Colaborar en un espacio (sala de datos)

En este artículo se describe una característica disponible para los clientes en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms.

Agrega colaboradores a tu espacio (sala de datos) para permitir que otras personas gestionen el contenido y lo mantengan actualizado.

Índice

Agregar o quitar un colaborador del Space
Compartir vínculos a espacios
Agregar contenido a un espacio
Permisos y notificaciones

Agregar o quitar un colaborador del espacio

Cuando creas un espacio, te conviertes en el propietario de la sala de datos de forma predeterminada. Puedes agregar o quitar miembros del equipo para que sean o dejen de ser colaboradores.

Para agregar un colaborador a un espacio haz lo siguiente:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Espacios en la barra lateral izquierda.
Haz clic en la sala de datos a la que vas a agregar colaboradores.
Haz clic en “+” (agregar) debajo del título del espacio.
Busca el miembro del equipo que quieres agregar como colaborador.
Haz clic en “+” (agregar) junto a su nombre.
Haz clic en Guardar.

Ahora tus colaboradores verán opciones para gestionar y compartir el espacio (mira las capturas de pantalla más abajo). Descubre cómo agregar miembros del equipo a DocSend.

Para quitar un colaborador del espacio haz lo siguiente:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Espacios en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el espacio del que deseas quitar colaboradores.
Haz clic en “+” (agregar) debajo del nombre del espacio.
Haz clic en el icono de “x” (quitar) que aparece junto al colaborador que quieres quitar.
Haz clic en Guardar.

Nota: La propiedad de un espacio no se puede transferir a otros colaboradores del espacio.

Compartir vínculos a espacios

Para compartir tu sala de datos mediante un vínculo:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Espacios en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el espacio para el que quieres crear un vínculo.
Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
Haz clic en Crear vínculo.
Escribe el nombre de la empresa o del cliente en Nombre del vínculo.
Personaliza el vínculo si lo deseas.
Haz clic en Crear vínculo.

Ahora, puedes copiar y pegar el vínculo para los destinatarios para compartir tu espacio con los visitantes.

Agregar contenido a un espacio

Para agregar contenido a una carpeta del equipo, sigue estos pasos:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Espacios en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el espacio al que quieres agregar contenido.
Haz clic en Agregar contenido.
Selecciona Cargar nuevo contenido.
Elige desde dónde quieres cargar el contenido.
Selecciona los archivos.
Haz clic en Cargar o en Seleccionar, según la fuente del contenido.

Permisos y notificaciones

Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden hacer lo siguiente:

Agrega, quita, edita y reordena contenido o carpetas del espacio.
Editar la configuración de un vínculo del Space.
Editar el título, el subtítulo y la imagen de encabezado del Space.
Agregar y quitar colaboradores.
Elimina el espacio.
Enviar notificaciones del Space.
Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio.

Solo los propietarios de espacios pueden hacer lo siguiente:

Recepción de notificaciones de escritorio.
Recepción de notificaciones por correo electrónico cuando alguien visite un Space inhabilitado.
Sincronización de datos de los visitantes de Salesforce, IFTTT y Zapier.

De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores del espacio, pero es necesario agregarlos manualmente como colaboradores de un espacio para que reciban las notificaciones sobre las visitas. Una vez agregados a un espacio, este aparecerá en Espacios > Mis espacios.

Nota: Actualmente, las visitas a cada espacio solo se registran a nivel de documento. Cuando un visitante abre un espacio y consulta un documento, la visita se registra en el documento y se le atribuye al espacio. Las visitas al espacio también pertenecen al propietario del espacio.

Los colaboradores no podrán ver las visitas al espacio en su Panel ni en la página de detalles del documento.

Nota: Si tienes un plan DocSend Advanced Data Rooms, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo podrán ver los datos de las visitas a los archivos a través de los nuevos análisis y el registro de auditoría del espacio, aunque no puedan acceder al archivo en sí.

Para consultar todas las visitas a espacios asociadas a una cuenta específica, ve a la página Cuentas.

Detalles adicionales:

Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden obtener una vista previa del contenido agregado a un Space, incluso si este está en una carpeta personal.
De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores del equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores en todos los Spaces que crean los miembros de su equipo; sin embargo, no recibirán notificaciones de visitas a menos que se los agregue como colaboradores. Los usuarios pueden consultar quién es un administrador en el modelo de colaborador.
Los propietarios de cuentas y los administradores de equipos pueden agregarse como colaboradores a un espacio según sea necesario; sin embargo, los miembros del equipo tienen que recibir una invitación para unirse.
La misma configuración se aplicará a los administradores, los colaboradores del Space y los miembros del equipo cuando accedan al contenido en carpetas personales.
Si se agrega a un miembro o un administrador como colaborador en un Space, este tendrá acceso de solo lectura al contenido de las carpetas del equipo.

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