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En este artículo se describe una característica disponible en los planes DocSend Advanced Data Rooms. |
Descripción general
A nuestras salas de datos virtuales (VDR) les llamamos “espacios”, y estos ofrecen una forma de agrupar, organizar y compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas mediante un solo vínculo. Ahora puedes compartir salas de datos con solo enviar una invitación grupal. Los grupos simplifican la configuración de seguridad para que solo las personas aprobadas puedan acceder a los documentos de una sala de datos o colaborar en dichos documentos.
Crear grupos para salas de datos
Los espacios o salas de datos te permiten compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas de dos formas diferentes: puedes crear un grupo con una lista de miembros aprobados o puedes crear vínculos a tu sala de datos.
Los grupos aumentan la seguridad al simplificar el proceso para garantizar que solo personas autorizadas accedan al contenido de una sala de datos. Las personas deben formar parte de la lista de miembros de una sala de datos e ingresar su dirección de correo electrónico para acceder a la sala. Los vínculos pueden ofrecer una experiencia similar con las opciones de la lista de personas autorizadas y autenticación con correo electrónico.
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Nota: A diferencia de los vínculos, que pueden compartirse al copiarse y pegarse, las invitaciones a grupos se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico del destinatario. Más información sobre las diferencias entre los grupos y los vínculos. |
Para crear un grupo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
- Haz clic en Compartir.
- Haz clic en Crear grupo.
- Ingresa el nombre del grupo.
- Activa los permisos que quieras desde la configuración de seguridad.
- Permitir descargas: permite a quienes acceden a la sala de datos descargar los contenidos dentro de ella.
- Agregar marca de agua: agrega una marca de agua a los documentos de la sala de datos.
- Solicitar acuerdo para ver el contenido: pide a quienes quieran ver un documento que firmen previamente un acuerdo de confidencialidad.
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Nota: La configuración de seguridad se aplica a toda la sala de datos. |
- Haz clic en Crear grupo.
Una vez creado un grupo, puedes aplicar permisos a archivos y carpetas específicos al hacer clic en el icono del candado junto a tu sala de datos.
Para invitar a miembros de un grupo a tu sala de datos, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Grupos en la sección Permisos.
- Haz clic en Invitar.
- Agrega direcciones de correo electrónico en el campo Agregar correos electrónicos.
- Opcional: agrega un mensaje.
- Haz clic en Invitar.
Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación a la sala de datos.
Pertenencia a un grupo y autenticación de visitantes
Si la dirección de correo electrónico de un visitante no se encuentra en la lista de membresía de un grupo, no se permitirá que vea el contenido de la sala de datos del grupo, incluso si tiene el vínculo. Esto minimiza la posibilidad de que ocurra un acceso no autorizado o de que se exponga de forma accidental la información confidencial.
Cuando los miembros del grupo acceden a una sala de datos, se les solicita que ingresen y autentiquen su dirección de correo electrónico.
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Notas:
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Editar los permisos y la configuración del grupo
Hay varias formas de personalizar un grupo:
- Definir el nombre del grupo: puedes definir y guardar un nombre único para identificar al grupo.
- Permitir descargas: esta opción se puede activar para permitir que los visitantes descarguen e impriman todos los documentos del espacio.
- Agregar marca de agua: esta opción se puede activar para mostrar una marca de agua superpuesta en tus documentos.
- Solicitar acuerdo para ver el contenido: esta opción se puede activar para que se solicite a los miembros que firmen un acuerdo antes de poder ver un documento de tu espacio.
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Nota: Solo los propietarios y los colaboradores pueden crear y editar grupos. |