Collaborare in uno spazio (data room)

Aggiungi collaboratori allo spazio (data room) per consentire ad altri di gestire i contenuti e mantenerli aggiornati.

Sommario

• Aggiungi o rimuovi un collaboratore dello Spazio
• Condivisione di link agli Spazi
• Aggiungi contenuto a uno Spazio
• Autorizzazioni e notifiche

Aggiungi o rimuovi un collaboratore dello Spazio

La creazione di uno spazio ti rende il proprietario della data room per impostazione predefinita. Puoi aggiungere o rimuovere membri del team per farli diventare collaboratori. 

Per aggiungere un collaboratore dello Spazio:

1. Accedi all’account DocSend.
2. Fai clic su Spazi nella barra laterale sinistra. 
3. Fai clic sulla data room a cui stai aggiungendo collaboratori.
4. Fai clic su “+” (aggiungi) sotto il titolo dello spazio.
5. Cerca il membro del team che desideri aggiungere come collaboratore.
6. Fai clic su “+” (aggiungi) accanto al suo nome.
7. Fai clic su Salva.

I tuoi collaboratori ora visualizzeranno le opzioni per gestire e condividere lo spazio (vedi gli screenshot di seguito). Scopri come aggiungere membri del team a DocSend.

Per rimuovere un collaboratore dello Spazio:

1. Accedi all’account DocSend.
2. Fai clic su Spazi nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic sullo spazio da cui stai rimuovendo collaboratori.
4. Fai clic su “+” (aggiungi) sotto il nome dello spazio.
5. Fai clic su “x” (aggiungi) che si trova accanto al collaboratore che stai rimuovendo.
6. Fai clic su Salva.

Nota. La proprietà di uno spazio non può essere trasferita ad altri collaboratori dello spazio.

Condivisione di link agli Spazi

Per condividere la tua data room tramite link:

1. Accedi all’account DocSend.
2. Fai clic su Spazi nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic sullo Spazio per cui stai creando un link.
4. Fai clic su Condividi nell’angolo in alto a destra. 
5. Fai clic su Crea link.
6. Digita il nome dell’azienda o del cliente sotto Rinomina link.
7. Personalizza il link se lo desideri.
8. Fai clic su Crea link.

Ora puoi copiare e incollare il link ai destinatari per condividere il tuo spazio con i visitatori.

Aggiungi contenuto a uno Spazio

Per aggiungere contenuti a una cartella del team:

1. Accedi all’account DocSend.
2. Fai clic su Spazi nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic sullo Spazio a cui desideri aggiungere contenuti.
4. Fai clic su Aggiungi contenuto.
5. Seleziona Carica nuovi contenuti.
6. Scegli da dove vuoi caricare i contenuti.
7. Seleziona i file.
8. Fai clic su Carica o Seleziona, a seconda della fonte del contenuto.

Autorizzazioni e notifiche

I proprietari e i collaboratori dello Spazio possono:

• Aggiungere, rimuovere, modificare e riordinare contenuti o le cartelle dello spazio.
• Modificare le impostazioni del link allo Spazio.
• Modificare il titolo, la didascalia e l'immagine dell'intestazione dello Spazio.
• Aggiungere e rimuovere collaboratori.
• Eliminare lo spazio.
• Inviare le Notifiche dello Spazio.
• Ricevere email di notifica quando qualcuno visita uno Spazio.

Solo i proprietari dello Spazio possono:

• Alla ricezione di notifiche desktop.
• Alla ricezione di email di notifica quando qualcuno visita uno Spazio disattivato.
• Alla sincronizzazione dei dati dei visitatori di Salesforce, IFTTT e Zapier.

I proprietari degli account e gli amministratori del team hanno automaticamente le stesse autorizzazioni di accesso dei collaboratori dello spazio, ma devono essere aggiunti manualmente come collaboratori di uno spazio per ricevere le notifiche delle visite. Una volta aggiunto a uno spazio, lo spazio apparirà in Spazi > I miei Spazi.

Nota. Le visite a uno spazio vengono tracciate solo a livello di documento. Quando un visitatore apre uno spazio e visualizza un documento, la visita viene registrata sul documento e attribuita allo spazio. Anche le visite allo spazio sono di proprietà del proprietario dello spazio stesso.

I collaboratori non potranno visualizzare le visite allo spazio sulla propria Dashboard o nella pagina dei dettagli del documento.

Nota. Se hai un piano DocSend Advanced Data Room, i proprietari degli account e gli amministratori del team potranno visualizzare i dati delle visite per i file tramite il nuovo registro di analisi e audit dello spazio, anche se non possono accedere al file stesso.

Puoi visualizzare tutte le visite allo spazio associate a un account specifico accedendo alla pagina Account.

Ulteriori dettagli:

• I proprietari dell'account, gli amministratori di team e i collaboratori possono visualizzare in anteprima i contenuti aggiunti a uno Spazio, anche se si trovano in una cartella personale.
• I proprietari degli account e gli amministratori di team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso dei collaboratori in tutti gli Spazi creati dai membri del team, ma non riceveranno le notifiche delle visite a meno che non vengano aggiunti come collaboratori. Gli utenti possono vedere chi è l'amministratore nel modello collaboratore.
• I proprietari degli account e gli amministratori team possono aggiungersi autonomamente come collaboratori a uno Spazio, se necessario, ma i membri del team devono essere invitati.
• Le stesse impostazioni si applicheranno agli amministratori, ai collaboratori di Spazio e ai membri del team quando accedono ai contenuti nelle cartelle personali. 
• Se un membro o un amministratore viene aggiunto come collaboratore in uno Spazio, avrà accesso di sola visualizzazione ai contenuti nelle cartelle del team.

Letture correlate

• Cosa sono gli Spazi (dataroom)?
• Personalizza uno Spazio (dataroom)
• Panoramica delle impostazioni dei link
• Gestisci i contenuti in uno Spazio (dataroom)
• Autorizzazioni granulari per gli spazi

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