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Dieser Artikel erläutert ein Feature, das in folgenden Abos enthalten ist: DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms und Enterprise. |
Übersicht
Sobald Sie einen Raum erstellt haben, können Sie Inhalte hinzufügen. Abhängig von Ihrem Abo lassen sich einem Raum bis zu 4.000 Assets hinzufügen. Mit einemAdvanced-, Advanced Data Rooms- oder Enterprise-Abo können Sie Ihre Inhalte mithilfe von Raum-Ordnern organisieren. Hier erfahren Sie mehr über die Einschränkungen hinsichtlich Datei-Uploads.
Sie können Besucher über die Aktualisierung von Inhalten benachrichtigen, sodass diese über die Änderungen im gemeinsam genutzten Raum informiert sind. Hier erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.
Wichtige Hinweise:
- Teammitglieder können nur dann eine Vorschau von Inhalten anzeigen, wenn sie als Nutzer hinzugefügt werden.
- Kontoinhaber und Team-Admins haben automatisch dieselben Zugriffsrechte für alle Räume, müssen jedoch als andere Nutzer hinzugefügt werden, um Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Besuchen zu erhalten.
- Bei Bedarf können sich Kontoinhaber und Team-Admins als andere Nutzer zu Räumen hinzufügen.
- Wenn ein Raum-Inhaber Inhalte direkt in einen Raum hochlädt, werden die hochgeladenen Dateien automatisch in den persönlichen Ordnern des Inhabers gespeichert.
- Die Dateien werden nur für dem Raum-Inhaber angezeigt. Damit bleiben der Datenschutz und die Kontrolle über das Dokument gewahrt.
Inhalt
- Inhalte zu einem Raum hinzufügen
- Dateien in einem Raum anfordern
- Inhalte in einem Raum aktualisieren
- Inhalte aus einem Raum entfernen
- Inhalte mit Raum-Ordnern organisieren
- So laden Sie den Index eines Raums herunter
Inhalte zu einem Raum hinzufügen
Neue Inhalte können einem Raum hinzugefügt werden, bevor und nachdem dieser für externe Besucher freigegeben wurde.
Wichtig: Bei Ihrer Start-Bibliothek handelt es sich ebenfalls um einen Ordner. Diese kann maximal 200 Dateien enthalten.
Inhalte von einem Geräte in einen Raum hochladen
So stellen Sie sicher, dass sämtliche Dateien standardmäßig unter Freigegebene Ordner > Freigegebene Raum-Uploads hinzugefügt werden:
- Rufen Sie die Seite Räume auf.
- Erstellen Sie einen Raum oder wählen Sie einen vorhandenen aus.
- Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen.
- Klicken Sie auf Neue hochladen.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü Mein Gerät aus.
- Klicken Sie auf Dateien hinzufügen oder Ordner hinzufügen, um Inhalte auf Ihrem Gerät auszuwählen.
- Sie können zudem Inhalte aus verknüpften Cloud-Speicherkonten (Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte, SharePoint usw.) hinzufügen.
- Klicken Sie auf Zum Raum hinzufügen.
Neu hochgeladene Dateien werden nun zu Ihrem Raum hinzugefügt.
Hinweis: Sie können automatische Benachrichtigungen einrichten, mit denen Besucher benachrichtigt werden, sobald eine neue Dokumentversion oder ein neuer Inhalt zu einem Raum hinzugefügt wird. Hier erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.
Inhalte aus Ihrer Bibliothek in einen Raum hochladen
- Rufen Sie die Seite Räume auf.
- Erstellen Sie einen Raum oder wählen Sie einen vorhandenen aus.
- Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen und wählen Sie Aus Inhaltsbibliothek hinzufügen aus.
- Wählen Sie die Inhalte aus, die Sie in den Raum hochladen möchten.
- Klicken Sie auf Zum Raum hinzufügen.
Wichtig: Standardmäßig werden alle von Ihnen erstellten Räume Teammitgliedern angezeigt, einschließlich des Raum-Namens und der Ordnerstruktur. Kontoinhaber, Team-Admins und andere Nutzer können alle zu einem Bereich hinzugefügten Inhalte anzeigen, selbst wenn sich diese in einem persönlichen Ordner befinden oder die Nutzer keinen Zugriff auf diese Inhalte in der Inhaltsbibliothek haben. Hier erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit in einem Raum.
Dateien in einem Raum anfordern
Sie können in Ihrem Raum Dateianfragen einrichten, damit Besucher Dateien direkt in Ihren Raum hochladen können. Alle hochgeladenen Dateien werden unmittelbar allen Nutzern mit Zugriff auf Ihren Raum angezeigt. Hier erfahren Sie mehr über Dateianfragen.
