Artikelen in deze sectie

Samenwerken in een Space (gegevensruimte)

Avatar
Lennon
  • Bijgewerkt

In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor klanten met een abonnement op DocSend Standard, Advanced of Advanced Data Rooms.

 

Voeg collega's toe aan je Space (gegevensruimte) om anderen in staat te stellen materiaal te beheren en bijgewerkt te houden.

 

Inhoudsopgave

Een Space-collega toevoegen of verwijderen

Als je een Space aanmaakt, ben je automatisch eigenaar van deze gegevensruimte. Dit betekent dat je teamleden kunt toevoegen of verwijderen om collega's te worden. 

Een Space-collega toevoegen:

  1. Meld je aan bij je DocSend-account.
  2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
  3. Klik op de gegevensruimte waaraan je collega's wilt toevoegen.
  4. Klik op '+' (toevoegen) onder de Space-titel.
  5. Zoek naar het teamlid dat je als collega wilt toevoegen.
  6.  Klik op '+' (toevoegen) naast de naam.
  7. Klik op Opslaan.

Je collega's zien nu opties om de Space te beheren en te delen (zie onderstaande schermafdrukken). Meer informatie over het toevoegen van teamleden aan DocSend.



Collaborate in a Space_data room_4.png
Collaborate in a Space_data room_3.png

 

Een Space-collega verwijderen:

  1. Meld je aan bij je DocSend-account.
  2. Klik op Spaces in het zijbalkmenu aan de linkerkant.
  3. Klik op de Space waar je collega's uit wilt verwijderen.
  4. Klik op '+' (toevoegen) onder de Space-naam.
  5. Klik op de 'x' (verwijderen) naast de collega die je wilt verwijderen.
  6. Klik op Opslaan.
Collaborate in a Space_data room_4.png
Remove a collaborator.png

Opmerking: het eigendom van een Space kan niet worden overgedragen aan andere Space-collega's. 

Links naar Spaces delen

Zo deel je je gegevensruimte via een link:

  1. Meld je aan bij je DocSend-account.
  2. Klik op Spaces in het zijbalkmenu aan de linkerkant.
  3. Klik op de Space waar je een link voor wilt aanmaken.
  4. Klik op Delen in de rechterbovenhoek.
  5. Klik op Link aanmaken. 
  6. Typ de naam van het bedrijf of de klant onder Naamlink.
  7. Pas indien gewenst de link aan.
  8. Klik op Link aanmaken. 

Je kunt de link nu kopiëren en plakken naar ontvangers om je Space te delen met bezoekers.

Materiaal aan een Space toevoegen

Je kunt als volgt materiaal toevoegen aan een teammap:

  1. Meld je aan bij je DocSend-account.
  2. Klik op Spaces in het zijbalkmenu aan de linkerkant.
  3. Klik op de Space waar je inhoud aan wilt toevoegen.
  4. Klik op Materiaal toevoegen.
  5. Selecteer Nieuw materiaal uploaden.
  6. Kies waarvandaan je materiaal wilt uploaden.
  7. Selecteer je bestanden.
  8. Klik op Uploaden of Selecteren, afhankelijk van de materiaalbron.

 

 

Machtigingen en meldingen

Space-eigenaars en -collega's kunnen het volgende doen:

  • Space-mappen toevoegen, verwijderen, bewerken of opnieuw ordenen.
  • De Space-linkinstellingen bewerken.
  • De titel, ondertitel en headerafbeelding van de Space bewerken.
  • Collega's toevoegen en verwijderen.
  • De Space verwijderen.
  • Het verzenden van Space-meldingen.
  • Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een Space bezoekt.

Alleen Space-eigenaars kunnen het volgende doen:

  • Bureaubladmeldingen ontvangen.
  • Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een uitgeschakelde Space bezoekt.
  • Het synchroniseren van bezoekersgegevens van Salesforce, IFTTT en Zapier.

Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde machtigingen als Space-collega's, maar moeten handmatig worden toegevoegd als Space-collega om bezoekmeldingen te ontvangen. Zodra ze zijn toegevoegd aan een Space, verschijnt deze onder Spaces > Mijn Spaces.

Opmerking: bezoeken aan een Space worden momenteel alleen bijgehouden op documentniveau. Wanneer een bezoeker een Space opent en een document bekijkt, wordt het bezoek geregistreerd in het document en toegewezen aan de Space. Bezoeken aan een Space zijn ook eigendom van de Space-eigenaar.

Collega's kunnen Space-bezoeken niet bekijken op hun Dashboard of op de pagina met documentgegevens.

Opmerking: als je een abonnement op DocSend Advanced Data Rooms hebt, kunnen accounteigenaars en teambeheerders bezoekgegevens voor bestanden bekijken via de nieuwe Space-analytics en het Space-controlelogboek, zelfs als ze geen toegang hebben tot het bestand zelf.

Je kunt alle Space-bezoeken bekijken die aan een specifiek account zijn gekoppeld door naar de pagina Accounts te gaan.

Collaborate in a Space_data room_8.png

Aanvullende details:

  • Accounteigenaars, teambeheerders en collega's kunnen een voorbeeld bekijken van materiaal dat aan een Space is toegevoegd, zelfs als deze in een persoonlijke map staat.
  • Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde toegangsrechten als collega's in alle Spaces die hun teamleden aanmaken, maar ontvangen geen bezoekmeldingen tenzij ze als collega zijn toegevoegd. Gebruikers kunnen zien wie een beheerder is in het collegamodel.
  • Accounteigenaar en teambeheerders kunnen zichzelf indien nodig als collega aan een Space toevoegen, terwijl teamleden daarvoor moeten worden uitgenodigd.
  • Voor beheerders, Space-collega's en teamleden gelden dezelfde instellingen voor het openen van materiaal in persoonlijke mappen. 
  • Als een lid of beheerder is toegevoegd als collega in een Space, kan deze het materiaal in teammappen alleen weergeven.

 

Gerelateerde artikelen

---

 

 

Nog steeds hulp nodig? Raadpleeg meer artikelen in het helpcentrum van DocSend.

 

Verwante artikelen