| In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor de DocSend Advanced Data Rooms-abonnementen. |
DocSend-gegevensruimtes bieden controlelogboeken (of 'controlesporen') waarmee je een overzicht kunt bekijken van de acties die gebruikers in die gegevensruimte hebben ondernomen. Bekijk, filter en exporteer logboeken van alle activiteiten van bezoekers om de veiligheid van je gegevens te bewaken. Eigenaren en collega's kunnen het controlelogboek openen door op het pictogram van het controlelogboek te klikken. Controlelogboeken maken het eenvoudiger om aan compliance-eisen te voldoen en aansprakelijkheden te beheren.
| Opmerking: alleen eigenaren, collega's en teambeheerders van gegevensruimtes kunnen de controlelogboeken van hun gegevensruimte inzien. |
Wat zijn controlelogboeken?
Met controlelogboeken kunnen gebruikers logboeken van alle activiteiten van gebruikers bekijken, filteren en exporteren om gegevensbeveiliging te bewaken. Gebruikers kunnen hun controlelogboeken openen door op Controlelogboek in het linkerzijbalkmenu te klikken. Hier kunnen gebruikers controlelogboeken downloaden of ze filteren op Gebruikers, Activiteit en Datum.
Filterfuncties
Op de controlelogboekpagina worden alle controleerbare acties weergegeven in één overzicht. Je kunt het controlelogboek filteren op:
- Gebruikers: filter op gebruiker om alle acties van specifieke personen weer te geven.
- Activiteit: filter op specifieke acties, zoals het toevoegen of downloaden van bestanden.
- Datum: filter op datum om acties weer te geven die binnen een specifiek datumbereik plaatsvonden.
Acties die in de controlelogboeken van de Virtual Data Room (VDR) worden geregistreerd
- Bestandsweergaven
- Bestandsdownload
- Bestand afgedrukt
- Bestand geüpload/geïmporteerd uit de materiaalbibliotheek
- Bestand/map dat van de ene naar de andere map wordt verplaatst
- Bestand bijgewerkt naar een nieuwere versie
- Map gemaakt
- Bestand/map verwijderd
- Bulkdownload van Virtual Data Room (VDR) (map of Space)
- Collega toegevoegd/verwijderd
- Bestandsaanvraag gemaakt/verwijderd
- Bestandsaanvraag → upload
- Ondertekenbaar document in Virtual Data Room (VDR) ondertekend
Klanten kunnen het controlelogboek filteren op
- Actie (zie bovenstaande lijst)
- Persoon (gebruiker of bezoeker)
- Doel (bestand, map)
- Link
Controlelogboeken exporteren als .CSV-bestanden
Controlelogboeken exporteren:
- Meld je aan op docsend.com.
- Klik op Controlelogboek in het linker zijbalkmenu.
- Klik op Downloaden bovenaan de pagina.
Het controlelogboek wordt automatisch gedownload naar je apparaat.
Gebruikersinformatie verwijderen uit controlelogboeken
Je kunt informatie die kan worden gebruikt om personen te identificeren uit je controlelogboeken verwijderen, of indien nodig specifieke vermeldingen daarin verwijderen. Door een vermelding in het controlelogboek te verwijderen wordt mogelijk gevoelige gebruikersinformatie verwijderd. Informatie over welke acties zijn ondernomen, en wanneer, blijft wel bewaard.
Als je een activiteit uit het controlelogboek verwijdert, worden die gebruikersgegevens permanent verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld.
Gebruikersinformatie verwijderen uit controlelogboeken:
- Meld je aan op docsend.com.
- Klik op Controlelogboek in het linker zijbalkmenu.
- Klik op
(meer opties) naast het logboek dat je wilt wijzigen.
- Klik op Verwijderen.
|
Opmerkingen:
|
Dit is een voorbeeld van een controlelogboek vóór en na het verwijderen van PII.
Vóór:
Na: