Beiträge in diesem Abschnitt

Inhalte in einem Raum (Datenraum) verwalten

Avatar
Lennon
  • Aktualisiert
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf Kunden mit den Abos DocSend Advanced, Advanced Data Rooms und Enterprise.

Sobald Sie einen Raum erstellt haben, ist es an der Zeit, einige Inhalte hinzuzufügen. Je nachdem, für welches Paket Sie sich entscheiden, können Sie bis zu 4.000 Assets zu einem einzelnen Raum hinzufügen. Wenn Sie das Advanced-, Advanced Data Rooms- oder Enterprise-Abo nutzen, können Sie Raum-Ordner verwenden, um Ihre Inhalte weiter zu organisieren. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.

Sie können Ihre Besucher benachrichtigen, wenn Sie Inhalte aktualisieren, und sie über Änderungen am Raum auf dem Laufenden halten. Hier erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.

Wichtig:

  • Teammitglieder können keine Vorschau von Inhalten in einem Dropbox Space anzeigen, es sei denn, sie werden als andere Nutzer hinzugefügt.
  • Kontoinhaber und Team-Admins haben automatisch die gleichen Zugriffsberechtigungen wie ein Beteiligter in allen Dropbox Spaces, müssen aber als Beteiligter hinzugefügt werden, um Besuchsbenachrichtigungen zu erhalten.
    • Kontoinhaber und Team-Admins können sich nach Bedarf als andere Nutzer zu Dropbox Spaces hinzufügen.
  • Wenn ein Eigentümer eines Dropbox Space Inhalte direkt in einen Dropbox Space hochlädt, werden die hochgeladenen Dateien automatisch im persönlichen Ordnern des Eigentümers gespeichert.
    • Die Dateien sind nur für den Eigentümer des Raums sichtbar, sodass der Datenschutz und die Kontrolle über das Dokument gewahrt bleiben.

 

Inhalt zu einem Dropbox Space hinzufügen

Neue Inhalte können zu einem Raum hinzugefügt werden, bevor und nachdem der Raum für externe Besucher freigegeben wurde.

Wichtig: Ihre Start-Bibliothek ist ein Ordner für bis zu 200 Dateien.


Inhalt von Ihrem Gerät in einen Dropbox Space hochladen

So stellen Sie sicher, dass alle Dateien standardmäßig zu Freigegebene Ordner > Freigegebener Dropbox Space hinzugefügt werden: 

  1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
  2. Klicken Sie auf Räume.
  3. Erstellen oder wählen Sie einen vorhandenen Dropbox Space aus.
  4. Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Dateien oder Ordner, um Inhalte von Ihrem Gerät hinzuzufügen.
    • Sie können auch Inhalte aus verbundenen Cloud-Speicherkonten wie Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte und SharePoint hinzufügen.
  6. Klicken Sie auf Öffnen oder Hochladen.
  7. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Hochladen.

Ihre neu hochgeladenen Dateien sollten jetzt zu Ihrem Raum hinzugefügt werden.

Hinweis: Sie können automatische Benachrichtigungen einrichten, mit denen Besucher benachrichtigt werden, sobald eine neue Dokumentversion oder ein neuer Inhalt zu einem Raum hinzugefügt wird. Hier erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.

Inhalt aus Ihrer Bibliothek in einen Dropbox Space hochladen

  1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
  2. Klicken Sie auf Räume.
  3. Erstellen oder wählen Sie einen vorhandenen Dropbox Space aus.
  4. Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen.
  5. Wählen Sie im Drop-down-Menü Aus Inhaltsbibliothek hinzufügen aus.
  6. Klicken Sie auf Zu Raum hinzufügen oder Hochladen. 

Sie können Inhalte auch verschieben, indem Sie sie per Drag & Drop in leere Räume ziehen.

Wichtig: In der Standardeinstellung sind alle von Ihnen erstellten Räume für Ihre Teamkollegen sichtbar, einschließlich des Namens des Raums und der Ordnerstruktur. Kontoinhaber, Team-Admins und andere Nutzer können alle zu einem Raum hinzugefügten Inhalte anzeigen, auch wenn sie sich in einem persönlichen Ordner befinden. Andernfalls haben sie keinen Zugriff auf den Speicherort dieser Inhalte in der Inhaltsbibliothek. Hier erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit in einem Raum.


