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In questo articolo viene descritta una funzionalità disponibile per i clienti con i piani DocSend Standard, Advanced e Advanced Data Rooms. |
I collaboratori di Spazio hanno la facoltà di gestire uno Spazio (data room) per conto del proprietario dello Spazio. Avere collaboratori aggiuntivi consente ad altri di aiutarti a gestire i tuoi contenuti e a tenerli aggiornati.
Sommario
- Aggiungi o rimuovi un collaboratore dello Spazio
- Condivisione di link agli Spazi
- Aggiungi contenuto a uno Spazio
- Privacy e visibilità dei contenuti
- Autorizzazioni e notifiche
Aggiungi o rimuovi un collaboratore dello Spazio
La creazione di uno Spazio ti rende il proprietario della data room per impostazione predefinita. Ciò significa che puoi aggiungere membri del team e renderli collaboratori. I collaboratori dello Spazio possono anche essere rimossi in qualsiasi momento.
I membri del team che non sono collaboratori possono comunque entrare nello Spazio tramite DocSend, ma non potranno:
- Gestire lo spazio
- Visualizzare o aggiungere contenuti
- Condividere o personalizzare lo Spazio
- Visualizzare registro di audit
- Visualizzare le analisi dello Spazio per quella data room
Note:
- I proprietari dell'account, gli amministratori di team e i collaboratori possono visualizzare in anteprima i contenuti aggiunti a uno Spazio, anche se si trovano in una cartella personale.
- I proprietari degli account e gli amministratori di team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso dei collaboratori in tutti gli Spazi creati dai membri del team, ma non riceveranno le notifiche delle visite a meno che non vengano aggiunti come collaboratori. Gli utenti possono vedere chi è l'amministratore nel modello collaboratore.
- I proprietari degli account e gli amministratori team possono aggiungersi autonomamente come collaboratori a uno Spazio, se necessario, ma i membri del team devono essere invitati.
- Le stesse impostazioni si applicheranno agli amministratori, ai collaboratori di Spazio e ai membri del team quando accedono ai contenuti nelle cartelle personali.
- Se un membro o un amministratore viene aggiunto come collaboratore in uno Spazio, avrà accesso di sola visualizzazione ai contenuti nelle cartelle del team.
Per aggiungere un collaboratore dello Spazio:
- Accedi all’account DocSend.
- Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sulla data room a cui stai aggiungendo collaboratori.
- Fai clic su “+” (icona più) sotto il titolo Spazio e seleziona un collaboratore.
- Fai clic su Salva.
I tuoi collaboratori ora vedranno le opzioni per gestire e condividere lo Spazio (vedi gli screenshot di seguito). Scopri come aggiungere membri del team a DocSend.
Per rimuovere un collaboratore dello Spazio:
- Accedi all’account DocSend.
- Accedi alla scheda nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sullo spazio da cui stai rimuovendo collaboratori.
- Fai clic su “+” (icona più).
- Fai clic su “x” (icona x) che si trova accanto al collaboratore che stai rimuovendo.
- Fai clic su Salva.
Nota: la proprietà di uno Spazio non può essere trasferita ad altri collaboratori dello Spazio.
Condivisione di link agli Spazi
Per condividere la tua data room tramite link:
- Accedi all’account DocSend.
- Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sullo Spazio per cui stai creando un link.
- Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra.
- Fai clic su Crea link.
- Facoltativo: inserisci un nome per il link in Account.
- Personalizza i controlli di accesso a tua scelta.
- Fai clic su Crea link.
Ora puoi copiare e incollare il link ai destinatari per condividere il tuo Spazio con i visitatori.
Aggiungi contenuto a uno Spazio
I proprietari dello Spazio possono aggiungere qualsiasi contenuto a uno Spazio, anche se il contenuto è inaccessibile ad altri collaboratori. Nel frattempo, i collaboratori di Spazio possono aggiungere solo contenuti a cui il proprietario dello Spazio ha accesso. I contenuti delle cartelle personali ed eventualmente di sottogruppo potrebbero non essere disponibili all'utilizzo nello Spazio.
