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この記事では、DocSend Standard、Advanced、および Advanced Data Rooms の各プランでご利用いただける機能について説明します。 |
概要
スペース（データ ルーム）を作成したら、コンテンツを追加しましょう。ご利用中のプランに応じて、1 つの スペースに最大 4,000 個のアセットを追加できます。Advanced、Advanced Data Rooms、または Enterprise プランをご利用の場合、スペース フォルダを使用してコンテンツをさらに整理することが可能です。ファイル アップロードの制限に関する詳細は、こちらをご覧ください。
コンテンツを更新するたびに閲覧者に通知を送信し、共有したいスペースの変更を知らせることができます。スペース通知の詳細をご覧ください。
注意点：
- チーム メンバーは、共同編集者として追加されない限り、スペースでコンテンツをプレビューすることはできません。
- アカウント所有者とチーム管理者は、すべての スペースで共同編集者と同じアクセス権限を自動的に持ちますが、閲覧通知を受け取るには、スペースの共同編集者として追加される必要があります。
- アカウント所有者とチーム管理者は、必要に応じて自分を共同編集者として スペースに追加できます。
- スペースの所有者がコンテンツをスペースに直接アップロードすると、アップロードされたファイルは自動的に所有者の個人用フォルダに保存されます。
- ファイルはスペースの所有者にのみ表示され、ドキュメントのプライバシーと制御を維持できます。
目次
- スペースにコンテンツを追加する
- スペース内のファイルをリクエストする
- スペース内のコンテンツを更新する
- スペースからコンテンツを削除する
- スペース フォルダでコンテンツを整理する
- スペースのインデックスをダウンロードする方法
スペースにコンテンツを追加する
新しいコンテンツは、外部からの閲覧者とスペースを共有する前でも後でも追加できます。
重要：ホーム ライブラリは、フォルダとしても機能しますが、最大 200 個までのファイルしか保存できません。
デバイスからスペースにコンテンツをアップロードする
デフォルトですべてのファイルが［共有フォルダ > 共有スペースのアップロード］に追加されるようにするには：
- スペース ページに移動します。
- 新しいスペースを作成するか、既存のスペースを選択します。
- ［コンテンツを追加］をクリックします。
- ［新規アップロード］をクリックします。
- ドロップダウン オプションから［マイ デバイス］を選択します。
- デバイスからコンテンツを追加するには、［ファイルを追加］または［フォルダを追加］をクリックします。
- また、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte、SharePoint などの接続されたクラウド ストレージ アカウントからコンテンツを追加することもできます。
- ［スペースに追加］をクリックします。
これで、新しくアップロードされたファイルがスペースに追加されます。
注：閲覧者向けに自動通知設定を行うと、スペースに新しいドキュメント バージョンまたはコンテンツが追加されるたびに、通知が送信されます。スペース通知についての詳細をご覧ください。
ライブラリからスペースにコンテンツをアップロードする
- スペース ページに移動します。
- 新しいスペースを作成するか、既存のスペースを選択します。
- ［コンテンツを追加］をクリックし、［コンテンツ ライブラリから追加］を選択します。
- スペースにアップロードするコンテンツを選択します。
- ［スペースに追加］をクリックします。
重要：デフォルトでは、スペース名とフォルダ構造を含め、作成したすべてのスペースがチーム メンバーに表示されます。アカウント所有者、チーム管理者、共同編集者は、個人用フォルダにある場合や、コンテンツ ライブラリ内の保存場所にアクセスできない場合でも、スペースに追加されたすべてのコンテンツを閲覧できます。スペースでの共同作業の詳細をご覧ください。
スペース内のファイルをリクエストする
スペースでファイル リクエストを設定すると、閲覧者が直接スペースにファイルをアップロードできるようになります。スペースにアクセスできる人は、アップロードされたファイルをすぐに閲覧できます。ファイル リクエストについての詳細をご覧ください。
注：スペースのファイル リクエストは、スペースに直接関連付けられているため、独自のリンクを持ちません。ファイル リクエストはスペースから削除して、スペースのゴミ箱フォルダに移動することができます。
ファイル リクエストを作成するには：
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーで［スペース］タブをクリックします。
- スペース ページに移動します。
- 希望するスペースを選択します。
- 右側のパネルで［ファイルをリクエスト］をクリックします。
- ファイル リクエストのフィールドに入力します。
- ［続行する］をクリックします。
- アップロードしたファイルを保存するフォルダを、利用可能なものから選択します。
- ［ファイル リクエストを作成］をクリックします。
- アップロードの収集を開始できるように、スペースのリンクを共有してください。
完了後は、スペースやファイル リクエスト ページから直接スペースのファイル リクエストを管理できます。ファイル リクエストをスペースから削除するには、スペースからコンテンツを削除するの手順に従ってください。リクエストを削除したい場合は、ファイル リクエスト ページで行えます。
注：ファイル リクエストの削除を元に戻すことはできません。
スペース内のコンテンツを更新する
スペース リンクが共有された後でも、スペースのコンテンツを無効化または更新することができます。手順は次のとおりです：
スペースのアクセシビリティをオンまたはオフにするには、［他のユーザーに表示する］オプションを［はい］または［いいえ］に切り替えます。
同様に、個々のコンテンツをオンまたはオフに切り替えることができます。
スペース名の右側にある［...］（省略記号）をクリックして、コンテンツのプレビュー、説明の編集、サムネイルの更新、コンテンツのアーカイブを行うこともできます。
スペース内の既存のコンテンツを新しいバージョンに更新するには、［コンテンツ］ページから行います。コンテンツを更新すると、関連するすべてのリンクが自動更新され、最新バージョンが反映されます。詳細については、既存ドキュメントの更新をご覧ください。
スペースからコンテンツを削除する
スペースからコンテンツとフォルダを削除するには、アーカイブ フォルダに移動します。アーカイブ フォルダは、スペース コンテンツを簡単に管理して合理化するために設計されています。
重要：アーカイブ フォルダに移動されたコンテンツはアーカイブされ、削除されず、いつでもスペース内の元の状態に復元できます。アーカイブ フォルダは閲覧者に表示されず、アクセスもできません。
コンテンツをアーカイブ フォルダに移動するには、次の 2 つの方法があります。
- 左側のサイドバーの［アーカイブ］にファイルをドラッグ & ドロップします。
- ファイル名の右側にある［...］（省略記号）をクリックし、［アーカイブ］を選択します。
コンテンツを復元中
アーカイブのコンテンツをスペースに戻すには、アーカイブから左側のサイドバーの［ホーム］にドラッグ & ドロップするか、ファイルの右側にある［...］（省略記号）をクリックして［ホームに戻す］を選択します。
注意点：
- スペース内でコンテンツの追加や削除などの変更が行われた場合、閲覧者に通知はされません。
- 検索バーを使用しても、アーカイブ内のコンテンツは検索できません。ただし、アーカイブから復元されたコンテンツは再び検索可能になります。
- スペースを複製しても、アーカイブの内容は引き継がれません。
- スペース所有者と共同編集者は、テキスト フィールドの並べ替えや編集など、アーカイブ フォルダ内のコンテンツを管理·編集できます。
- 新しいコンテンツをアーカイブに直接追加することはできません。
- アーカイブ フォルダ内のコンテンツとフォルダは、スペース アセットの制限に含まれません。詳細については、ファイル アップロードの制限をご覧ください。
- スペースからコンテンツを削除しても、閲覧履歴データには影響しません。ただし、コンテンツ ページからコンテンツを削除すると、削除は永久的で、元に戻すことはできません。詳細については、コンテンツの削除をご覧ください。
スペース フォルダでコンテンツを整理する
スペース セクションと同様に、スペース フォルダではコンテンツをサブフォルダに整理することができます。これにより、さまざまなステージやトピックのドキュメントを強調表示することができ、閲覧者にとってよりスムーズなナビゲート体験を提供します。
各スペースには、合計で最大 4,000 のアセットを保存できます。各スペース フォルダは、その スペースの総アセット上限数にカウントされ、最大 200 個のアセットを保存できます。
手順は次のとおりです：
- 既存のスペースをクリックするか、新しいスペースを作成します。
- ［整理］をクリックします。
- プルダウンリストから［フォルダを作成］を選択します。
- フォルダに名前を付けて、［作成］をクリックします。
これで、新しいフォルダをクリックしてコンテンツを追加できるようになりました。
スペース フォルダ名はいつでも編集できます。名前を編集するには、ファイル名の右側にある［...］（省略記号）をクリックし、［フォルダ名を編集］を選択します。
注：ホーム フォルダの名前は編集できません。
注意点：
- 現在、スペース フォルダを直接リンクすることはできません。共有できるのは、一般的なスペース リンクのみです。
- スペースを複製すると、既存のコンテンツとフォルダが引き継がれます。
- スペース内では、ドキュメントやフォルダを異なるフォルダに移動できます。ただし、スペース セクションには適用されません。
- フォルダはスペース内では検索できません。ただし、フォルダをセクションごとにグループ化することで、閲覧者の閲覧ナビゲーションを向上できます。
- スペースの共同編集者は、スペース内の設定、ドキュメント、フォルダを管理できます。
- スペース フォルダ内のサブフォルダは、スペースアセットとしてカウントされるため、コンテンツを追加する前にスペース フォルダを作成することが推奨されます。
Advanced から Standard にダウングレードすると、スペース フォルダを使用しているスペースが無効になります。スペースの再有効化は、次のいずれかの方法で行えます。
- スペース フォルダをアーカイブに移動する
- 最初にスペース フォルダからホーム フォルダにコンテンツを移動してから、次にスペース フォルダをアーカイブに移動します。
重要：スペース フォルダに 200 以上のアセットが含まれている場合、スペース アセットの制限を超えるため、そのフォルダを移動することはできません。
スペースのインデックスをダウンロードする方法
DocSend を使うと、スペースのコンテンツのインデックスをダウンロードできます。これには、コンテンツ ツリーと、そのスペース内の各アイテムに関連するメタデータが含まれます。これらのインデックスは、管理者、共同編集者、訪問者が CSV 形式でダウンロードできます。
インデックスのダウンロード（管理者または共同編集者）
インデックスをダウンロードするには：
- スペース ページに移動します。
- 希望するスペースを選択します。
- 右上にある「⁝」（縦の省略記号）をクリックします。
- ［インデックスをダウンロード ］をクリックします。
ダウンロードされたインデックスには、コンテンツ番号、ファイル名、URL、タイプ、説明、有効なステータス、最新の更新日が含まれます。
インデックスのダウンロード（訪問者）
インデックスをダウンロードするには：
- 関連するスペース ページへのリンクを開きます。
- 右上の［インデックスをエクスポート］をクリックします。
ダウンロードされたインデックスには、コンテンツ番号、ファイル名、URL、タイプ、説明が含まれます。
注：訪問者向けのインデックスには、ダウンロードしたユーザーに対して有効になっているコンテンツのみが表示されます。
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