この記事では、DocSend Advanced Data Rooms の各プランでご利用いただける機能について説明します。 |
概要
DocSend では、仮想データ ルーム(VDR)のことをスペースと呼んでいます。データ ルームでは、1 つのリンクを使用して大量のコンテンツをグループ化し、整理して、他のユーザーと共有できます。このたび、グループに招待を送信してデータ ルームを共有できるようになりました。グループ化することで、セキュリティ設定が簡略化され、承認された人のみがデータ ルーム内のドキュメントにアクセスしたり共同編集したりできるようになります。
データ ルーム グループを作成する
スペース(データ ルーム)を使用すると、承認済みのメンバーのリストを使用してグループを作成するか、データ ルームへのリンクを作成することで、大量のコンテンツを他のユーザーと共有できます。
グループを使用すると、認証されたユーザーのみがデータ ルームのコンテンツにアクセスできるように簡単に設定できるため、セキュリティを効率化できます。ユーザーがデータ ルームにアクセスするには、データ ルームのメンバー リストに登録されており、メール アドレスを使用して認証する必要があります。また、許可リストと認証オプションを使用することで、リンクでも同様の設定を行えます。
注:コピー&ペーストで共有できるリンクとは異なり、グループへの招待は DocSend から受信者のメール アドレスに直接送信されます。グループとリンクの違いについて詳しくはこちらをご覧ください。 |
グループを設定するには:
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで[スペース]タブをクリックします。
- グループを作成するデータ ルームをクリックします。
- [共有]をクリックします。
- [グループを作成]をクリックします。
- グループ名を入力してください。
- セキュリティ設定で必要な権限を切り替えます。
- ダウンロードを許可する:データ ルームの訪問者にデータ ルームのアセットのダウンロードを許可します。
- 透かしを追加する:データ ルームのドキュメント上に透かしを表示します。
- 閲覧に同意を必須とする:訪問者はドキュメントを閲覧する前に秘密保持契約(NDA)に署名する必要があります。
注:セキュリティ設定はデータ ルーム全体に適用されます。 |
- [グループを作成]をクリックします。
グループを作成したら、データ ルームの横にある南京錠のアイコンをクリックすることで、特定のファイルとフォルダに権限を適用することができます。
データ ルームにグループ メンバーを招待するには
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで[権限]をクリックします。
- [権限]の下にある[グループ]タブをクリックします。
- [招待]をクリックします。
- [メール アドレスを追加]フィールドにメール アドレスを追加します。
- オプション:メッセージを追加します。
- [招待]をクリックします。
受信者にデータ ルームへの招待を含むメールが届きます。
グループのメンバーシップと訪問者の認証
訪問者のメール アドレスがグループのメンバーシップ リストに登録されていない場合、リンクがあっても、そのグループのデータ ルームのコンテンツを閲覧することはできません。そのため、機密情報への不正アクセスや偶発的な情報流出の可能性を最小限に抑えることができます。
グループ メンバーがデータ ルームにアクセスする際には、メール アドレスを入力して認証を受ける必要があります。
注:
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グループの設定と権限を編集する
グループをカスタマイズする方法はいくつかあります。
- グループ名:グループを識別するための固有の名前を設定して保存できます。
- ダウンロードの許可:このオプションをオンにすると、訪問者はスペース内のすべてのドキュメントをダウンロードおよび印刷できます。
- 透かしの追加:このオプションをオンにすると、ドキュメントに透かしを入れることができます。
- 閲覧には同意が必要:このオプションをオンにすると、メンバーはスペース内のドキュメントを閲覧する前に同意書への署名を求められます。
注:グループの作成と編集ができるのは所有者と共同編集者のみです。 |