Non sai quali contenuti possono essere aggiunti? Un messaggio di avviso e il simbolo di un lucchetto indicheranno se il proprietario dello Spazio ha accesso al contenuto o alla cartella.
Per garantire che i contenuti siano accessibili a tutti, i proprietari e i collaboratori dello Spazio possono aggiungere contenuti a uno Spazio (data room) da una cartella condivisa del team. Puoi selezionare il contenuto da una cartella del team esistente o aggiungere nuovo contenuto e associarlo a una cartella del team prima di caricarlo.
Per associare il nuovo contenuto a una cartella del team:
- Accedi all’account DocSend.
- Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sullo Spazio a cui desideri aggiungere contenuti.
- Fai clic su Aggiungi contenuto e seleziona Carica nuovo.
- Dall'uploader di contenuti, fai clic su Modifica per cambiare la destinazione della cartella.
- Seleziona una cartella del team, quindi fai clic su Carica in questa cartella per confermare la modifica.
Privacy e visibilità dei contenuti
I proprietari dello Spazio possono comunque aggiungere contenuti personali in uno Spazio, ma questi potrebbero non essere accessibili a tutti. Ciò verrà inoltre segnalato da un simbolo del lucchetto.
I proprietari dell'account, gli amministratori team e i collaboratori possono visualizzare i nomi di tutti i contenuti in uno Spazio, anche se non hanno accesso alla posizione in cui tali contenuti sono archiviati nella libreria. Nonostante abbiano visibilità sui contenuti, gli amministratori e i collaboratori team non possono aggiornare il nome o la versione dei contenuti. I membri del team non possono visualizzare in anteprima alcun contenuto a meno che non vengano aggiunti come collaboratori.
Per ovviare a ciò, il proprietario del contenuto può accedere alla paginaContenuti e spostare il contenuto da una cartella personale a una cartella del team. Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta il nostro articolo sulle Cartelle dei contenuti.
Autorizzazioni e notifiche
I proprietari e i collaboratori dello Spazio possono:
- Aggiungere, rimuovere, modificare, riordinare i contenuti.
- Aggiungere, rimuovere, modificare, riordinare le Cartelle dello Spazio.
- Modificare le impostazioni del link allo Spazio.
- Modificare il titolo, la didascalia e l'immagine dell'intestazione dello Spazio.
- Aggiungere e rimuovere collaboratori.
- Eliminare lo spazio.
- Inviare le Notifiche dello Spazio.
- Ricevere email di notifica quando qualcuno visita uno Spazio.
Solo i proprietari dello Spazio possono:
- Alla ricezione di notifiche desktop.
- Alla ricezione di email di notifica quando qualcuno visita uno Spazio disattivato.
- Alla sincronizzazione dei dati dei visitatori di Salesforce, IFTTT e Zapier.
I proprietari degli account e gli amministratori team dispongono automaticamente delle stesse autorizzazioni di accesso dei collaboratori dello Spazio, ma, per ricevere le notifiche delle visite, devono essere aggiunti manualmente come collaboratori. Una volta aggiunti a uno Spazio, quest'ultimo apparirà sotto I miei spazi nella pagina indice.
Nota: le visite a uno Spazio vengono tracciate solo a livello di documento. Quando un visitatore apre uno Spazio e visualizza un documento, la visita viene registrata sul documento e attribuita allo Spazio. Anche le visite allo Spazio sono di proprietà del proprietario dello Spazio stesso.
I Collaboratori non potranno vedere le visite allo Spazio sulla propria Dashboard o nella pagina dei dettagli del documento.
Nota: se utilizzi un piano DocSend Advanced Data Rooms, i proprietari degli account e gli amministratori team potranno visualizzare i dati delle visite per i file tramite le nuove analisi e registro di audit di Space, anche quando non possono accedere al file stesso.
Puoi visualizzare tutte le visite allo Spazio associate a un account specifico accedendo alla pagina Account.
Letture correlate
- Cosa sono gli Spazi (dataroom)?
- Personalizza uno Spazio (dataroom)
- Panoramica delle impostazioni dei link
- Gestisci i contenuti in uno Spazio (dataroom)
- Autorizzazioni granulari per gli spazi
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