Hinweis: Raum-Dateianfragen haben keinen eigenen Link, da sie direkt mit dem Raum verknüpft sind. Raum-Dateianfragen können aus dem Raum entfernt und in den Papierkorb des Raums verschoben werden.
Erstellen einer Dateianfrage:
- Melden Sie sich mit Ihrem DocSend-Konto an.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Tab Räume.
- Rufen Sie die Seite Räume auf.
- Wählen Sie den gewünschten Raum aus.
- Klicken Sie im rechten Bereich auf Dateien anfordern.
- Füllen Sie die Dateianfragefelder aus.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie einen der verfügbaren Ordner aus, in dem die hochgeladenen Dateien gespeichert werden sollen.
- Klicken Sie auf Dateianfrage erstellen.
- Teilen Sie den Raum-Link, damit Sie Uploads erhalten.
Anschließend können Sie Raum-Dateianfragen direkt auf der Seite für Dateianfragen verwalten. Wie Sie Raum-Dateianfragen aus Ihrem Raum entfernen, erfahren Sie unter Inhalte aus Räumen entfernen. Löschen können Sie Dateianfragen auf der Seite für Dateianfragen.
Hinweis: Das Löschen von Dateianfragen lässt sich nicht rückgängig machen.
Inhalte in einem Raum aktualisieren
Inhalte in Räumen lassen sich auch nach dem Teilen des Raum-Links weiterhin deaktivieren und aktualisieren. So geht's:
Der Zugriff auf Räume lässt sich aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie die Option Für andere sichtbar auf Ja bzw. Nein festlegen.
Selbiges gilt für einzelne Inhalte.
Sie können auch rechts neben dem Raum-Namen auf „…“ (weitere Optionen) klicken, um eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen, die Beschreibung zu bearbeiten, die Miniaturansicht zu aktualisieren oder Inhalte zu archivieren.
Sie können vorhandene Inhalte im Raum über die Seite „Inhalte“ auf eine neue Version aktualisieren. Bei der Aktualisierung von Inhalten werden alle zugehörigen Links automatisch auf die neueste Version aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über das Aktualisieren vorhandener Dokumente.
Inhalte aus einem Raum entfernen
Sie können Inhalte und Ordner aus einem Raum entfernen, indem Sie diese ins Archiv verschieben. Mithilfe des Papierkorbordners lassen sich Inhalte in Räumen einfach verwalten und optimieren.
Wichtig: Ins Archiv verschobene Inhalte werden archiviert, nicht gelöscht. Sie lassen sich jederzeit im Raum wiederherstellen. Besuchern wird das Archiv nicht angezeigt, sie haben keinen Zugriff darauf.
Sie können Inhalte auf zwei Arten aus einem Raum ins Archiv verschieben:
- Ziehen der Datei auf Archiv in der linken Seitenleiste
- Klicken auf „…“ (weitere Optionen) rechts neben der Datei und anschließende Auswahl von Archivieren
Inhalt wird wiederhergestellt ...
Inhalte können aus dem Archiv zurück in den Raum verschoben werden, indem Sie diese aus dem Archiv auf Start in der linken Seitenleiste ziehen oder indem Sie rechts neben der Datei auf „…“ (weitere Optionen) klicken und anschließend Auf Startseite wiederherstellen auswählen.
Wichtige Hinweise:
- Die Besucher werden über Änderungen an Räumen wie das Hinzufügen oder Entfernen von Inhalten nicht benachrichtigt.
- Der Inhalt des Archivs wird bei Verwendung der Suchleiste nicht durchsucht. Aus dem Archiv wiederhergestellte Inhalte lassen sich jedoch wieder durchsuchen.
- Der Inhalt des Archivs wird beim Duplizieren von Räumen nicht übernommen.
- Rauminhaber und andere Nutzer können den Inhalt des Archivs verwalten und bearbeiten, beispielsweise durch Ändern der Reihenfolge und Bearbeiten von Textfeldern.
- Neue Inhalte können nicht direkt zum Archiv hinzugefügt werden.
- Inhalte und Ordner im Archiv werden nicht auf das Limit für Raum-Assets angerechnet. Hier erfahren Sie mehr über Einschränkungen hinsichtlich Datei-Uploads.
- Das Entfernen von Inhalten aus einem Raum hat keine Auswirkungen auf Verlaufsdaten zu Besuchen. Das Löschen von Inhalten auf der Seite „Inhalt“ ist jedoch endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Hier erfahren Sie mehr über das Löschen von Inhalten.
Inhalte mit Raum-Ordnern organisieren
Hinweis: Dieses Feature steht nur Kunden mit den Abos Advanced, Advanced Data Rooms und Enterprise zur Verfügung.
Ähnlich wie bei den Raum-Abschnitten lassen sich mit Raum-Ordnern Inhalte in Unterordnern organisieren. Dies kann auch genutzt werden, um Dokumente unterschiedlicher Phasen oder Themen hervorzuheben, und erleichtert Besuchern die Navigation.
Jeder Raum kann insgesamt bis zu 2.000 Assets (bis zu 4.000 Assets bei Advanced Data Rooms-Kunden) enthalten. Die einzelnen Raum-Ordner werden in das Gesamtlimit für Assets einbezogen und können jeweils bis zu 200 Assets enthalten.
So geht‘s:
- Klicken Sie auf einen vorhanden Raum oder erstellen Sie einen neuen.
- Klicken Sie auf Organisieren.
- Wählen Sie Ordner erstellen aus der Drop-down-Liste aus.
- Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf Erstellen.
Sie können nun auf den Raum-Ordner klicken und Inhalte hinzufügen.
Die Namen von Raum-Ordnern lassen sich jederzeit ändern. Klicken Sie hierzu rechts neben dem Dateinamen auf „…“ (weitere Optionen) und wählen Sie Ordnername bearbeiten aus.
Hinweis: Der Ordner Start kann nicht umbenannt werden.
Wichtige Hinweise:
- Raum-Ordner lassen sich derzeit nicht direkt verlinken. Lediglich allgemeine Raum-Links können geteilt werden.
- Beim Duplizieren eines Raums werden die vorhandenen Inhalte und Ordner übernommen.
- Sie können Dokumente und Ordner in andere Ordner innerhalb eines Raums verschieben. Dies gilt jedoch nicht für Raum-Abschnitte.
- Die Ordner in einem Raum lassen sich nicht durchsuchen. Die Anzeigenavigation der Besucher lässt sich jedoch durch Gruppieren von Ordnern verbessern.
- Raum-Nutzer können Einstellungen, Dokumente und Ordner innerhalb eines Raums verwalten.
- Unterordner in Raum-Ordnern zählen als Raum-Assets. Es wird empfohlen, Raum-Ordner vor dem Hinzufügen von Inhalten zu erstellen.
Bei der Herabstufung des Abos von Advanced auf Standard werden alle Räume deaktiviert, die Raum-Ordner verwenden. Solche Räume lassen sich wie folgt reaktivieren:
- Verschieben des Raum-Ordners ins Archiv
- Verschieben der Inhalte des Raum-Ordners in den Ordner „Start“ und anschließendes Verschieben des Raum-Ordners ins Archiv
Wichtig: Raum-Ordner, die mehr als 200 Assets enthalten, können nicht verschoben werden, da dadurch das Limit für Raum-Assets überschritten wird.
So laden Sie den Index eines Raums herunter
Hinweis: Diese Feature steht nur Kunden mit Advanced Data Room-Abo zur Verfügung.
Mit DocSend können Sie einen Index der Inhalte eines Bereichs herunterladen, der die Inhaltsstruktur und die zugehörigen Metadaten der einzelnen Elemente in diesem Bereich enthält. Diese Indizes können von Admins, Nutzern und Besuchern als CSV-Datei heruntergeladen werden.
Herunterladen eines Index (Admins und Nutzer)
So laden Sie einen Index herunter:
- Rufen Sie die Seite Räume auf.
- Wählen Sie den gewünschten Raum aus.
- Klicken Sie oben rechts auf „⁝“ (weitere Optionen).
- Klicken Sie auf Index herunterladen.
Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen, Beschreibungen, den aktivierten Status und das Datum der letzten Aktualisierung.
Einen Index herunterladen (Besucher)
So laden Sie einen Index herunter:
- Öffnen Sie die entsprechende Seite Räume.
- Klicken Sie rechts oben auf Index exportieren.
Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen und Beschreibungen.
Hinweis: In einem Besucherindex werden nur die Inhalte angezeigt, die für die Person aktiviert sind, die den Index herunterlädt.
Weitere Informationen
- Was sind Dropbox Space(Datenräume)?
- Granulare Berechtigungen für Dropbox Space
- Einen Dropbox Space (Datenraum) anpassen
- Einen Dropbox Space (Datenraum) duplizieren
- In einem Dropbox Space (Datenraum) zusammenarbeiten
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