Hochladen von Inhalten rückgängig machen
Wenn Sie den falschen Inhalt hochladen und diese Aktion rückgängig machen möchten, klicken Sie neben dem zu entfernenden Inhalt auf „X“ (Entfernen) oder klicken Sie auf „Abbrechen“.

Dateien in einem Dropbox Space anfordern

Sie können eine Dateianfrage in Ihrem Dropbox Space einrichten, damit Ihre Besucher Dateien direkt in Ihren Dropbox Space hochladen können. Alle hochgeladenen Dateien sind sofort für jeden sichtbar, der Zugriff auf Ihren Dropbox Space hat. Erfahren Sie mehr über Dateianfragen.

Hinweis: Eine Dropbox-Space-Dateianfrage hat keinen eigenen Link, da sie direkt mit dem Dropbox Space verknüpft ist. Dropbox-Space-Dateianfragen können aus dem Dropbox Space entfernt und in den Dropbox-Space-Papierkorb gelegt werden.

So erstellen Sie eine Dateianfrage:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
  2. Klicken Sie auf den Tab Datenräume in der linken Seitenleiste.
  3. Klicken Sie auf den Raum, aus dem Sie Dateien anfordern möchten.
  4. Klicken Sie auf Dateien anfordern.
  5. Füllen Sie die Felder für Dateianfragen aus.
  6. Klicken Sie auf Ordner ändern, um den Speicherort für hochgeladene Dateien zu aktualisieren.
  7. Klicken Sie auf Dateianfrage erstellen.
  8. Klicken Sie auf Raum-Link auswählen, um einen Raum-Link zu teilen, über den andere Nutzer Inhalte hochladen können.

Sobald Sie fertig sind, können Sie Ihre Raum-Dateianfragen direkt in Ihrem Raum oder über die Seite „Dateianfragen” verwalten. Um eine Raum-Dateianfrage aus Ihrem Raum zu entfernen, führen Sie die unter Inhalte aus einem Raum entfernen aufgeführten Schritte aus. Wenn Sie die Anfrage löschen möchten, können Sie dies über die Seite „Dateianfragen” tun.

Hinweis: Das Löschen einer Dateianfrage kann nicht rückgängig gemacht werden.

 

Inhalt in einem Dropbox Space aktualisieren

Inhalte in Dropbox Spaces können auch nach der Freigabe des Dropbox-Space-Links deaktiviert oder aktualisiert werden. Und so funktioniert's:

Schalten Sie die Option Aktiv auf Ja oder Nein, um die Verfügbarkeit des Raums zu aktualisieren.

 

Ebenso können einzelne Inhalte ein- oder ausgeschaltet werden.

 

Sie können auch rechts neben dem Raum-Namen auf more (weitere Optionen) klicken, um eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen, die Beschreibung zu bearbeiten, die Miniaturansicht zu aktualisieren oder Inhalte zu archivieren.

Sie können vorhandene Inhalte im Raum auf eine neue Version aktualisieren, indem Sie sie auf der Seite „Inhalte“ aktualisieren. Wenn Sie Inhalte aktualisieren, werden alle zugehörigen Links automatisch auf die neueste Version aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über das Aktualisieren eines vorhandenen Dokuments.
 

Inhalt aus einem Dropbox Space entfernen

Sie können Inhalte und Ordner aus einem Dropbox Space entfernen, indem Sie sie in das Archiv verschieben. Der Archiv-Ordner ist so konzipiert, dass Sie Inhalte in einem Dropbox Space einfach verwalten und optimieren können.

Wichtig: Inhalte, die in das Archiv verschoben werden, werden archiviert, nicht gelöscht, und können jederzeit im Raum in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden. Das Archiv ist für Besucher nicht sichtbar oder zugänglich.

Sie können Inhalte auf zwei Arten von einem Dropbox Space in das Archiv verschieben:

  1. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Papierkorb in der linken Seitenleiste.
  2. Klicken Sie rechts neben dem Dateinamen auf more (weitere Optionen).
  3. Wählen Sie In Papierkorb verschieben aus.

 

Inhalt wird wiederhergestellt ...

Inhalte aus dem Archiv können zurück in den Raum verschoben werden, indem Sie sie per Drag & Drop aus dem Papierkorb in die linke Seitenleiste auf Start ziehen oder indem Sie rechts neben der Datei auf more (weitere Optionen) klicken und dann Auf Startseite wiederherstellen auswählen.

 

 

  Wichtig:

  • Besucher werden nicht aktiv benachrichtigt, wenn Änderungen wie das Hinzufügen oder Entfernen von Inhalten in einem Raum vorgenommen werden, es sei denn, automatische Benachrichtigungen sind aktiviert. 
  • Inhalte im Archiv können nicht mit der Suchleiste durchsucht werden. Inhalte, die aus dem Archiv wiederhergestellt wurden, können jedoch wieder durchsucht werden.
  • Inhalte des Archivs werden nicht übertragen, wenn Sie einen Dropbox Space duplizieren.
  • Dropbox-Space-Eigentümer und andere Nutzer können Inhalte im Archiv verwalten und bearbeiten, z. B. Textfelder neu anordnen und bearbeiten.
  • Neuer Inhalt kann nicht direkt zum Archiv hinzugefügt werden.
  • Inhalte und Ordner im Archiv werden nicht auf das Dropbox-Space-Asset-Limit angerechnet. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.

Das Entfernen von Inhalten aus einem Dropbox Space hat keine Auswirkungen auf die historischen Besuchsdaten. Das Löschen von Inhalten von der Seite „Inhalt” ist jedoch dauerhaft und irreversibel. Erfahren Sie mehr über das Löschen von Inhalten.


Inhalte mit Dropbox-Space-Ordnern organisieren

Dieses Feature steht nur Kunden mit den Abos Advanced, Advanced Data Rooms und Enterprise zur Verfügung.

Ähnlich wie Dropbox-Space-Abschnitte können Sie mit Dropbox-Space-Ordnern Inhalte in Unterordnern organisieren. Dies kann auch verwendet werden, um Dokumente über verschiedene Phasen oder Themen hinweg hervorzuheben und den Besuchern ein besser navigierbares Anzeige-Erlebnis zu bieten. 

Jeder Raum kann insgesamt bis zu 2.000 Assets (bis zu 4.000 Assets bei Advanced Data Rooms-Kunden) enthalten. Jeder Raum-Ordner wird auf das Gesamtlimit für Assets für diesen Raum angerechnet und kann bis zu 200 Assets aufnehmen.

So erstellen Sie einen einzelnen Ordner:

  1. Klicken Sie auf einen vorhandenen Dropbox Space oder erstellen Sie einen neuen Dropbox Space.
  2. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
  3. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.

Sie können nun auf den neuen Ordner klicken und Inhalte hinzufügen.
 

 

Raum-Ordnernamen können jederzeit bearbeitet werden. Sie können den Namen bearbeiten, indem Sie rechts neben dem Dateinamen auf more (weitere Optionen) klicken und dann Ordnernamen bearbeiten auswählen.

 

 

 Hinweis: Der Name des Ordners „Start“ kann nicht bearbeitet werden.


So importieren Sie mehrere Ordner:

  1. Klicken Sie auf einen vorhandenen Dropbox Space oder erstellen Sie einen neuen Dropbox Space.
  2. Klicken Sie auf das Symbol zum Erstellen neuer Ordner.
  3. Klicken Sie auf Aus CSV-Datei importieren.
Hinweis: Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, müssen die Indexierungsinformationen in Spalte A und die Ordnernamen in Spalte B angezeigt werden.

 

WKlemE5b.png

Wichtig:

  • Dropbox-Space-Ordner können derzeit nicht direkt verlinkt werden. Es können nur allgemeine Dropbox-Space-Links freigegeben werden.
  • Das Duplizieren eines Dropbox Space überträgt vorhandene Inhalte und Ordner.
  • Sie können Dokumente und Ordner in verschiedene Ordner in einem Dropbox Space verschieben. Dies gilt jedoch nicht für Dropbox-Space-Bereiche.
  • Ordner können nicht in einem Dropbox Space durchsucht werden. Die Gruppierung von Ordnern in Bereiche kann jedoch dazu beitragen, die Ansichtsnavigation des Besuchers zu verbessern.
  • Andere Dropbox-Space-Nutzer können Einstellungen, Dokumente und Ordner in einem Dropbox Space verwalten.
  • Ein Unterordner in einem Dropbox-Space-Ordner wird als Dropbox-Space-Asset gezählt. Sie sollten vor dem Hinzufügen von Inhalten Dropbox-Space-Ordner erstellen.

Wenn Sie ein Downgrade von Advanced auf Standard durchführen, werden alle Dropbox Spaces deaktiviert, die Dropbox-Space-Ordner verwenden. Um den Dropbox Space zu reaktivieren, können Sie entweder:

  • Den Raum-Ordner in das Archiv verschieben
  • Den Inhalt aus dem Dropbox-Space-Ordner zuerst in den Ordner „Start“ und dann den Dropbox-Space-Ordner in das Archiv verschieben.
Hinweis: Raum-Ordner, die mehr als 200 Assets enthalten, können nicht verschoben werden.

So laden Sie den Index eines Dropbox Space herunter

Diese Feature steht nur Kunden mit Advanced Data Rooms-Abo zur Verfügung.

Dank der Indexierung lassen sich Dokumente schnell finden und verknüpfen, ohne dass Sie sich Dateinamen merken müssen. Eigentümer und andere Nutzer können die Indexierung eines Raums (Datenraums) jederzeit aktivieren.  Indexwerte sollten für alle Nutzer, die den Raum (Datenraum) anzeigen, gleich sein, auch wenn sie keinen Zugriff auf bestimmte Dateien in diesem Raum haben. 

So aktivieren Sie die Indexierung für einen Raum (Datenraum):

  1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
  2. Klicken Sie auf die Seite „Räume“ (Datenräume).
  3. Erstellen Sie einen neuen Raum (Datenraum) oder klicken Sie auf einen vorhandenen Raum (Datenraum).
  4. Klicken Sie auf Organisieren.
  5. Klicken Sie auf Indexierung aktivieren. 

Nutzern sollte nun neben den einzelnen Assets im Datenraum die Spalte Index angezeigt werden. Dokumente werden beim Hochladen automatisch indexiert.

Index herunterladen (Admins oder andere Nutzer)

So laden Sie einen Index herunter:

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Dropbox-Spaces-Seite.
  2. Wählen Sie Ihren gewünschten Dropbox Space aus.
  3. Klicken Sie oben rechts auf more-vertical (weitere Optionen).
  4. Klicken Sie auf Index herunterladen.

 

Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen, Beschreibungen, aktivierten Status und das Datum des letzten Updates.

Index herunterladen (Besucher)

So laden Sie einen Index herunter:

  1. Öffnen Sie den Link zur entsprechenden Dropbox-Spaces-Seite.
  2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Index exportieren.
Spaces_Export_Index.png

Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen und Beschreibungen.

Hinweis: Ein Besucherindex zeigt nur Inhalte an, die für die Person aktiviert sind, die sie herunterlädt.


In einem Raum enthaltene Ordner herunterladen

Diese Feature steht nur Kunden mit Advanced Data Rooms-Abo zur Verfügung.

Sie können einen ganzen Raum, einen Ordner oder spezifische Dateien aus einem Raum herunterladen. 

So laden Sie einen gesamten Raum herunter:

  1. Wechseln Sie zum gewünschten Raum.
  2. Klicken Sie rechts oben auf more-vertical (weitere Optionen).
  3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Raum herunterladen aus. 

Ihre Ordner werden als ZIP-Datei heruntergeladen. Sobald der Download abgeschlossen ist, wird am unteren Bildschirmrand eine entsprechende Meldung angezeigt.

So laden Sie Ordner aus einem Raum herunter:

  1. Wechseln Sie zum gewünschten Raum.
  2. Klicken Sie rechts neben dem Ordner, den Sie herunterladen möchten, auf more (weitere Optionen).
  3. Klicken Sie auf Ordner herunterladen.

Im Ordner „Downloads“ finden Sie eine ZIP-Datei mit dem heruntergeladenen Ordner.

 

So laden Sie eine bestimmte Datei aus einem Raum herunter:

  1. Wechseln Sie zum gewünschten Raum.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Datei.
  3. Klicken Sie rechts oben auf more (weitere Optionen).
  4. Klicken Sie auf Herunterladen. 

Sie finden den Inhalt im Ordner „Downloads“.

 
 

 

Verwandte Beiträge