|
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor klanten met een abonnement op DocSend Standard, Advanced of Advanced Data Rooms. |
Space-collega's hebben de mogelijkheid om een Space (gegevensruimte) te beheren namens de Space-eigenaar. Als je extra collega's hebt, kunnen anderen helpen om je materiaal te beheren en up-to-date te houden.
Inhoudsopgave
- Een Space-collega toevoegen of verwijderen
- Links naar Spaces delen
- Materiaal aan een Space toevoegen
- Privacy en zichtbaarheid van materiaal
- Machtigingen en meldingen
Een Space-collega toevoegen of verwijderen
Als je een Space aanmaakt, ben je automatisch eigenaar van deze Space. Dit betekent dat je teamleden kunt toevoegen om collega's te worden. Space-collega's kunnen ook op elk gewenst moment uit een Space worden verwijderd.
Teamleden die geen collega zijn, hebben wel toegang tot de Space via DocSend, maar voor hen is het niet mogelijk om:
- De Space te beheren
- Materiaal bekijken of toevoegen
- De Space delen of aanpassen
- Het controlelogboek bekijken
- Space-analytics voor de betreffende gegevensruimte bekijken
Opmerkingen:
- Accounteigenaars, teambeheerders en collega's kunnen een voorbeeld bekijken van materiaal dat aan een Space is toegevoegd, zelfs als deze in een persoonlijke map staat.
- Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde toegangsrechten als collega's in alle Spaces die hun teamleden aanmaken, maar ontvangen geen bezoekmeldingen tenzij ze als collega zijn toegevoegd. Gebruikers kunnen zien wie een beheerder is in het collegamodel.
- Accounteigenaar en teambeheerders kunnen zichzelf indien nodig als collega aan een Space toevoegen, terwijl teamleden daarvoor moeten worden uitgenodigd.
- Voor beheerders, Space-collega's en teamleden gelden dezelfde instellingen voor het openen van materiaal in persoonlijke mappen.
- Als een lid of beheerder is toegevoegd als collega in een Space, kan deze het materiaal in teammappen alleen weergeven.
Een Space-collega toevoegen:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
- Klik op de gegevensruimte waaraan je collega's wilt toevoegen.
- Klik op + (pluspictogram) onder de titel van de Space en selecteer een collega.
- Klik op Opslaan.
Je collega's zien nu opties om de Space te beheren en te delen (zie onderstaande schermafdrukken). Meer informatie over het toevoegen van teamleden aan DocSend.
Een Space-collega verwijderen:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Ga naar het tabblad in de linkerzijbalk.
- Klik op de Space waar je collega's uit wilt verwijderen.
- Klik op + (pluspictogram).
- Klik op x (x-pictogram) naast de collega die je wilt verwijderen.
- Klik op Opslaan.
Opmerking: Het eigendom van een Space kan niet worden overgedragen aan andere Space-collega's.
Links naar Spaces delen
Zo deel je je gegevensruimte via een link:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
- Klik op de Space waar je een link voor wilt aanmaken.
- Klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek.
- Klik op Link aanmaken.
- Optioneel: voer een naam in voor de link onder Account.
- Pas toegangscontroles naar wens aan.
- Klik op Link aanmaken.
Je kunt de link nu kopiëren en plakken naar ontvangers om je Space te delen met bezoekers.
Materiaal aan een Space toevoegen
Space-eigenaars kunnen elk materiaal toevoegen aan een Space, zelfs als het materiaal niet toegankelijk is voor andere collega's. Space-collega's kunnen daarentegen alleen materiaal toevoegen waartoe ook de Space-eigenaar toegang heeft. Materiaal uit persoonlijke en eventuele team-submappen is mogelijk niet beschikbaar voor gebruik in de Space.
Weet je niet zeker welk materiaal kan worden toegevoegd? Een waarschuwingsbericht en slotsymbool geven aan of de Space-eigenaar toegang heeft tot het materiaal of de map.
