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In questo articolo viene descritta una funzionalità disponibile con il piano DocSend Advanced Data Rooms. |
Panoramica
Le nostre data room virtuali (VDR) sono anche definite “spazi”. Offrono un modo per raggruppare, organizzare e condividere con altre persone grandi volumi di contenuti tramite un unico link. Ora è possibile condividere le data room inviando inviti di gruppo. I gruppi aiutano a semplificare le impostazioni di sicurezza: solo chi dispone delle autorizzazioni può accedere o contribuire ai documenti in una data room.
Creare gruppi in una data room
Gli spazi, o data room, consentono di condividere volumi elevati di contenuti con altre persone in due modi: si possono creare gruppi con elenchi dei membri approvati oppure creare link alla data room.
I gruppi garantiscono la sicurezza, facendo in modo che solo le persone autorizzate possano avere accesso ai contenuti di una data room: le singole persone devono far parte dell’elenco di membri della data room e autenticarsi tramite il proprio indirizzo email per poter accedere alla data room. I link possono essere impostati in maniera similare tramite lista di contatti autorizzati e autenticazione tramite indirizzo email.
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Nota. A differenza dei link, che si possono condividere copiandoli e incollandoli, DocSend invia gli inviti di gruppo direttamente agli indirizzi email dei destinatari. Scopri di più sulla differenza tra inviti di gruppo e link. |
Per impostare un gruppo:
- Accedi all’account DocSend.
- Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sulla data room per cui vuoi creare un gruppo.
- Fai clic su Condividi.
- Fai clic su Crea gruppo.
- Inserisci il Nome del gruppo.
- Attiva o disattiva le autorizzazioni che desideri sotto Impostazioni di sicurezza.
- Consenti i download: consente a chi visita la data room di scaricarne le risorse.
- Aggiungi filigrana: aggiunge una filigrana ai documenti della data room.
- Richiedi firma di un accordo per visualizzare: i visitatori devono sottoscrivere un accordo di non divulgazione (NDA) per poter visualizzare i documenti.
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Nota. Le impostazioni di sicurezza si applicano all’intera data room. |
- Fai clic su Crea gruppo.
Una volta creato il gruppo, puoi impostare autorizzazioni specifiche per determinati file o cartelle facendo clic sull’icona del lucchetto accanto alla data room.
Per invitare membri del gruppo in una data room:
- Accedi all’account DocSend.
- Fai clic su Autorizzazioni nella barra laterale sinistra.
- Fai clic sulla scheda Gruppi sotto Autorizzazioni.
- Fai clic su Invita.
- Inserisci gli indirizzi email dei destinatari nel campo Aggiungi indirizzi email.
- Facoltativo: aggiungi un messaggio.
- Fai clic su Invita.
I destinatari riceveranno un’email con un invito alla data room.
Autenticare membri del gruppo e visitatori
Se l’indirizzo email di un visitatore non è presente nell’elenco dei membri del gruppo, quella persona non potrà visualizzare i contenuti della data room del gruppo, neanche con il relativo link. In questo modo si riduce al minimo il rischio di accessi non autorizzati o di divulgazione accidentale di dati sensibili.
I membri del gruppo che accedono alla data room dovranno inserire il proprio indirizzo email e convalidarlo.
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Note:
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Modificare impostazioni e autorizzazioni del gruppo
Sono disponibili diverse opzioni per personalizzare i gruppi:
- Nome del gruppo: puoi impostare e salvare un nome univoco per identificarlo.
- Consenti i download: questa opzione consente di consentire o meno ai visitatori di scaricare e stampare i documenti presenti nella data room.
- Aggiungi una filigrana: questa opzione consente di aggiungere la filigrana a tutti i documenti.
- Richiedi firma di un accordo per visualizzare: quando questa opzione è attiva, i membri devono sottoscrivere un accordo per poter visualizzare i documenti nella data room.
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Nota. Solo proprietari e collaboratori possono creare o modificare i gruppi. |