Datenraum-Audit-Protokolle im Überblick

Für DocSend-Datenräume stehen Audit-Protokolle (bzw. Prüfprotokolle) zur Verfügung, die alle Aktionen der Nutzer in diesem Datenraum auflisten. Zur Wahrung der Datensicherheit lassen sich Protokolle aller Besucheraktivitäten anzeigen, filtern und exportieren. Eigentümer und andere Nutzer können das Audit-Protokoll aufrufen, indem sie auf das entsprechende Symbol klicken. Audit-Protokolle erleichtern die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Verpflichtungen. 

Was sind Audit-Protokolle?

In Audit-Protokollen lassen sich sämtliche Nutzeraktivitäten anzeigen, filtern und exportieren. Dies dient der Datensicherheit. Nutzer können ihr Audit-Protokoll aufrufen, indem sie im Menü in der linken Seitenleiste auf Audit-Protokoll klicken. Anschließend können Nutzer das Audit-Protokoll herunterladen oder nach Nutzer, Aktivität und Datum filtern.

Filter-Features

Die Seite „Audit-Protokoll“ listet alle prüfbaren Aktionen auf. Hier können Sie die Audit-Protokolle nach folgenden Kriterien filtern:

• Nutzer: Filtern Sie nach Nutzer, um alle Aktionen einer bestimmten Person anzuzeigen.
• Aktivität: Filtern Sie nach bestimmten Aktionen wie nach dem Hinzufügen oder Herunterladen von Dateien.
• Datum: Filtern Sie nach Aktionen, die in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben.

 In den Auditprotokollen zu virtuellen Datenräumen (VDR) erfasste Aktionen

• Aufrufen von Dateien
• Herunterladen von Dateien
• Datei gedruckt
• Hochladen von Dateien/Importieren von Dateien aus der Inhaltsbibliothek
• Verschieben von Dateien/Ordnern in andere Ordner
• Aktualisieren von Dateien auf eine neuere Version
• Ordner erstellt
• Löschen von Dateien/Ordnern
• Gleichzeitiges Herunterladen mehrerer Dateien aus virtuellem Datenraum (VDR) (Ordner oder Raum)
• Entfernen/Hinzufügen von Nutzern
• Erstellen/Löschen einer Dateianfrage
• Dateianfrage → Upload
• Unterzeichnen geeigneter Dokumente in virtuellem Datenraum (VDR)

 Kunden können das Audit-Protokoll nach Folgendem filtern:

• Aktion (siehe Liste oben)
• Urheber (Nutzer oder Besucher)
• Ziel (Datei, Ordner)
• Link

Audit-Protokolle als CSV-Dateien exportieren

So exportieren Sie Audit-Protokolle:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie im Menü in der linken Seitenleiste auf Audit-Protokoll.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Herunterladen. 

Das Audit-Protokoll wird automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Nutzerdaten aus Audit-Protokollen entfernen

Sie können Daten, die zur Identifizierung von Personen verwendet werden könnten, wenn nötig aus Ihren Audit-Protokollen entfernen. Beim Löschen eines Audit-Protokolleintrages werden eventuell sensible Nutzerdaten gelöscht, jedoch nicht die Daten in Bezug auf die ausgeführten Aktionen mit deren Datum. 

Wenn Sie eine Aktivität aus dem Audit-Protokoll löschen, werden diese Nutzerdaten dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. 

So entfernen Sie Nutzerdaten aus Audit-Protokollen:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie im Menü in der linken Seitenleiste auf Audit-Protokoll.
3. Klicken Sie neben dem zu ändernden Eintrag auf (weitere Optionen).
4. Klicken Sie auf Löschen.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel eines Audit-Protokolls vor und nach dem Löschen von Nutzerdaten. 

Vorher:

Nachher: