|
I denne artikel beskrives en funktion i DocSend Advanced Data Rooms-planer. |
Oversigt
Spaces er virtuelle datarum (VDR'er). Datarum kan bruges til at gruppere, organisere og dele store mængder indhold med andre med et enkelt link. Nu kan du dele datarum ved at sende en gruppeinvitation. Med grupper bliver det nemmere at administrere sikkerhedsindstillingerne, så det kun er godkendte personer, der har adgang til og kan bidrage med dokumenter i datarummet.
Opret grupper til datarum
Med Spaces (også kaldet datarum) kan du dele store mængder indhold med andre på to forskellige måder. Du kan oprette en gruppe med en liste over godkendte medlemmer, eller du kan oprette links til dit datarum.
Med grupper forenkler du sikkerheden, da det er nemmere at sikre, at det kun er godkendte medlemmer, som har adgang til indholdet i et datarum. De enkelte brugere skal være på listen over et datarums medlemmer, og de godkendes med deres e-mailadresse, før de får adgang til et datarum. Links kan også knyttes til en liste over godkendte brugere og mulighed for godkendelse via e-mailadressen.
|
Bemærk! Til forskel fra links, som kan deles ved at kopiere og indsætte dem, sendes gruppeinvitationer direkte fra DocSend til modtagerens e-mailadresse. Få mere at vide om forskellen på grupper og links. |
Sådan opretter du en gruppe:
- Log på din DocSend-konto.
- Klik på fanen Spaces i venstre sidepanel.
- Klik på det datarum, du vil oprette en gruppe for.
- Klik på Del.
- Klik på Opret gruppe.
- Angiv et gruppenavn.
- Slå de relevante tilladelser til under Sikkerhedsindstillinger.
- Tillad downloads: Giver besøgende i datarummet mulighed for at downloade aktiverne i datarummet.
- Tilføj vandmærke: Overlejrer et vandmærke i dokumenterne i datarummet.
- Kræv aftale for at se: Kræver, at besøgende underskriver en fortrolighedsaftale, før de kan få vist et dokument.
|
Bemærk! Sikkerhedsindstillingerne gælder for hele datarummet. |
- Klik på Opret gruppe.
Når du har oprettet en gruppe, kan du anvende tilladelser på bestemte filer og mapper ved at klikke på ikonet med hængelåsen ud for dit datarum.
Sådan inviterer du medlemmer til dit datarum:
- Log på din DocSend-konto.
- Klik på Tilladelser i venstre sidepanel.
- Klik på fanen Grupper under Tilladelser.
- Klik på Inviter.
- Tilføj e-mailadresser i feltet Tilføj e-mailadresser.
- Valgfrit: Tilføj en meddelelse.
- Klik på Inviter.
Dine modtagere modtager en e-mail med en invitation til datarummet.
Gruppemedlemskab og godkendelse af besøgende
Hvis en besøgendes e-mailadresse ikke allerede er på gruppens liste over medlemmer, kan vedkommende ikke se indholdet af gruppens datarum, selvom vedkommende har linket. Dette minimerer risikoen for potentiel uautoriseret adgang eller ubevidst deling af følsomme oplysninger.
Når gruppemedlemmer kommer til et datarum, skal du angive og verificere deres e-mailadresse.
|
Noter:
|
Rediger indstillinger og tilladelser for en gruppe
Du kan tilpasse din gruppe på forskellige måder:
- Gruppenavn: Du kan angive og gemme et entydigt navn, der bruges til at identificere din gruppe.
- Tillad download: Denne indstilling kan slås til for at tillade, at besøgende kan downloade og udskrive alle dokumenter i dit Space.
- Tilføj et vandmærke: Denne indstilling kan slås til for at indlejre et vandmærke i dine dokumenter.
- Kræv aftale for at se: Hvis du slår denne indstilling til, skal medlemmer underskrive en aftale, før de kan få vist et dokument i dit Space.
|
Bemærk! Det er kun ejere og samarbejdspartnere, der kan oprette og redigere grupper. |