In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor de DocSend-abonnementen Standard, Advanced en Advanced Data Rooms. |
Overzicht
Bij het instellen van je gegevensruimtes met Spaces heb je de ultieme controle over welk materiaal toegankelijk is voor je bezoekers. Je kunt specifieke Space-mappen (gegevensruimte) en materiaal verbergen onder verschillende Space-links en het downloaden configureren, naast andere instellingen, voor specifiek materiaal. Omdat je deze machtigingen kunt instellen voor verschillende Space-links, kun je Space-links aanmaken die specifiek zijn afgestemd op verschillende accounts, terwijl je toch één Space beheert om tijd te besparen!
Bekijk deze twee voorbeelden van één Space (gegevensruimte) met twee verschillende bezoekerservaringen:Link 1 vereist een e-mailadres voor bepaald materiaal en niet voor andere, terwijlLink 2 alleen het downloaden van specifieke bestanden toelaat.
Vooruitspringen
- Space-links vs. granulaire Space-machtigingen
- Granulaire Space-machtigingen configureren
- Goed om te weten
Space-links vs. granulaire Space-machtigingen
Voordat we ingaan op het configureren van je Space-machtigingen (gegevensruimte), is het goed om te begrijpen dat een Space-link een link is die je met je bezoekers deelt, terwijl de granulaireSpace-machtigingen die je instelt de ervaring van de bezoeker aanvullen wanneer deze je Space-link opent.
- Space-link: dit is de link die je met bezoekers deelt. Je kunt deze link openen door te klikken op Delen in Spaces (gegevensruimtes) of via het machtigingenvenster. De linkinstellingen die op dit niveau zijn geconfigureerd zijn van toepassing op alle materiaal onder de Space, tenzij anders geconfigureerd (granulaire Space-machtigingen).
- Granulaire Space-machtigingen: dit zijn linkinstellingen die zijn gekoppeld aan specifiek materiaal onder je Space, niet de hele Space. Deze machtigingen vormen een aanvulling op de Space-link waarvoor ze zijn geconfigureerd.
Granulaire Space-machtigingen configureren
Zo configureer je machtigingen:
- ga naar je Spaces-pagina.
- Klik op de gewenste Space (gegevensruimte) of maak een Space aan.
- Klik in je Space op Machtigingen.
- Selecteer de gewenste link waarvoor je machtigingen wilt toepassen.
- Opmerking: granulaire Space-machtigingen zijn ingesteld voor een specifieke Space-link.
- Na het selecteren zie je een lijst met alle materiaal die in je Space is ondergebracht. Als je klikt op het gewenste materiaal waarvoor je machtigingen wilt configureren, zie je vier machtigingsopties die je kunt in- of uitschakelen voor die specifieke bestanden of mappen:
- E-mailadres vereisen om weer te geven: als deze linkinstelling is ingeschakeld op het niveau van de Space-link, zal deze niet bewerkbaar zijn op het niveau van de machtigingen. Om machtigingen te bewerken, moeten de Space-linkinstellingen opnieuw worden geconfigureerd. Meer informatie over het wijzigen van Space-linkinstellingen.
- Downloaden toestaan: deze linkinstelling is niet bewerkbaar als je een ondertekenbaar document deelt of materiaal dat alleen kan worden gedownload.
- Watermerk toevoegen: dezelfde watermerkindeling wordt toegepast op alle bestanden met ingeschakelde watermerken. Eventuele wijzigingen in je watermerkindeling op het machtigingenniveau voor elke link zullen worden toegepast op alle bestanden met ingeschakelde watermerken. Bijvoorbeeld, wijzigingen in je watermerkindeling voor Space-link A worden toegepast op alle bestanden met een watermerk die toegankelijk zijn met Space-link A, terwijl een andere watermerkindeling kan worden gebruikt in de machtigingen voor Space-link B.
- NDA vereisen om weer te geven: voor alle bestanden waarvoor 'NDA vereist om weer te geven' is ingeschakeld, moet dezelfde NDA als toegangsvereiste gelden. Eventuele wijzigingen aan je NDA op het machtigingenniveau zullen toegepast worden op alle bestanden waarvoor de NDA-vereiste is ingeschakeld. Als deze instelling ingeschakeld is op het niveau van de Space-link, kan deze niet gewijzigd worden op het machtigingenniveau. Om de machtigingen aan te passen, kunnen de instellingen van de Space-link worden gewijzigd. Meer informatie over het wijzigen van Space-linkinstellingen.
- Nadat je de machtigingen hebt geconfigureerd, klik je op Machtigingen opslaan.
Granulaire Space-machtigingen (gegevensruimte) configureren op mobiele apparaten
Om machtigingen op mobiel te beheren:
- ga naar je Spaces-pagina.
- Klik op de gewenste Space of maak een Space aan.
- Klik voor meer opties op de "..." rechts van Start.
- Selecteer Machtigingen in het vervolgkeuzemenu.
- Selecteer de gewenste link waarvoor je machtigingen wilt toepassen.
