|
I denne artikel beskrives en funktion, der er tilgængelig med planerne DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms og Enterprise. |
Oversigt
Når du har oprettet et Space (datarum), er det tid til at tilføje indhold. Afhængigt af din plan kan du føje op til 4.000 aktiver til et enkelt Space. Hvis du er på en Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-plan, kan du bruge Space-mapper til at organisere dit indhold yderligere. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.
Du kan give besøgende besked, hver gang du opdaterer indhold, så de er opdateret omkring ændringer i dit Space, som du gerne vil dele. Få mere at vide om Space-meddelelser.
Vigtige bemærkninger:
- Teammedlemmer kan ikke se en forhåndsvisning af indhold i et Space, medmindre de tilføjes som samarbejdspartnere.
- Kontoejere og teamadministratorer har automatisk samme adgangstilladelser som en samarbejdspartner i alle Spaces, men skal tilføjes som samarbejdspartner for at få meddelelser for besøgende.
- Kontoejere og teamadministratorer kan tilføje sig selv som samarbejdspartner i Spaces efter behov.
- Når Space-ejeren uploader indhold direkte i sit Space, gemmes de uploadede filer automatisk i ejerens personlige mapper.
- Filer er kun synlige for Space-ejeren for at sikre databeskyttelse og kontrol over dokumentet.
Indholdsfortegnelse
- Føj indhold til et Space
- Anmod om filer i et Space
- Opdater indhold i et Space
- Fjern indhold fra et Space
- Organiser indhold med Space-mapper
-
Sådan downloader du indekset for et Space
Føj indhold til et Space
Nyt indhold kan føjes til et Space før og efter, at Space er blevet delt med eksterne besøgende.
Vigtigt: Dit bibliotek i Hjem er også en mappe, der kun kan indeholde op til 200 filer.
Upload indhold til et Space fra din enhed
Sådan sikrer du, at alle filer som standard føjes til Delte mapper > Upload til delt Space:
- Log på docsend.com.
- Klik på Spaces.
- Opret eller vælg et eksisterende Space.
- Klik på uploadikonet (Tilføj indhold).
- Vælg Min enhed i rullelisten.
- Klik på Tilføj filer eller Tilføj mappe for at tilføje indhold fra din enhed.
- Du kan også tilføje indhold fra forbundne cloudlagerkonti såsom Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte og SharePoint.
- Klik på Føj til Space.
De filer, du lige har uploadet, burde nu være føjet til dit Space.
Bemærk: Du kan konfigurere automatiske meddelelser for besøgende, så de bliver underrettet, når en ny version af et dokument eller nyt indhold føjes til et Space. Få mere at vide om Space-meddelelser.
Upload indhold til et Space fra dit bibliotek
- Log på docsend.com.
- Klik på Spaces.
- Opret eller vælg et eksisterende Space.
- Klik på Tilføj indhold.
- Vælg Tilføj fra indholdsbibliotek på rullelisten.
- Vælg det indhold, du ønsker at uploade til Space.
- Klik på Føj til Space.
Du kan også flytte indhold ved at trække og slippe det i et tomt Space.
Vigtigt: Alle Spaces, du opretter, er som standard synlige for dine teammedlemmer, inklusive Space-navnet og mappestrukturen. Kontoejere, teamadministratorer og samarbejdspartnere kan se alt det indhold, der er føjet til et Space, også selvom det ligger i en privat mappe, eller hvis de ikke har adgang til den del af indholdsbiblioteket, hvor indholdet er gemt. Få mere at vide om at samarbejde i et Space.
Fortryd upload af indhold
Hvis du har uploadet det forkerte indhold og vil fortryde handlingen, kan du klikke på Fortryd i det vindue, der vises, umiddelbart efter at du har uploadet dit indhold.
Bemærk: Dette virker ikke på mobil.
Anmod om filer i et Space
Du kan oprette en filanmodning i dit Space, så dine besøgende kan uploade filer direkte til dit Space. Alle uploadede filer bliver synlige med det samme for alle, der har adgang til dit Space. Få mere at vide om filanmodninger.
Bemærk: En filanmodning i Space har ikke sit eget link, eftersom den er direkte knyttet til Space. Filanmodninger i Space kan fjernes fra Space og placeres i Space-papirkurven.
Sådan opretter du en filanmodning:
- Log på din DocSend-konto.
- Klik på fanen Spaces i venstre sidepanel.
- Klik på Tilføj indhold.
- Klik på Opret filanmodning.
- Udfyld felterne i filanmodningen.
- Klik på Skift mappe for at opdatere, hvor de uploadede filer skal ligge.
- Klik på Opret filanmodning.
- Del Space-linket, så du kan begynde at vælge uploads.
Når du har gjort det, kan du administrere dine Space-filanmodninger direkte fra dit Space eller via siden med filanmodninger. Hvis du vil fjerne en filanmodning fra dit Space, kan du følge vejledningen angivet i Fjern indhold fra Spaces. Hvis du vil slette anmodningen, kan du gøre det via siden med filanmodninger.
Bemærk: Sletning af en filanmodning kan ikke fortrydes.
Opdater indhold i et Space
Indhold i Spaces kan deaktiveres eller opdateres, selv efter at Space-linket er blevet delt. Sådan fungerer det:
Du kan opdatere indholdets tilgængelighed ved at indstille Synlig til Ja eller Nej.
Individuelt indhold kan slås til eller fra på samme måde.
Du kan også klikke på “…” (flere muligheder) til højre for Space-navnet for at se en forhåndsvisning af indholdet, redigere beskrivelsen, opdatere miniaturen eller arkivere indhold.
Du kan opdatere eksisterende indhold i dit Space med en ny version ved at opdatere det fra siden Indhold. Når du opdaterer indhold, opdateres alle tilknyttede links automatisk, så de afspejler til den nyeste version. Få mere at vide om at opdatere et eksisterende dokument.
Fjern indhold fra et Space
Du kan fjerne indhold og mapper fra et Space ved at flytte indholdet og mapperne til arkivet. Papirkurven er beregnet til at hjælpe dig med nemt at administrere og strømline indhold i et Space.
Vigtigt: Indhold, der flyttes til arkivet, bliver arkiveret, ikke slettet, og kan til enhver tid gendannes til sin oprindelige tilstand i Space. Arkivet er ikke synligt eller tilgængeligt for besøgende.
Du kan flytte indhold fra et Space til arkivet på to måder:
- Træk og slip filen i Arkiv i venstre sidepanel.
- Klik på “…” (flere muligheder) til højre for filnavnet.
- Vælg Arkiv.
Gendanner indhold
Indhold fra arkivet kan flyttes tilbage til dette Space ved at trække og slippe det fra arkivet til Hjem i venstre sidepanel eller ved at klikke på “…” (flere muligheder) til højre for filen og derefter vælge Gendan på startsiden.
Vigtige bemærkninger:
- Besøgende får ikke direkte besked, når der sker ændringer i et Space såsom tilføjelse eller fjernelse af indhold, medmindre automatiske meddelelser er aktiveret.
- Når du bruger søgefeltet, kan du ikke søge i indholdet i arkivet. Der kan dog søges i indhold, der er gendannet fra arkivet.
- Indholdet i arkivet overføres ikke, når man duplikerer et Space.
- Space-ejere og samarbejdspartnere kan administrere og redigere indhold i arkivet, fx ved at omplacere og redigere tekstfelter.
- Det er ikke muligt at føje nyt indhold direkte til arkivet.
- Indhold og mapper i arkivet tæller ikke med i grænsen for Space-aktiver. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.
- Fjerner du indhold fra et Space, påvirker det ikke historiske besøgsdata. Men hvis du sletter indhold fra siden Indhold, er det permanent og kan ikke fortrydes. Få mere at vide om at slette indhold.
