En este artículo se describe una característica disponible para los clientes en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Los colaboradores tienen la capacidad de administrar un Space (sala de datos) en nombre del propietario de dicho Space. Al contar con colaboradores adicionales, otras personas podrán ayudarte a administrar tu contenido y mantenerlo actualizado.
Índice
- Agregar o quitar un colaborador del Space
- Compartir vínculos a espacios
- Agregar contenido a un espacio
- Privacidad y visibilidad del contenido
- Permisos y notificaciones
Agregar o quitar un colaborador del Space
Si creas un espacio te conviertes, por defecto, en el propietario de la sala de datos. Esto significa que puedes agregar miembros del equipo para que se conviertan en colaboradores. Los colaboradores de un espacio también se pueden quitar en cualquier momento.
Los miembros del equipo que no sean colaboradores podrán seguir ingresando al espacio a través de DocSend, pero no podrán hacer lo siguiente:
- Gestionar el espacio
- Visualizar o agregar contenido
- Compartir o personalizar el Space
- Consultar el registro de auditoría
- Consultar análisis del Space para esa sala de datos
Notas:
- Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden obtener una vista previa del contenido agregado a un Space, incluso si este está en una carpeta personal.
- De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores del equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores en todos los Spaces que crean los miembros de su equipo; sin embargo, no recibirán notificaciones de visitas a menos que se los agregue como colaboradores. Los usuarios pueden consultar quién es un administrador en el modelo de colaborador.
- Los propietarios de cuentas y los administradores de equipos pueden agregarse como colaboradores a un espacio según sea necesario; sin embargo, los miembros del equipo tienen que recibir una invitación para unirse.
- La misma configuración se aplicará a los administradores, los colaboradores del Space y los miembros del equipo cuando accedan al contenido en carpetas personales.
- Si se agrega a un miembro o un administrador como colaborador en un Space, este tendrá acceso de solo lectura al contenido de las carpetas del equipo.
Para agregar un colaborador a un espacio haz lo siguiente:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Spaces en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la sala de datos a la que vas a agregar colaboradores.
- Haz clic en el icono “+” (signo más) que encontrarás debajo del título del espacio y selecciona un colaborador.
- Haz clic en Guardar.
Tus colaboradores verán ahora opciones para gestionar y compartir el espacio (consulta las capturas de pantalla a continuación). Descubre cómo agregar miembros del equipo a DocSend.
Para quitar un colaborador del espacio haz lo siguiente:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Ve a la pestaña de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio del que deseas quitar colaboradores.
- Haz clic en el icono “+” (signo más).
- Haz clic en el icono “x” (letra x) que aparece junto al colaborador que quieres quitar.
- Haz clic en Guardar.
Nota: La propiedad de un espacio no se puede transferir a otros colaboradores del espacio.
Compartir vínculos a espacios
Para compartir tu sala de datos mediante un vínculo:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio para el que quieres crear un vínculo.
- Haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Crear vínculo.
- Opcional: Ingresa un nombre para el vínculo en Cuenta.
- Personaliza los controles de acceso como desees.
- Haz clic en Crear vínculo.
Ahora puedes copiar y pegar el vínculo para compartir tu espacio con los visitantes.
Agregar contenido a un espacio
Los propietarios de un espacio pueden agregar cualquier tipo de contenido, tanto si los colaboradores pueden acceder a él como si no. Mientras tanto, los colaboradores del Space solo pueden agregar contenido al que el propietario del Space en cuestión tenga acceso. Es posible que el contenido de las carpetas personales y, posiblemente, de los subequipos no esté disponible para el uso en el espacio.
¿No sabes bien qué contenido se puede agregar? Un mensaje de advertencia y un símbolo de candado indicarán si el propietario del Space tiene acceso al contenido o a la carpeta.
Para garantizar que el contenido sea accesible para todas las personas, los propietarios y colaboradores del Space (sala de datos) pueden agregar contenido a este desde una carpeta del equipo compartida. Puedes seleccionar contenido de una carpeta del equipo existente, o bien agregar contenido nuevo y asignarlo a una carpeta del equipo antes de cargarlo.
Para asignar contenido nuevo a una carpeta del equipo:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el espacio al que quieres agregar contenido.
- Haz clic en Agregar contenido y selecciona Cargar nuevo.
- Desde el cargador de contenido, haz clic en Cambiar para modificar el destino de la carpeta.
- Selecciona una carpeta del equipo y, a continuación, haz clic en Cargar a esta carpeta para confirmar el cambio.
Privacidad y visibilidad del contenido
Los propietarios del espacio pueden seguir agregando contenido al mismo, pero es posible que no todo el mundo pueda acceder a él. Esto también se indicará con un símbolo de candado.
Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver el contenido de un espacio aunque no tengan acceso al lugar exacto en el que se encuentre en la biblioteca de contenidos. A pesar de tener visibilidad del contenido, los administradores de equipo y los colaboradores no pueden actualizar el nombre o la versión del contenido. Los miembros del equipo no pueden obtener una vista previa de ningún contenido, a menos que se los agregue como colaboradores.
Para resolver este problema, el propietario del contenido puede ir a la página Contenido y mover el contenido de una carpeta personal a una carpeta del equipo. Para obtener más información al respecto, consulta nuestro artículo sobre carpetas de contenido.
Permisos y notificaciones
Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden hacer lo siguiente:
- Agregar, quitar, editar y reordenar contenido.
- Agregar, quitar, editar y reordenar carpetas del Space.
- Editar la configuración de un vínculo del Space.
- Editar el título, el subtítulo y la imagen de encabezado del Space.
- Agregar y quitar colaboradores.
- Eliminar el Space.
- Enviar notificaciones del Space.
- Recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien visita un espacio.
Solo los propietarios de espacios pueden hacer lo siguiente:
- Recepción de notificaciones de escritorio.
- Recepción de notificaciones por correo electrónico cuando alguien visite un Space inhabilitado.
- Sincronización de datos de los visitantes de Salesforce, IFTTT y Zapier.
De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que los colaboradores del espacio, pero es necesario agregarlos manualmente como colaboradores para que puedan recibir notificaciones sobre las visitas. Una vez agregado a un espacio, este aparecerá en Mis espacios en la página de índice.
Nota: Actualmente, las visitas a cada espacio solo se registran a nivel de cada documento. Cuando alguien accede a un espacio y consulta un documento, la visita se registra en el documento y se atribuye al espacio. Las visitas a los espacios también se vinculan al propietario.
Los colaboradores no podrán ver las visitas al Space en su Panel ni en la página de detalles del documento.
Nota: Si tienes un plan DocSend Advanced Data Rooms, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo podrán ver los datos de las visitas de los archivos a través de las nuevas analíticas y del registro de auditoría del espacio, aunque no puedan acceder al archivo en sí.
Puedes ver consultar las visitas al Space asociadas a una cuenta específica en la página Cuentas.
Artículos relacionados
- ¿Qué son los Spaces?
- Personalizar un Space
- Descripción de la configuración de vínculos
- Gestionar el contenido en un Space
- Permisos detallados para los espacios
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