|
この記事では、DocSend Standard、Advanced、Advanced Data Rooms、および Enterprise プランでご利用いただける機能について説明します。 |
概要
スペース（データ ルーム）を作成すると、コンテンツを追加できます。ご利用のプランに応じて、1 つのスペースに最大 4,000 件のアセットを追加できます。Advanced、Advanced Data Rooms、Enterprise のいずれかのプランをご利用の場合は、スペース フォルダを使用してコンテンツをさらに整理することができます。ファイル アップロードの制限の詳細についてはこちらをご覧ください。
コンテンツを更新するたびに閲覧者に通知し、共有するスペースの変更内容を常に把握してもらうことができます。スペースの通知の詳細についてはこちらをご覧ください。
重要事項：
- チーム メンバーは、共同編集者として追加された場合に限り、スペース内のコンテンツをプレビューできます。
- アカウント所有者とチーム管理者は、すべてのスペースで共同編集者と同じアクセス権限が自動的に付与されますが、アクセス通知を受け取るには、共同編集者として追加される必要があります。
- アカウント所有者とチーム管理者は、必要に応じて自身を共同編集者としてスペースに追加できます。
- スペース所有者がスペースにコンテンツを直接アップロードすると、アップロードされたファイルは自動的に所有者の個人用フォルダに保存されます。
- ファイルはスペース所有者のみが閲覧でき、ドキュメントのプライバシーと管理が維持されます。
目次
- スペースへのコンテンツの追加
- スペースでのファイル リクエスト
- スペース内のコンテンツの更新
- スペース内のコンテンツの削除
- スペース フォルダを使ったコンテンツの整理
- スペースのインデックスをダウンロードする方法
スペースへのコンテンツの追加
スペースを外部の閲覧者と共有する前でも共有した後でも、スペースに新しいコンテンツを追加することができます。
重要：ホーム ライブラリは 1 つのフォルダでもあるため、保存できるファイルの件数は最大 200 件です。
デバイスからスペースにコンテンツをアップロードする
デフォルトで、すべてのファイルが［共有フォルダ］>［共有スペース アップロード］に追加されるようにするには、次の操作を行います。
- スペース ページに移動します。
- スペースを作成するか、既存のスペースを選択します。
- ［コンテンツを追加］をクリックします。
- ［新規アップロード］をクリックします。
- プルダウン メニューで［マイ デバイス］を選択します。
- ［ファイルを追加］または［フォルダを追加］をクリックし、デバイスからコンテンツを追加します。
- Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、Egnyte、SharePoint など、連携しているクラウド ストレージ アカウントからコンテンツを追加することもできます。
- ［Space に追加］をクリックします。
新しくアップロードしたファイルが、スペースに追加されます。
注：閲覧者に自動通知を設定し、新しいバージョンのドキュメントまたはコンテンツがスペースに追加されるたびに、閲覧者にアラートが送信されるよう設定できます。スペースの通知の詳細についてはこちらをご覧ください。
ライブラリからスペースにコンテンツをアップロードする
- スペース ページに移動します。
- スペースを作成するか、既存のスペースを選択します。
- ［コンテンツを追加］をクリックし、［コンテンツ ライブラリから追加］をクリックします。
- スペースにアップロードするコンテンツを選択します。
- ［Space に追加］をクリックします。
重要：デフォルトでは、作成したすべてのスペース（スペース名とフォルダ構造を含む）をチーム メンバーが閲覧できます。アカウント所有者、チーム管理者、共同編集者は、スペースに追加されたすべてのコンテンツを閲覧できます。そのコンテンツが個人用フォルダ内にある場合や、コンテンツ ライブラリ内でそのコンテンツが保存されている場所へのアクセス権がない場合も同様です。スペースでの共同作業の詳細についてはこちらをご覧ください。
スペースでのファイル リクエスト
スペースでファイル リクエストを設定すると、閲覧者がスペースに直接ファイルをアップロードできるようになります。アップロードされたファイルは、スペースへのアクセス権を持つユーザーなら誰でもすぐに閲覧できます。ファイル リクエストの詳細についてはこちらをご覧ください。
注：スペースのファイル リクエストは、スペースに直接関連付けられているため、独自のリンクはありません。スペースのファイル リクエストをスペースから削除し、スペースのゴミ箱フォルダに移動することができます。
ファイル リクエストの作成
- DocSend アカウントにログインします。
- 左側のサイドバーの［スペース］タブをクリックします。
- スペース ページに移動します。
- 目的のスペースを選択します。
- 右側のパネルで［ファイルをリクエスト］をクリックします。
- ファイル リクエストの各フィールドに入力します。
- ［次へ］をクリックします。
- アップロードされたファイルを保存するフォルダを選択します。
- ［ファイル リクエストを作成］をクリックします。
- スペースのリンクを共有すると、アップロードの収集を開始できます。
設定を完了した後は、スペースから直接、またはファイル リクエスト ページからスペースのファイル リクエストを管理できます。スペースのファイル リクエストを削除するには、「スペース内のコンテンツの削除」に記載されている手順を実行します。リクエストの削除は、ファイル リクエスト ページから行うことができます。
注：ファイル リクエストの削除を取り消すことはできません。
スペース内のコンテンツの更新
スペースのリンクを共有した後でも、スペース内のコンテンツを無効にしたり更新したりできます。操作方法は次のとおりです。
スペースへのアクセスを有効または無効にするには、［別のユーザーに公開］オプションを［はい］または［いいえ］に切り替えます。
同様に、個々のコンテンツへのアクセスを有効または無効に切り替えることができます。
また、スペース名の右側にある［…］（その他のオプション）をクリックして、コンテンツのプレビュー、詳細の編集、サムネイルの更新、コンテンツのアーカイブを行うこともできます。
コンテンツ ページで、スペース内の既存のコンテンツを新しいバージョンに更新できます。コンテンツを更新すると、関連するすべてのリンクが自動的に最新バージョンに更新されます。既存のドキュメントの更新の詳細についてはこちらをご覧ください。
スペース内のコンテンツの削除
スペースからコンテンツとフォルダを削除するには、対象のコンテンツとフォルダを［アーカイブ］に移動します。ゴミ箱フォルダは、スペース内のコンテンツを簡単に管理し整理するために設計されています。
重要：アーカイブに移動されたコンテンツは、削除されるのではなくアーカイブされており、いつでもスペース内で元の状態に復元できます。アーカイブは閲覧者には表示されず、閲覧者はアクセスできません。
スペースからアーカイブにコンテンツを移動する方法は 2 つあります。
- ファイルを左側のサイドバーにある［アーカイブ］にドラッグ & ドロップします。
- ファイル名の右側にある［…］（その他のオプション）をクリックしてから、［アーカイブ］を選択します。
コンテンツを復元中
アーカイブのコンテンツを、アーカイブから左側のサイドバーにある［ホーム］にドラッグ & ドロップするか、ファイルの右側にある［…］（その他のオプション）をクリックしてから［ホームに復元］を選択します。
重要事項：
- スペース内でコンテンツの追加や削除などの変更があった場合に、閲覧者に通知が自動で届くことはありません。
- 検索バーを使用しても、アーカイブのコンテンツは検索できません。ただし、アーカイブから復元したコンテンツは再び検索可能になります。
- アーカイブのコンテンツは、スペースの複製時に引き継がれることはありません。
- スペースの所有者と共同編集者は、並べ替えやテキスト フィールドの編集など、アーカイブ内のコンテンツを管理および編集できます。
- アーカイブに新しいコンテンツを直接追加することはできません。
- アーカイブ内のコンテンツやフォルダは、スペースのアセット数制限の対象にはなりません。ファイル アップロードの制限の詳細についてはこちらをご覧ください。
- スペースからコンテンツを削除しても、過去のアクセス データには影響しません。ただし、コンテンツ ページからコンテンツを削除すると、そのコンテンツは完全に削除され、元に戻せません。コンテンツの削除の詳細についてはこちらをご覧ください。
スペース フォルダを使ったコンテンツの整理
注：この機能は、Advanced、Advanced Data Rooms、Enterprise プランのお客様のみがご利用いただけます。
スペース セクションと同様に、スペース フォルダでは、コンテンツをサブフォルダに整理できます。さまざまな段階やトピック全体でドキュメントをハイライト表示するために使用することもでき、閲覧者をナビゲートしやすくなります。
各スペースには、合計で最大 2,000 件のアセットを保存できます（Advanced Data Rooms をご利用の場合、アセットは最大 4,000 件です）。各スペース フォルダは、スペースの合計アセット数制限の対象となります。各スペース フォルダには最大 200 件のアセットを保存できます。
操作方法は次のとおりです。
- 既存のスペースをクリックするか、新しいスペースを作成します。
- ［整理］をクリックします。
- プルダウン リストから［フォルダを作成］をクリックします。
- フォルダに名前を付けて［作成］をクリックします。
これで、新しいフォルダをクリックしてコンテンツを追加できます。
スペース フォルダ名はいつでも編集できます。名前を編集するには、ファイル名の右側にある［...］（その他のオプション）をクリックして、［フォルダ名を編集］を選択します。
注：ホーム フォルダの名前は編集できません。
重要事項：
- 現時点では、スペース フォルダを直接リンクすることはできません。スペース全体のリンクのみ共有できます。
- スペースを複製すると、既存のコンテンツとフォルダが引き継がれます。
- ドキュメントとフォルダを、スペース内の別のフォルダに移動できます。ただし、スペース セクションには適用されません。
- スペース内のフォルダを検索することはできません。ただし、フォルダをセクションにグループ分けすると、閲覧者をナビゲートしやすくなります。
- スペースの共同編集者は、スペース内の設定、ドキュメント、フォルダを管理できます。
- スペース フォルダ内のサブフォルダは、スペース アセットとしてカウントされます。コンテンツを追加する前に、スペース フォルダを作成することをおすすめします。
Advanced から Standard へダウングレードすると、スペース フォルダを使用しているすべてのスペースが無効になります。スペースを再度有効にするには、次のいずれかの操作を行います。
- スペース フォルダをアーカイブに移動する
- まずスペース フォルダのコンテンツをホーム フォルダに移動してから、スペース フォルダをアーカイブに移動する
重要：スペース フォルダに 200 件以上のアセットが含まれている場合、スペース アセット数の制限を超えているため移動することはできません。
スペースのインデックスをダウンロードする方法
注：この機能は、Advanced Data Rooms プランのお客様のみがご利用いただけます。
DocSend を使用して、スペースのコンテンツのインデックスをダウンロードできます。これには、コンテンツ ツリーと、そのスペース内の各アイテムに関連付けられているメタデータが含まれます。これらのインデックスは、管理者、共同編集者、閲覧者が CSV 形式でダウンロードできます。
インデックスのダウンロード（管理者または共同編集者）
インデックスをダウンロードするには、次の操作を行います。
- スペース ページに移動します。
- 目的のスペースを選択します。
- 右上にある［⁝］（その他のオプション）をクリックします。
- ［インデックスをダウンロード］をクリックします。
ダウンロードしたインデックスには、コンテンツの番号、ファイル名、URL、種類、説明、有効なステータス、および最終更新日が含まれています。
インデックスのダウンロード（閲覧者）
インデックスをダウンロードするには、次の操作を行います。
- 関連するスペース ページのリンクを開きます。
- 右上にある［インデックスをエクスポート］をクリックします。
ダウンロードしたインデックスには、コンテンツの番号、ファイル名、URL、種類、説明が含まれています。
注：閲覧者のインデックスには、ダウンロードを行うユーザーに対して有効なコンテンツのみが表示されます。
関連記事
---
さらにヘルプが必要な場合は、DocSend ヘルプセンターの記事をご覧ください。