Space 協作區細部使用權限

概要

在 Space 協作區設定資料室時，您將能完全掌控訪客有權存取的內容。您可以隱藏不同 Space 協作區連結中特定的 Space 協作區（資料室）資料夾與內容，還能調整多項設定，像是下載特定內容的權限。由於您可以在不同的 Space 協作區連結中設定這些使用權限，您可以建立專為不同帳戶設定的 Space 協作區連結，同時還只需要管理一個 Space 協作區即可，為您節省時間！

看看以下兩個範例，兩位訪客在同一個 Space 協作區（資料室）的不同體驗：連結 1 有部分內容需要電子郵件才能查看，部分內容則不需要；連結 2 只有特定檔案可供下載。

重要主題搶先看

• Space 協作區連結與 Space 協作區的細部使用權限
• 設定 Space 協作區的細部使用權限
  • 設定 Space 協作區的細部使用權限
  • 自訂設定
  • 隱藏 Space 協作區（資料室）資料夾或內容
  • 限制 Space 協作區（資料室）的存取權限
• 考量事項

Space 協作區連結與 Space 協作區的細部使用權限

在我們開始設定您的 Space 協作區（資料室）使用權限之前，請務必瞭解 Space 協作區連結是您與訪客分享的連結，而您設定的 Space 協作區細部使用權限則是為了補充訪客存取 Space 協作區連結的體驗。

• Space 協作區連結：這是您與訪客分享的連結。若要存取此連結，您可以按一下 Space 協作區（資料室）的 [分享] 按鈕，或從使用權限視窗中操作。除非有另外配置，在此層級設定的連結設定會套用到 Space 協作區中的所有內容（Space 協作區細部使用權限）。
• Space 協作區細部使用權限：這是在您 Space 協作區中與特定內容有關的連結設定，並不適用於整個 Space 協作區。這類使用權限是用來補充本身所設定的 Space 協作區連結。

設定 Space 協作區的細部使用權限

設定使用權限的方式如下：

1. 前往您的 [Space 協作區] 頁面。
2. 按一下您想設定的 Space 協作區（資料室）或建立 Space 協作區。
3. 進入 Space 協作區後，按一下 [使用權限]
4. 選擇您要套用使用權限的連結。
   • 請注意：Space 協作區細部使用權限是用來設定特定 Space 協作區的連結。
5. 選取之後，您將會看到 Space 協作區中的所有內容。按一下您想設定使用權限的內容，接著您會看到四個使用權限的選項，供您針對特定檔案或資料夾啟用或停用權限：
   • 需要輸入電子郵件地址才能檢視：若在 Space 協作區連結層級啟用，就無法在使用權限層級編輯此連結設定。若要編輯使用權限，Space 協作區連結設定將需要重新設定。進一步瞭解如何更新 Space 協作區連結設定。
   • 允許下載：如果您要共享僅供下載的內容或可簽署的文件，此連結設定將無法編輯。
   • 新增浮水印：相同的浮水印格式將會套用到所有啟用浮水印的檔案。若在使用權限層級變更每個連結的浮水印格式，此變更將會反映在所有啟用浮水印的檔案中。舉例來說，若變更 Space 協作區連結 A 的浮水印格式，此變更會套用到所有與 Space 協作區連結 A 相關且有浮水印的檔案，但不同的浮水印格式可用於 Space 協作區 B 中有啟用此使用權限的檔案。
   • 需要簽署保密協議才能檢視：若啟用「需要簽署保密協議才能查看」，同樣的這份保密協議得用來保護所有檔案。在使用權限層級對保密協議作出變更，將會影響到所有已啟用保密協議機制的檔案。若在 Space 協作區連結層級啟用，此連結設定將無法在使用權限層級編輯。若要編輯使用權限，Space 協作區連結設定也能一併更新。進一步瞭解如何更新 Space 協作區連結設定。
6. 設定好您的使用權限後，按一下 [儲存使用權限]。

