Materiaal in een Space (gegevensruimte) beheren – DocSend Helpcentrum

In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor de DocSend-abonnementen Standard, Advanced en Advanced Data Rooms.

Overzicht

Nadat je een Space (gegevensruimte) hebt aangemaakt, is het tijd om materiaal toe te voegen. Afhankelijk van het abonnement dat je hebt, kun je tot 4.000 toevoegen aan één Space. Als je het Advanced-, Advanced Data Rooms- of Enterprise-abonnement hebt, kun je Space-mappen gebruiken om je materiaal verder te organiseren. Meer informatie over bestandsuploadlimieten.

Je kunt je bezoekers iedere keer als je materiaal bijwerkt een melding sturen, zodat ze altijd op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen aan de Space die je wilt delen. Meer informatie over Space-meldingen.

Belangrijke opmerkingen:

Teamleden kunnen geen voorbeeld weergeven van materiaal in een Space, tenzij ze zijn toegevoegd als collega.
Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde toegangsrechten als een collega in alle Spaces, maar moeten wel eerst als collega worden toegevoegd om bezoekmeldingen te kunnen ontvangen.

Accounteigenaars en teambeheerders kunnen zichzelf indien nodig toevoegen als collega aan een Space.

Wanneer een Space-eigenaar materiaal rechtstreeks naar een Space uploadt, worden de geüploade bestanden automatisch opgeslagen in de persoonlijke mappen van de eigenaar.

De bestanden zijn alleen zichtbaar voor de Space-eigenaar, waardoor privacy en controle over het document behouden blijven.

Materiaal aan een Space toevoegen

Nieuw materiaal kan worden toegevoegd aan een Space zowel voor als na dat de Space is gedeeld met externe bezoekers.

Belangrijk: je thuisbibliotheek is ook een map die maximaal 200 bestanden kan bevatten.

Materiaal vanaf je apparaat uploaden naar een Space

Om ervoor te zorgen dat alle bestanden standaard worden toegevoegd aan Gedeelde mappen > Gedeelde Space-uploads:

Ga naar de pagina Spaces.
Maak of selecteer een bestaande Space.
Klik op Materiaal toevoegen.
Klik op Nieuw materiaal uploaden.
Selecteer Mijn apparaat in de vervolgkeuzelijst.
Klik op Bestanden toevoegen of Map toevoegen om materiaal vanuit je apparaat toe te voegen.

Je kunt ook materiaal toevoegen vanuit gekoppelde cloudopslagaccounts zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte en SharePoint.

Klik op Toevoegen aan Space.

Je zojuist geüploade bestanden zijn nu toegevoegd aan je Space.

Opmerking: Je kunt automatische meldingen voor bezoekers instellen om hen te waarschuwen als er een nieuwe documentversie of nieuw materiaal wordt toegevoegd aan een Space. Meer informatie over Space-meldingen.

Materiaal vanuit je bibliotheek uploaden naar een Space

Ga naar de pagina Spaces.
Maak of selecteer een bestaande Space.
Klik op Materiaal toevoegen en selecteer Toevoegen uit materiaalbibliotheek.
Selecteer het materiaal dat je naar de Space wilt uploaden.
Klik op Toevoegen aan Space.

Belangrijk: Standaard zijn alle Spaces die je aanmaakt zichtbaar voor je teamleden, inclusief de naam van de Space en de mappenstructuur. Accounteigenaars, teambeheerders en collega's kunnen al het materiaal bekijken dat aan een Space is toegevoegd, zelfs als het materiaal in een persoonlijke map staat of als ze geen toegang hebben tot de plek in de materiaalbibliotheek waar het materiaal oorspronkelijk is opgeslagen. Meer informatie over samenwerken in een Space.

Bestanden aanvragen in een Space

Je kunt een bestandsaanvraag instellen in je Space, zodat je bezoekers bestanden rechtstreeks naar je Space kunnen uploaden. Alle geüploade bestanden zijn onmiddellijk zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot je Space. Meer informatie over bestandsaanvragen.

Opmerking: Een bestandsaanvraag in een Space heeft geen eigen link omdat deze direct gekoppeld is aan de Space. Space-bestandsaanvragen kunnen uit de Space worden verwijderd en in de prullenbak van de Space worden geplaatst.

Zo maak je een bestandsaanvraag aan:

Meld je aan bij je DocSend-account.
Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
Ga naar de pagina van je Spaces.
Selecteer de gewenste Space.
Klik op Bestanden aanvragen in het rechterpaneel.
Vul de velden voor de bestandsaanvraag in.
Klik op Doorgaan.
Selecteer een beschikbare map waarin de bestanden moeten worden geüpload.
Klik op Bestandsaanvraag aanmaken.
Deel de Space-link zodat je kunt beginnen met het verzamelen van uploads.

Zodra je dit hebt gedaan, kun je je Space-bestandsaanvragen rechtstreeks vanuit je Space of via de pagina bestandsaanvragen beheren. Als je een Space-bestandsaanvraag uit je Space wilt verwijderen, volg dan de stappen die worden vermeld in Materiaal uit Spaces verwijderen. Als je de aanvraag wilt verwijderen, kun je dat doen via de pagina bestandsaanvragen.

Opmerking: Het verwijderen van een bestandsaanvraag kan niet ongedaan worden gemaakt.

Materiaal in een Space bijwerken

Materiaal in Spaces kan worden uitgeschakeld of bijgewerkt, zelfs nadat de Space-link is gedeeld. Zo werkt het:

Om de toegankelijkheid van een Space in of uit te schakelen, kun je de optie Zichtbaar voor anderen op Ja of Nee zetten.

Manage content in a Space (data room)_1.png

Je kunt op dezelfde manier individueel materiaal in- of uitschakelen.

Manage content in a Space (data room)_2.png

Je kunt ook rechts van de naam van de Space klikken op … (beletselteken) om een voorbeeld van het materiaal weer te geven, de beschrijving te bewerken, de miniatuur te wijzigen of materiaal te archiveren.

Je kunt bestaand materiaal in de Space bijwerken met een nieuwe versie vanaf de pagina Materiaal. Als je materiaal bijwerkt, worden alle bijbehorende links automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie. Meer informatie over het bijwerken van een bestaand document .

Materiaal uit een Space verwijderen

Je kunt materiaal en mappen uit een Space verwijderen door ze naar het archief te verplaatsen. Het archief is zo ontworpen dat je materiaal binnen een Space gemakkelijk kunt beheren en stroomlijnen.

Belangrijk: Materiaal dat in het archief is geplaatst, wordt gearchiveerd en niet verwijderd. Het kan op elk gewenst moment in de Space naar de oorspronkelijke staat worden hersteld. Het archief is niet zichtbaar of toegankelijk voor bezoekers.

Je kunt materiaal op twee manieren van een Space naar het archief verplaatsen:

Sleep het bestand naar het archief in de linkerzijbalk.
Klik rechts van de bestandsnaam op … (beletselteken) en selecteer vervolgens Archiveren.

Materiaal terugzetten…

Materiaal uit het archief kan terug naar de Space worden verplaatst door deze vanuit het archief naar Start te slepen in de linkerzijbalk of door rechts van het bestand op … (beletselteken) te klikken en vervolgens Terugzetten naar Start te selecteren.

Manage content in a Space (data room)_4.png

Belangrijke opmerkingen:

Bezoekers worden niet actief op de hoogte gebracht wanneer er binnen een Space wijzigingen worden aangebracht, zoals het toevoegen of verwijderen van materiaal.
Materiaal in het archief is niet doorzoekbaar vanaf de zoekbalk. Materiaal dat is teruggezet vanuit het archief is wel weer doorzoekbaar.
Materiaal in het archief wordt niet meegenomen bij het dupliceren van een Space.
Space-eigenaars en -collega's kunnen materiaal in het archief beheren en bewerken, zoals het opnieuw ordenen en het bewerken van tekstvelden.
Nieuw materiaal kan niet rechtstreeks aan het archief worden toegevoegd.
Materiaal en mappen in het archief tellen niet mee voor het limiet voor Space-items. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.
Het verwijderen van materiaal uit een Space heeft geen invloed op historische bezoekgegevens. Het verwijderen van materiaal uit de pagina Materiaal is echter permanent en onomkeerbaar. Meer informatie over het verwijderen van materiaal.

Materiaal organiseren met Space-mappen

Net als bij Space-gedeeltes kun je met Space-mappen materiaal organiseren in submappen. Dit kun je ook gebruiken om documenten in verschillende stadia of onderwerpen te markeren en zorgt voor een lezerservaring met betere navigeerbaarheid voor bezoekers.

Elke Space mag in totaal maximaal 4000 items bevatten. Elke map in een Space telt mee voor de totale limiet voor het aantal Space-items en kan maximaal 200 items bevatten.

Zo werkt het:

Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space aan.
Klik op Organiseren.
Selecteer Map aanmaken in de vervolgkeuzelijst.
Geef je map een naam en klik op Aanmaken.

Je kunt nu op de nieuwe map klikken en materiaal toevoegen.

Manage content in a Space (data room)_5.png

Namen van Space-mappen kunnen op elk gewenst moment worden aangepast. Je kunt de naam bewerken door rechts van de bestandsnaam te klikken op … (beletselteken) en vervolgens Mapnaam bewerken te selecteren.

Manage content in a Space (data room)_6.png

Opmerking: De naam van de Basismap kan niet worden aangepast.

Belangrijke opmerkingen:

Je kunt momenteel geen rechtstreekse links maken naar Space-mappen; alleen algemene Space-links kunnen worden gedeeld.
Bij het dupliceren van een Space worden bestaande mappen en materiaal meegenomen.
Je kunt documenten en mappen binnen een Space naar verschillende mappen verplaatsen. Dit geldt echter niet voor Space-gedeeltes.
Mappen zijn niet doorzoekbaar binnen een Space. Het groeperen van mappen in secties kan echter helpen om de leesnavigatie van de bezoeker te verbeteren.
Space-collega's kunnen instellingen, documenten en mappen binnen een Space beheren.
Een submap binnen een Space-map telt als een Space-item. We raden aan om Space-mappen aan te maken voordat je materiaal toevoegt.

Downgraden van Advanced naar Standard zal alle Spaces uitschakelen waarin Space-mappen worden gebruiken. Om de Space opnieuw te activeren, kun je het volgende doen:

De Space-map naar het archief verplaatsen
Verplaats eerst het materiaal van de Space-map naar de basismap en verplaats vervolgens de Space-map naar het archief.

Belangrijk: Je kunt een Space-map niet verplaatsen als deze meer dan 200 items bevat, omdat je dan de limiet voor Space-items overschrijdt.

De index van een Space downloaden

Met DocSend kun je een index van de Space-inhoud downloaden, waarin je een inhoudsstructuur en de bijbehorende metagegevens voor elk Space-item vindt. Deze indexen kunnen als CSV worden gedownload door beheerders, collega's en bezoekers.

Een index downloaden (beheerders of collega's)

Om een index te downloaden:

Ga naar de pagina van je Spaces.
Selecteer de gewenste Space.
Klik rechtsboven op ⁝ (verticaal beletselteken).
Klik op Index downloaden.

Manage content in a Space (data room)_7.png

De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL's, typen, beschrijvingen, ingeschakelde status en de datum van de laatste update.

Een index downloaden (bezoekers)