Artikler i denne sektion

Administrer indhold i et Space (datarum)

Avatar
Lennon
  • Opdateret
Information i denne artikel gælder for kunder med DocSend Advanced, Advanced Data Rooms og Enterprise.

Når du har oprettet et space, er det tid til at tilføje indhold. Afhængigt af hvilken plan du har, kan du føje op til 4.000 aktiver til et enkelt space. Hvis du har Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-planen, kan du bruge space-mapper til at organisere dit indhold yderligere. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.

Du kan give dine besøgende besked, når du opdaterer indhold, så de altid er informeret om ændringer i det Space, du ønsker at dele. Få mere at vide om Space-meddelelser.
 

Vigtigt:

  • Teammedlemmer kan ikke få forhåndsvist indhold i et Space, medmindre de er tilføjet som samarbejdspartnere.
  • Kontoejere og teamadministratorer har automatisk de samme adgangstilladelser som en samarbejdspartner til alle Spaces, men skal tilføjes som samarbejdspartner for at modtage besøgsmeddelelser.
    • Kontoejere og teamadministratorer kan føje sig selv til Spaces som samarbejdspartner efter behov.
  • Når en Space-ejer uploader indhold direkte til et Space, gemmes de uploadede filer automatisk i ejerens personlige mapper.
    • Filerne vil kun være synlige for ejeren af dette Space, hvilket sikrer databeskyttelse og kontrol over dokumentet.

 

Føj indhold til et Space

Nyt indhold kan føjes til et space, før og efter at et space er blevet delt med eksterne besøgende.

Vigtigt: Din startmappe er en mappe, der kan indeholde op til 200 filer.

Upload indhold til et Space fra din enhed

Sådan sikrer du, at alle filer som standard føjes til Delte mapper > Upload til delt Space: 

  1. Log på docsend.com.
  2. Klik på Spaces.
  3. Opret eller vælg et eksisterende Space.
  4. Klik på Tilføj indhold.
  5. Klik på Filer eller Mappe for at tilføje indhold fra din enhed.
    • Du kan også tilføje indhold fra forbundne cloudlagerkonti såsom Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte og SharePoint.
  6. Klik på Åbn eller Upload.
  7. Klik på Upload igen for at bekræfte.

De filer, du lige har uploadet, burde nu være føjet til dit space.
 

Bemærk: Du kan konfigurere automatiske meddelelser for besøgende, så de bliver underrettet, når en ny version af et dokument eller nyt indhold føjes til et Space. Få mere at vide om Space-meddelelser.

Upload indhold til et Space fra dit bibliotek

  1. Log på docsend.com.
  2. Klik på Spaces.
  3. Opret eller vælg et eksisterende Space.
  4. Klik på Tilføj indhold.
  5. Vælg Tilføj fra indholdsbibliotek på rullelisten.
  6. Klik på Føj til Space eller Upload. 

Du kan også flytte indhold ved at trække og slippe det i et tomt space.

Vigtigt: Alle Spaces, du opretter, er som standard synlige for dine teammedlemmer, inklusive Space-navnet og mappestrukturen. Kontoejere, teamadministratorer og samarbejdspartnere kan se alt det indhold, der er føjet til et Space, også selvom det ligger i en privat mappe, eller hvis de ikke har adgang til den del af indholdsbiblioteket, hvor indholdet er gemt. Få mere at vide om at samarbejde i et Space.


Fortryd upload af indhold
Hvis du har uploadet det forkerte indhold og gerne vil fortryde handlingen, skal du klikke på X (fjern) ud for det indhold, du vil fjerne, eller klikke på Annuller.

Anmod om filer i et Space

Du kan oprette en filanmodning i dit Space, så dine besøgende kan uploade filer direkte til dit Space. Alle uploadede filer vil være synlige med det samme for alle, der har adgang til dit Space. Få mere at vide om filanmodninger. 

Bemærk: En filanmodning i Space har ikke sit eget link, eftersom den er direkte knyttet til Space. Filanmodninger i Space kan fjernes fra Space og placeres i Space-papirkurven.

Sådan opretter du en filanmodning:

  1. Log på din DocSend-konto.
  2. Klik på fanen Spaces i venstre sidepanel.
  3. Klik på det space, du vil anmode om filer fra.
  4. Klik på Anmod om filer.
  5. Udfyld felterne i filanmodningen.
  6. Klik på Skift mappe for at opdatere, hvor de uploadede filer skal ligge.
  7. Klik på Opret filanmodning.
  8. Klik på Vælg et Space-link for at dele Space-linket, så du kan begynde at indhente uploads.

Når du har gjort det, kan du administrere dine Space-filanmodninger direkte fra dit space eller via siden med filanmodninger. Hvis du vil fjerne en filanmodning fra dit Space, kan du følge vejledningen angivet i Fjern indhold fra Spaces. Hvis du vil slette anmodningen, kan du gøre det via siden med filanmodninger.
 

Bemærk: Sletning af en filanmodning kan ikke fortrydes.

 

 

Opdater indhold i et Space

Indhold i Spaces kan deaktiveres eller opdateres, selv efter at Space-linket er blevet delt. Sådan fungerer det:

Du kan opdatere Space-tilgængeligheden ved at sætte Aktiv til Ja eller Nej.

 

Individuelt indhold kan slås til eller fra på samme måde.

 

Du kan også klikke på more (flere muligheder) til højre for Space-navnet for at se en forhåndsvisning af indholdet, redigere beskrivelsen, opdatere miniaturen eller arkivere indhold.

Du kan opdatere eksisterende indhold i dit Space med en ny version ved at opdatere det fra siden Indhold. Når du opdaterer indhold, opdateres alle tilknyttede links automatisk, så de afspejler den nyeste version. Få mere at vide om at opdatere et eksisterende dokument.
 

Fjern indhold fra et Space

Du kan fjerne indhold og mapper fra et Space ved at flytte indholdet og mapperne til arkivet. Papirkurven er beregnet til at hjælpe dig med nemt at administrere og strømline indhold i et Space.

Vigtigt: Indhold, der flyttes til arkivet, bliver arkiveret, ikke slettet, og kan til enhver tid gendannes til sin oprindelige tilstand i dit Space. Arkivet er ikke synligt eller tilgængeligt for besøgende.

Du kan flytte indhold fra et Space til arkivet på to måder:

  1. Træk og slip filen i  Papirkurv i venstre sidepanel.
  2. Klik på more (flere muligheder) til højre for filnavnet.
  3. Vælg Flyt til Papirkurv.

 

Gendanner indhold

Indhold fra arkivet kan flyttes tilbage til dette Space ved at trække og slippe det fra Papirkurv til Hjem i venstre sidepanel eller ved at klikke på more (flere muligheder) til højre for filen og derefter vælge Gendan på startsiden.

 

  Vigtige bemærkninger:

  • Besøgende får ikke direkte besked, når der sker ændringer i et Space såsom tilføjelse eller fjernelse af indhold, medmindre automatiske meddelelser er aktiveret. 
  • Når du bruger søgefeltet, kan du ikke søge i indholdet i arkivet. Der kan dog søges i indhold, der er gendannet fra arkivet.
  • Indholdet i arkivet overføres ikke, når man duplikerer et Space.
  • Space-ejere og samarbejdspartnere kan administrere og redigere indhold i arkivet, fx ved at omplacere og redigere tekstfelter.
  • Det er ikke muligt at føje nyt indhold direkte til arkivet.
  • Indhold og mapper i arkivet tæller ikke med i den øvre grænse for Space-aktiver. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.

Hvis du fjerner indhold fra et Space, får det ingen indflydelse på historiske besøgsdata. Sletter du derimod indhold fra siden Indhold, er denne handling permanent og kan ikke omgøres. Få mere at vide om sletning af indhold.

 

Organiser indhold med Space-mapper

Denne funktion er kun for kunder med Advanced-, Advanced Data Rooms- og Enterprise-plan.

I lighed med Space-afsnit giver Space-mapper dig mulighed for at organisere indhold i undermapper. Dette kan også anvendes til at fremhæve dokumenter i forskellige faser eller inden for forskellige emner og giver en mere overskuelig oplevelse for de besøgende. 

 

Hvert Space kan indeholde op til 2.000 aktiver i alt (op til 4.000 aktiver for Advanced Data Rooms-kunder). Hver enkelt Space-mappe tæller med i den samlede øvre grænse for aktiver i det pågældende Space og kan indeholde op til 200 aktiver.

 

Sådan opretter du en enkelt mappe:

  1. Klik på et eksisterende Space, eller opret et nyt Space.
  2. Klik på Opret mappe.
  3. Navngiv mappen, og klik på Opret.

Du kan nu klikke på den nye mappe og tilføje indhold.
 

 

Navne på Space-mapper kan altid redigeres. Du kan redigere navnet ved at klikke på more (flere muligheder) til højre for filnavnet og derefter vælge Rediger mappenavn.

