Gestire il contenuto di uno spazio (data room) – Centro assistenza di DocSend

In questo articolo viene descritta una funzionalità disponibile con i piani DocSend Standard, Advanced e Advanced Data Rooms.

Panoramica

Una volta creato uno Spazio (data room), è il momento di aggiungere contenuti. A seconda del piano, puoi aggiungere fino a 4.000 risorse in un singolo Spazio. Se hai piani Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puoi utilizzare le cartelle Spazio per organizzare ulteriormente i tuoi contenuti. Scopri di più sulle limitazioni di caricamento dei file.

Puoi avvisare i tuoi visitatori ogni volta che aggiorni i contenuti, informandoli di eventuali modifiche allo Spazio che desideri condividere. Scopri di più sulle Notifiche di Spazio.

Note importanti:

I membri del team non possono visualizzare in anteprima i contenuti in uno Spazio a meno che non vengano aggiunti come collaboratori.
I proprietari degli account e gli amministratori di team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso di un collaboratore in tutti gli Spazi, ma, per ricevere le notifiche delle visite, devono essere aggiunti come collaboratori.

I proprietari degli account e gli amministratori di team possono aggiungersi autonomamente come collaboratori a Spazi, se necessario.

Quando un proprietario di Spazio carica contenuti direttamente in uno Spazio, i file caricati vengono automaticamente archiviati nelle cartelle personali del proprietario.

I file saranno visibili solo al proprietario dello Spazio, preservando la privacy e il controllo sul documento.

Sommario

Aggiungi contenuto a uno Spazio
Richiedi file in uno Spazio
Aggiorna contenuti in uno Spazio
Rimuovi contenuto da uno Spazio
Organizza i contenuti grazie alle cartelle Spazio
Come scaricare l'indice di uno Spazio

Aggiungi contenuto a uno Spazio

È possibile aggiungere nuovi contenuti a uno Spazio prima e dopo la sua condivisione con visitatori esterni.

Importante: la tua libreria Home è anche una cartella che può contenere fino a 200 file.

Carica contenuti in uno Spazio dal tuo dispositivo

Per garantire che tutti i file vengano aggiunti a Cartelle condivise > Caricamenti di Spazio condiviso per impostazione predefinita:

Vai alla pagina Spazi.
Crea o seleziona uno Spazio esistente.
Fai clic su Aggiungi contenuto.
Fai clic su Carica nuovo.
Seleziona Il mio dispositivo nelle opzioni del menu a discesa.
Fai clic su Aggiungi file o Aggiungi cartella per aggiungere contenuti dal tuo dispositivo.

Puoi anche aggiungere contenuti da account di spazio di archiviazione cloud connesso come Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte e SharePoint.

Fai clic su Aggiungi a Spazio.

I file appena caricati dovrebbero ora essere aggiunti al tuo Spazio.

Nota: puoi impostare notifiche automatiche per i visitatori che li avviseranno ogni volta che viene aggiunta una nuova versione o contenuto di un documento a uno Spazio. Ulteriori informazioni sulle notifiche di Spazio.

Carica contenuti in uno Spazio dalla tua libreria

Vai alla pagina Spazi.
Crea o seleziona uno Spazio esistente.
Fai clic su Aggiungi contenuto e seleziona Aggiungi dalla libreria dei contenuti.
Seleziona il contenuto che desideri caricare nello Spazio.
Fai clic su Aggiungi a Spazio.

Importante: per impostazione predefinita, tutti gli Spazi che crei sono visibili ai tuoi colleghi del team, incluso il nome dello spazio e la struttura delle cartelle. I proprietari dell'account, gli amministratori team e i collaboratori possono visualizzare tutti i contenuti aggiunti a uno Spazio, anche se si trovano in una cartella personale, oppure non hanno accesso alla posizione in cui tali contenuti sono archiviati nella libreria dei contenuti. Scopri di più sulla collaborazione in uno Spazio.

