|
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor de DocSend Advanced Data Rooms-abonnementen. |
Overzicht
Spaces zijn wat we onze virtuele gegevensruimtes (VDR's) noemen. Met gegevensruimtes kunnen grote hoeveelheden materiaal worden gegroepeerd, georganiseerd, en gedeeld met anderen via één link. Je kunt nu ook gegevensruimtes delen door een groepsuitnodiging te sturen. Het gebruik van groepen vereenvoudigt de beveiligingsinstellingen, waardoor alleen goedgekeurde personen toegang hebben tot of kunnen bijdragen aan de documenten in een gegevensruimte.
Groepen voor gegevensruimtes maken
Je kunt op twee verschillende manieren grote hoeveelheden materiaal met anderen delen in Spaces (gegevensruimtes). Je kunt een groep maken met een lijst van toegestane leden, of je kunt een link maken naar je gegevensruimte.
Groepen stroomlijnen de beveiliging doordat ze het makkelijker maken om alleen personen met toestemming toegang te geven tot het materiaal van een gegevensruimte. Personen moeten op de ledenlijst van een gegevensruimte staan, en hun e-mailadres verifiëren om toegang te krijgen tot een gegevensruimte. Maar ook bij het werken met links kan gebruikt worden gemaakt van de lijst met toegestane personen en opties voor e-mailauthenticatie.
|
Opmerking: In tegenstelling tot links, die kunnen worden gedeeld door ze te kopiëren en te plakken, worden uitnodigingen voor groepen rechtstreeks vanuit DocSend naar het e-mailadres van de ontvanger gestuurd. Meer informatie over het verschil tussen groepen en links. |
Je stelt als volgt een groep in:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
- Klik op de gegevensruimte waarvoor je een groep wilt maken.
- Klik op Delen.
- Klik op Groep maken.
- Voer een groepsnaam in.
- Schakel de gewenste machtigingen in onder Beveiligingsinstellingen.
- Downloaden toestaan: geeft bezoekers van gegevensruimtes toestemming om materiaal uit gegevensruimtes te downloaden.
- Watermerk toevoegen: brengt een watermerk aan op documenten in de gegevensruimte.
- Overeenkomst vereisen voor weergave: vereist van bezoekers dat ze een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen voordat ze een document kunnen weergeven.
|
Opmerking: Beveiligingsinstellingen zijn van toepassing op de hele gegevensruimte. |
- Klik op Groep maken.
Nadat je een groep hebt gemaakt, kun je machtigingen toewijzen aan specifieke bestanden en mappen door op het hangslotpictogram naast je gegevensruimte te klikken.
Je nodigt als volgt groepsleden uit voor je gegevensruimte:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op Machtigingen in de linkerzijbalk.
- Klik op het tabblad Groepen onder Machtigingen.
- Klik op Uitnodigen.
- Voeg e-mailadressen toe in het veld E-mailadressen toevoegen.
- Optioneel: voeg een bericht toe.
- Klik op Uitnodigen.
Je ontvangers krijgen een e-mail met een uitnodiging voor de gegevensruimte.
Groepslidmaatschap en authenticatie van bezoekers
Als het e-mailadres van een bezoeker nog niet op de ledenlijst van een groep staat, kan die bezoeker de inhoud van de gegevensruimte van die groep niet bekijken, ook al heeft de bezoeker de link. Dit minimaliseert de kans op onbevoegde toegang of onbedoelde blootstelling van gevoelige informatie.
Wanneer groepsleden toegang krijgen tot een gegevensruimte, moeten ze hun e-mailadres invoeren en verifiëren.
|
Opmerkingen:
|
Groepsinstellingen en -machtigingen bewerken
Er zijn een paar manieren waarop je je groep kunt aanpassen:
- Groepsnaam: je kunt een unieke naam instellen en opslaan om je groep te identificeren.
- Downloaden toestaan: deze optie kun je aanzetten om bezoekers toe te staan alle documenten in je Space te downloaden en af te drukken. .
- Een watermerk toevoegen: deze optie kun je aanzetten om een watermerk op je documenten te plaatsen.
- Overeenkomst vereisen voor weergave: als je deze optie inschakelt, moeten leden een overeenkomst ondertekenen voordat ze een document in je Space kunnen bekijken.
|
Opmerking: Alleen eigenaren en medewerkers kunnen groepen maken en bewerken. |