidad y visibilidad del contenido
Los propietarios del espacio pueden seguir añadiendo contenido al mismo, pero es posible que no todo el mundo pueda acceder a él. Esta información también se indicará con un símbolo de candado.
Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver el contenido de un espacio aunque no tengan acceso al lugar exacto en el que se encuentre en la biblioteca de contenidos. A pesar de tener visibilidad del contenido, los administradores del equipo y los colaboradores no pueden actualizar el nombre ni la versión del contenido. Los miembros del equipo no pueden previsualizar ningún contenido a menos que se les añada como colaboradores.
Para resolver este problema, el propietario del contenido puede ir a la página Contenido y mover el contenido de una carpeta personal a una del equipo. Para obtener más información al respecto, consulta nuestro artículo sobre Carpetas de contenido.
Permisos y notificaciones
Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden:
- Añadir, quitar, editar y reordenar contenido.
- Añadir, quitar, editar y reordenar carpetas del espacio.
- Editar la configuración de un enlace del espacio.
- Editar el título, el subtítulo y la imagen de encabezado del espacio.
- Añadir y eliminar colaboradores.
- Eliminar el espacio.
- Enviar notificaciones sobre el espacio.
- Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio.
Solo los propietarios de espacios pueden hacer lo siguiente:
- Recibir notificaciones en el escritorio.
- Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio inhabilitado.
- Sincronizar los datos de los visitantes de Salesforce, IFTTT y Zapier.
De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores del espacio, pero es necesario añadirlos manualmente como colaboradores para que puedan recibir notificaciones sobre las visitas. Una vez añadido a un espacio, este aparecerá en Mis espacios en la página de índice.
Nota: Actualmente, las visitas a cada espacio solo se registran a nivel de cada documento. Cuando alguien accede a un espacio y consulta un documento, la visita se registra en el documento y se atribuye al espacio. Las visitas a los espacios también se vinculan al propietario.
Los colaboradores no podrán ver las visitas al espacio en su Panel de control ni en la página de detalles del documento.
Nota: Si tienes un plan DocSend Advanced Data Rooms, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo podrán ver los datos de las visitas de los archivos a través de las nuevas analíticas y del registro de auditoría del espacio, aunque no puedan acceder al archivo en sí.
Puedes consultar todas las visitas al espacio asociadas a una cuenta específica en la página Cuentas.
Lecturas relacionadas
- ¿Qué son los espacios?
- Personalizar un espacio
- Cómo funcionan los ajustes de los enlaces
- Gestionar el contenido de un espacio
- Permisos detallados para los espacios
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