- Opmerking: granulaire Space-machtigingen zijn ingesteld voor een specifieke Space-link.
- Na het selecteren, zie je een lijst met al het materiaal dat in je Space is ondergebracht. Als je op het gewenste materiaal klikt waarvoor je machtigingen wilt configureren zie je drie machtigingsopties die je kunt in-/uitschakelen voor dat specifieke materiaal: e-mailadres vereisen om weer te geven, downloaden toestaan, NDA vereisen om weer te geven.
- Nadat je de gewenste machtigingen hebt geconfigureerd, klik je op Machtigingen opslaan.
Aangepaste instellingen
In het machtigingenvenster verschijnen Aangepaste instellingen: als je instellingen hebt geconfigureerd voor specifiek materiaal (zoals een map of document in de Space (gegevensruimte)) die verschilt van de Space-map of Space-link, afhankelijk van waar het item is genest.
Belangrijk: als een document is ondergebracht in een Space-map, zullen aangepaste instellingen worden weergegeven voor de instellingen die verschillen van de instellingen van de Space-map.
Een map of materiaal in een Space (gegevensruimte) verbergen
Om een map of materiaal te verbergen:
- Klik in het machtigingenvenster op de gewenste Space-link.
- Je zou een lijst moeten zien met alle documenten en mappen in je Space en een kolom aan de rechterkant met de tekst Weergeven.
- Configureer welk materiaal je verborgen of zichtbaar wilt hebben.
- Leeg selectievakje: het materiaal wordt verborgen voor iedereen die deze specifieke Space-link raadpleegt. Verborgen materiaal is te herkennen aan uitgegrijsde titels.
- Paars selectievakje: het materiaal is zichtbaar voor iedereen die deze unieke Space-link raadpleegt.
- Nadat je de gewenste machtigingen hebt geconfigureerd, klik je op Machtigingen opslaan.
De toegang tot een Space (gegevensruimte) beperken
De toegang tot Spaces (gegevensruimtes) kan niet worden beperkt. Als een lid deel uitmaakt van een team, heeft dit lid toegang tot alle Spaces (gegevensruimtes) en materiaal in de teammappen.
Je kunt de toegang tot bestanden beperken door ze naar een persoonlijke map te verplaatsen.
Als je het DocSend Enterprise-abonnement hebt, kun je subteams aanmaken waarmee je als eigenaar van een Space kunt bepalen wie toegang heeft tot materiaal en Spaces (gegevensruimtes). Lees meer over subteams aanmaken en neem contact op met ons verkoopteam om een offerte voor het abonnement te krijgen.
Goed om te weten
- Materiaal verplaatsen: wanneer specifiek materiaal naar een andere map wordt verplaatst, worden ook de bijbehorende aangepaste instellingen meegenomen. Als er geen aangepaste instellingen zijn geconfigureerd voor het materiaal, krijgt dit de instellingen van de nieuwe map.
- Space-map (gegevensruimte): de machtigingen die zijn geconfigureerd voor een Space-map, worden automatisch toegepast op al het materiaal dat in die map is ondergebracht.
- Materiaal in de prullenbak: als materiaal of mappen naar de prullenbak worden verplaatst, gaan de geconfigureerde machtigingen ervan verloren.
- Downgraden: als je downgradet naar een Standard-abonnement, worden alle Space-links met geconfigureerde machtigingen uitgeschakeld. Om die links weer in te schakelen, kun je alle granulaire Space-machtigingen uitschakelen. Als je downgradet naar een Personal-abonnement, worden alle Spaces en de bijbehorende links uitgeschakeld, omdat Spaces alleen beschikbaar is op de abonnementen Standard en Advanced. Om je link met granulaire Space-machtigingen weer in te schakelen, kun je teruggaan naar een Advanced-abonnement.
- Space-collega's (gegevensruimte): granulaire Space-machtigingen die je configureert, kunnen worden bewerkt door je Space-collega's.
- Gmail/Chrome/Outlook: de optie 'Granulaire Space-machtigingen' wordt alleen ondersteund op de webapplicatie.
- Niet-bewerkbare machtigingen: als de optie 'E-mailadres vereisen om weer te geven', 'Toegestane lezers', 'E-mailverificatie' of 'NDA vereisen' is ingeschakeld op het niveau van de Space-link, zijn de granulaire machtigingen niet bewerkbaar op het niveau van het document en de map. Om machtigingen te kunnen bewerken, moet je de Space-linkinstelling wijzigen door een van de genoemde linkinstellingen uit te schakelen.
- Watermerk toevoegen in Spaces (gegevensruimtes): momenteel wordt slechts één watermerkindeling ondersteund voor elke Space-link. Hoewel verschillende Space-links verschillende watermerken kunnen hebben, krijgt elk bestand dezelfde watermerkindeling.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn Spaces (gegevensruimtes)?
- Een Space aanmaken (gegevensruimte)
- Materiaal in een Space beheren (gegevensruimte)
- Over linkinstellingen
---
Nog steeds hulp nodig? Raadpleeg meer artikelen in het helpcentrum van DocSend.