Organiser indhold med Space-mapper
Bemærk: Denne funktion er begrænset til kunder med Advanced-, Advanced Data Rooms- og Enterprise-plan.
I lighed med Space-afsnit giver Space-mapper dig mulighed for at organisere indhold i undermapper. Dette kan også anvendes til at fremhæve dokumenter i forskellige faser eller inden for forskellige emner og giver en mere overskuelig oplevelse for de besøgende.
Hvert Space kan indeholde op til 2.000 aktiver i alt (op til 4.000 aktiver for Advanced Data Rooms-kunder). Hver enkelt Space-mappe tæller med i den samlede øvre grænse for aktiver i det pågældende Space og kan indeholde op til 200 aktiver.
Sådan opretter du en enkelt mappe:
- Klik på et eksisterende Space, eller opret et nyt Space.
- Klik på ikonet til tilføjelse af en mappe.
- Navngiv mappen, og klik på Opret.
Du kan nu klikke på den nye mappe og tilføje indhold.
Navne på Space-mapper kan altid redigeres. Du kan redigere navnet ved at klikke på “…” (flere muligheder) til højre for filnavnet og derefter vælge Rediger mappenavn.
Bemærk: Navnet på startmappen kan ikke redigeres.
Sådan importerer du flere mapper:
- Klik på et eksisterende Space, eller opret et nyt Space.
- Klik på ikonet til oprettelse af en ny mappe.
- Klik på Importér fra CSV.
Bemærk: Når du importerer en .csv-fil, skal formatet vise indekseringsoplysningerne i kolonne A og mappenavnene i kolonne B.
Vigtige bemærkninger:
- På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at linke direkte til Space-mapper – kun generelle Space-links kan deles.
- Ved duplikering af et Space overføres eksisterende indhold og mapper.
- Du kan flytte dokumenter og mapper til forskellige mapper i et Space. Dette gælder dog ikke for Space-afsnit.
- Det er ikke muligt at søge efter mapper i et Space. Gruppering af mapper i afsnit kan dog hjælpe med, at den besøgende får et bedre overblik over sin navigation.
- Space-samarbejdspartnere kan administrere indstillinger, dokumenter og mapper i et Space.
- En undermappe i en Space-mappe tæller som et Space-aktiv. Det anbefales at oprette Space-mapper, før du tilføjer indhold.
Hvis du nedgraderer fra Advanced til Standard, bliver alle Spaces, der bruger Space-mapper, deaktiveret. For at genaktivere dette Space kan du enten:
- – flytte Space-mappen til arkivet.
- – flytte indhold fra Space-mappen til startmappen først og derefter flytte Space-mappen til arkivet.
Vigtigt: Du kan ikke flytte en Space-mappe, hvis den indeholder mere end 200 aktiver, eftersom dette overskrider den øvre grænse for Space-aktiver.
Sådan downloader du indekset for et Space
Bemærk: Denne funktion er kun for Advanced Data Room-kunder.
Med DocSend kan du downloade et indeks over indholdet i et Space, som omfatter et indholdstræ og de tilknyttede metadata for hvert element i det pågældende Space. Administratorer, samarbejdspartnere og besøgende kan downloade disse indekser som en CSV-fil.
Bemærk: Indekset for et Space er også kendt som indholdsfortegnelsen for et datarum.
Sådan downloader du et indeks (administratorer eller samarbejdspartnere)
Sådan downloader du et indeks:
- Gå til siden Spaces.
- Vælg det ønskede Space.
- Klik på “⁝” (flere muligheder) øverst til højre.
- Klik på Download indeks.
Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer, beskrivelser, aktiveret status og datoen for den seneste opdatering.
Sådan downloader du et indeks (besøgende)
Sådan downloader du et indeks:
- Åbn linket til den relevante side i Spaces.
- Klik på Eksportér indeks øverst til højre.
Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer og beskrivelser.
Bemærk: Et besøgsindeks viser kun det indhold, der er aktiveret for den person, der downloader det.
Relaterede artikler