Dieser Artikel beschreibt ein Feature, das in den Abos DocSend Standard, Advanced und Advanced Data Rooms enthalten ist. |
Überblick
Sobald Sie einen Dropbox Space (Datenraum) erstellt haben, ist es an der Zeit, einige Inhalte hinzuzufügen. Je nachdem, für welches Paket Sie sich entscheiden, können Sie bis zu 4.000 Assets zu einem einzelnen Dropbox Space hinzufügen. Wenn Sie das Advanced-, Advanced Data Rooms- oder Enterprise-Abo verwenden, können Sie Dropbox-Space-Ordner verwenden, um Ihre Inhalte weiter zu organisieren. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.
Sie können Ihre Besucher benachrichtigen, wenn Sie Inhalte aktualisieren, und sie über Änderungen am Dropbox Space, den Sie teilen möchten, auf dem Laufenden halten. Erfahren Sie mehr über Dropbox-Space-Benachrichtigungen.
Wichtig:
- Teammitglieder können keine Vorschau von Inhalten in einem Dropbox Space anzeigen, es sei denn, sie werden als andere Nutzer hinzugefügt.
- Kontoinhaber und Team-Admins haben automatisch die gleichen Zugriffsberechtigungen wie ein Beteiligter in allen Dropbox Spaces, müssen aber als Beteiligter hinzugefügt werden, um Besuchsbenachrichtigungen zu erhalten.
- Kontoinhaber und Team-Admins können sich nach Bedarf als andere Nutzer zu Dropbox Spaces hinzufügen.
- Wenn ein Eigentümer eines Dropbox Space Inhalte direkt in einen Dropbox Space hochlädt, werden die hochgeladenen Dateien automatisch im persönlichen Ordnern des Eigentümers gespeichert.
- Die Dateien sind nur für den Eigentümer des Dropbox Space sichtbar, sodass die Privatsphäre und die Kontrolle über das Dokument gewahrt bleiben.
Inhaltsverzeichnis
- Inhalt zu einem Dropbox Space hinzufügen
- Dateien in einem Dropbox Space anfordern
- Inhalt in einem Dropbox Space aktualisieren
- Inhalt aus einem Dropbox Space entfernen
- Inhalte mit Dropbox-Space-Ordnern organisieren
- So laden Sie den Index eines Dropbox Space herunter
Inhalt zu einem Dropbox Space hinzufügen
Neue Inhalte können zu einem Dropbox Space hinzugefügt werden, bevor und nachdem der Dropbox Space für externe Besucher freigegeben wurde.
Wichtig: Ihre Home-Bibliothek ist auch ein Ordner, der nur bis zu 200 Dateien aufnehmen kann.
Inhalt von Ihrem Gerät in einen Dropbox Space hochladen
So stellen Sie sicher, dass alle Dateien standardmäßig zu Freigegebene Ordner > Freigegebener Dropbox Space hinzugefügt werden:
- Wechseln Sie zur Seite Dropbox Spaces.
- Erstellen oder wählen Sie einen vorhandenen Dropbox Space aus.
- Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen.
- Klicken Sie auf Neue hochladen.
- Wählen Sie Mein Gerät in den Dropdown-Optionen aus.
- Klicken Sie auf Dateien hinzufügen oder Ordner hinzufügen, um Inhalte von Ihrem Gerät hinzuzufügen.
- Sie können auch Inhalte aus verbundenen Cloud-Speicherkonten wie Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte und SharePoint hinzufügen.
- Klicken Sie auf Zu Dropbox Space hinzufügen.
Ihre neu hochgeladenen Dateien sollten jetzt zu Ihrem Dropbox Space hinzugefügt werden.
Hinweis: Sie können automatische Benachrichtigungen für Besucher einrichten, die sie benachrichtigen, wenn eine neue Dokumentversion oder ein neuer Inhalt zu einem Dropbox Space hinzugefügt wird. Erfahren Sie mehr über Dropbox-Space-Benachrichtigungen.
Inhalt aus Ihrer Bibliothek in einen Dropbox Space hochladen
- Wechseln Sie zur Seite Dropbox Spaces.
- Erstellen oder wählen Sie einen vorhandenen Dropbox Space aus.
- Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen und wählen Sie Aus Inhaltsbibliothek hinzufügen.
- Wählen Sie den Inhalt aus, den Sie in den Dropbox Space hochladen möchten.
- Klicken Sie auf Zu Dropbox Space hinzufügen.
Wichtig: Standardmäßig sind alle von Ihnen erstellten Dropbox Spaces für Ihre Teamkollegen sichtbar, einschließlich des Namens des Dropbox Space und der Ordnerstruktur. Kontoinhaber, Team-Admins und andere Nutzer können alle zu einem Dropbox Space hinzugefügten Inhalte anzeigen, auch wenn sie sich in einem persönlichen Ordner befinden, oder sie haben keinen Zugriff darauf, wo diese Inhalte in der Inhaltsbibliothek gespeichert sind. Erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit in einem Dropbox Space.
