| In questo articolo viene descritta una funzionalità disponibile con il piano DocSend Advanced Data Rooms. |
Le data room di DocSend sono dotate di registri di audit (o audit trail) che consentono di visualizzare un resoconto delle azioni eseguite dagli utenti al loro interno. È possibile visualizzare, filtrare ed esportare i registri di tutte le attività dei visitatori per monitorare la sicurezza dei dati. Proprietari e collaboratori possono accedere al registro di audit facendo clic sull’icona del registro di audit. I registri di audit semplificano il rispetto dei requisiti di conformità e la gestione delle responsabilità.
| Nota. I registri di una specifica data room possono essere visualizzati solo dai relativi proprietari, collaboratori e amministratori del team. |
Cosa sono i registri di audit?
I registri di audit consentono agli utenti di visualizzare, filtrare ed esportare i registri di tutte le attività degli utenti per monitorare la sicurezza dei dati. Gli utenti possono accedere ai propri registri di audit facendo clic su Registro di audit nel menu della barra laterale sinistra. Da qui, gli utenti possono scaricare i registri di audit o filtrarli per Utenti, Attività e Data.
Funzionalità di filtro
La pagina dei registri di audit mostra tutte le azioni soggette ad audit in un unico elenco. Se lo desideri, puoi filtrarle per:
- Utenti: per visualizzare tutte le azioni svolte da uno specifico individuo.
- Attività: per selezionare determinate attività, come l’aggiunta o il download di file.
- Data: per visualizzare le azioni eseguite in uno specifico lasso di tempo.
Azioni registrate nei registri di audit della Data room virtuale (VDR)
- visualizzazioni di file
- download di file
- file stampati
- file caricati/importati dalla Libreria dei contenuti
- file/cartelle spostati da una cartella all’altra
- file aggiornati a una versione più recente
- cartelle create
- file/cartelle eliminati
- download in blocco della Data room virtuale (VDR) (cartella o spazio)
- collaboratori aggiunti/rimossi
- richiesta di file creata/eliminata
- richiesta di file → caricamento
- documento con possibilità di firma nella Data room virtuale (VDR) firmato
Filtri che possono essere utilizzati dai clienti nel registro di audit
- azione (vedi elenco sopra)
- attore (utente o visitatore)
- destinazione (file, cartella)
- link
Esportare i registri di audit come file .CSV
Per esportare i registri di audit:
- Accedi a docsend.com.
- Fai clic su Registro di audit nel menu della barra laterale sinistra.
- Fai clic su Scarica nella parte superiore della pagina.
Il registro di audit verrà scaricato automaticamente sul tuo dispositivo.
Rimuovere i dati degli utenti dai registri di audit
Se necessario, puoi rimuovere i dati di identificazione personale degli utenti dai registri di audit, cancellando le voci che non ti interessano. L’eliminazione di una voce cancella i dati sensibili di un utente, conservando però informazioni sul tipo e sulla data di una determinata azione.
L’eliminazione di un’attività da un registro di audit comporta la cancellazione permanente dei dati dell’utente, che non possono più essere recuperati.
Per rimuovere i dati degli utenti dai registri di audit:
- Accedi a docsend.com.
- Fai clic su Registro di audit nel menu della barra laterale sinistra.
- Fai clic su
(altre opzioni) accanto al registro che desideri eliminare.
- Fai clic su Elimina.
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Note:
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Riportiamo di seguito un esempio di registro di audit prima e dopo la rimozione dei dati sensibili dell’utente.
Prima:
Dopo: