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Gestire il contenuto di uno spazio (data room)

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Lennon
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Le informazioni contenute in questo articolo valgono per i clienti con piani DocSend Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Una volta creato uno spazio, è il momento di aggiungere contenuti. A seconda del piano, puoi aggiungere fino a 4.000 risorse in un singolo spazio. Se hai piani Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puoi utilizzare le cartelle Spazio per organizzare ulteriormente i tuoi contenuti. Scopri di più sulle limitazioni di caricamento dei file.

Puoi avvisare i tuoi visitatori ogni volta che aggiorni i contenuti, informandoli di eventuali modifiche allo spazio che desideri condividere. Scopri di più sulle notifiche relative allo spazio. 

Importante:

  • I membri del team non possono visualizzare in anteprima i contenuti in uno Spazio a meno che non vengano aggiunti come collaboratori.
  • I proprietari degli account e gli amministratori di team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso di un collaboratore in tutti gli Spazi, ma, per ricevere le notifiche delle visite, devono essere aggiunti come collaboratori.
    • I proprietari degli account e gli amministratori di team possono aggiungersi autonomamente come collaboratori a Spazi, se necessario.
  • Quando un proprietario di Spazio carica contenuti direttamente in uno Spazio, i file caricati vengono automaticamente archiviati nelle cartelle personali del proprietario.
    • I file saranno visibili solo al proprietario dello spazio, preservando la privacy e il controllo sul documento.

 

Aggiungi contenuto a uno Spazio

È possibile aggiungere nuovi contenuti a uno spazio prima e dopo la sua condivisione con visitatori esterni.

Importante: la libreria Home è una cartella che può contenere fino a 200 file.

Carica contenuti in uno Spazio dal tuo dispositivo

Per garantire che tutti i file vengano aggiunti a Cartelle condivise > Caricamenti di Spazio condiviso per impostazione predefinita: 

  1. Accedi a docsend.com.
  2. Fai clic su Spazi.
  3. Crea o seleziona uno Spazio esistente.
  4. Fai clic su Aggiungi contenuto.
  5. Fai clic su File o Cartella per aggiungere contenuti dal tuo dispositivo.
    • Puoi anche aggiungere contenuti da account di spazio di archiviazione cloud connesso come Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.
  6. Fai clic su Apri o Carica.
  7. Fai clic di nuovo su Carica per confermare.

I file appena caricati dovrebbero ora essere aggiunti al tuo spazio.

Nota. È possibile impostare notifiche automatiche per i visitatori che li avviseranno ogni volta che una nuova versione del documento o un nuovo contenuto viene aggiunto a uno spazio. Scopri di più sulle notifiche relative allo spazio.

Carica contenuti in uno Spazio dalla tua libreria

  1. Accedi a docsend.com.
  2. Fai clic su Spazi.
  3. Crea o seleziona uno Spazio esistente.
  4. Fai clic su Aggiungi contenuto.
  5. Seleziona Aggiungi dalla libreria dei contenuti dal menu a discesa.
  6. Fai clic su Aggiungi allo spazio o Carica. 

Puoi anche spostare i contenuti trascinandoli in spazi vuoti.

Importante: per impostazione predefinita, tutti gli spazi che crei sono visibili ai membri del team, incluso il nome dello spazio e la struttura delle cartelle. I proprietari dell’account, gli amministratori del team e i collaboratori possono visualizzare tutti i contenuti aggiunti a uno spazio, anche se si trovano in una cartella personale, oppure non hanno accesso alla posizione in cui tali contenuti sono archiviati nella Libreria dei contenuti. Scopri di più sulla collaborazione in uno Spazio.


Annullare il caricamento di contenuti
Se hai caricato il contenuto sbagliato e desideri annullare l’operazione, fai clic sulla X (rimuovi) accanto al contenuto che desideri rimuovere oppure fai clic su Annulla.

Richiedi file in uno Spazio

Puoi impostare una richiesta di file nel tuo Spazio in modo che i visitatori possano caricare i file direttamente all'interno del tuo Spazio. Tutti i file caricati saranno immediatamente visibili a chiunque abbia accesso al tuo Spazio. Scopri di più sulle richieste di file. 

Nota: una richiesta di file dello Spazio non ha un proprio link in quanto è direttamente collegata allo Spazio. Le richieste di file dello Spazio possono essere rimosse dallo Spazio e collocate nella cartella Cestino Spazio.

Per creare una richiesta di file:

  1. Accedi all’account DocSend.
  2. Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
  3. Fai clic sullo Spazio da cui desideri richiedere i file.
  4. Fai clic su Richiedi file.
  5. Completa i campi della richiesta di file.
  6. Fai clic su Modifica cartella per aggiornare la posizione in cui verranno salvati i file caricati.
  7. Fai clic su Crea richiesta di file.
  8. Fai clic su Seleziona link allo spazio per condividere il link allo spazio e iniziare a raccogliere i caricamenti.

Una volta completata la procedura, puoi gestire le tue richieste di file di spazio direttamente dal tuo spazio o tramite la pagina delle richieste di file. Per rimuovere una richiesta di file dal tuo spazio, puoi seguire i passaggi descritti in Rimuovere contenuti dagli Spazi. Se desideri eliminare la richiesta, puoi farlo tramite la pagina delle richieste di file.
 

Nota: l'eliminazione di una richiesta di file non può essere annullata.

 

 

Aggiorna contenuti in uno Spazio

Il contenuto negli Spazi può essere disattivato o aggiornato anche dopo la condivisione del link allo Spazio. Ecco come funziona:

Per aggiornare l’opzione di accessibilità di uno spazio, seleziona Attivo su Sì o No.

 

Allo stesso modo, i singoli contenuti possono essere attivati o disattivati.

 

Puoi anche fare clic su  more (altre opzioni) a destra del nome dello spazio per visualizzare in anteprima i contenuti, modificare la descrizione, aggiornare la miniatura o archiviare i contenuti.

Puoi aggiornare i contenuti esistenti nello spazio con una nuova versione aggiornandoli dalla pagina Contenuti. Quando aggiorni i contenuti, tutti i link associati si aggiorneranno automaticamente per corrispondere all’ultima versione. Scopri di più sull’aggiornamento di un documento esistente.
 

Rimuovi contenuto da uno Spazio

Puoi rimuovere contenuti e cartelle da uno Spazio spostandoli nell'archivio. La cartella Cestino è progettata per aiutarti a gestire facilmente i contenuti all'interno di uno Spazio.

Importante: i contenuti spostati nell’archivio vengono archiviati, non eliminati e, in qualsiasi momento, possono essere ripristinati allo stato originale nello spazio. L’archivio non è visibile o accessibile ai visitatori.

Puoi spostare il contenuto da uno Spazio all'archivio in due modi:

  1. Trascina il file nel Cestino nella barra laterale sinistra.
  2. Fai clic su  more  (altre opzioni) a destra del nome del file.
  3. Seleziona Sposta nel Cestino.

Ripristino dei contenuti in corso

Il contenuto dell’archivio può essere spostato di nuovo nello spazio trascinandolo dal Cestino alla Home nella barra laterale sinistra, oppure facendo clic su more (altre opzioni) a destra del file, quindi selezionando Ripristina nella Home.

 

 

Note importanti:

  • I visitatori non vengono avvisati attivamente quando vengono apportate modifiche all’interno di uno spazio, come l’aggiunta o la rimozione di contenuti, a meno che non siano abilitate le notifiche automatiche. 
  • Il contenuto nell'archivio non sarà più consultabile utilizzando la barra di ricerca. Tuttavia, dall'archivio è possibile ricercare il contenuto recuperato.
  • Il contenuto dell'archivio non verrà spostato quando si duplica uno Spazio.
  • I proprietari dello Spazio e i collaboratori possono gestire e modificare i contenuti nell'archivio, ad esempio riordinando e modificando i campi di testo.
  • Il nuovo contenuto non può essere aggiunto direttamente all'archivio.
  • Il contenuto e le cartelle presenti nell'archivio non contano ai fini del limite di risorse Spazio. Scopri di più sulle limitazioni al caricamento dei file.
  • La rimozione di contenuti da uno Spazio non influirà sui dati storici delle visite. Tuttavia, l'eliminazione di contenuti dalla relativa pagina è permanente e irrevocabile. Scopri di più sull'eliminazione di contenuti.


Organizza i contenuti grazie alle cartelle Spazio

Questa funzionalità è limitata ai clienti con piano Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Come le sezioni Spazio, le cartelle Spazio ti consentono di organizzare il contenuto in sottocartelle. Questo può anche essere utilizzato per evidenziare documenti in diverse fasi o argomenti così da fornire un'esperienza di visualizzazione più fluida per i visitatori. 

Ogni spazio può contenere fino a 2000 risorse in totale (fino a 4000 risorse per i clienti Advanced Data Rooms). Ogni cartella dello spazio viene conteggiata nel limite totale delle risorse per quello spazio e può contenere fino a 200 risorse.

Per creare una cartella singola:

  1. Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
  2. Fai clic su Crea cartella.
  3. Nomina la cartella e fai clic su Crea.

Ora puoi fare clic sulla nuova cartella e aggiungere contenuti.
 

 

I nomi delle cartelle dello spazio possono essere modificati in qualsiasi momento. Puoi modificare il nome facendo clic su more  (altre opzioni) a destra del nome del file, quindi selezionando Modifica nome cartella.