在行動裝置上設定 Space 協作區（資料室）的細部使用權限

在行動裝置上管理使用權限的方法如下：

1. 前往您的 [Space 協作區] 頁面。
2. 按一下您想設定的 Space 協作區或建立 Space 協作區。
3. 按一下 [首頁] 右側的更多選項 [...]。
4. 從下拉式選單中選擇 [使用權限]。
5. 選擇您要套用使用權限的連結。
   • 請注意：Space 協作區細部使用權限是用來設定特定 Space 協作區的連結。
6. 選取之後，您將會看到 Space 協作區中的所有內容。按一下您想設定使用權限的內容，接著您會看到三個使用權限的選項，供您針對特定內容啟用或停用權限：需要输入電子郵件地址才能查看、允許下載、需要簽署保密協議才能查看。
7. 設定好您要的使用權限後，按一下 [儲存使用權限]。

自訂設定

在使用權限視窗中，根據項目儲存的位置，當您對特定內容（如 Space 協作區（資料室）資料夾或文件）所設定的設定不同於 Space 協作區檔案或連結時，系統便會顯示自訂設定。

重要須知：若檔案存放在 Space 協作區資料夾中，系統會顯示不同於 Space 協作區資料夾設定的自訂設定。

隱藏 Space 協作區（資料室）資料夾或內容

隱藏資料夾或內容的方法如下：

1. 在使用權限設窗中，按一下您需要的 Space 協作區連結。
2. 您應該會看到 Space 協作區中的文件與資料夾清單，右邊會有 [顯示] 的欄位。
3. 設定您想隱藏或顯示的內容。
   • 空白核取方塊：內容會對所有存取專屬 Space 協作區連結的訪客隱藏。隱藏的內容會顯示反白的標題。
   • 紫色核取方塊：內容會對所有存取專屬 Space 協作區連結的訪客顯示。
4. 設定好您要的使用權限後，按一下 [儲存使用權限]。

限制 Space 協作區（資料室）的存取權限

無法限制 Space 協作區（資料室）的存取權限。若是團隊成員，對方將有權存取團隊資料夾中的所有 Space 協作區（資料室）與內容。

若要限制檔案的存取權限，只要將其移動到個人資料夾即可。

若您使用的是 DocSend Enterprise 方案，身為 Space 協作區擁有者的您就能建立子工作團隊，以便管控有權存取內容與 Space 協作區（資料室）的人員。深入瞭解如何建立子工作團隊，並與我們的銷售團隊聯絡，取得訂購方案的報價。

考量事項

• 移動內容：如果將特定內容移動到其他資料夾，其自訂設定也會保留。如果沒有設定自訂設定，那麼就會適用新資料夾的設定。
• Space 協作區（資料室）資料夾：若為 Space 協作區資料夾設定使用權限，系統會自動套用到存放於該資料夾的所有內容。
• 垃圾桶中的內容：將內容與資料夾移動到垃圾桶，便會喪失已經設定的權限。
• 降級：若您降級至 Standard 方案，所有已設定使用權限的 Space 協作區連結都會停用。若要重新啟用這些連結，您可以停用所有 Space 協作區細部使用權限。若降級至 Personal 方案，所有 Space 協作區與其連結都會停用，因為 Space 協作區僅適用於 Standard 和 Advanced 方案。若要重新啟用有 Space 協作區細部使用權限的連結，您可以切換回 Advanced 方案。
• Space 協作區（資料室）協作者：Space 協作區協作者可以編輯您設定的 Space 協作區細部使用權限。
• Gmail/Chrome/Outlook：Space 協作區細部使用權限只能在網頁應用程式中使用。
• 無法編輯的使用權限：如果在 Space 協作區連結層級啟用需要輸入電子郵件地址才能查看、允許瀏覽者、電子郵件驗證或需要簽署保密協議才能查看，那就無法編輯文件與資料夾的細部權限。若要編輯使用權限，您將需要停用任何提及的連結設定，以變更新 Space 協作區連結設定。
• Space 協作區（資料室）中的浮水印：目前，每個 Space 協作區連結僅支援一種浮水印格式。雖然不同的 Space 協作區連結可以有不同的浮水印，但每個檔案的浮水印格式都一樣。
  
  

相關資訊

• 什麼是 Space 協作區（資料室？
• 建立 Space 協作區（資料室）
• 管理 Space 協作區中的內容（資料室）
• 連結設定詳細說明

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