この記事では、DocSend Standard、Advanced、Advanced Data Rooms の各プランでご利用いただける機能について説明します。 |
スペース共同編集者は、スペース所有者に代わってスペース(データ ルーム)を管理できます。共同編集者を追加することで、他のユーザーがコンテンツの管理や更新をサポートできるようになります。
目次
スペース共同編集者を追加または削除する
スペースを作成したユーザーは、デフォルトでデータ ルームの所有者になります。これにより、チーム メンバーを共同編集者として追加できます。また、スペース共同編集者は、いつでもスペースから削除できます。
共同編集者ではないチーム メンバーは、引き続き DocSend からスペースに入ることができますが、次のことはできません。
- スペースの管理
- コンテンツを表示または追加する
- スペースを共有またはカスタマイズする
- 監査ログを表示する
- そのデータ ルームのスペース分析を表示する
注意:
- アカウント所有者、チーム管理者、および共同編集者は、スペースに追加されたコンテンツを、個人用フォルダにある場合でもプレビューできます。
- アカウント所有者とチーム管理者は、チーム メンバーが作成したすべての スペースで共同編集者と同じアクセス権限を自動的に持ちますが、共同編集者として追加されない限り、閲覧通知は受け取りません。ユーザーは、共同編集者モデルで誰が管理者であるかを確認できます。
- アカウント所有者とチーム管理者は、必要に応じて自分自身を共同編集者としてスペースに追加できますが、チーム メンバーは招待される必要があります。
- 個人用フォルダ内のコンテンツにアクセスする際は、管理者、スペース共同編集者、チーム メンバーにも同じ設定が適用されます。
- メンバーまたは管理者が スペースに共同編集者として追加されると、チーム フォルダ内のコンテンツには表示のみのアクセス権が付与されます。
スペース共同編集者を追加するには:
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで[スペース]タブをクリックします。
- 共同編集者を追加するデータ ルームをクリックします。
- スペース タイトルの下にある[+](プラス アイコン)をクリックし、共同編集者を選択します。
- [保存]をクリックします。
共同編集者には、スペースを管理·共有するためのオプションが表示されます(以下のスクリーンショットを参照)。チーム メンバーを DocSend に追加する方法については、こちらをご覧ください。
スペース共同編集者を削除するには:
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーのタブに移動します。
- 共同編集者を削除するスペースをクリックします。
- [+](プラス アイコン)をクリックします。
- 削除する共同編集者の横にある[x](x アイコン)をクリックします。
- [保存]をクリックします。
注:スペースの所有権を、他のスペース共同編集者に譲渡することはできません。
スペースのリンクを共有する
リンクからデータ ルームを共有するには:
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで[スペース]タブをクリックします。
- リンクを作成するデータ ルームをクリックします。
- 右上の[共有]をクリックします。
-
[リンクを作成]をクリックします。
- オプション:[アカウント]にリンク名を入力します。
- 必要に応じて、アクセス制御をカスタマイズします。
- [リンクを作成]をクリックします。
リンクをコピーして受信者に貼り付けると、データ ルームを閲覧者と共有できます。
スペースにコンテンツを追加する
スペース所有者は、他の共同編集者がアクセスできないコンテンツも含め、スペースに任意のコンテンツを追加できます。一方、スペースの共同編集者は、スペース所有者がアクセスできるコンテンツのみを追加できます。個人フォルダやサブチーム フォルダからのコンテンツは、スペースで使用できない場合があります。
追加できるコンテンツがわかりませんか?スペース所有者がコンテンツやフォルダにアクセスできるかどうかは、警告メッセージや鍵のシンボルで示されます。
すべてのユーザーがコンテンツにアクセスできるようにするために、スペースの所有者や共同編集者は、共有チーム フォルダからスペース(データ ルーム)にコンテンツを追加できます。既存のチーム フォルダからコンテンツを選択するか、新しいコンテンツを追加してアップロード前にチーム フォルダにマッピングできます。
新しいコンテンツをチーム フォルダにマッピングするには:
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで[スペース]タブをクリックします。
- コンテンツを追加するスペースをクリックします。
- [コンテンツを追加]をクリックし、[新規アップロード ]を選択します。
- コンテンツ アップローダーで[変更]をクリックしてフォルダの保存先を変更します。
- チーム フォルダを選択し、[このフォルダにアップロード]をクリックして変更を確定します。
コンテンツのプライバシーと可視性
スペース所有者は、引き続き個人用コンテンツをスペースに追加できますが、すべてのユーザーがアクセスできるとは限りません。また、その場合、鍵のシンボルで表示されます。
アカウント所有者、チーム管理者、共同編集者は、コンテンツ ライブラリ内のコンテンツが保存されている場所にアクセスできなくても、スペース内のコンテンツを閲覧することができます。コンテンツを閲覧することはできるものの、チーム管理者や共同編集者はコンテンツの名前やバージョンを更新することはできません。チーム メンバーは、共同編集者として追加されない限り、コンテンツをプレビューすることはできません。
これを解決するには、コンテンツ所有者が[コンテンツ ]ページに移動し、個人用フォルダからチーム フォルダにコンテンツを移動します。詳しくは、コンテンツ フォルダに関する記事をご覧ください。
権限と通知
スペースの所有者と共同編集者は、次のことができます。
- コンテンツの追加、削除、編集、並べ替え
- スペース フォルダの追加、削除、編集、並べ替え
- スペースのリンク設定の編集
- スペースのタイトル、サブタイトル、ヘッダー画像の編集
- 共同編集者の追加、削除
- スペースの削除
- スペースの通知の送信
- スペースに閲覧者がアクセスした際の通知メール受信。
スペース所有者のみが実行できる操作は次のとおりです。
- デスクトップ通知の受信
- 無効化された スペースに閲覧者がアクセスした際の通知メール受信
- Salesforce、IFTTT、Zapier の閲覧者データの同期
アカウント所有者とチーム管理者は、自動的にスペースの共同編集者と同じアクセス権限を持ちますが、閲覧通知を受け取るには、スペースの共同編集者として手動で追加される必要があります。追加されると、追加先のスペースがインデックス ページの[個人用スペース]に表示されます。
注:スペースの閲覧履歴は、現在ドキュメント レベルでのみ追跡されます。閲覧者がスペースを開き、ドキュメントを閲覧すると、その情報がドキュメントに記録され、スペースに関連付けられます。また、スペースの閲覧データは、スペース所有者によって管理されます。
共同編集者は、ダッシュボードやドキュメントの詳細ページでスペースの閲覧履歴を確認することができません。
注:DocSend Advanced Data Rooms プランをご利用の場合、アカウント所有者とチーム管理者は、ファイル自体にアクセスできない場合でも、新しいスペース分析と監査ログからファイルの閲覧データを確認できます。
特定のアカウントに関連するすべての スペース閲覧を確認するには、[アカウント ]ページに移動します。
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さらにヘルプが必要な場合は、DocSend ヘルプセンターの記事をご覧ください。