 

 

 Nota. Il nome della cartella “Home” non può essere modificato.


Per importare più cartelle:

  1. Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
  2. Fai clic sull’icona Crea nuova cartella.
  3. Fai clic su Importa da CSV.
Nota. Quando importi un file .csv, il formato dovrebbe mostrare le informazioni di indicizzazione nella colonna A e i nomi delle cartelle nella colonna B.

 

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Importante:

  • le cartelle Spazio non possono essere collegate direttamente in questo momento; è possibile condividere solo i link generali allo Spazio.
  • La duplicazione di uno Spazio comporta il trasferimento dei contenuti e delle cartelle esistenti.
  • Puoi spostare documenti e cartelle in cartelle diverse all'interno di uno Spazio. Tuttavia, ciò non si applica alle sezioni Spazio.
  • Le cartelle non possono essere oggetto di ricerca all'interno di uno Spazio. Tuttavia, il raggruppamento delle cartelle in sezioni può aiutare a migliorare l'esperienza di visualizzazione del visitatore.
  • I collaboratori di Spazio possono gestire impostazioni, documenti e cartelle all'interno di uno Spazio.
  • Una sottocartella all'interno di una cartella Spazio conta come risorsa Spazio. Ti consigliamo di creare cartelle Spazio prima di aggiungere contenuti.

Il downgrade da Advanced a Standard disattiverà tutti gli Spazi che utilizzano le cartelle Spazio. Per riattivare lo Spazio, puoi:

  • Spostare la cartella Spazio nell’archivio.
  • Spostare prima il contenuto dalla cartella Spazio nella cartella Home, quindi spostare la cartella Spazio nell'archivio.
Nota. Non è possibile spostare una cartella Spazio se contiene più di 200 risorse.

Come scaricare l'indice di uno Spazio

Questa funzionalità è limitata ai clienti Advanced Data Rooms.

L’indicizzazione consente di individuare e fare riferimento in modo efficiente ai file senza doverne ricordare il nome. Proprietari e collaboratori possono attivare l’indicizzazione per uno spazio (data room) in qualsiasi momento.  I valori di indice devono essere gli stessi per tutti gli utenti che visualizzano lo spazio (data room), anche se non hanno accesso a determinati file al suo interno. 

Per attivare l’indicizzazione per uno spazio (data room):

  1. Accedi a docsend.com.
  2. Fai clic sulla pagina Spazi (data room).
  3. Crea un nuovo spazio (data room) oppure fai clic su uno spazio (data room) esistente.
  4. Fai clic su Organizza.
  5. Fai clic su Attiva indicizzazione. 

 

Gli utenti dovrebbero ora visualizzare una colonna Indice accanto a ogni risorsa nella loro data room. I documenti verranno indicizzati automaticamente man mano che vengono caricati.

 

Scaricare un indice (amministratori o collaboratori)

Per scaricare un indice:

  1. Vai allapaginaSpazi.
  2. Seleziona lo Spazio desiderato.
  3. Fai clic su more-vertical (altre opzioni) in alto a destra.
  4. Fai clic su Scarica indice.

 

L'indice scaricato include numeri di contenuto, nomi di file, URL, tipi, descrizioni, stato abilitato e data dell'ultimo aggiornamento.

Scaricare un indice (visitatori)

Per scaricare un indice:

  1. Apri il link alla paginaSpazipertinente.
  2. Fai clic su Esporta indice in alto a destra.
Spaces_Export_Index.png

L'indice scaricato include numeri di contenuto, nomi di file, URL, tipi e descrizioni.

Nota: un indice dei visitatori mostrerà solo il contenuto attivato per la persona che lo scarica.


Scaricare cartelle in uno spazio

Questa funzionalità è limitata ai clienti Advanced Data Rooms.

È possibile scaricare un intero spazio, una cartella o file specifici da uno spazio. 

Per scaricare un intero spazio:

  1. Vai allo spazio desiderato.
  2. Fai clic su more-vertical (altre opzioni) nell’angolo in alto a destra.
  3. Seleziona Scarica spazio dal menu a discesa.

Le cartelle verranno scaricate come file ZIP e un messaggio nella parte inferiore dello schermo ti avviserà quando il download sarà completato.

 

Per scaricare cartelle da uno spazio:

  1. Vai allo spazio desiderato.
  2. Fai clic su more (altre opzioni) a destra della cartella che desideri scaricare.
  3. Fai clic su Scarica cartella. 

Troverai il file ZIP nella cartella “Download”.

 

Per scaricare un file specifico da uno spazio:

  1. Vai allo spazio desiderato.
  2. Fai clic sul file che ti interessa.
  3. Fai clic su more (altre opzioni) nell’angolo in alto a destra.
  4. Fai clic su Scarica. 

Troverai il contenuto nella cartella “Download”.

 
 

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