I denne artikel beskrives en funktion, der findes i planerne DocSend Standard, Advanced og Advanced Data Rooms. |
Oversigt
Når du har oprettet et Space (datarum), er det tid til at tilføje noget indhold. Afhængigt af hvilken plan du har, kan du tilføje op til 4.000 aktiver til et enkelt Space. Hvis du har Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-planen, kan du bruge Space-mapper til at organisere dit indhold yderligere. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.
Du kan give dine besøgende besked, når du opdaterer indhold, så de altid er informeret om ændringer i det Space, du ønsker at dele. Få mere at vide om Space-meddelelser.
Vigtige bemærkninger:
- Teammedlemmer kan ikke få forhåndsvist indhold i et Space, medmindre de er tilføjet som samarbejdspartnere.
- Kontoejere og teamadministratorer har automatisk de samme adgangstilladelser som en samarbejdspartner til alle Spaces, men skal tilføjes som samarbejdspartner for at modtage besøgsmeddelelser.
- Kontoejere og teamadministratorer kan føje sig selv til Spaces som samarbejdspartner efter behov.
- Når en Space-ejer uploader indhold direkte til et Space, gemmes de uploadede filer automatisk i ejerens personlige mapper.
- Filerne vil kun være synlige for ejeren af dette Space, hvilket bibeholder databeskyttelse og kontrol over dokumentet.
Indholdsfortegnelse
- Føj indhold til et Space
- Anmod om filer i et Space
- Opdater indhold i et Space
- Fjern indhold fra et Space
- Organiser indhold med Space-mapper
-
Sådan downloader du indekset for et Space
Føj indhold til et Space
Nyt indhold kan føjes til et Space før og efter, at Space er blevet delt med eksterne besøgende.
Vigtigt: Dit bibliotek i Hjem er også en mappe, der kun kan indeholde op til 200 filer.
Upload indhold til et Space fra din enhed
Sådan sikrer du, at alle filer som standard føjes til Delte mapper > Upload til delt Space:
- Gå til siden Spaces.
- Opret eller vælg et eksisterende Space.
- Klik på Tilføj indhold.
- Klik på Upload nyt.
- Vælg Min enhed i rullelisten.
- Klik på Tilføj filer eller Tilføj mappe for at tilføje indhold fra din enhed.
- Du kan også tilføje indhold fra forbundne cloudlagerkonti såsom Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte og SharePoint.
- Klik på Føj til Space.
De filer, du lige har uploadet, burde nu være føjet til dit Space.
Bemærk: Du kan konfigurere automatiske meddelelser til besøgende, som giver dem besked, når der føjes en ny dokumentversion eller nyt indhold til et Space.Få mere at vide om Space-meddelelser.
Upload indhold til et Space fra dit bibliotek
- Gå til siden Spaces.
- Opret eller vælg et eksisterende Space.
- Klik på Tilføj indhold, og vælg Tilføj fra indholdsbibliotek.
- Vælg det indhold, du ønsker at uploade til Space.
- Klik på Føj til Space.
Vigtigt: Alle Spaces, du opretter, er som standard synlige for dine teammedlemmer, inklusive Space-navnet og mappestrukturen. Kontoejere, teamadministratorer og samarbejdspartnere kan se alt det indhold, der er føjet til et Space, også selvom det ligger i en personlig mappe, eller de ikke har adgang til den del af indholdsbiblioteket, hvor indholdet er gemt. Få mere at vide om at samarbejde i et Space.
Anmod om filer i et Space
Du kan oprette en filanmodning i dit Space, så dine besøgende kan uploade filer direkte til dit Space. Alle uploadede filer vil være synlige med det samme for alle, der har adgang til dit Space. Få mere at vide om filanmodninger.
Bemærk: En filanmodning i Space har ikke sit eget link, eftersom den er direkte knyttet til Space. Filanmodninger i Space kan fjernes fra Space og placeres i Space-papirkurven.
Sådan opretter du en filanmodning:
- Log på din DocSend-konto.
- Klik på fanen Spaces i venstre sidepanel.
- Gå til siden Spaces.
- Vælg det ønskede Space.
- Klik på Anmod om filer i panelet til højre.
- Udfyld felterne i filanmodningen.
- Klik på Fortsæt.
- Vælg i en tilgængelig mappe, hvor de uploadede filer skal ligge.
- Klik på Opret filanmodning.
- Del Space-linket, så du kan begynde at vælge uploads.
Når du har gjort det, kan du administrere dine filanmodninger i Space direkte fra dit Space eller via siden med filanmodninger. For at fjerne en filanmodning i dit Space kan du følge de trin, der er angivet i Fjern indhold fra Spaces. Hvis du ønsker at slette anmodningen, kan du gøre det via siden med filanmodninger.
Bemærk: Sletning af en filanmodning kan ikke fortrydes.
Opdater indhold i et Space
Indhold i Spaces kan deaktiveres eller opdateres, selv efter at Space-linket er blevet delt. Sådan fungerer det:
For at slå tilgængeligheden til Space til eller fra kan du slå Til-/fra-knappen for indstillingen Synlig for andre over på Ja eller Nej.
Individuelt indhold kan slås til eller fra på samme måde.
Du kan også klikke på "…" (ellipse) til højre for Space-navnet for at se en forhåndsvisning af indholdet, redigere beskrivelsen, opdatere miniaturebilledet eller arkivere indholdet.
Du kan opdatere eksisterende indhold i Space med en ny version ved at opdatere det fra siden Indhold. Når du opdaterer indhold, opdateres alle tilknyttede links automatisk, så de svarer til den seneste version. Få mere at vide om opdatering af et eksisterende dokument.
