Descripción general de los registros de auditoría de las salas de datos

Las salas de datos de DocSend proporcionan registros de auditoría (también llamados pistas de auditoría) que te permiten consultar todas las acciones realizadas por los usuarios en esa sala de datos. Consulta, filtra y exporta registros de todas las actividades de los visitantes para monitorear la seguridad de tus datos. Los propietarios y los colaboradores pueden acceder al registro de auditoría al hacer clic en el icono de registro de auditoría. Estos registros facilitan el cumplimiento de los requisitos normativos y la gestión de responsabilidades. 

¿Qué son los registros de auditoría?

Los registros de auditoría permiten a los usuarios consultar, filtrar y exportar registros de todas las actividades de los usuarios para monitorear la seguridad de los datos. Los usuarios pueden acceder a sus registros de auditoría al hacer clic en Registro de auditoría en el menú de la barra lateral izquierda. Desde allí, los usuarios pueden descargar los registros de auditoría o filtrarlos por Usuarios, Actividad y Fecha.

Características del filtro

La página del registro de auditoría muestra todas las acciones sujetas a auditoría en un solo lugar. Puedes filtrar el registro de auditoría mediante estas opciones:

• Usuarios: usa este filtro para ver todas las acciones realizadas por personas específicas.
• Actividad: usa este filtro para ver acciones específicas, como la adición o descarga de archivos.
• Fecha: usa este filtro para mostrar las acciones que se realizaron en un intervalo de fechas específico.

 Acciones que se incluyen en los registros de auditoría de las salas de datos virtuales (VDR)

• Visualizaciones de archivos
• Descarga de archivos
• Archivo impreso
• Archivo cargado o importado desde la biblioteca de contenido
• Archivo o carpeta movido de una carpeta a otra
• Archivo actualizado a una versión más reciente
• Se creó la carpeta
• Archivo o carpeta eliminado
• Descarga masiva desde sala de datos virtual (VDR) (carpeta o espacio)
• Colaborador agregado o quitado
• Solicitud de archivos creada o eliminada
• Solicitud de archivos → carga
• Documento firmable en sala de datos virtual (VDR) firmado 

Los clientes pueden filtrar el registro de auditoría por:

• Acción (consulta la lista anterior)
• Actor (usuario o visitante)
• Destino (archivo, carpeta)
• Vínculo

Exportar los registros de auditoria como archivos .CSV

Para exportar registros de auditoría, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Registro de auditoría en el menú de la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Descargar en la parte superior de la página. 

El registro de auditoría se descargará automáticamente en tu dispositivo.

Quitar la información de los usuarios de los registros de auditoría

Puedes quitar de tus registros de auditoría la información que podría usarse para identificar a las personas, y también puedes eliminar entradas del registro según sea necesario. Al eliminar una entrada del registro, se quita la información potencialmente confidencial del usuario, pero se conserva aquella sobre qué acciones se realizaron y cuándo. 

Cuando eliminas una actividad del registro de auditoría, los datos del usuario se eliminan de forma definitiva y no se pueden restaurar.  

Para quitar la información de los usuarios de los registros de auditoría, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Registro de auditoría en el menú de la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en (más opciones) junto al registro que quieres eliminar.
4. Haz clic en Eliminar.

Ejemplo de un registro de auditoría antes y después de quitar la información de identificación personal. 

Antes:

Después: