Gestire il contenuto di uno spazio (data room)

Questo articolo descrive una funzionalità disponibile nei piani DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Room e Enterprise.

 

Panoramica

Dopo aver creato uno spazio (data room), è il momento di aggiungere dei contenuti. A seconda del piano che utilizzi, puoi aggiungere fino a 4000 risorse a un singolo spazio. Con il piano Advanced, Advanced Data Room o Enterprise, puoi usare le cartelle dello spazio per organizzare ulteriormente i tuoi contenuti. Scopri di più sui limiti di caricamento dei file.

Puoi avvisare i visitatori ogni volta che aggiorni i contenuti, tenendoli al corrente di eventuali modifiche allo spazio che desideri condividere. Scopri di più sulle notifiche relative allo spazio.

 

Note importanti:

• I membri del team non possono visualizzare in anteprima i contenuti di uno spazio a meno che non vengano aggiunti come collaboratori.
• I proprietari degli account e gli amministratori del team hanno automaticamente le stesse autorizzazioni di accesso dei collaboratori in tutti gli spazi, ma devono essere aggiunti come collaboratori per ricevere le notifiche delle visite.
• I proprietari degli account e gli amministratori del team possono aggiungere sé stessi come collaboratori a uno spazio in base alle proprie esigenze.
• Quando il proprietario di uno spazio carica contenuti direttamente nello spazio, i file caricati vengono automaticamente archiviati nelle cartelle personali del proprietario.
• I file saranno visibili solo al proprietario dello spazio, mantenendo così la privacy e il controllo sul documento.

 

Sommario

• Aggiunta di contenuti a uno spazio
• Richiesta di file in uno spazio
• Caricamento di contenuti in uno spazio
• Rimozione di contenuti in uno spazio
• Organizzazione dei contenuti con le cartelle dello spazio
• Come scaricare l’indice di uno spazio

 

Aggiunta di contenuti a uno spazio

È possibile aggiungere nuovi contenuti a uno spazio prima e dopo che lo spazio sia stato condiviso con visitatori esterni.

Importante: anche la libreria Home è una cartella che può contenere un massimo di 200 file.

 

Caricamento di contenuti in uno spazio da un dispositivo

Per garantire che tutti i file vengano aggiunti a Cartelle condivise > Caricamenti spazio condiviso per impostazione predefinita:

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic su Spazi.
3. Crea o seleziona uno Spazio esistente.
4. Fai clic sull’icona di caricamento (Aggiungi contenuti).
5. Seleziona Il mio dispositivo nelle opzioni del menu a discesa.
6. Fai clic su Aggiungi file o Aggiungi cartella per aggiungere contenuti dal tuo dispositivo.
   
   • Puoi anche aggiungere contenuti da account di spazi di archiviazione cloud connessi, come Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.
7. Fai clic su Aggiungi allo spazio.

I file appena caricati dovrebbero ora essere aggiunti al tuo Spazio.

Nota. È possibile impostare notifiche automatiche per i visitatori che li avviseranno ogni volta che una nuova versione del documento o un nuovo contenuto viene aggiunto a uno spazio. Scopri di più sulle notifiche relative allo spazio.

 

Caricamento di contenuti allo spazio dalla libreria

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic su Spazi.
3. Crea o seleziona uno spazio esistente.
4. Fai clic su Aggiungi contenuto.
5. Seleziona Aggiungi dalla libreria dei contenuti dal menu a discesa.
6. Seleziona il contenuto che desideri caricare nello spazio.
7. Fai clic su Aggiungi allo spazio.

Puoi anche spostare i contenuti trascinandoli in uno spazio vuoto.

Importante: per impostazione predefinita, tutti gli spazi creati sono visibili ai membri del team, inclusi il nome dello spazio e la struttura delle cartelle. I proprietari degli account, gli amministratori del team e i collaboratori possono visualizzare tutti i contenuti aggiunti a uno spazio, anche se si trovano in una cartella personale o non hanno accesso alla posizione in cui tali contenuti sono archiviati nella libreria dei contenuti. Scopri di più sulla collaborazione in uno spazio.

Annullare il caricamento di contenuti

Se hai caricato il contenuto sbagliato e vuoi annullare l’azione, clicca su Annulla nella finestra che appare subito dopo aver caricato il contenuto.

Nota. Questa funzionalità non funziona sui dispositivi mobili.

Richiesta di file in uno spazio

È possibile impostare una richiesta di file nello spazio in modo che i visitatori possano caricare file direttamente nello stesso. Tutti i file caricati saranno visibili immediatamente a chiunque abbia accesso allo spazio. Scopri di più sulle richieste di file.

Nota. Una richiesta di file in uno spazio non ha un proprio link in quanto è direttamente collegata allo spazio. Le richieste di file in uno spazio possono essere rimosse dallo spazio e inserite nella cartella Cestino dello spazio.

Per creare una richiesta di file:

1. Accedi al tuo account DocSend.
2. Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Aggiungi contenuto.
4. Fai clic su Crea richiesta di file.
5. Completa i campi della richiesta di file.
6. Fai clic su Modifica cartella per aggiornare la posizione in cui verranno salvati i file
   caricati.
7. Fai clic su Crea richiesta di file.
8. Condividi il link di Spazio per iniziare a raccogliere i caricamenti.

Una volta completata l’operazione, puoi gestire le tue richieste di file di spazio direttamente dal tuo spazio o tramite la pagina delle richieste di file. Per rimuovere una richiesta di file di spazio dallo spazio, puoi seguire i passaggi elencati nella sezione Rimozione dei contenuti dallo spazio. Se desideri eliminare la richiesta, puoi farlo tramite la pagina delle richieste di file.

Nota. L’eliminazione di una richiesta di file non può essere annullata.

Caricamento di contenuti in uno spazio

I contenuti negli spazi possono essere disattivati o aggiornati anche dopo che il link allo spazio è stato condiviso. Ecco come funziona:

Per aggiornare l’accessibilità di un contenuto, imposta l’opzione Visibile su Sì o No.

Allo stesso modo, è possibile attivare o disattivare singoli contenuti.

Puoi anche fare clic su “…” (altre opzioni) a destra del nome dello spazio per visualizzare in anteprima i contenuti, modificare la descrizione, aggiornare la miniatura o archiviare i contenuti.

Puoi aggiornare il contenuto presente nello spazio con una nuova versione aggiornandolo dalla pagina Contenuti. Quando aggiorni il contenuto, tutti i link associati verranno automaticamente aggiornati per riflettere la versione più recente. Scopri di più sull’aggiornamento di un documento esistente.

 

Rimozione di contenuti in uno spazio

È possibile rimuovere contenuti e cartelle da uno spazio spostandoli nell’archivio. La cartella Cestino è progettata per aiutarti a gestire e ottimizzare facilmente i contenuti all’interno di uno spazio.

Importante: i contenuti spostati nell’archivio vengono archiviati, ma non eliminati e possono essere ripristinati al loro stato originale nello spazio in qualsiasi momento. L’archivio non è visibile o accessibile ai visitatori.

Puoi spostare i contenuti da uno spazio all’archivio in due modi:

1. Trascina il file nell’Archivio nella barra laterale sinistra.
2. Fai clic su “…” (altre opzioni) a destra del nome del file.
3. Seleziona Archivia.

 

Ripristino dei contenuti in corso

I contenuti dell’archivio possono essere spostati nuovamente nello spazio trascinandoli dall’archivio nella Home nella barra laterale sinistra oppure facendo clic su “…” (altre opzioni) a destra del file, quindi selezionando Ripristina nella Home.

Note importanti:

• I visitatori non vengono avvisati attivamente quando vengono apportate modifiche all’interno di uno spazio, come l’aggiunta o la rimozione di contenuti, a meno che non siano abilitate le notifiche automatiche
• Non sarà possibile effettuare ricerche nei contenuti dell’archivio utilizzando la barra di ricerca. Tuttavia, i contenuti recuperati dall’archivio saranno nuovamente ricercabili.
• I contenuti dell’archivio non verranno trasferiti quando si duplica uno spazio.
• I proprietari dello spazio e i collaboratori possono gestire e modificare i contenuti nell’archivio, ad esempio riordinando e modificando i campi di testo.
• Non è possibile aggiungere nuovi contenuti direttamente all’archivio.
• I contenuti e le cartelle nell’archivio non vengono conteggiati nel limite di risorse dello spazio. Scopri di più sui limiti di caricamento dei file.
• La rimozione di contenuti da uno spazio non avrà alcun impatto sui dati storici delle visite. Tuttavia, l’eliminazione di contenuti dalla pagina Contenuti è permanente e irreversibile. Scopri di più sull’eliminazione di contenuti.

