Den här artikeln beskriver en funktion som finns tillgänglig i planerna DocSend Standard, Advanced och Advanced Data Rooms. |
Översikt
När du konfigurerar dina datarum med Spaces har du slutlig kontroll över vilket material dina besökare kan komma åt. Du kommer att kunna dölja specifika mappar och material i Space (datarum) genom olika Spacelänkar, och konfigurera nerladdning samt andra inställningar för specifikt material. Eftersom du kan ange dessa behörigheter för olika Spacelänkar kan du skapa länkar som är skräddarsydda specifikt för olika konton, samtidigt som du hanterar ett enda Space för att spara tid!
Kolla in dessa två exempel på ett Space (datarum) som speglar två olika besökarupplevelser: Länk 1 kräver ett e-postmeddelande för en del material men inte för andra, medan länk 2 endast tillåter att specifika filer laddas ner.
Hoppar framåt
- Space-länkar vs. Detaljerade behörigheter för Space
-
Konfigurera detaljerade behörigheter för Space
- Konfigurera behörigheter för granulärt Space på mobilen
- Anpassa inställningar
- Dölja en mapp eller material i ett Space (datarum)
- Begränsa åtkomst till ett Space (datarum)
- Saker att tänka på
Space-länkar vs. Detaljerade behörigheter för Space
Innan vi börjar konfigurera dina Space-behörigheter (behörigheter för datarum) är det bra att förstå att en Space-länk är en länk som du delar med dina besökare, medan de detaljerade Space-behörigheter du anger fungerar som ett komplement till besökarens upplevelse när de får tillgång till din Space-länk.
- Space-länk: Detta är länken du kommer att dela med besökare. Du kan komma åt den här länken genom att klicka på Dela i Spaces (datarum) eller via behörighetsfönstret. Länkinställningarna som konfigureras på denna nivå gäller allt innehåll i ditt Space om inget annat har konfigurerats (detaljerade behörigheter för Space).
- Detaljerade behörigheter för Space: Dessa är länkinställningar som är associerade med specifikt material i ditt Space, inte hela ditt Space. Dessa behörigheter kommer att komplettera Space-länken de är konfigurerade för.
Konfigurera detaljerade behörigheter för Space
För att konfigurera behörigheter:
- Gå till din Spaces-sida.
- Klicka på önskat Space (datarum) eller skapa ett Space.
- När du är inne i ditt Space klickar du på Behörigheter.
- Välj önskad länk som du vill ställa in behörigheter för.
- Obs: Detaljerade behörigheter för Space är inställda för en specifik Space-länk.
- När du har valt ser du en lista över allt material som finns i ditt Space. Klicka på önskat material som du vill konfigurera behörigheter för så ser du fyra behörighetsalternativ som du kan aktivera/inaktivera för de specifika filerna eller mapparna:
- Kräv e-post för att visa: Om den är aktiverad på Space-länknivå kommer denna länkinställning att vara oredigerbar på behörighetsnivå. För att redigera behörigheter måste inställningarna för Space-länken konfigureras om. Läs mer om att uppdatera inställningar för Space-länkar.
- Tillåt nedladdning: Den här länkinställningen går inte att redigera om du delar nedladdningsbart innehåll eller ett signerbart dokument.
- Lägg till vattenstämpel: Samma vattenstämpelformat tillämpas på alla filer med vattenstämplar aktiverade. Eventuella ändringar av ditt vattenstämpelformat på behörighetsnivån för varje länk återspeglas i alla filer med vattenstämplar aktiverade. Till exempel kommer ändringar som görs i ditt vattenstämpelformat för Space-länk A att gälla för alla vattenstämplade filer som nås med Space-länk A, medan ett annat vattenstämpelformat kan användas i behörigheter för Space-länk B.
- Kräv sekretessavtal för att visa: Samma avtal måste skydda alla filer där "Kräv sekretessavtal för att visas" har aktiverats. Eventuella ändringar av ditt sekretessavtal på behörighetsnivå kommer att återspeglas i alla filer med sekretessavtal aktiverat. Om den är aktiverad på Space-länknivå kommer denna länkinställning att vara oredigerbar på behörighetsnivå. För att redigera behörigheter kan inställningarna för Space-länken uppdateras. Läs mer om att uppdatera inställningar för Space-länkar.
- När dina behörigheter är konfigurerade klickar du på Spara behörigheter.
Konfigurera detaljerade behörigheter för Space (datarum) på mobil enhet
Så här hanterar du behörigheter på en mobil enhet:
- Gå till din Spaces-sida.
- Klicka på önskat Space eller skapa ett Space.
