|
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor DocSend Standard-, Advanced-, Advanced Data Rooms- en Enterprise-abonnementen. |
Overzicht
Zodra jeeen Space (gegevensruimte) hebt gemaakt, is hettijd om materiaal toe te voegen. Afhankelijk van het abonnement dat jegebruikt, kun je tot 4000 items toevoegen aan één Space. Als jeeen Advanced-, Advanced Data Rooms- of Enterprise-abonnement hebt, kun je Space-mappen gebruiken om je materiaal verder te organiseren. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.
Je kunt je bezoekers op de hoogte stellen wanneer je materiaal bijwerkt, zodat ze op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen in de Space die jewilt delen. Meer informatie over meldingen van Space.
Belangrijke opmerkingen:
- Teamleden kunnen geen voorbeelden weergeven van inhoud in een Space, tenzij ze wordentoegevoegd als collega.
- Accounteigenaren en accountbeheerders hebben automatisch dezelfde machtigingen als een collega in alle Spaces, maar moeten worden toegevoegd als collega om bezoekmeldingen te ontvangen.
- Accounteigenaren en teambeheerders kunnen zichzelf indien nodig als collega toevoegen aan Spaces.
- Wanneer de eigenaar van een Space materiaal rechtstreeks uploadt naar een Space, worden de bestanden die worden geüpload, automatisch opgeslagen in de Persoonlijke mappen van de eigenaar.
- De bestanden zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar van de Space, met behoud van privacy en controle over het document.
Inhoudsopgave
- Materiaal aan een Space toevoegen
- Bestanden aanvragen in een Space
- Materiaal in een Space bijwerken
- Materiaal uit een Space verwijderen
- Materiaal ordenen met Space-mappen
- De index van een Space downloaden
Materiaal aan een Space toevoegen
Er kan nieuw materiaal worden toegevoegd aan een Space voordat en nadat de Space is gedeeld met externe bezoekers.
Belangrijk: je basisbibliotheek is ook een map die maximaal 200 bestanden kan bevatten.
Materiaal uploaden naar een Space vanaf je apparaat
Ga als volgt te werk om ervoor te zorgen dat alle bestanden standaard worden toegevoegd aan Gedeelde mappen > Gedeelde Space-uploads:
- Ga naar de pagina Spaces.
- Maak of selecteer een bestaande Space.
- Klik op Materiaal toevoegen.
- Klik op Nieuw uploaden.
- Selecteer Mijn apparaat in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Bestanden toevoegen of Mappen toevoegen om materiaal toe te voegen vanaf je apparaat.
- Je kunt ook materiaal toevoegen uit gekoppelde cloudopslagaccounts zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte en SharePoint.
- Klik op Toevoegen aan Space.
Je pas geüploade bestanden zouden nu moeten worden toegevoegd aan je Space.
Opmerking: je kunt automatische meldingen voor bezoekers instellen die hen waarschuwen wanneer een nieuw documentversiebeheer of nieuw materiaal wordt toegevoegd aan een Space. Meer informatie over meldingen van Space.
Materiaal vanuit je bibliotheek uploaden naar een Space
- Ga naar de pagina Spaces.
- Maak of selecteer een bestaande Space.
- Klik op Materiaal toevoegen en selecteer Toevoegen uit materiaalbibliotheek.
- Selecteer het materiaal dat je wilt uploaden naar de Space.
- Klik op Toevoegen aan Space.
Belangrijk: volgens de standaard zijn alle documenten die je maakt zichtbaar voor je teamleden, waaronder de naam van de opname en de mappenstructuur. Accounteigenaren, teambeheerders en collega's kunnen al het materiaal bekijken dat is toegevoegd aan een Space, zelfs als het zich in een persoonlijke map bevindt, of ze hebben geen toegang tot waar dat materiaal is opgeslagen in de materiaalbibliotheek. Meer informatie over samenwerken in een Space.
Bestanden aanvragen in een Space
Je kunt een bestandsaanvraag in je Space instellen, zodat je bezoekers bestanden rechtstreeks naar je Space kunnen uploaden. Alle geüploade bestanden zijn onmiddellijk zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot je Space. Meer informatie over bestandsaanvragen.
