|
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor de DocSend-abonnementen Standard, Advanced en Advanced Data Rooms. |
Overzicht
Spaces noemen wij onze virtuele gegevensruimtes (Virtual Data Rooms, VDR). Je kunt een Space (gegevensruimte) aanmaken vanaf de pagina Spaces of vanuit bestaande mappen op de pagina Materiaal. Je kunt Spaces hebben voor elk van je accounts of meerdere links aanmaken voor dezelfde Space, wat flexibiliteit en controle biedt over hoe materiaal wordt gedeeld met elke individuele account. Als je naar de pagina Spaces gaat, kom je terecht in het gedeelte Mijn Spaces. Hier krijg je een overzicht van alle Spaces (gegevensruimtes) die je hebt aangemaakt. Om een overzicht te krijgen van alle Spaces (gegevensruimtes) die in jouw team zijn aangemaakt, selecteer je Spaces van het team in het vervolgkeuzemenu rechts onder Spaces.
Vooruitspringen
- Een nieuwe Space (gegevensruimte) aanmaken
- Een Space (gegevensruimte) aanmaken via 'Materiaal delen'
- Spaces (gegevensruimtes) aanmaken vanuit mappen
- Automatisch aangemaakte mappen in een Space (gegevensruimte)
- Links en instellingen van een Space (gegevensruimte)
- Bezoeken aan een Space (gegevensruimte)
- Gerelateerde artikelen
Een nieuwe Space (gegevensruimte) aanmaken
Op de pagina Spaces selecteer je Space aanmaken om een nieuwe Space (gegevensruimte) aan te maken – zo eenvoudig is het.
Standaard heeft de Space (gegevensruimte) de naam 'Naamloos', maar je kunt dit op elk gewenst moment wijzigen door in het titelveld te klikken. Je kunt ook een ondertitel toevoegen.
Opmerkingen:
- De naam van de Space zal hetzelfde zijn voor alle links die worden aangemaakt voor de Space.
- Als er een Space (gegevensruimte) in je team wordt aangemaakt, zullen de Space (gegevensruimte) en het bijbehorende materiaal zichtbaar zijn voor alle teamleden.
Nadat je Space (gegevensruimte) is aangemaakt, kun je materiaal toevoegen, de achtergrond en het logo aanpassen en meer. In de artikelen Materiaal in een Space beheren en Een Space aanpassen lees je hoe je dit doet.
Een Space (gegevensruimte) aanmaken via 'Materiaal delen'
Bespaar tijd door Spaces (gegevensruimtes) rechtstreeks vanuit je materiaalbibliotheek aan te maken. Klik gewoon op 'Bestanden delen' en selecteer je materiaal. Je Space-link is dan klaar om gedeeld te worden met anderen.
Belangrijk: Als je het Standard-abonnement hebt, kun je alleen materiaal selecteren, geen mappen.
Zo deel je materiaal in een Space (gegevensruimte):
- Meld je aan op docsend.com.
- Klik op Spaces in het zijbalkmenu aan de linkerkant.
- Klik op Materiaal toevoegen.
- Selecteer het materiaal dat je wilt delen vanuit de bestandsuploader.
- Klik op Toevoegen aan Space.
- Klik op Delen in de rechterbovenhoek.
- Klik op Delen met link.
- Onder Delen met link, klik je op Link aanmaken.
- Configureer je gewenste linkinstellingen.
- Klik op Link aanmaken.
Je kunt nu je link kopiëren en plakken om te beginnen met delen.
Opmerking: vergeet niet om je Space (gegevensruimte) aan te passen voor een professionele uitstraling.
Spaces (gegevensruimtes) aanmaken vanuit mappen
Je kunt ook een Space (gegevensruimte) aanmaken vanuit geüploade mappen op de pagina Materiaal, waardoor het nog eenvoudiger wordt om een Space aan te maken en bestaand materiaal te beheren.
Vanaf de pagina Materiaal kun je op twee manieren vanuit een map een Space aanmaken:
1. Selecteer de map, klik op de '...' (ellips) om het menu met opties uit te vouwen en selecteer vervolgens Delen.
2. Als de map zich in een andere map bevindt, klik je op de knop Delen om een Space aan te maken.
Belangrijk: voor gebruikers met het Standard-abonnement is het mogelijk om Spaces (gegevensruimtes) aan te maken vanuit mappen die submappen bevatten. Deze submappen zullen echter niet worden meegenomen omdat Space-mappen momenteel alleen beschikbaar zijn op Advanced-abonnementen. We raden aan om te upgraden om gebruik te kunnen maken van deze functie.
Automatisch aangemaakte mappen in een Space (gegevensruimte)
Bij het aanmaken van een Space (gegevensruimte) wordt een map met dezelfde naam als de Space aangemaakt onder de map 'Automatisch aangemaakte Spaces' op de pagina Materiaal. De map 'Automatisch aangemaakte Spaces' bevindt zich in het gedeelte van de teammap en bevat alleen documenten die rechtstreeks naar de Space (gegevensruimte) zijn geüpload. Het is niet mogelijk om de map 'Automatisch aangemaakte Spaces' te hernoemen, te verbergen of te verwijderen.
Links en instellingen van een Space (gegevensruimte)
Zodra je Space is geconfigureerd en klaar is voor delen, is het maken van een link net zo eenvoudig.
Je kunt op twee manieren een Space-link maken:
- Selecteer vanuit de Space zelf de optie Delen om naar de linkpagina te gaan en klik op Nieuwe link aanmaken.
- Opmerking: als dit de eerste keer is dat je een link voor de Space aanmaakt, moet je in plaats daarvan de optie Deelbare link aanmaken selecteren.
- Je kunt ook een nieuwe link aanmaken vanaf de pagina Spaces. Zoek de Space die je wilt delen, klik op Delen om naar de linkpagina te gaan en klik vervolgens op Nieuwe link aanmaken.
Linkinstellingen
Net als bij materiaallinks kun je de instellingen voor een Space-link op elk gewenst moment bewerken door op Delen te klikken om toegang te krijgen tot de linkpagina, daarna op de '...' (ellips) te klikken om het menu met opties uit te vouwen en vervolgens de optie Linkinstellingen bewerken te selecteren. Je kunt ook verschillende machtigingen instellen, zowel op het niveau van het materiaal als op het niveau van de Space. Meer informatie over granulaire Space-machtigingen.
Bezoeken aan een Space (gegevensruimte)
Bezoeken aan een Space worden alleen bijgehouden op documentniveau. Wanneer een bezoeker een Space opent en een document bekijkt, wordt het bezoek geregistreerd in het document en toegewezen aan de Space. Bezoeken aan een Space zijn ook eigendom van de eigenaar van de Space.
Als je alle bezoeken aan documenten in een Space wilt bekijken, kun je dit op twee manieren doen:
- De bezoekersgegevens van je Space exporteren. Zie Bezoekersgegevens exporteren voor meer informatie.
- Je kunt alle Space-bezoeken bekijken die aan een specifiek account zijn gekoppeld door naar de pagina Accounts te gaan, een account te selecteren en vervolgens op het tabblad 'Links' te klikken.
Gerelateerde artikelen
- Granulaire Space-machtigingen
- Materiaal in een Space beheren (gegevensruimte)
- Een Space aanpassen (gegevensruimte)
- Samenwerken in een Space (gegevensruimte)
---
Nog steeds hulp nodig? Raadpleeg meer artikelen in het helpcentrum van DocSend.