Fjern indhold fra et Space
Du kan fjerne indhold og mapper fra et Space ved at flytte indholdet og mapperne til arkivet. Papirkurven er beregnet til at hjælpe dig med nemt at administrere og strømline indhold i et Space.
Vigtigt: Indhold, der flyttes til arkivet, bliver arkiveret, ikke slettet, og kan til enhver tid gendannes til sin oprindelige tilstand i Space. Arkivet er ikke synligt eller tilgængeligt for besøgende.
Du kan flytte indhold fra et Space til arkivet på to måder:
- Træk og slip filen i arkivet i sidepanelet til venstre.
- Klik på "…" (ellipse) til højre for filnavnet, og vælg derefter Arkiv.
Gendanner indhold
Indhold fra arkivet kan flyttes tilbage til dette Space ved at trække og slippe det fra arkivet til Hjem i venstre sidebjælke eller ved at klikke på "…" (ellipse) til højre for filen og derefter vælge Gendan til Hjem.
Vigtige bemærkninger:
- Besøgende får ikke direkte besked, når der foretages ændringer, fx tilføjelse eller fjernelse af indhold, i et Space.
- Når du bruger søgefeltet, kan du ikke søge i indholdet i arkivet. Der kan dog søges i indhold, der er gendannet fra arkivet.
- Indholdet i arkivet overføres ikke, når man duplikerer et Space.
- Space-ejere og samarbejdspartnere kan administrere og redigere indhold i arkivet, fx ved at omplacere og redigere tekstfelter.
- Det er ikke muligt at føje nyt indhold direkte til arkivet.
- Indhold og mapper i arkivet tæller ikke med i den øvre grænse for Space-aktiver. Få mere at vide om begrænsninger for upload af filer.
- Hvis du fjerner indhold fra et Space, får det ingen indflydelse på historiske besøgsdata. Sletter du derimod indhold fra siden Indhold, er denne handling permanent og kan ikke omgøres. Få mere at vide om sletning af indhold.
Organiser indhold med Space-mapper
I lighed med Space-afsnit giver Space-mapper dig mulighed for at organisere indhold i undermapper. Dette kan også anvendes til at fremhæve dokumenter i forskellige faser eller inden for forskellige emner og giver en mere overskuelig oplevelse for de besøgende.
Hvert enkelt Space kan indeholde op til 4.000 aktiver i alt. Hver enkelt Space-mappe tæller med i den samlede øvre grænse for aktiver i det pågældende Space og kan indeholde op til 200 aktiver.
Sådan fungerer det:
- Klik på et eksisterende Space, eller opret et nyt Space.
- Klik på Organiser.
- Vælg Opret mappe i rullelisten.
- Navngiv mappen, og klik på Opret.
Du kan nu klikke på den nye mappe og tilføje indhold.
Navne på Space-mapper kan til enhver tid redigeres. Du kan redigere navnet ved at klikke på "…" (ellipse) til højre for filnavnet og derefter vælge Rediger mappenavn.
Bemærk: Navnet på startmappen kan ikke redigeres.
Vigtige bemærkninger:
- På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at linke direkte til Space-mapper – kun generelle Space-links kan deles.
- Ved duplikering af et Space overføres eksisterende indhold og mapper.
- Du kan flytte dokumenter og mapper til forskellige mapper i et Space. Dette gælder dog ikke for Space-afsnit.
- Det er ikke muligt at søge efter mapper i et Space. Gruppering af mapper i afsnit kan dog hjælpe med, at den besøgende får et bedre overblik over sin navigation.
- Space-samarbejdspartnere kan administrere indstillinger, dokumenter og mapper i et Space.
- En undermappe i en Space-mappe tæller som et Space-aktiv. Det anbefales at oprette Space-mapper, før du tilføjer indhold.
Hvis du nedgraderer fra Advanced til Standard, bliver alle Spaces, der bruger Space-mapper, deaktiveret. For at genaktivere dette Space kan du enten:
- flytte Space-mappen til arkivet
- flytte indhold fra Space-mappen til startmappen først og derefter flytte Space-mappen til arkivet.
Vigtigt: Du kan ikke flytte en Space-mappe, hvis den indeholder mere end 200 aktiver, eftersom dette overskrider den øvre grænse for Space-aktiver.
Sådan downloader du indekset for et Space
Med DocSend kan du downloade et indeks over indholdet i et Space, som omfatter et indholdstræ og de tilknyttede metadata for hvert element i det pågældende Space. Administratorer, samarbejdspartnere og besøgende kan downloade disse indekser som en CSV-fil.
Sådan downloader du et indeks (administratorer eller samarbejdspartnere)
Sådan downloader du et indeks:
- Gå til siden Spaces.
- Vælg det ønskede Space.
- Klik på "⁝" (lodret ellipse) øverst til højre.
- Klik på Download indeks.
Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer, beskrivelser, aktiveret status og datoen for den seneste opdatering.
Sådan downloader du et indeks (besøgende)
Sådan downloader du et indeks:
- Åbn linket til den relevante side i Spaces.
- Klik på Eksportér indeks øverst til højre.
Det downloadede indeks omfatter indholdsnumre, filnavne, webadresser, typer og beskrivelser.
Bemærk: Et besøgsindeks viser kun det indhold, der er aktiveret for den person, der downloader det.
Relaterede artikler
- Hvad er Spaces (datarum)?
- Niveauinddelte Space-tilladelser
- Tilpas et Space (datarum)
- Dupliker et Space (datarum)
- Samarbejd i et Space (datarum)
---
Har du stadig brug for hjælp? Se flere artikler i hjælpecenteret til DocSend.