Dateien in einem Dropbox Space anfordern
Sie können eine Dateianfrage in Ihrem Dropbox Space einrichten, damit Ihre Besucher Dateien direkt in Ihren Dropbox Space hochladen können. Alle hochgeladenen Dateien sind sofort für jeden sichtbar, der Zugriff auf Ihren Dropbox Space hat. Erfahren Sie mehr über Dateianfragen.
Hinweis: Eine Dropbox-Space-Dateianfrage hat keinen eigenen Link, da sie direkt mit dem Dropbox Space verknüpft ist. Dropbox-Space-Dateianfragen können aus dem Dropbox Space entfernt und in den Dropbox-Space-Papierkorb gelegt werden.
So erstellen Sie eine Dateianfrage:
- Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
- Klicken Sie auf den Tab Datenräume in der linken Seitenleiste.
- Wechseln Sie zu Ihrer Dropbox-Spaces-Seite.
- Wählen Sie Ihren gewünschten Dropbox Space aus.
- Klicken Sie im rechten Bereich auf Dateien anfordern.
- Füllen Sie die Felder für Dateianfragen aus.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie einen verfügbaren Ordner aus, in dem die hochgeladenen Dateien gespeichert werden.
- Klicken Sie auf Dateianfrage erstellen.
- Teilen Sie den Dropbox-Space-Link, damit Sie mit dem Sammeln von Uploads beginnen können.
Sobald Sie fertig sind, können Sie Ihre Dropbox-Space-Dateianfragen direkt in Ihrem Dropbox Space oder über die Seite „Dateianfragen” verwalten. Um eine Dropbox-Space-Dateianfrage aus Ihrem Dropbox Space zu entfernen, führen Sie die unter Entfernen von Inhalten aus Dropbox Spaces aufgeführten Schritte aus. Wenn Sie die Anfrage löschen möchten, können Sie dies über die Seite „Dateianfragen” tun.
Hinweis: Das Löschen einer Dateianfrage kann nicht rückgängig gemacht werden.
Inhalt in einem Dropbox Space aktualisieren
Inhalte in Dropbox Spaces können auch nach der Freigabe des Dropbox-Space-Links deaktiviert oder aktualisiert werden. Und so funktioniert's:
Um die Zugänglichkeit zu Dropbox Spaces ein- oder auszuschalten, können Sie die Option Für andere sichtbar auf Ja oder Nein umschalten.
Ebenso können einzelne Inhalte ein- oder ausgeschaltet werden.
Sie können auch auf „…“ (Ellipse) rechts neben dem Namen des Dropbox Space klicken, um eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen, die Beschreibung zu bearbeiten, die Miniaturansicht zu aktualisieren oder den Inhalt zu archivieren.
Sie können vorhandene Inhalte im Dropbox Space mit einer neuen Version aktualisieren, indem Sie sie auf der Seite „Inhalte“ ein Update durchführen. Wenn Sie Inhalte aktualisieren, werden alle zugehörigen Links automatisch auf die neueste Version aktualisiert. Erfahren Sie mehr über das Aktualisieren eines vorhandenen Dokuments.
Inhalt aus einem Dropbox Space entfernen
Sie können Inhalte und Ordner aus einem Dropbox Space entfernen, indem Sie sie in das Archiv verschieben. Der Archiv-Ordner ist so konzipiert, dass Sie Inhalte in einem Dropbox Space einfach verwalten und optimieren können.
Wichtig: Inhalte, die in das Archiv verschoben werden, werden archiviert, nicht gelöscht, und können jederzeit im Dropbox Space in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden. Das Archiv ist für Besucher nicht sichtbar oder zugänglich.
Sie können Inhalte auf zwei Arten von einem Dropbox Space in das Archiv verschieben:
- Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Archiv in der linken Seitenleiste.
- Klicken Sie rechts neben dem Dateinamen auf „…“ (Ellipse) und wählen Sie dann Archivieren.
Inhalt wird wiederhergestellt ...
Inhalte aus dem Archiv können zurück in den Dropbox Space verschoben werden, indem Sie sie per Drag & Drop aus dem Archiv in die linke Seitenleiste auf Start ziehen oder indem Sie auf „…“ (Ellipse) rechts neben der Datei klicken und dann In Start wiederherstellen auswählen.
Wichtig:
- Besucher werden nicht aktiv benachrichtigt, wenn Änderungen wie das Hinzufügen oder Entfernen von Inhalten in einem Dropbox Space vorgenommen werden.
- Inhalte im Archiv können nicht mit der Suchleiste durchsucht werden. Inhalte, die aus dem Archiv wiederhergestellt wurden, können jedoch wieder durchsucht werden.
- Inhalte des Archivs werden nicht übertragen, wenn Sie einen Dropbox Space duplizieren.