Richiedi file in uno Spazio

Puoi impostare una richiesta di file nel tuo Spazio in modo che i visitatori possano caricare i file direttamente all'interno del tuo Spazio. Tutti i file caricati saranno immediatamente visibili a chiunque abbia accesso al tuo Spazio. Scopri di più sulle richieste di file.

Nota: una richiesta di file dello Spazio non ha un proprio link in quanto è direttamente collegata allo Spazio. Le richieste di file dello Spazio possono essere rimosse dallo Spazio e collocate nella cartella Cestino Spazio.

Per creare una richiesta di file:

Accedi all’account DocSend.
Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
Vai alla pagina Spazi.
Seleziona lo Spazio desiderato.
Fai clic su Richiedi file nel pannello di destra.
Completa i campi della richiesta di file.
Fai clic su Continua.
Seleziona da una cartella disponibile dove archiviare i file caricati.
Fai clic su Crea richiesta di file.
Condividi il link di Spazio per iniziare a raccogliere i caricamenti.

Una volta completato, puoi gestire le tue richieste di file di Spazio direttamente dal tuo Spazio o tramite la pagina delle richieste di file. Per rimuovere una richiesta di file di Spazio dal tuo Spazio, puoi seguire i passaggi disponibili in Rimuovi Contenuto dagli Spazi. Se vuoi eliminare la richiesta, puoi farlo dalla pagina delle richieste di file.

Nota: l'eliminazione di una richiesta di file non può essere annullata.

Aggiorna contenuti in uno Spazio

Il contenuto negli Spazi può essere disattivato o aggiornato anche dopo la condivisione del link allo Spazio. Ecco come funziona:

Per attivare o disattivare l'accessibilità allo Spazio, puoi impostare l'opzioneVisibile agli altri su Sì o No.

Manage content in a Space (data room)_1.png

Allo stesso modo, i singoli contenuti possono essere attivati o disattivati.

Manage content in a Space (data room)_2.png

Puoi anche fare clic su “…” (ellissi) a destra del nome dello Spazio per visualizzare in anteprima il contenuto, modificare la descrizione, aggiornare la miniatura o archiviare il contenuto.

Puoi aggiornare i contenuti esistenti nello Spazio con una nuova versione aggiornandoli dalla pagina Contenuti. Quando aggiorni i contenuti, tutti i link associati si aggiorneranno automaticamente per corrispondere all'ultima versione. Scopri di più su aggiorna un documento esistente.

Rimuovi contenuto da uno Spazio

Puoi rimuovere contenuti e cartelle da uno Spazio spostandoli nell'archivio. La cartella Cestino è progettata per aiutarti a gestire facilmente i contenuti all'interno di uno Spazio.

Importante: i contenuti spostati nell'archivio vengono archiviati, non eliminati e, in qualsiasi momento, possono essere ripristinati allo stato originale nello Spazio. L'archivio non è visibile o accessibile ai visitatori.

Puoi spostare il contenuto da uno Spazio all'archivio in due modi:

Trascinare il file nell' Archivio nella barra laterale sinistra.
Fai clic su “…” (ellissi) a destra del nome del file, quindi seleziona Archivia.

Ripristino dei contenuti in corso

Il contenuto dell'archivio può essere spostato di nuovo nello Spazio trascinandolo dall'archivio in Home nella barra laterale sinistra, oppure facendo clic su “…” (ellissi) a destra del file, quindi selezionando Ripristina in Home.

Manage content in a Space (data room)_4.png

Note importanti:

i visitatori non vengono avvisati attivamente quando vengono apportate modifiche, come l'aggiunta o la rimozione di contenuti, all'interno di uno Spazio.
Il contenuto nell'archivio non sarà più consultabile utilizzando la barra di ricerca. Tuttavia, dall'archivio è possibile ricercare il contenuto recuperato.
Il contenuto dell'archivio non verrà spostato quando si duplica uno Spazio.
I proprietari dello Spazio e i collaboratori possono gestire e modificare i contenuti nell'archivio, ad esempio riordinando e modificando i campi di testo.
Il nuovo contenuto non può essere aggiunto direttamente all'archivio.
Il contenuto e le cartelle presenti nell'archivio non contano ai fini del limite di risorse Spazio. Scopri di più sulle limitazioni al caricamento dei file.
La rimozione di contenuti da uno Spazio non influirà sui dati storici delle visite. Tuttavia, l'eliminazione di contenuti dalla relativa pagina è permanente e irrevocabile. Scopri di più sull'eliminazione di contenuti.

Organizza i contenuti grazie alle cartelle Spazio

Come le sezioni Spazio, le cartelle Spazio ti consentono di organizzare il contenuto in sottocartelle. Questo può anche essere utilizzato per evidenziare documenti in diverse fasi o argomenti così da fornire un'esperienza di visualizzazione più fluida per i visitatori.

Ogni Spazio può contenere fino a 4.000 risorse in totale. Ogni cartella Spazio conta ai fini del limite totale di risorse per quello Spazio e può contenere fino a 200 risorse.

Ecco come funziona:

Fai clic su uno Spazio esistente o crea un nuovo Spazio.
Fai clic su Organizza.
Seleziona Crea cartella dall'elenco del menu a discesa.
Nomina la cartella e fai clic su Crea.

Ora puoi fare clic sulla nuova cartella e aggiungere contenuti.

Manage content in a Space (data room)_5.png

I nomi delle cartelle dello Spazio possono essere modificati in qualsiasi momento. Puoi modificare il nome facendo clic su “…” (ellissi) a destra del nome del file, quindi selezionando Modifica nome cartella.

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Nota: il nome della cartellaHome non può essere modificato.

Note importanti:

le cartelle Spazio non possono essere collegate direttamente in questo momento; è possibile condividere solo i link generali allo Spazio.
La duplicazione di uno Spazio comporta il trasferimento dei contenuti e delle cartelle esistenti.
Puoi spostare documenti e cartelle in cartelle diverse all'interno di uno Spazio. Tuttavia, ciò non si applica alle sezioni Spazio.
Le cartelle non possono essere oggetto di ricerca all'interno di uno Spazio. Tuttavia, il raggruppamento delle cartelle in sezioni può aiutare a migliorare l'esperienza di visualizzazione del visitatore.
I collaboratori di Spazio possono gestire impostazioni, documenti e cartelle all'interno di uno Spazio.
Una sottocartella all'interno di una cartella Spazio conta come risorsa Spazio. Ti consigliamo di creare cartelle Spazio prima di aggiungere contenuti.

Il downgrade da Advanced a Standard disattiverà tutti gli Spazi che utilizzano le cartelle Spazio. Per riattivare lo Spazio, puoi:

Spostare la cartella Spazio nell'archivio
Spostare prima il contenuto dalla cartella Spazio nella cartella Home, quindi spostare la cartella Spazio nell'archivio.

Importante: non puoi spostare una cartella Spazio se contiene più di 200 risorse in quanto supera il limite di risorse dello Spazio.

Come scaricare l'indice di uno Spazio

DocSend consente di scaricare un indice dei contenuti di uno Spazio, che include un albero di contenuti e i metadati associati per ogni elemento presente in quello Spazio. Questi indici possono essere scaricati da amministratori, collaboratori e visitatori come CSV.

Scaricare un indice (amministratori o collaboratori)

Per scaricare un indice:

Vai alla pagina Spazi.
Seleziona lo Spazio desiderato.
Fai clic “⁝” (ellissi verticale) in alto a destra.
Fai clic su Scarica indice.

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L'indice scaricato include numeri di contenuto, nomi di file, URL, tipi, descrizioni, stato abilitato e data dell'ultimo aggiornamento.

Scaricare un indice (visitatori)