Om ervoor te zorgen dat materiaal voor iedereen toegankelijk is, kunnen Space-eigenaars en collega's materiaal toevoegen aan een Space (gegevensruimte) vanuit een gedeelde teammap. Je kunt materiaal selecteren uit een bestaande teammap of nieuw materiaal toevoegen en dit toewijzen aan een teammap voordat je het uploadt.
Nieuw materiaal toewijzen aan een teammap:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
- Klik op de Space waar je inhoud aan wilt toevoegen.
- Klik op Materiaal toevoegen en selecteer Nieuw materiaal uploaden.
- Klik in de materiaaluploader op Wijzigen om de doelmap te wijzigen.
- Selecteer een teammap en klik vervolgens op Uploaden naar deze map om de wijziging te bevestigen.
Privacy en zichtbaarheid van materiaal
Space-eigenaars kunnen nog steeds persoonlijk materiaal aan een Space toevoegen, maar dit materiaal is mogelijk niet voor iedereen toegankelijk. Dit wordt ook aangegeven met een slotsymbool.
Accounteigenaars, teambeheerders en collega's kunnen het materiaal in een Space bekijken, zelfs als ze geen toegang hebben tot het materiaal in de materiaalbibliotheek. Hoewel teambeheerders en collega's inzage hebben in het materiaal, kunnen ze de naam of de versie ervan niet wijzigen. Teamleden kunnen geen voorbeeld van materiaal weergeven, tenzij ze zijn toegevoegd als collega.
De eigenaar van het materiaal kan dit oplossen door naar de pagina Materiaal te gaan en het materiaal van een persoonlijke map naar een teammap te verplaatsen. Raadpleeg voor meer informatie hierover ons artikel over materiaalmappen.
Machtigingen en meldingen
Space-eigenaars en -collega's kunnen het volgende doen:
- Materiaal toevoegen, verwijderen, bewerken, opnieuw ordenen.
- Het toevoegen, verwijderen, bewerken en opnieuw ordenen van Space-mappen.
- De Space-linkinstellingen bewerken.
- De titel, ondertitel en headerafbeelding van de Space bewerken.
- Collega's toevoegen en verwijderen.
- De Space verwijderen.
- Het verzenden van Space-meldingen.
- Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een Space bezoekt.
Alleen Space-eigenaars kunnen het volgende doen:
- Bureaubladmeldingen ontvangen.
- Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een uitgeschakelde Space bezoekt.
- Het synchroniseren van bezoekersgegevens van Salesforce, IFTTT en Zapier.
Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde machtigingen als Space-collega's, maar moeten handmatig worden toegevoegd als Space-collega om bezoekmeldingen te ontvangen. Zodra ze zijn toegevoegd aan een Space, verschijnt deze onder Mijn Spaces op de indexpagina.
Opmerking: Bezoeken aan een Space worden momenteel alleen bijgehouden op documentniveau. Wanneer een bezoeker een Space opent en een document bekijkt, wordt het bezoek geregistreerd in het document en toegewezen aan de Space. Bezoeken aan een Space zijn ook eigendom van de Space-eigenaar.
Collega's kunnen Space-bezoeken niet bekijken op hun dashboard of op de pagina met documentgegevens.
Opmerking: Als je een abonnement op DocSend Advanced Data Rooms hebt, kunnen accounteigenaars en teambeheerders bezoekgegevens voor bestanden bekijken via de nieuwe Space-analytics en het Space-controlelogboek, zelfs als ze geen toegang hebben tot het bestand zelf.
Je kunt alle Space-bezoeken bekijken die aan een specifiek account zijn gekoppeld door naar de pagina Accounts te gaan.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn Spaces (gegevensruimtes)?
- Een Space aanpassen (gegevensruimte)
- Over linkinstellingen
- Materiaal in een Space beheren (gegevensruimte)
- Aangepaste Space-machtigingen
---
Nog steeds hulp nodig? Raadpleeg meer artikelen in het helpcentrum van DocSend.