En este artículo se describe una función disponible en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Descripción general
Al configurar tus salas de datos mediante Dropbox Space, podrás tomar todas las decisiones necesarias respecto al contenido que pueden consultar tus visitantes. Podrás ocultar carpetas y contenido específicos en diferentes enlaces de tus espacios (salas de datos) y configurar la descarga de determinado contenido, entre otros ajustes. Como puedes establecer permisos diferentes para cada enlace de tus espacios, podrás adaptar los enlaces a distintas cuentas sin invertir tanto tiempo, ya que lo gestionarás todo desde un único espacio.
Echa un vistazo a estos dos ejemplos de espacios (salas de datos) que reflejan dos experiencias diferentes para los visitantes: el enlace 1 solicita un correo electrónico para acceder a parte del contenido, mientras que el enlace 2 solo permite descargar determinados archivos.
Acceso rápido
- Permisos detallados de los espacios y enlaces de los espacios
- Configurar los permisos detallados de los espacios
- Cuestiones importantes
Permisos detallados de los espacios y enlaces de los espacios
Antes de comenzar a configurar los permisos de tu espacio o sala de datos, debes tener claro que el enlace a un espacio es un enlace que compartes con tus visitantes, mientras que los permisos detallados que configures para los espacios complementan su experiencia cuando acceden a dicho enlace.
- Enlace a un espacio: es el enlace que compartirás con los visitantes. Para acceder a él, haz clic en Compartir en la sección Espacios (salas de datos) o ve a la ventana de permisos. La configuración del enlace que establezcas en este nivel se aplicará a todo el contenido del espacio, a menos que elijas otros ajustes (permisos detallados del espacio).
- Permisos detallados de los espacios: es la configuración de los enlaces asociada a contenido específico de tu espacio; es decir, no se aplica a todo el espacio. Estos permisos complementarán el enlace al que estén vinculados.
Configurar los permisos detallados de los espacios
Para configurar los permisos, sigue estos pasos:
- Accede a la página Espacios de tu cuenta.
- Haz clic en un espacio (sala de datos) o crea uno nuevo.
- Cuando accedas al espacio, haz clic en Permisos.
- Selecciona el enlace al que quieras aplicar los permisos.
- Nota: Los permisos detallados de los espacios se aplican a un enlace específico.
- Una vez que lo selecciones, aparecerá una lista de todo el contenido incluido en tu espacio. Haz clic en el contenido para el que quieras configurar los permisos. Aparecerán cuatro opciones que podrás habilitar o inhabilitar para esos archivos o carpetas específicos:
- Solicitar correo electrónico para ver: si esta opción está habilitada desde el propio enlace, no se podrá modificar desde la sección Permisos. Para editar los permisos, tendrás que configurar de nuevo el enlace. Más información sobre cómo actualizar la configuración de los enlaces de los espacios.
- Permitir descargas: este ajuste no se podrá editar si compartes contenido que solo admita descargas o un documento susceptible de firma.
- Añadir marca de agua: se aplicará una marca de agua con el mismo formato a todos los archivos que tengan esta opción habilitada. Si el formato se modifica desde la sección Permisos de cada enlace, el cambio se aplicará a todos los archivos que tengan habilitada la marca de agua. Por ejemplo, si modificas el formato para el enlace A, los cambios se aplicarán a todos los archivos con marca de agua a los que se acceda desde ese enlace, pero podrás configurar otro formato desde los permisos para el enlace B.
- Requerir acuerdo de confidencialidad para visualizar: un mismo acuerdo de confidencialidad debe dar acceso a todos los archivos que tengan habilitada esta opción. Si modificas el acuerdo desde la sección Permisos, los cambios se aplicarán a todos los archivos que tengan esta opción habilitada. Si esta opción está habilitada desde el propio enlace, no se podrá modificar desde la sección Permisos. Para editar los permisos, tendrás que configurar de nuevo el enlace. Más información sobre cómo actualizar la configuración de los enlaces de los espacios.
- Una vez que hayas configurado los permisos, haz clic en Guardar permisos.
Configurar los permisos detallados de los espacios (sala de datos) en dispositivos móviles
Para gestionar los permisos desde un dispositivo móvil:
- Accede a la página Espacios de tu cuenta.
- Haz clic en un espacio o crea uno nuevo.
- Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de Inicio para ver todas las opciones.
- Selecciona Permisos en el menú desplegable.
- Selecciona el enlace al que quieras aplicar los permisos.
- Nota: Los permisos detallados de los espacios se aplican a un enlace específico.
- Una vez que selecciones el enlace, aparecerá una lista de todo el contenido incluido en tu espacio. Haz clic en el contenido para el que quieras configurar los permisos. Aparecerán tres opciones que podrás habilitar o inhabilitar:Solicitar correo electrónico para ver,Permitir descargasyRequerir acuerdo de confidencialidad para visualizar.
- Cuando termines, haz clic en Guardar permisos.
Configuración personalizada
El apartado Configuración personalizada aparecerá en la ventana Permisos una vez que establezcas unos ajustes para un contenido específico (por ejemplo, una carpeta o un documento de tu espacio o sala de datos) que sean diferentes de los de carpeta o el enlace del espacio, en función de dónde esté anidado el elemento.
Importante: Si un documento se encuentra en una carpeta de un espacio, solo aparecerán las opciones de configuración personalizada que sean diferentes de las de la propia carpeta.
Ocultar una carpeta o contenido de un espacio (sala de datos)
Para ocultar una carpeta o determinado contenido:
- En la ventana Permisos, haz clic en el enlace de un espacio.
- Aparecerá una lista de todos los documentos y carpetas que tengas en tu espacio y una columna a la derecha con la palabra Mostrar.
- Establece qué contenido quieres mostrar u ocultar.
- Casilla de verificación en blanco: ninguna persona que acceda al enlace de ese espacio podrá visualizar el contenido. El título de los archivos ocultos aparecerá en gris.
- Casilla de verificación en morado: todas las personas que accedan al enlace de ese espacio podrán ver el contenido.
- Cuando termines, haz clic en Guardar permisos.
Restringir el acceso a un espacio (sala de datos)
No se puede restringir el acceso a los espacios o salas de datos. Si un miembro forma parte de un equipo, tendrá acceso a todos los espacios (salas de datos) y al contenido incluido en las carpetas del equipo.
Para restringir el acceso a los archivos, puedes moverlos a una carpeta personal.
Si tienes el plan DocSend Enterprise, podrás crear subequipos para controlar quién puede acceder al contenido y a los espacios (salas de datos). Consulta más información sobre cómo crear subequipos y ponte en contacto con nuestro equipo de Ventas para obtener un presupuesto para la suscripción.
Cuestiones importantes
- Mover contenido: la configuración personalizada de un contenido específico se transfiere si los archivos en cuestión se mueven a otra carpeta. Si el contenido no tiene ajustes personalizados, se establecerán los de la carpeta nueva.
- Carpeta de un espacio (sala de datos): los permisos configurados para la carpeta de un espacio se aplicarán de manera automática a todo el contenido que se incluya en esa carpeta.
- Contenido en la papelera: el contenido y las carpetas que se muevan a la papelera perderán los permisos configurados.
- Reducción de la capacidad del plan: si cambias a un plan Standard, se inhabilitarán todos los enlaces del espacio que tengan permisos configurados. Para volver a habilitarlos, puedes desactivar todos los permisos detallados del espacio. Si cambias a un plan Personal, todos los espacios y sus enlaces se inhabilitarán, ya que los espacios solo están disponibles con los planes Standard y Advanced. Para volver a habilitar un enlace con permisos detallados del espacio, tendrás que volver al plan Advanced.
- Colaboradores de un espacio (sala de datos): los colaboradores de un espacio pueden editar los permisos detallados que configures.
- Gmail/Chrome/Outlook: los permisos detallados de los espacios solo son compatibles con la aplicación web.
- Permisos no editables: si las opciones Solicitar correo electrónico para ver Lectores permitidos, Autenticación por correo electrónico o Requerir acuerdo de confidencialidad están habilitadas en un enlace, los permisos detallados no se podrán editar desde el documento o la carpeta. Si quieres editar los permisos, tendrás que inhabilitar los ajustes del enlace mencionados para actualizar la configuración del enlace del espacio.
- Marca de agua en los espacios (salas de datos): por el momento, solo se admite un formato de marca de agua para cada enlace. Aunque cada enlace de un mismo espacio puede tener diferentes marcas de agua, todos los archivos tendrán el mismo formato.
Lecturas relacionadas
- ¿Qué son los espacios (salas de datos)?
- Crear un espacio (sala de datos)
- Gestionar el contenido de un espacio (sala de datos)
- Cómo funcionan los ajustes de los enlaces
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