En este artículo se describe una característica disponible en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms. |
Descripción general
Una vez que hayas creado un Space (sala de datos), es hora de agregar algo de contenido. Según el plan en el que estés, puedes agregar hasta 4000 activos a un solo Space. Si estás en el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas del Space para organizar aún más tu contenido. Consulta más información sobre las limitaciones para cargar archivos.
Puedes avisar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido y mantenerlos al tanto de cualquier cambio en el espacio que quieras comunicarles. Para obtener más información, consulta Notificaciones de los espacios.
Notas importantes:
- Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido en un espacio a menos que se les agregue como colaboradores.
- De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los Spaces, pero deben agregarse como colaboradores para recibir notificaciones de visitas.
- Los propietarios de cuentas y los administradores de equipo pueden agregarse como colaboradores a los Spaces según sea necesario.
- Cuando el propietario de un espacio carga contenido directamente en un espacio, los archivos cargados se almacenan de forma automática en las carpetas personales del propietario.
- Solo el propietario del espacio podrá ver los archivos, lo que permite mantener la privacidad y el control sobre el documento.
Índice
- Agregar contenido a un espacio
- Solicitar archivos en un espacio
- Actualizar contenido en un espacio
- Quitar contenido de un espacio
- Organizar contenido con carpetas del espacio
- Cómo descargar el índice de un espacio
Agregar contenido a un espacio
Se puede agregar nuevo contenido a un Space antes y después de que este se haya compartido con visitantes externos.
Importante: Tu biblioteca de Inicio también es una carpeta que solo puede contener hasta 200 archivos.
Carga contenido a un espacio desde tu dispositivo
Para garantizar que todos los archivos se agreguen a Carpetas compartidas > Cargas del Space compartido de forma predeterminada:
- Accede a la página Spaces.
- Crea un Space o selecciona uno existente.
- Haz clic en Agregar contenido.
- Haz clic en Cargar nuevo.
- Selecciona Mi dispositivo en las opciones desplegables.
- Haz clic en Agregar archivos o Agregar carpeta para agregar contenido desde tu dispositivo.
- También puedes agregar contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube que tengas conectadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
- Haz clic en Agregar al Space.
Los archivos que acabas de cargar se agregarán a tu espacio.
Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas si quieres que los visitantes reciban un aviso cada vez que alguien agregue contenido o actualice un documento en un espacio. Más información sobre las notificaciones de los espacios.
Cargar contenido a un espacio desde tu biblioteca
- Accede a la página Espacios.
- Crea un Space o selecciona uno existente.
- Haz clic en Agregar contenido y selecciona Agregar en la biblioteca de contenido.
- Selecciona el contenido que quieres cargar al Space.
- Haz clic en Agregar al Space.
Importante: Tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se agregue a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.
Solicitar archivos en un espacio
Puedes configurar una solicitud de archivos en tu espacio para que los visitantes puedan cargar archivos directamente. Cualquier persona que tenga acceso al espacio podrá ver de inmediato los archivos que se hayan cargado. Más información sobre solicitudes de archivos.
Nota: Las solicitudes de archivos de los espacios no tienen su propio vínculo, ya que están directamente vinculadas al espacio. Si quieres, puedes quitar estas solicitudes del espacio y moverlas a la papelera del espacio.
Para crear una solicitud de archivos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Accede a tu página de Spaces.
- Selecciona el Space que desees.
- En el panel derecho, haz clic en Solicitar archivos.
- Completa los campos de la solicitud de archivos.
- Haz clic en Continuar.
- Selecciona una carpeta disponible dónde se alojarán los archivos cargados.
- Haz clic en Crear solicitud de archivo.
- Comparte el vínculo del Space para que puedas empezar a recopilar las cargas.
Una vez que completes estos pasos, podrás gestionar las solicitudes de archivos directamente desde tu espacio o a través de la página de solicitudes de archivos. Para quitar una solicitud de archivos de tu espacio, sigue los pasos que se indican en Quitar contenido de los espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.
Nota: No se puede deshacer una solicitud de archivos.
Actualizar contenido en un espacio
El contenido de los Spaces se puede desactivar o actualizar, incluso después de que hayas compartido el vínculo del Space. Así es como funciona:
Para activar o desactivar la accesibilidad del espacio, puedes cambiar la opción Visible para otros a Sí o No.
Del mismo modo, el contenido individual se puede activar o desactivar.
También puedes hacer clic en el icono “…” (puntos suspensivos) a la derecha del nombre del espacio para obtener una vista previa del contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.
Si quieres cambiar los documentos de tu espacio por una versión nueva, podrás actualizarlo desde la página Contenido. Cuando lo hagas, todos los vínculos asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.