 

 

 Bemærk: Navnet på startmappen kan ikke redigeres.

Sådan importerer du flere mapper:

  1. Klik på et eksisterende Space, eller opret et nyt Space.
  2. Klik på ikonet til oprettelse af en ny mappe.
  3. Klik på Importér fra CSV.
Bemærk: Når du importerer en .csv-fil, skal formatet vise indekseringsoplysningerne i kolonne A og mappenavnene i kolonne B.

WKlemE5b.png

Vigtigt:

  • På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at linke direkte til Space-mapper – kun generelle Space-links kan deles.
  • Ved duplikering af et Space overføres eksisterende indhold og mapper.
  • Du kan flytte dokumenter og mapper til forskellige mapper i et Space. Dette gælder dog ikke for Space-afsnit.
  • Det er ikke muligt at søge efter mapper i et Space. Gruppering af mapper i afsnit kan dog hjælpe med, at den besøgende får et bedre overblik over sin navigation.
  • Space-samarbejdspartnere kan administrere indstillinger, dokumenter og mapper i et Space.
  • En undermappe i en Space-mappe tæller som et Space-aktiv. Det anbefales at oprette Space-mapper, før du tilføjer indhold.

Hvis du nedgraderer fra Advanced til Standard, bliver alle Spaces, der bruger Space-mapper, deaktiveret. For at genaktivere dette Space kan du enten:

  • flytte Space-mappen til arkivet.
  • flytte indhold fra Space-mappen til startmappen først og derefter flytte Space-mappen til arkivet.
Bemærk: Du kan ikke flytte en Space-mappe, hvis den indeholder mere end 200 aktiver.

 

Sådan downloader du indekset for et Space

Denne funktion er kun for Advanced Data Rooms-kunder.

Indeksering gør det nemt for dig at finde og henvise til filer uden at skulle huske filnavnet. Ejere og samarbejdspartnere kan aktivere indeksering for et Space (datarum) når som helst.  Indeksværdier bør være de samme for enhver bruger, der ser det pågældende Space (datarum), selv hvis vedkommende ikke har adgang til visse filer i det Space. 

Sådan aktiverer du indeksering for et space (datarum):

  1. Log på docsend.com.
  2. Klik på siden Spaces (datarum).
  3. Opret et nyt space (datarum), eller klik på et eksisterende space (datarum).
  4. Klik på Organiser.
  5. Klik på Slå indeksering til. 

Brugerne bør nu se kolonnen Indeks ud for hvert aktiv i deres datarum. Dokumenter indekseres automatisk, efterhånden som de uploades.

 

Sådan downloader du et indeks (administratorer eller samarbejdspartnere)

Sådan downloader du et indeks:

  1. Gå til siden Spaces.
  2. Vælg det ønskede Space.
  3. Klik på more-vertical (flere muligheder) øverst til højre.
  4. Klik på Download indeks.

 

Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer, beskrivelser, aktiveret status og datoen for den seneste opdatering.

 

Sådan downloader du et indeks (besøgende)

Sådan downloader du et indeks:

  1. Åbn linket til den relevante side i Spaces.
  2. Klik på Eksportér indeks øverst til højre.
Spaces_Export_Index.png

Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer og beskrivelser.

Bemærk: Et besøgsindeks viser kun det indhold, der er aktiveret for den person, der downloader det.


Download mapper i et space

Denne funktion er kun for Advanced Data Room-kunder.
Du kan downloade et helt Space, downloade en mappe eller downloade specifikke filer fra et Space. 

Sådan downloader du et helt space:

  1. Gå til det pågældende space.
  2. Klik på more-vertical (flere muligheder) i øverste højre hjørne.
  3. Vælg Download Space på rullelisten.

Dine mapper downloades som en ZIP-fil, og du får en besked nederst på skærmen, når dit download er færdigt.

Sådan downloader du mapper fra et space:

  1. Gå til det pågældende space.
  2. Klik på more (flere muligheder) til højre for den mappe, du vil downloade.
  3. Klik på Download mappe. 

Du finder en ZIP-fil med din mappe i mappen “Overførsler”. 

 

Sådan downloader du en specifik fil fra et Space:

  1. Gå til det pågældende space.
  2. Klik på den ønskede fil.
  3. Klik på more (flere muligheder) i øverste højre hjørne.
  4. Klik på Download. 

Du finder dit indhold i mappen “Overførsler”.

 

Relaterede artikler