- Klicka på fler alternativ "..." till höger om Start.
- Välj Behörigheter i rullgardinsmenyn.
- Välj önskad länk som du vill ställa in behörigheter för.
- Obs: Detaljerade behörigheter för Space är inställda för en specifik Space-länk.
- När du har gjort ditt val ser du en lista över allt material som finns i ditt Space. Klicka på det material som du vill konfigurera behörigheter för så ser du tre behörighetsalternativ som du kan aktivera/inaktivera för det specifika innehållet: Kräv e-post för att visa, Tillåt nerladdning, Kräv sekretessavtal för att visa.
- När dina behörigheter är konfigurerade klickar du på Spara behörigheter.
Anpassade inställningar
När du är i behörighetsfönstret visas Anpassade inställningar: när du har konfigurerat inställningar för en viss del av innehållet (till exempel en Space-mapp eller ett dokument) som skiljer sig från Space-mappen eller Space-länken, beroende på var objektet är staplat.
Viktigt: Om ett dokument finns i en Space-mapp visas anpassade inställningar för de inställningar som skiljer sig från inställningarna för Space-mappen.
Dölja en Space-mapp eller material
Så här döljer du en mapp eller material:
- I behörighetsfönstret klickar du på önskad Space-länk.
- Här bör du se en lista över alla dokument och mappar i ditt Space och en kolumn till höger där det står Visa.
- Konfigurera vilket material du vill ska vara dolt eller synligt.
- Tom kryssruta: Innehållet är dolt för alla som besöker den unika Space-länken. Dolt innehåll kommer att visas med nedtonade rubriker.
- Lila kryssruta: Innehållet är synligt för alla som besöker den unika Space-länken.
- När dina behörigheter är konfigurerade klickar du på Spara behörigheter.
Begränsa åtkomst till ett Space (datarum)
Åtkomst till Spaces (datarum) kan inte begränsas. Om en medlem är med i ett team har de åtkomst till alla Spaces (datarum) och materialet i teammapparna.
Det går att begränsa åtkomst till filer genom att flytta dem till en personlig mapp.
Om du har en DocSend Enterprise-plan kan du skapa underteam som gör det möjligt för Space-ägare att styra vem som kan komma åt material och Spaces (datarum). Läs mer om hur du skapar underteam och kontakta vårt säljteam för att få en offert på prenumerationen.
Saker att tänka på
- Flytta innehåll: De anpassade inställningarna för ett specifikt material överförs om det flyttas till en annan mapp. Om inga anpassade inställningar har konfigurerats anpassas det till den nya mappens inställningar.
- Space-mapp (datarum): Behörigheterna som konfigurerats för en Space-mapp kommer automatiskt att gälla för allt material som finns i den mappen.
- Innehåll i papperskorgen: Innehåll och mappar som flyttas till papperskorgen förlorar de behörigheter som konfigurerats.
- Nedgradering: Om du nedgraderar till en Standardplan inaktiveras alla Space-länkar med konfigurerade behörigheter. För att återaktivera dessa länkar kan du inaktivera alla detaljerade behörigheter för ditt Space. Om du nedgraderar till en Personal-plan kommer alla Spaces och deras länkar att inaktiveras eftersom Spaces endast är tillgängligt för Standard- och Advanced-planer. För att återaktivera din länk med detaljerade behörigheter för Space kan du växla tillbaka till en Advanced-plan.
- Medarbetare i Space (datarum): Detaljerade behörigheter för Space som du konfigurerar kan redigeras av medarbetare i ditt Space.
- Gmail/Chrome/Outlook: Detaljerade behörigheter för Space stöds endast i webbapplikationen.
- Oredigerbara behörigheter: Om Kräv e-post för att visas, Tillåtna tittare, E-postautentisering eller Kräv sekretessavtal är aktiverade på Space-länknivå kommer de detaljerade behörigheterna att vara oredigerbara på dokument- och mappnivå. För att redigera behörigheter måste du uppdatera inställningen för Space-länken genom att inaktivera någon av de nämnda länkinställningarna.
-
Vattenstämplar i Spaces (datarum): För närvarande stöds endast ett vattenstämpelformat för varje Space-länk. Även om olika Space-länkar kan ha olika vattenstämplar, kommer varje fil att vattenmärkas med samma vattenstämpelformat.
Relaterad läsning
- Vad är Spaces (datarum)?
- Skapa ett Space (datarum)
- Hantera material i ett Space (datarum)
- Länkinställningar förklarade
---
Behöver du fortfarande hjälp? Läs fler artiklar i DocSends hjälpcenter.