Quitar contenido de un espacio
Para quitar el contenido y las carpetas de un espacio, puedes moverlos al Archivo. Esta carpeta está diseñada para ayudarte a optimizar y gestionar con facilidad el contenido de tus espacios.
Importante: El contenido que se mueva al archivo se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo a su estado original en el espacio cuando quieras. Los visitantes no pueden visualizar el archivo ni acceder a él.
Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de las dos formas siguientes:
- Arrastra y suelta el archivo en el Archivo de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en el icono “…” (puntos suspensivos) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Archivo.
Restaurando contenido
El contenido del archivo se puede mover de nuevo al espacio al arrastrarlo y soltarlo desde el archivo hasta Inicio en la barra lateral izquierda, o al hacer clic en el icono “…” (puntos suspensivos) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionar Restaurar al Inicio.
Notas importantes:
- No se notifica de manera activa a los visitantes cuando se realizan cambios, como agregar o eliminar contenido, dentro de un Space.
- El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
- Al duplicar un espacio, el contenido del archivo no se transferirá.
- Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden gestionar y editar el contenido del archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
- No se puede agregar contenido nuevo directamente al archivo.
- El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de activos del espacio. Más información sobre las limitaciones en la carga de archivos.
- Quitar contenido de un espacio no afectará al historial de datos de las visitas. Sin embargo, si eliminas archivos de la página Contenido, no podrás recuperarlos. Más información sobre la eliminación de contenido.
Organizar contenido con carpetas del espacio
Al igual que las secciones de un Space, las carpetas te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esto también se puede utilizar para destacar documentos a lo largo de diferentes etapas o temas y proporciona una mejor experiencia de visualización y navegación para los visitantes.
Cada espacio puede contener hasta 4000 activos en total. Cada carpeta del espacio cuenta dentro del límite total de activos de dicho espacio y puede contener hasta 200 activos.
Así es como funciona:
- Haz clic en un Space existente, o bien crea uno nuevo.
- Haz clic en Organizar.
- Selecciona Crear carpeta en la lista desplegable.
- Asígnale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.
Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y agregar contenido.
Puedes editar los nombres de las carpetas del espacio en cualquier momento. Para editar el nombre, haz clic en el icono “…” (puntos suspensivos) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de carpeta.
Nota: El nombre de la carpeta Inicio no se puede editar.
Notas importantes:
- Por el momento, no es posible vincular directamente las carpetas del Space; solo se pueden compartir vínculos al Space en general.
- Al duplicar un Space, se transfiere el contenido y las carpetas existentes.
- Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un espacio, pero esto no se aplica a las secciones del espacio.
- No se puede buscar dentro de las carpetas de un Space. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a mejorar la experiencia de navegación y visualización del visitante.
- Los colaboradores del Space pueden administrar la configuración, los documentos y las carpetas dentro de un Space.
- Una subcarpeta dentro de una carpeta cuenta como un activo del espacio. Te recomendamos que, antes de agregar contenido, crees carpetas del espacio.
Si bajas de categoría del plan Advanced al plan Standard, se inhabilitarán todos los espacios que utilicen carpetas del espacio. Para reactivar el espacio, puedes hacer lo siguiente:
- Mueve la carpeta del espacio al archivo
- Mueve primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta Inicio y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.
Importante: Si una carpeta del espacio contiene más de 200 elementos, no podrás moverla, ya que superaría el límite de elementos del espacio.
Cómo descargar el índice de un espacio
DocSend te permite descargar un índice de los contenidos de un espacio, que incluye un árbol de contenidos y los metadatos asociados para cada elemento en ese espacio. Los administradores, colaboradores y visitantes pueden descargar estos índices en formato CSV.
Descargar un índice (administradores o colaboradores)
Para descargar un índice haz lo siguiente:
- Accede a tu página de Spaces.
- Selecciona el Space que desees.
- Haz clic en el icono “⁝” (tres puntos verticales) en la parte superior derecha.
- Haz clic en Descargar índice.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, URL, tipos, descripciones, estado habilitado y fecha de la última actualización.
Descargar un índice (visitantes)
Para descargar un índice haz lo siguiente:
- Abre el vínculo a la página Spaces correspondiente.
- Haz clic en Exportar índice en la parte superior derecha.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de archivos, URL, tipos y descripciones.
Nota: Un índice de visitantes solo mostrará el contenido habilitado para la persona que lo descargue.
Artículos relacionados
- ¿Qué son los Spaces (salas de datos)?
- Permisos detallados de Space
- Personalizar un Space (sala de datos)
- Duplicar un Space (sala de datos)
- Colaborar en un Space (sala de datos)
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