- Dropbox-Space-Eigentümer und andere Nutzer können Inhalte im Archiv verwalten und bearbeiten, z. B. Textfelder neu anordnen und bearbeiten.
- Neuer Inhalt kann nicht direkt zum Archiv hinzugefügt werden.
- Inhalte und Ordner im Archiv werden nicht auf das Dropbox-Space-Asset-Limit angerechnet. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.
- Das Entfernen von Inhalten aus einem Dropbox Space hat keine Auswirkungen auf die historischen Besuchsdaten. Das Löschen von Inhalten von der Seite „Inhalt” ist jedoch dauerhaft und irreversibel. Erfahren Sie mehr über das Löschen von Inhalten.
Inhalte mit Dropbox-Space-Ordnern organisieren
Ähnlich wie Dropbox-Space-Abschnitte können Sie mit Dropbox-Space-Ordnern Inhalte in Unterordnern organisieren. Dies kann auch verwendet werden, um Dokumente über verschiedene Phasen oder Themen hinweg hervorzuheben und den Besuchern ein besser navigierbares Anzeige-Erlebnis zu bieten.
Jeder Dropbox Space kann insgesamt bis zu 4.000 Assets aufnehmen. Jeder Dropbox-Space-Ordner wird auf das Gesamtlimit für Assets für diesen Dropbox Space angerechnet und kann bis zu 200 Assets aufnehmen.
Und so funktioniert's:
- Klicken Sie auf einen vorhandenen Dropbox Space oder erstellen Sie einen neuen Dropbox Space.
- Klicken Sie auf Organisieren.
- Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Ordner erstellen aus.
- Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.
Sie können nun auf den neuen Ordner klicken und Inhalte hinzufügen.
Dropbox-Space-Ordnernamen können jederzeit bearbeitet werden. Sie können den Namen bearbeiten, indem Sie rechts neben dem Dateinamen auf „…“ (Ellipse) klicken und dann Ordnernamen bearbeiten auswählen.
Hinweis: Der Name des Ordners Start kann nicht bearbeitet werden.
Wichtig:
- Dropbox-Space-Ordner können derzeit nicht direkt verlinkt werden. Es können nur allgemeine Dropbox-Space-Links freigegeben werden.
- Das Duplizieren eines Dropbox Space überträgt vorhandene Inhalte und Ordner.
- Sie können Dokumente und Ordner in verschiedene Ordner in einem Dropbox Space verschieben. Dies gilt jedoch nicht für Dropbox-Space-Bereiche.
- Ordner können nicht in einem Dropbox Space durchsucht werden. Die Gruppierung von Ordnern in Bereiche kann jedoch dazu beitragen, die Ansichtsnavigation des Besuchers zu verbessern.
- Andere Dropbox-Space-Nutzer können Einstellungen, Dokumente und Ordner in einem Dropbox Space verwalten.
- Ein Unterordner in einem Dropbox-Space-Ordner wird als Dropbox-Space-Asset gezählt. Sie sollten vor dem Hinzufügen von Inhalten Dropbox-Space-Ordner erstellen.
Wenn Sie ein Downgrade von Advanced auf Standard durchführen, werden alle Dropbox Spaces deaktiviert, die Dropbox-Space-Ordner verwenden. Um den Dropbox Space zu reaktivieren, können Sie entweder:
- Den Dropbox-Space-Ordner in das Archiv verschieben
- Den Inhalt aus dem Dropbox-Space-Ordner zuerst in den Ordner „Start“ und dann den Dropbox-Space-Ordner in das Archiv verschieben.
Wichtig: Sie können einen Dropbox-Space-Ordner nicht verschieben, wenn er mehr als 200 Assets enthält, da dies das Dropbox-Space-Asset-Limit überschreitet.
So laden Sie den Index eines Dropbox Space herunter
Mit DocSend können Sie einen Index des Inhalts eines Dropbox Space herunterzuladen, der einen Inhaltsbaum und die zugehörigen Metadaten für jedes Element in diesem Dropbox Space enthält. Diese Indizes können von Admins, anderen Nutzern und Besuchern als CSV-Datei heruntergeladen werden.
Index herunterladen (Admins oder andere Nutzer)
So laden Sie einen Index herunter:
- Wechseln Sie zu Ihrer Dropbox-Spaces-Seite.
- Wählen Sie Ihren gewünschten Dropbox Space aus.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „⁝“ (vertikale Ellipse).
- Klicken Sie auf Index herunterladen.
Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen, Beschreibungen, aktivierten Status und das Datum des letzten Updates.
Index herunterladen (Besucher)
So laden Sie einen Index herunter:
- Öffnen Sie den Link zur entsprechenden Dropbox-Spaces-Seite.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Index exportieren.
Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen und Beschreibungen.
Hinweis: Ein Besucherindex zeigt nur Inhalte an, die für die Person aktiviert sind, die sie herunterlädt.
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