Opmerking: een aanvraag voor een Space-bestand heeft geen eigen link omdat deze rechtstreeks is gekoppeld aan de Space. Bestandsaanvragen van Space kunnen uit de Space worden verwijderd en in de prullenmand van Space worden geplaatst.
Om een bestandsaanvraag aan te maken:
- Meld je aan bij je DocSend-account.
- Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
- Ga naar je Spaces-pagina.
- Selecteer je gewenste Space.
- Klik op Bestanden aanvragen in het rechterpaneel.
- Vul de velden voor bestandsaanvragen in.
- Klik op Doorgaan.
- Selecteer uit een beschikbare map waar het geüploade bestand wordt opgeslagen.
- Klik op Bestandsaanvraag maken.
- Deel de Space-koppeling, zodat je uploads kunt gaan verzamelen.
Eenmaal voltooid, kun je bestandsaanvragen voor Space-bestanden rechtstreeks vanuit je Space beheren of via de bestandspagina voor de aanvraag. Als je een aanvraag voor een Space-bestand wilt verwijderen uit je Space, volg je de stappen die worden vermeld in Materiaal verwijderen uit Spaces. Als je de aanvraag wilt verwijderen, kun je dat doen via de bestandspagina voor de aanvraag.
Opmerking: het verwijderen van een bestandsaanvraag kan niet ongedaan worden gemaakt.
Materiaal in een Space bijwerken
Materiaal in de opslagruimte kan worden uitgeschakeld of bijgewerkt, zelfs nadat de Space-link is gedeeld. Zowerkt het:
Je kunt de toegankelijkheid van Space in- of uitschakelen door de optie Zichtbaar voor anderen in te stellen op Ja of Nee.
Op dezelfde manier kan individueel materiaal worden in- of uitgeschakeld.
Je kunt ook op de "..." (meer opties) rechts van de naam van de Space klikken om de inhoud als voorbeeld weer te geven, de beschrijving te bewerken, de miniatuur bij te werken of de inhoud te archiveren.
Je kunt bestaand materiaal in de Space bijwerken met een nieuw versiebeheer door dit bij te werken vanaf de pagina Materiaal. Wanneer je materiaal bijwerkt, worden alle gekoppelde links automatisch bijgewerkt met de nieuwste versie. Meer informatie over het bijwerken van een bestaand document.
Materiaal uit een Space verwijderen
Je kunt materiaal en mappen uit een Space verwijderen door ze te verplaatsen naar het archief. De prullenbak is ontworpen om je te helpen eenvoudig materiaal in een Space te beheren en te stroomlijnen.
Belangrijk: materiaal dat naar het archief wordt verplaatst, wordt gearchiveerd, niet verwijderd en kan op elk moment worden teruggezet in de oorspronkelijke staat in de Space. Het archief is niet zichtbaar of toegankelijk voor bezoekers.
Je kunt op twee manieren materiaal van een Space naar het archief verplaatsen:
- Sleep het bestand naar het archief in de linkerzijbalk.
- Klik op "..." (meer opties) rechts van de bestandsnaam en selecteer vervolgens Archiveren.
Materiaal terugzetten…
Materiaal uit het archief kan worden verplaatst Terug naar de ruimte(n) door het vanuit het archief te slepen en neer te zetten naar de startpagina in de linkerzijbalk, of door te klikken op "..." (meer opties) rechts van het bestand en vervolgens Terugzetten naar Beginpagina te selecteren.
Belangrijke opmerkingen:
- Bezoekers worden niet actief op de hoogte gebracht wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een Space, zoals het toevoegen of verwijderen van materiaal.
- Materiaal in het archief kan niet worden doorzocht als je de zoekbalk gebruikt. Materiaal dat uit het archief is hersteld, kan echter weer worden doorzocht.
- De inhoud van het archief wordt niet overgedragen bij het dupliceren van een Space.
- De eigenaren en collega's van Space kunnen materiaal in het archief beheren en bewerken, zoals het opnieuw ordenen en bewerken van tekstvelden.
- Nieuw materiaal kan niet rechtstreeks aan het archief worden toegevoegd.
- Materiaal en mappen in het archief tellen niet mee voor de limiet van de Space. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.
- Het verwijderen van materiaal uit een Space heeft geen invloed op historische bezoekgegevens. Het verwijderen van materiaal van de pagina Materiaal is echter definitief en onomkeerbaar. Meer informatie over het verwijderen van materiaal.
Materiaal ordenen met Space-mappen
Let op: deze functie is beperkt tot Advanced-, Advanced Data Rooms- en Enterprise-abonnementen.
Net als bij de secties van Space kun je met Space-mappen materiaal indelen in submappen. Dit kan ook worden gebruikt om documenten in verschillende fasen of onderwerpen te markeren en biedt bezoekers een beter navigeerbare kijkervaring.
Elke Space kan in totaal maximaal 2000 assets bevatten (maximaal 4000 assets voor Advanced Data Rooms-klanten). Elke Space-map telt mee voor de totale materiaallimiet voor die Space en kan maximaal 200 assets bevatten.
Zo werkt het:
- Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space.
- Klik op Organiseren.
- Selecteer Mappen maken in de vervolgkeuzelijst.
- Geef je mappen een naam en klik op Maken.
Je kunt nu op de nieuwe map klikken en materiaal toevoegen.
Space-mapnamen kunnen op elk moment worden bewerkt. Je kunt de naam bewerken door te klikken op "..." (meer opties) rechts van de bestandsnaam en vervolgens Mapnaam bewerken te selecteren.
Let op: de Start-mapnaam kan niet worden bewerkt.
Belangrijke opmerkingen:
- Space-mappen kunnen op dit moment niet rechtstreeks worden gekoppeld; alleen algemene Space-links kunnen worden gedeeld.
- Bij het dupliceren van een Space worden bestaand materiaal en bestaande mappen overgezet.
- Je kunt documenten en mappen verplaatsen naar verschillende mappen binnen een Space. Dit geldt echter niet voor aanvragen voor Space-secties.
- Mappen kunnen niet worden doorzocht binnen een Space. Het groeperen van mappen in secties kan echter deweergavenavigatie van de bezoeker verbeteren.
- Space-collega's kunnen instellingen, documenten en mappen binnen een Space beheren.
- Een submap binnen een Space-map telt als een Space-asset; het wordt aanbevolen om Space-mappen te maken voordat je materiaal toevoegt.
Downgraden van Advanced naar Standard zorgt ervoor dat alle Spaces die gebruikmaken van Space-mappen worden uitgeschakeld. Als je de Space opnieuw wilt activeren, kun je:
- De Space-map naar het archief verplaatsen
- Materiaal van de Space-map eerst naar de basismap verplaatsen en vervolgens de Space-map naar het archief verplaatsen.
Belangrijk: je kunt een Space-map niet verplaatsen als deze meer dan 200 items bevat, omdat dit de limiet voor Space-assets overschrijdt.
De index van een Space downloaden
Let op: deze functie is beperkt tot Advanced Data Rooms-klanten.
DocS geeft je toestemming om een index van de inhoud van een Space te downloaden, die een inhoudsstructuur en de bijbehorende metagegevens voor elk item in die Space bevat. Deze index kan door beheerders, collega's en bezoekers worden gedownload als CSV-bestand.
Een index downloaden (beheerders of collega's)
Een index downloaden:
- Ga naar je Spaces-pagina.
- Selecteer je gewenste Space.
- Klik op "⁝" (meer opties) in de rechterbovenhoek.
- Klik op Index downloaden.
De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL's, typen, beschrijvingen, status ingeschakeld en de datum van de laatste update.
Een index downloaden (bezoekers)
Een index downloaden:
- Open de link naar de relevante Spaces-pagina.
- Klik rechtsboven op Index exporteren.
De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL's, typen en beschrijvingen.
Opmerking: een bezoekersindex geeft alleen materiaal weer dat is ingeschakeld voor de persoon die het downloadt.
Verwante literatuur
- Wat zijn Spaces(gegevensruimtes)?
- Granulaire Space-machtigingen
- Een Space aanpassen (gegevensruimte)
- Een Space dupliceren (gegevensruimte)
- Samenwerken in een Space(gegevensruimte)
---
Nog steeds hulp nodig? Raadpleeg meer artikelen in het helpcentrum van DocSend.