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Gestion des utilisateurs

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Celena N.
  • Mise à jour

Présentation

La gestion des utilisateurs est essentielle pour garantir la sécurité des documents et maintenir la facturation à jour. Dans DocSend, les propriétaires et les administrateurs peuvent accéder à la page des paramètres des utilisateurs de l'entreprise pour ajouter de nouveaux utilisateurs, en supprimer, etc.

Raccourcis

Envoi d'une invitation à un utilisateur

DocSend repose sur un système d'invitation pour ajouter de nouveaux utilisateurs. Une fois invités, les collaborateurs reçoivent un e‑mail qui contient un lien leur permettant de rejoindre l'équipe.

Important: En fonction de votre forfait, l'ajout de nouveaux utilisateurs pourrait entraîner des frais supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez notre page sur les tarifs.

Pour inviter un nouvel utilisateur à rejoindre votre équipe:

  1. Ouvrez la page paramètres des utilisateurs de l'entreprise.
  2. Cliquez sur le bouton vert Ajouter des utilisateurs.
  3. Saisissez une adresse e‑mail, puis sélectionnez les droits d'accès à accorder l'utilisateur. 
  4. Lorsque vous ajoutez plusieurs utilisateurs, séparez chaque adresse e‑mail par une virgule.
  5. Cliquez sur Envoyer une invitation.

Désactivation d'un utilisateur

Si un membre de votre équipe n'a plus besoin d'accéder à DocSend, vous pouvez facilement le désactiver sur la page des paramètres des utilisateurs de l'entreprise. 

Important: Un crédit calculé au prorata du temps restant de l'abonnement de l'utilisateur désactivé sera ajouté à votre compte. Les propriétaires peuvent en effectuer le suivi sur la page de facturation. 

Lorsqu'un utilisateur est désactivé:

  • Il ne peut plus se connecter.
  • Ses liens sont désactivés.
  • Ses documents d'équipe restent accessibles.
  • Ses espaces ne sont plus accessibles, sauf ceux partagés avec un collaborateur actif.
  • Ses données historiques liées aux visiteurs peuvent toujours être consultées par les propriétaires et les administrateurs.
  • Il est supprimé de votre abonnement DocSend.

Pour désactiver un utilisateur:

  1. Ouvrez la page des paramètres des utilisateurs de l'entreprise.
  2. Recherchez l'utilisateur concerné, puis cliquez sur Plus (trois points horizontaux) à droite du menu.
  3. Sélectionnez Désactiver.
  4. Cliquez sur Désactiver pour confirmer.

Suspension d'un utilisateur

Vous pouvez également suspendre un utilisateur pour l'empêcher de se connecter tout en maintenant ses documents et ses liens actifs.

Important: Dans la mesure où les documents et les liens restent actifs et sont toujours accessibles, les utilisateurs suspendus entraînent des frais dans votre compte.

Lorsqu'un utilisateur est suspendu:

  • Il ne peut plus se connecter.
  • Un nouveau mot de passe est défini et ne peut pas être réinitialisé.
  • Ses documents, lien et espaces restent actifs.
  • Ses documents d'équipe sont toujours accessibles.
  • Ses données historiques liées aux visiteurs sont toujours accessibles.
  • Il fait toujours partie de votre abonnement DocSend.

Pour suspendre un utilisateur:

  1. Ouvrez la page des paramètres des utilisateurs de l'entreprise.
  2. Recherchez l'utilisateur concerné, puis cliquez sur Plus (trois points horizontaux) à droite du menu.
  3. Sélectionnez Suspendre le compte. 
  4. Cliquez sur Oui, suspendre pour confirmer.
  5. Saisissez un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Modifier le mot de passe.

Réactivation d'un utilisateur

Vous pouvez réactiver un utilisateur désactivé ou suspendu à tout moment en suivant la procédure ci-après. Si vous avez besoin d'accéder de nouveau à DocSend après avoir été désactivé ou suspendu, veuillez contacter le propriétaire ou l'administrateur de votre entreprise pour lui demander de réactiver votre compte DocSend.

Important: La réactivation d'un utilisateur peut impliquer de nouveaux frais et entraîner également la réactivation de tous les liens préalablement désactivés.

Pour réactiver un utilisateur:

  1. Ouvrez la page des paramètres des utilisateurs de l'entreprise.
  2. Accédez à l'onglet Inactifs.
  3. Recherchez l'utilisateur concerné, puis cliquez sur Plus (trois points horizontaux) à droite du menu.
  4. Sélectionnez Réactiver.
  5. Cliquez sur Réactiver pour confirmer.

Points à prendre en compte

  • Les utilisateurs de comptes gérés doivent demander de l'aide à leur responsable relation clients pour ajouter et supprimer des utilisateurs en cas de besoin. 
  • Si votre entreprise a activé l'authentification unique, la gestion des utilisateurs peut différer de celle décrite plus haut.
  • Au lieu de suspendre un utilisateur, vous pouvez le désactiver et transférer ses données dans votre propre compte.

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Vous avez toujours besoin d'aide? Écrivez à support@docsend.com.