 

Organizzazione dei contenuti con le cartelle dello spazio

Nota. Questa funzionalità è limitata ai clienti con piano Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.

Simili alle sezioni dello spazio, le cartelle dello spazio consentono di organizzare i contenuti in sottocartelle. Queste possono essere utilizzate anche per evidenziare documenti in diverse fasi o argomenti, offrendo ai visitatori un’esperienza di visualizzazione più fruibile.

Ogni spazio può contenere fino a 2000 risorse in totale (fino a 4000 risorse per i clienti Advanced Data Rooms). Ogni cartella dello spazio viene conteggiata nel limite totale delle risorse per quello spazio e può contenere fino a 200 risorse.

Per creare una cartella singola:

1. Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
2. Fai clic sull’icona Aggiungi cartella.
3. Nomina la cartella e fai clic su Crea.

Ora puoi fare clic sulla nuova cartella e aggiungere contenuti.

I nomi delle cartelle dello spazio possono essere modificati in qualsiasi momento. Puoi modificare il nome facendo clic su “…” (altre opzioni) a destra del nome del file, quindi selezionando Modifica nome cartella.

Nota. Il nome della cartella Home non può essere modificato.

Per importare più cartelle:

1. Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
2. Fai clic sull’icona Crea nuova cartella.
3. Fai clic su Importa da CSV.

Nota. Quando importi un file .csv, il formato dovrebbe mostrare le informazioni di indicizzazione nella colonna A e i nomi delle cartelle nella colonna B.

Note importanti:

• Al momento, le cartelle dello spazio non possono avere un link diretto; possono essere condivisi solo i link generali agli spazi.
• La duplicazione di uno spazio comporta il trasferimento dei contenuti e delle cartelle esistenti.
• È possibile spostare documenti e cartelle in cartelle diverse all’interno di uno spazio. Tuttavia, questa opzione non si applica alle sezioni dello spazio.
• Le cartelle non sono ricercabili all’interno di uno spazio. Tuttavia, raggruppare le cartelle in sezioni può aiutare a migliorare la navigazione di visualizzazione del visitatore.
• I collaboratori dello spazio possono gestire impostazioni, documenti e cartelle all’interno di uno spazio.
• Una sottocartella all’interno di una cartella dello spazio viene considerata una risorsa dello spazio. Ti consigliamo di creare cartelle dello spazio prima di aggiungere contenuti.

Il downgrade da Advanced a Standard disabiliterà tutti gli spazi che utilizzano le cartelle dello spazio. Per riattivare lo spazio, è possibile:

• Spostare la cartella dello spazio nell’archivio.
• Spostare prima il contenuto dalla cartella dello spazio alla cartella Home, quindi spostare la cartella dello spazio nell’archivio.

Importante: non è possibile spostare una cartella dello spazio se contiene più di 200 risorse, poiché ciò supera il limite delle risorse dello spazio.

 

Come scaricare l’indice di uno spazio

Nota. Questa funzionalità è limitata ai clienti Advanced Data Room.

DocSend consente di scaricare un indice dei contenuti di uno spazio, che include un albero dei contenuti e i metadati associati per ciascun elemento in quello spazio. Questi indici possono essere scaricati dagli amministratori, dai collaboratori e dai visitatori in formato CSV.

Nota. L’indice di uno spazio è anche noto come sommario di una data room.

Download di un indice (amministratori o collaboratori)

Per scaricare un indice:

1. Vai alla tua pagina Spazi.
2. Seleziona lo spazio che desideri.
3. Fai clic su “⁝” (altre opzioni) in alto a destra.
4. Fai clic su Scarica indice.

L’indice scaricato include numeri di contenuto, nomi di file, URL, tipi, descrizioni, stato di abilitazione e data dell’ultimo aggiornamento.

Download di un indice (visitatori)

Per scaricare un indice:

1. Apri il link alla pagina Spazi pertinente.
2. Fai clic su Esporta indice in alto a destra.

L’indice scaricato include numeri di contenuto, nomi di file, URL, tipi e descrizioni.

Nota. Un indice dei visitatori mostrerà solo i contenuti che sono abilitati per la persona che li scarica.

 

Letture correlate

• Cosa sono gli Spazi (dataroom)?
• Autorizzazioni granulari dello Spazio
• Personalizza uno Spazio (dataroom)
• Duplica uno Spazio (dataroom)
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