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Datenraumgruppen im Überblick

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DocSend Support
  • Aktualisiert

 

Dieser Artikel beschreibt ein Feature, das in den Abos für DocSend Advanced Data Rooms enthalten ist.

 

 

Überblick

Wenn von Räumen die Rede ist, sind unsere virtuellen Datenräume (VDR) gemeint. Diese Datenräume ermöglichen, große Datenmengen an einem Ort zu verwalten, zu organisieren und mit anderen über einen einzigen Link zu teilen. Jetzt ist das Teilen von ganzen Datenräumen mit einer Gruppeneinladung möglich. Die Gruppenarbeit vereinfacht erheblich die Sicherheitseinstellungen und ermöglicht ausschließlich zugelassenen Personen, auf Dokumente in einem Datenraum zuzugreifen oder einen Beitrag dazu zu leisten.

 

 

Erstellen von Datenraumgruppen

Räume (Datenräume) ermöglichen Ihnen, große Mengen an Inhalten mit anderen Personen auf zwei unterschiedliche Art und Weisen zu teilen. Erstellen Sie eine Gruppe aus genehmigten Mitgliedern oder Links, die auf Ihren Datenraum verweisen.

Gruppen sorgen für mehr Sicherheit, da der Zugriff auf die Inhalte des Datenraums nur autorisierten Nutzern gewährt wird. Die Einzelnutzer müssen einer Mitgliedsliste eines Datenraums angehören und sich mit ihrer E-Mail-Adresse einloggen, um auf die Inhalte eines Datenraums zugreifen zu können. Links können ähnlich, mit einer Berechtigungsliste und E-Mail-Authentifizierung, konfiguriert werden.

Hinweis: Anders als bei Links, die kopiert und geteilt werden können, werden die Gruppeneinladungen direkt über DocSend an die gewünschten E-Mail-Adressen gesendet. Mehr über den Unterschied zwischen Gruppen und Links erfahren.


So erstellen Sie eine Gruppe:

  • Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
  • Klicken Sie auf den Tab Datenräume in der linken Seitenleiste.
  • Klicken Sie auf den Datenraum, für den Sie eine Gruppe erstellen möchten.
  • Klicken Sie auf Teilen.
  • Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
  • Geben Sie einen Gruppennamen ein.
  • Aktivieren Sie alle gewünschten Berechtigungen in den Sicherheitseinstellungen.
    • Downloads zulassen: Ermöglicht den Besuchern des Datenraums, die enthaltenen Inhalte herunterzuladen.
    • Wasserzeichen hinzufügen: Versieht Dokumente im Datenraum mit einem Wasserzeichen.
    • Vereinbarung zum Aufrufen erforderlich: Zwingt die Besucher dazu, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu unterzeichnen, bevor sie auf ein Dokument zugreifen können.

Hinweis: Die Sicherheitseinstellungen beziehen sich auf den ganzen Datenraum.
  • Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

 

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie Berechtigungen auf bestimmte Dateien und Ordner anwenden, indem Sie auf das Vorhängeschloss-Symbol neben Ihrem Datenraum klicken.

So laden Sie Gruppenmitglieder zu Ihrem Datenraum ein:

  • Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Berechtigungen.
  • Klicken Sie unter Berechtigungen auf den Tab Gruppen.
  • Klicken Sie auf Einladen.
  • Geben Sie im Feld E-Mail-Adressen hinzufügen die entsprechenden E-Mail-Adressen an.
    • Optional: Fügen Sie eine Nachricht hinzu.
  • Klicken Sie auf Einladen.

Ihre Empfänger erhalten eine E-Mail mit einer Einladung zum Datenraum.

 

Gruppenmitgliedschaft und Besucherauthentifizierung

Wenn die E-Mail-Adresse von Besuchern noch keiner Gruppenmitgliedsliste angehört, können diese keine Inhalte des Datenraums der Gruppe ansehen, selbst wenn sie über den Link verfügen. Dies reduziert das Risiko unzulässiger Zugriffe oder der versehentlichen Offenlegung sensibler Daten.

 

Wenn Gruppenmitglieder auf einen Datenraum zugreifen, müssen sie ihre E-Mail-Adresse eingeben und authentifizieren.

 

Hinweise:

  • Die Änderungen der Gruppenmitgliedschaft (z. B. welche Mitglieder eingeladen oder entfernt wurden) können im Audit-Protokoll gefunden werden. Erfahren Sie mehr zu den Audit-Protokollen von Datenräumen.
  • Gruppen verfügen über keine Sperrliste, da sie dem Prinzip der geringsten Rechte folgen: Der Zugriff wird standardmäßig verweigert, es sei denn, es liegt eine Ausnahme vor. Die Besucher müssen explizit eine Berechtigung erteilt bekommen haben, um auf Inhalte im Raum (Datenraum) der Gruppe zugreifen zu können.
  • Sie können zum Einladen von Besuchern eine CSV-Datei importieren. Diese darf bis zu 500 E-Mails enthalten, wenn Sie ein Advanced-Abo haben, und bis zu 2.000 E-Mails bei einem Advanced Data Rooms-Abo.

 

 

Bearbeitung von Gruppeneinstellungen und -berechtigungen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Gruppe individuell anzupassen:

  • Gruppenname: Wählen Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Gruppe aus.
  • Downloads zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um Besuchern zu ermöglichen, alle Dokumente in Ihrem Raum herunterzuladen und zu drucken.
  • Wasserzeichen hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um Ihren Dokumenten ein Wasserzeichen hinzuzufügen.
  • Vereinbarung zum Aufrufen erforderlich: Aktivieren Sie diese Option, um die Mitglieder zur Unterzeichnung einer Vereinbarung aufzufordern, bevor sie ein Dokument in Ihrem Raum aufrufen können.

Hinweis: Nur Eigentümer und Nutzer können Gruppen erstellen und bearbeiten.

 

 

 

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